2024年海南师范大学建设项目档案整理及

数字化服务采购公告

为进一步加强对建设项目档案的保护，全面提升档案管理水平，海南师范大学基建处对建设项目档案整理及数字化服务项目进行公开采购，欢迎符合资格的供应商积极参与。现将有关事项公告如下：

一、采购人：海南师范大学基建处

二、项目名称：建设项目档案整理及数字化服务

三、项目预算：20万元

四、采购方式：分散采购（公开采购）

五、项目需求

（一）档案整理：1.按工程档案管理要求结合我校实际要求，对档案进行清理、鉴定、分类、排列、组件、填写归档章、编页码、除钉、装订、编目、填写备考表、填写档案盒、档案入盒、目录打印、编制归档说明、目录装订等各项工作。2.档案整理过程中，对不规范材料纸张，应用A4空白纸进行粘贴或加边；对大于A4的纸张应折叠为A4大小；对档案破损情况的，须征求我中心同意后方可进行修复处理；对档案中缺少主要材料的，须及时告知；应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除；档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不得压字、盖章不得模糊；3.其他我处根据校档案管理需要要求提供的整理服务，整理好的档案最终需移交校档案馆验收合格。

（二）档案扫描：1.扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描。2.扫描工艺：要求不损坏档案原件，不漏扫。A3幅面及以下的档案资料必须采用一次性成图的方式进行处理，大于A3幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图。3.图像处理：对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示且打印质量清晰。4.存储及压缩方式：存储格式为PDF，如非我中心要求，不能更改为其他格式。5.分辨率：分辨率不低于300DPI。当档案原件不清、字迹较淡，扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率，可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数。6.图像文件大小：单个A4幅面的资料形成的彩色图像文件大小原则上不大于2000KB。7.清晰度：小五号复杂笔画中文文字在屏幕显示和原样打印后的准确识读率达到98%以上。8.倾斜度：小于0.5度。9.图像核查：将扫描完成的资料逐一核查，去除扫描软件没能自动处理的黑边、纠斜、污点等，记录补扫信息（对漏扫、不合要求的扫描图像重新补扫）。10.品质验收：扫描文件与著录内容需完全对应，以确保完全合格挂接校档案馆系统，所有扫描文件按项目刻录光盘一式三套。

六、报价要求：投标单位报价包含劳务费、税费、利润等其他全部费用。

七、投标资格条件：1.在中华人民共和国注册，具有独立承担民事责任的能力（提供法定代表人证明书及身份证复印件、有效的营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证复印件加盖公章或其他有效证明材料，“三证合一”企业，提供有效的营业执照副本）（复印件）；2.投标单位具有档案电子化扫描、整理加工经营范围及资质；3.必须为未被列入信用中国网站（http://**.cn）的不良记录，包括失信被执行人、重大税收违法失信主体、政府采购严重违法失信行为记录名单；同时未被列入中国政府采购网（http://**.cn）的不良记录，即政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商（可提供查询结果截图加盖公章，或提交承诺函）；4.法律法规规定的其他条件；5.本项目不接受联合体投标，不得分包转包。

八、投标材料

（一）资格材料提交一份复印件并加盖公章（原件备查）。

（二）响应文件（需按下述顺序编排）

1.报价表（见附件）；

2.距项目报名截止日近三年内履约完成的同类业绩证明（3份不同项目的合同或其他证明材料，如低于3份，则按实际情况提供）；

3.项目服务方案，包括项目实施工作计划，项目拟投入的设施、设备，归档、整理及扫描实施方案、项目安全保密方案等；

4.项目人员配置（附名单及档案类资格证书）。

以上材料一式三份加盖公章并密封，封面须注明项目名称、响应单位名称、联系人及电话等信息，否则视为不合格材料。

九、比选标准

单价报价最低为中标单位。

十、报名方式

本次公告时间从发布之日至**日止，投标人应于7月9日17：30前将投标材料送达海南师范大学龙昆南校区（ (略) 龙昆南路99号）基建处办公室，联系人：江老师，电话：0898-*，逾期送达或未按照要求密封将予以拒收或原封退回至投标人。

