寿险总部档案管理采购项目
寿险总部档案管理采购项目
寿险总部档案管理采购项目
发布时间:** 09:11:07
中国太平洋 (略)
类型:其他
采购邀请书
尊敬的供应商:
中国太平洋 (略) 对“LHZB*寿险总部档案管理”进行采购,诚邀贵司参加响应。
一、项目背景
中国太平洋 (略) 采用档案存储集中外包项目管理模式,本次就档案存储及整理供应商进行采购。为公司总部档案进行集中管控,提供文档管理服务,开展日常监控与管理。
二、采购需求
服务范围包括,利用符合国家档案保管标准的库房、人员和资产(包括不动产、计算机硬件、计算机软件包括授权软件),对管理类、财务类、业务类等相关档案进行文档上下架、存储、调阅及回收、查阅、销毁、永久出库、文档扫描及整理、文档管理用品提供等,整个流程所引发的技术和管理等相关服务,服务过程中响应人有义务按照我司的需求和标准设定、优化流程和技术。
三、采购数量
委托寄存保管档案约480箱,尺寸:42*32*30cm。服务内容包括文档上下架、存储、调阅及回收、查阅、销毁、永久出库、文档扫描及整理、文档管理用品提供等,须确保服务质量满足准确、完好、及时、高效、安全、便捷等要求。
四、服务要求
(一)运营能力要求
1.有开展全国范围、区域范围内档案存储外包服务的能力;
2.具备符合管理要求的档案库房,容量能够满足我司业务需求的持续增长,且能够持续提供存储服务和整理服务;
3.各项服务应有具体的实施方案、规范的业务操作流程及服务标准、服务承诺保障方案等;
4.对于存储保管的档案需要有安全保障措施方案和定期维护措施,包括但不限于信息安全管理机制、售后机制、应急预案及定期演练计划、异地灾备方案(需有本地或异地备份库房,必要时提供48小时紧急转移)、库房运营管理制度体系建设情况及人员管理机制等,确保我司档案的完好性、保密性、安全性;
5.具有完善的管理体系:包括但不限于体系认证包括ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证、ISO45001职业健康安全管理体系认证、ISO22301业务连续性管理体系认证及ISO20000信息技术服务管理体系,需提供证明资料(或同等管理体系认证);
6.具有专业的资质及荣誉:资质不限于高新国家级高新技术企业认证、中国档案学会理事单位、档案中介服务机构备案资格、劳务派遣经营许可证、文档管理和档案库房环境管理相关的系统软件著作权登记证书等,专业资质需提供证明资料(或同等专业资质);
7.具备与金融行业的合作案例经验。(投标人需提供近三年全国金融行业总部签订的文档寄存项目案例,服务区域需包含上海地区);
8.库房运营管理制度体系建设情况及人员管理机制:不限于库房管理制度、员工签订保密协议、取得上岗培训证书、保密工作岗位业务培训证书等情况;档案外包服务供应商负责做好寄存档案的保密工作签订保证协议,需提供证明资料;
9.具备各项服务的实施方案、业务操作流程及服务标准。
(二)库房建设及管理要求
1.根据《档案馆建筑设计规范》的八防要求,库房及相关设备需要满足八防标准,具备包括防火、防盗、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防高温等管控措施;
保管库房门应当采用金属防火防盗门,密封性良好。做到办公、保管、阅卷等配套工作用房分开设置。库房结构为混凝土硬顶结构;
防火:档案库区配备火灾自动报警系统和消防灭火系统;
防盗:库房外围配备视频安防监控系统功能,监控保持不低于90天,24小时不间断保安,定时巡逻;库区内设置有可授权的电子门禁系统,配备满足安全管理需要的视频监控设备,确保档案存储空间及门窗等无监控死角,视频监控系统应由专人负责,定期检查视频监控系统;
防高温防潮:库区配备空调系统和除湿机,在1000平米内库房配备不低于4个空调和4个除湿机,并能提供温湿度记录;库区温度应能够恒定保持在14-24度之间,湿度保持在45-60度之间,定时向*方提供温湿度记录;
防光:库区窗户封闭式,并做防光涂层处理,库房照明符合档案馆照明建设标准;
防尘:档案库区内墙面光滑整洁,地面坚硬耐磨,定期清扫保持清洁无尘;
