馆藏档案数字化加工服务
一、总体要求
1.根据中共中央办公厅、 (略) 办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》精神，“各级党政机关，档案馆，要根据工作实际需要，加强档案管理工作，把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。”
2.要求在2025年12月前完成此项工作。
3.工作量总计：馆藏档案数字化约477.#页及相对应目录著录（以实际发生为准）。负责实现扫描后的图像文件与文件级目录在新系统上实现准确挂接，并可以快速无误检索。负责纸质档案上下架运送、临时档案库房安全管理、前处理（拆卷、校对、编号、平整）、目录著录、文件级目录打印、档案扫描、 (略) 理、图像存储、单双层PDF转换、成品文件合成、索引挂接、数据备份、纸质案卷修补、装订还原、条目校对、原数据迁移及各环节质检等工作。
4.所有档案录入工作必须在采购人单位内部完成，录入档案期间采购人提供场所进行操作录入。
5.为保证档案安全完整，采购人将安排本单位专业人员进行档案提取，待每阶段信息录入完成后验收归档。
6.在整个档案数字化加工工作中，供应商工作场所的布置、员工所有交通食宿、办公所需设备、办公用品、办公软件等均由供应商自理，员工管理、劳动安全责任等由供应商负责，所涉及到的运输、耗材、人工、税费等一切费用均包含在此次报价内。
7.工作中的正常办公能耗由供应商负责。
★技术执行标准及规范：
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国保守国家秘密法》
《中华人民共和国档案法实施条例》
《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》
《计算机病毒防治管理办法》（中华人民共和国公安部令第51号）
《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发〔1998〕1号)
《关于严禁用涉密计算机上 (略) 的通知》（中保委发〔2003〕4号）
《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）《中国档案机读目录格式》（GB/T #-2006）
《档案著录规则》（DA/T 18-2022）
《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T#-2016）
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）
《纸质档案抢救与修复规范》（GB#.1-2023)）
《档案服务外包工作规范》（DA/T 68.1-2020）
二、服务要求
（一）档案整理、扫描加工要求
按照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31—2017)的要求进行档案数字化加工。本次项目包括：前处理(档案借调、编写页号、拆除装订、案卷修复、档案修裱)，扫描加工(档案扫描、 (略) 理、图像质检、图像抽检)，目录录入、数据质检、数据备份、数据挂接。
档案出库：档案提卷出库应填写《档案提卷出库记录单》，并由加工人员和盘山县档案馆相关负责人员共同签字确认。
1. (略) 理
档案出库后，应根据《纸质档案数 (略) 理工作单》对所提案卷进行逐卷的检查核对：核对案卷中是否有出现秘密、机密、绝密等字样的档案，如发现应及时告知县档案馆工作人 (略) 理。当出现目录标注档案页数与实际档案页数不一致时，需要对目录标注档案页数进行修改但应注意保护档案不受损害。档案严重破损、污染和字迹褪变情况在《纸质档案数 (略) 理工作单》相应栏中标注清楚“P”(原件破损)、“M”(原件模糊)、“C”(原件残缺)等情况说明。
在档案数字化加工前，应根据实际情况 (略) 理工作，以确保数字化加工质量。具体要求是：
档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。供应商必须在加工场所设立临时档案库房，配置加锁的档案柜，并建立起严格的管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，做好调档的交接登记工作，由供应商指定专人和采购人项目管理人员，共同从县档案馆相关部门借调纸质案卷，根据加工计划，确定借调案卷数量，填写详细的档案交接清单，借出待加工档案。档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单登记档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录，确保档案安全，万无一失。
案卷封面：检查案卷封面上的全宗名称、案卷题名、责任者、文种、保管期限、时间、文字等书写是否规范，前后是否统一；档号（全宗号、目录号、案卷号）是否正确，有无空号、重号现象；卷内文件份数与实际是否相符等进行核查和修正。
卷内文件：检查卷内文件中的文件题名、主题词、责任者、页号、文件形成时间、文件编号、著录内容、文字、保管期限等书写是否规范、完整，能否揭示文件内容；卷内有无缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、折皱不平、装订压字等现象进行核查和修正，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷、文件、利用、编研、统计、密级划控等科学管理。重新编制页号，统一采用打号机，使用阿拉伯数字，从“1”开始编号。页号编写在文件正面右上角背面左上角编页。筒子页按正、反两面顺序编制两个页号。折子页档案按自然折页编页号。一份文件在卷内被其他档案材料分开导致排列位置不连续，必须调整文件顺序，然后再编制页号。
整理拆装：确需拆卷的必须严格管理，在拆除案卷装订物时，必须注意保护档案不受损害，保持案卷内原有文件顺序(个别必须调整的页面经征得采购人同意后予以调整的除外)。在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案原有的装订孔进行重新装订。在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。恢复装订时，原则上不更换原卷皮、卷内目录和备考表。逐卷拆除档案中的原金属装订物(如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等)及一般线装物（如：后期装订线等），注意保护档案不受损害。档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。(对拆装须使用的工具及复原材料由供应商提供，所提供的复原材料须符合档案的相关标准）