十一、结果公示

递交投标材料截止后，采购人将自行组织开启评审工作，确定成交服务单位后将在海南师范大学官网进行公示。

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2024年海南师范大学建设项目档案整理及

数字化服务采购公告

为进一步加强对建设项目档案的保护，全面提升档案管理水平，海南师范大学基建处对建设项目档案整理及数字化服务项目进行公开采购，欢迎符合资格的供应商积极参与。现将有关事项公告如下：

一、采购人：海南师范大学基建处

二、项目名称：建设项目档案整理及数字化服务

三、项目预算：20万元

四、采购方式：分散采购（公开采购）

五、项目需求

（一）档案整理：1.按工程档案管理要求结合我校实际要求，对档案进行清理、鉴定、分类、排列、组件、填写归档章、编页码、除钉、装订、编目、填写备考表、填写档案盒、档案入盒、目录打印、编制归档说明、目录装订等各项工作。2.档案整理过程中，对不规范材料纸张，应用A4空白纸进行粘贴或加边；对大于A4的纸张应折叠为A4大小；对档案破损情况的，须征求我中心同意后方可进行修复处理；对档案中缺少主要材料的，须及时告知；应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除；档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不得压字、盖章不得模糊；3.其他我处根据校档案管理需要要求提供的整理服务，整理好的档案最终需移交校档案馆验收合格。

（二）档案扫描：1.扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描。2.扫描工艺：要求不损坏档案原件，不漏扫。A3幅面及以下的档案资料必须采用一次性成图的方式进行处理，大于A3幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图。3.图像处理：对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示且打印质量清晰。4.存储及压缩方式：存储格式为PDF，如非我中心要求，不能更改为其他格式。5.分辨率：分辨率不低于300DPI。当档案原件不清、字迹较淡，扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率，可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数。6.图像文件大小：单个A4幅面的资料形成的彩色图像文件大小原则上不大于2000KB。7.清晰度：小五号复杂笔画中文文字在屏幕显示和原样打印后的准确识读率达到98%以上。8.倾斜度：小于0.5度。9.图像核查：将扫描完成的资料逐一核查，去除扫描软件没能自动处理的黑边、纠斜、污点等，记录补扫信息（对漏扫、不合要求的扫描图像重新补扫）。10.品质验收：扫描文件与著录内容需完全对应，以确保完全合格挂接校档案馆系统，所有扫描文件按项目刻录光盘一式三套。

六、报价要求：投标单位报价包含劳务费、税费、利润等其他全部费用。

七、投标资格条件：1.在中华人民共和国注册，具有独立承担民事责任的能力（提供法定代表人证明书及身份证复印件、有效的营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证复印件加盖公章或其他有效证明材料，“三证合一”企业，提供有效的营业执照副本）（复印件）；2.投标单位具有档案电子化扫描、整理加工经营范围及资质；3.必须为未被列入信用中国网站（http://**.cn）的不良记录，包括失信被执行人、重大税收违法失信主体、政府采购严重违法失信行为记录名单；同时未被列入中国政府采购网（http://**.cn）的不良记录，即政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商（可提供查询结果截图加盖公章，或提交承诺函）；4.法律法规规定的其他条件；5.本项目不接受联合体投标，不得分包转包。

八、投标材料

（一）资格材料提交一份复印件并加盖公章（原件备查）。

（二）响应文件（需按下述顺序编排）

1.报价表（见附件）；

2.距项目报名截止日近三年内履约完成的同类业绩证明（3份不同项目的合同或其他证明材料，如低于3份，则按实际情况提供）；

3.项目服务方案，包括项目实施工作计划，项目拟投入的设施、设备，归档、整理及扫描实施方案、项目安全保密方案等；

4.项目人员配置（附名单及档案类资格证书）。

以上材料一式三份加盖公章并密封，封面须注明项目名称、响应单位名称、联系人及电话等信息，否则视为不合格材料。

九、比选标准

单价报价最低为中标单位。

十、报名方式

本次公告时间从发布之日至**日止，投标人应于7月9日17：30前将投标材料送达海南师范大学龙昆南校区（ (略) 龙昆南路99号）基建处办公室，联系人：江老师，电话：0898-*，逾期送达或未按照要求密封将予以拒收或原封退回至投标人。

十一、结果公示

递交投标材料截止后，采购人将自行组织开启评审工作，确定成交服务单位后将在海南师范大学官网进行公示。

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