防鼠防虫:库区所有进出使用一扇大门,其余大门设为常闭式等设施,定期放置粘鼠板、 (略) 消杀定点投药,并出具专业消杀报告进行灭菌灭虫处理,具 (略) 每月出具相关报告。
2.响应人应具有跨区域的备援仓储中心,并能提出合理有效的危机处理方案。
(三)档案保管服务要求
响应人在提供档案保管服务过程中,必须实现:
为我司提供档案首次入库、日常入库等服务。建立完备档案管理制度,确保我司的档案在双方有序、有效和安全地相互交付;
为我司提供档案安全存管服务,保管寄存档案应当采用重型货架存储模式和封箱上架形式长期保管;
为我司提供档案日常档案利用服务,包括档案的普通调阅、紧急调阅、节假日特殊调阅、远程调阅等服务;
为我司提供档案保管所需档案箱、条码、锁条等相关必备物料;
能够为我司提供档案上、下架等服务;
为我司提供其需要的其它相关档案管理服务。
档案整理要求:
整理人员负责对新增档案的按照要求进行整理、装箱、制作清单、登记锁条编号等操作。
(四)系统建设需求
响应人应建立并向我司提供完备的档案管理系统,满足日常档案管理订单、数据查询、统计分析等各项管理要求。
(五)服务时效要求
1.普通调阅、调阅回收、文档箱派送及收箱
本地当日15点前下达指令,次工作日内送达或回收。
工作时间外或节假日派送
本地当日15点前下达指令,次工作日内送达或回收。
2.紧急时效调阅
4小时内送达。
3.原件现场查阅
可提前一个工作日预约下架,次工作日到库房现场查阅。
4.电子调阅
调阅需求发出后三个工作日内响应,提供调阅账号
上架新箱入库在三个工作日内完成上架工作。
(六)运输服务要求
响应人需专人专车提供档案运输服务。
(七)项目人员要求
配备一名项目经理,需具备以下资质:本科(含)以上学历、持有但不限于档案局或档案学会颁发的档案管理上岗证证书、档案管理相关职称证书(助理馆员(含)以上)、PMP项目管理证书,需提供证明资料;
服务团队主要人员需要取得档案管理相关培训证书、资格证书,经过保密教育相关培训,需提供证明资料。
(八)销毁服务
提供免费销毁服务,免费提供系统使用及2个账号使用。
(九)其他要求
各存储中心管理标准统一,档案保管品质满足要求。
本项目结算具体费用以档案保管、档案调阅、档案箱物料购买等实际发生费用据实结算。各项目费用标准在报价单中明确,年度预付结算。
五、供应商资格条件
(一)为合法注册的法人、其他组织或自然人,并具有独立承担民事责任能力;
(二)与公司交易前三年内,未发现其列入严重违法失信企业名单;
(三)与公司交易前三年内,未发现其列入经营异常名录。
六、结算方式
本项采购最高限价:50,000元整,含税、服务费、运输费、安装费、人工费等一切费用。实际费用支付据实结算。
七、采购程序
(一)采购方式
根据公司有关采购管理规定,采用竞争性采购方式。
(二)成交供应商数量
拟成交供应商数量为1家。
(三)评审方法
根据公司有关采购管理规定,采用综合评分法。
(四)评审原则
1.评审过程将遵循“公平、公正、择优”的原则进行;
2.评审严格按照采购文件的要求和条件进行。
四、应征要求
(一)应征文件内容
1.供应商报名所需材料:
(1)提供营业执照扫描件并加盖公章;
(2)提供质量管理体系认证;
(3)提供合作案例经验。
(二)应征文件编制
应征文件为电子文件:
电子应征文件为纸质应征文件正本的彩色扫描件,应清晰完整体现纸质应征文件正本内容及公章。
1.报价文件:报价文件模板。
2.商务文件:根据采购项目评审表,提供相关证明材料扫描件并加盖公章。
3.技术文件:根据采购项目评审表,提供相关证明材料扫描件并加盖公章。
(三)应征文件递交要求
1.应征文件递交截止时间
2024年7月26日,下午17点。
2.应征文件递交方式
应征人需在截止时间内,登录平台确认参加本次项目、下载采购文件,并按照采购文件要求上传电子应征文件。
Ⅰ:太保寿险采购电子化管理平台”网址:http://**。
Ⅱ:注册流程请参考平台首页《电子化采购平台供应商操作手册》。
如有问题请拨打在线客服:010-*。
(四)采购项目联系人
采购联系人:费老师,021-*。
需求联系人:黄老师,021-*。
附件:1.报价文件模板
2.采购项目评审表
3.采购合同模板
中国太平洋 (略)
**日
寿险总部档案管理采购项目
发布时间:** 09:11:07
中国太平洋 (略)
类型:其他
采购邀请书
尊敬的供应商:
中国太平洋 (略) 对“LHZB*寿险总部档案管理”进行采购,诚邀贵司参加响应。
一、项目背景
中国太平洋 (略) 采用档案存储集中外包项目管理模式,本次就档案存储及整理供应商进行采购。为公司总部档案进行集中管控,提供文档管理服务,开展日常监控与管理。
二、采购需求
服务范围包括,利用符合国家档案保管标准的库房、人员和资产(包括不动产、计算机硬件、计算机软件包括授权软件),对管理类、财务类、业务类等相关档案进行文档上下架、存储、调阅及回收、查阅、销毁、永久出库、文档扫描及整理、文档管理用品提供等,整个流程所引发的技术和管理等相关服务,服务过程中响应人有义务按照我司的需求和标准设定、优化流程和技术。
三、采购数量
委托寄存保管档案约480箱,尺寸:42*32*30cm。服务内容包括文档上下架、存储、调阅及回收、查阅、销毁、永久出库、文档扫描及整理、文档管理用品提供等,须确保服务质量满足准确、完好、及时、高效、安全、便捷等要求。
四、服务要求
(一)运营能力要求
1.有开展全国范围、区域范围内档案存储外包服务的能力;
2.具备符合管理要求的档案库房,容量能够满足我司业务需求的持续增长,且能够持续提供存储服务和整理服务;
3.各项服务应有具体的实施方案、规范的业务操作流程及服务标准、服务承诺保障方案等;
4.对于存储保管的档案需要有安全保障措施方案和定期维护措施,包括但不限于信息安全管理机制、售后机制、应急预案及定期演练计划、异地灾备方案(需有本地或异地备份库房,必要时提供48小时紧急转移)、库房运营管理制度体系建设情况及人员管理机制等,确保我司档案的完好性、保密性、安全性;
5.具有完善的管理体系:包括但不限于体系认证包括ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证、ISO45001职业健康安全管理体系认证、ISO22301业务连续性管理体系认证及ISO20000信息技术服务管理体系,需提供证明资料(或同等管理体系认证);
6.具有专业的资质及荣誉:资质不限于高新国家级高新技术企业认证、中国档案学会理事单位、档案中介服务机构备案资格、劳务派遣经营许可证、文档管理和档案库房环境管理相关的系统软件著作权登记证书等,专业资质需提供证明资料(或同等专业资质);
7.具备与金融行业的合作案例经验。(投标人需提供近三年全国金融行业总部签订的文档寄存项目案例,服务区域需包含上海地区);
8.库房运营管理制度体系建设情况及人员管理机制:不限于库房管理制度、员工签订保密协议、取得上岗培训证书、保密工作岗位业务培训证书等情况;档案外包服务供应商负责做好寄存档案的保密工作签订保证协议,需提供证明资料;
9.具备各项服务的实施方案、业务操作流程及服务标准。
(二)库房建设及管理要求
1.根据《档案馆建筑设计规范》的八防要求,库房及相关设备需要满足八防标准,具备包括防火、防盗、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防高温等管控措施;
保管库房门应当采用金属防火防盗门,密封性良好。做到办公、保管、阅卷等配套工作用房分开设置。库房结构为混凝土硬顶结构;
防火:档案库区配备火灾自动报警系统和消防灭火系统;
防盗:库房外围配备视频安防监控系统功能,监控保持不低于90天,24小时不间断保安,定时巡逻;库区内设置有可授权的电子门禁系统,配备满足安全管理需要的视频监控设备,确保档案存储空间及门窗等无监控死角,视频监控系统应由专人负责,定期检查视频监控系统;
防高温防潮:库区配备空调系统和除湿机,在1000平米内库房配备不低于4个空调和4个除湿机,并能提供温湿度记录;库区温度应能够恒定保持在14-24度之间,湿度保持在45-60度之间,定时向*方提供温湿度记录;
防光:库区窗户封闭式,并做防光涂层处理,库房照明符合档案馆照明建设标准;
防尘:档案库区内墙面光滑整洁,地面坚硬耐磨,定期清扫保持清洁无尘;
防鼠防虫:库区所有进出使用一扇大门,其余大门设为常闭式等设施,定期放置粘鼠板、 (略) 消杀定点投药,并出具专业消杀报告进行灭菌灭虫处理,具 (略) 每月出具相关报告。
2.响应人应具有跨区域的备援仓储中心,并能提出合理有效的危机处理方案。
(三)档案保管服务要求
响应人在提供档案保管服务过程中,必须实现:
为我司提供档案首次入库、日常入库等服务。建立完备档案管理制度,确保我司的档案在双方有序、有效和安全地相互交付;
为我司提供档案安全存管服务,保管寄存档案应当采用重型货架存储模式和封箱上架形式长期保管;
为我司提供档案日常档案利用服务,包括档案的普通调阅、紧急调阅、节假日特殊调阅、远程调阅等服务;
为我司提供档案保管所需档案箱、条码、锁条等相关必备物料;
能够为我司提供档案上、下架等服务;
为我司提供其需要的其它相关档案管理服务。
档案整理要求:
整理人员负责对新增档案的按照要求进行整理、装箱、制作清单、登记锁条编号等操作。
(四)系统建设需求
响应人应建立并向我司提供完备的档案管理系统,满足日常档案管理订单、数据查询、统计分析等各项管理要求。
(五)服务时效要求
1.普通调阅、调阅回收、文档箱派送及收箱
本地当日15点前下达指令,次工作日内送达或回收。
工作时间外或节假日派送
本地当日15点前下达指令,次工作日内送达或回收。
2.紧急时效调阅
4小时内送达。
3.原件现场查阅
可提前一个工作日预约下架,次工作日到库房现场查阅。
4.电子调阅
调阅需求发出后三个工作日内响应,提供调阅账号
上架新箱入库在三个工作日内完成上架工作。
(六)运输服务要求
响应人需专人专车提供档案运输服务。
(七)项目人员要求
配备一名项目经理,需具备以下资质:本科(含)以上学历、持有但不限于档案局或档案学会颁发的档案管理上岗证证书、档案管理相关职称证书(助理馆员(含)以上)、PMP项目管理证书,需提供证明资料;
服务团队主要人员需要取得档案管理相关培训证书、资格证书,经过保密教育相关培训,需提供证明资料。
(八)销毁服务
提供免费销毁服务,免费提供系统使用及2个账号使用。
(九)其他要求
各存储中心管理标准统一,档案保管品质满足要求。
本项目结算具体费用以档案保管、档案调阅、档案箱物料购买等实际发生费用据实结算。各项目费用标准在报价单中明确,年度预付结算。
五、供应商资格条件
(一)为合法注册的法人、其他组织或自然人,并具有独立承担民事责任能力;
(二)与公司交易前三年内,未发现其列入严重违法失信企业名单;
(三)与公司交易前三年内,未发现其列入经营异常名录。
六、结算方式
本项采购最高限价:50,000元整,含税、服务费、运输费、安装费、人工费等一切费用。实际费用支付据实结算。
七、采购程序
(一)采购方式
根据公司有关采购管理规定,采用竞争性采购方式。
(二)成交供应商数量
拟成交供应商数量为1家。
(三)评审方法
根据公司有关采购管理规定,采用综合评分法。
(四)评审原则
1.评审过程将遵循“公平、公正、择优”的原则进行;
2.评审严格按照采购文件的要求和条件进行。
四、应征要求
(一)应征文件内容
1.供应商报名所需材料:
(1)提供营业执照扫描件并加盖公章;
(2)提供质量管理体系认证;
(3)提供合作案例经验。
(二)应征文件编制
应征文件为电子文件:
电子应征文件为纸质应征文件正本的彩色扫描件,应清晰完整体现纸质应征文件正本内容及公章。
1.报价文件:报价文件模板。
2.商务文件:根据采购项目评审表,提供相关证明材料扫描件并加盖公章。
3.技术文件:根据采购项目评审表,提供相关证明材料扫描件并加盖公章。
(三)应征文件递交要求
1.应征文件递交截止时间
2024年7月26日,下午17点。
2.应征文件递交方式
应征人需在截止时间内,登录平台确认参加本次项目、下载采购文件,并按照采购文件要求上传电子应征文件。
Ⅰ:太保寿险采购电子化管理平台”网址:http://**。
Ⅱ:注册流程请参考平台首页《电子化采购平台供应商操作手册》。
如有问题请拨打在线客服:010-*。
(四)采购项目联系人
采购联系人:费老师,021-*。
需求联系人:黄老师,021-*。
附件:1.报价文件模板
2.采购项目评审表
3.采购合同模板
中国太平洋 (略)
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