页面修整：档案扫描前应对档案纸面进 (略) 理，以消除折角、皱折及遮字等现象，需逐卷检查实体，去除对档案构成危害以及妨碍档案扫描的不利因素。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进 (略) 理(压平或平等)后再进行扫描，不能使用高速扫描仪的，要用平板扫描仪来扫描。
以上检查结果均应按规定填写相关登记表单，并在不影响原来案卷质量的前提下提 (略) 理意见，经采购人确认后按规 (略) 理到位，处理结果经验收合格后转入下一道工序，验收不合格则由采购人下达停工令。
2.档案扫描
档案原件的扫描与存储格式符合国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31—2017)的要求。确保扫描图像清晰有效，并确保原始档案完好无损。扫描人员严格按照规范填写《档案数字化流程单》《纸质档案扫描工作单》等，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体 (略) 理方法。
2.1扫描方式：根据档案幅面的大小(A4、A3、A０等)选择相应规格的专业平板扫描仪或专业图纸扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案也 (略) ，也可以采用小幅面扫 (略) 扫描成多幅图像。不得使用高速扫描仪。较薄纸张(如信纸、便笺纸)：在用平板扫描仅扫描前，在纸张下加入白色打印纸作衬，并采用低速进行平板扫描。破损纸张：先进行修复再扫描。不拆卷档案：对于不能拆卷装订成册的档案采用零边距档案扫描仪。
2.2扫描色彩模式及格式采用24位彩色模式进行扫描，原始图像扫描为JPEG 格式。
2.3扫描分辨率要求采用彩色模式对档案进行扫描，其分辨率选择300dpi。照片档案、小幅面档案和其他特殊档案（如文字偏小、密集、清晰度较差等）采用≥600dpi标准进行扫描。
3. (略) 理
3.1图像数据质量检验
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行 (略) 理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫，并按顺序插入图像。扫描过后，应对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体保持一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写相关表单，记录质检 (略) 理意见。以保证图像文件与原始档案一致为原则。扫描后图像文件，如影响正常利用阅读，需进 (略) 理， (略) 理过程记录留存。图像显示不清晰，可根据原始档案情况提高图像的清晰度。
3.2纠偏
对出现偏斜的图像应进 (略) 理，倾斜度不得大于1度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读滑融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。
3. (略) 理
采用彩色模式扫描的图像应进 (略) 理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。但应在距页边最外延至少2至 (略) 裁剪图像。
4.图像存储
所有档案（包括纸质、照片、底片）形成的图像文件采用单页JPG（无压缩）和多页PDF（可压缩）彩色格式存储，数字化符合《机关档案管理规定》（ (略) 令13号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T#-2016）等要求，扫描后的电子文件以光盘和硬盘备份两种方式提交采购人。图像文件的命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
5.图像质检
供应商必须建立严格的质量检测体系，要有专职质检员和总检员，按档案扫描的质量要求对扫描生成图像的命名及图像文件质量逐页进行检查，发现漏扫的要及时登记并补扫，并按原档案次序将图像插入原位。发现不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换，对加工数据自检合格，符合《纸质档案数字化技术规范》要求的，才能报送采购人验收。
数据挂接
将盘山县档案馆原有系统中的原数据完整无误地迁移到新系统中，并进行条目校对。
进行数据挂接工作要确保无误，挂接中发现原文件目录有错误时应更改。为确保数据挂接的正确性，供应商应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果在档案利用管理系统中有效检索和显示。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，确保每页图像文件的文件名唯一；并将相关信息记录在《档案数字化流程单》中。
扫描图像文件应与目录数据进行挂接，在相关表单上填写数据挂接后的页码、页数，核对每一份文件挂接后的页码、页 (略) 理、扫描时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体 (略) 理办法。
7.条目质检
系统自动把条目与图片进行关联后，逐一检查条目与影像是否对应匹配，退回不合格的条目或影像，退回不匹配的条目与影像。对匹配完成后的影像数据进行最终成果转换。进行数据挂接。
8.汇总挂接 数据关联
数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，须成功挂接到采购人档案管理系统中。以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。
9. 装订还原
经过拆分扫描及完 (略) 理的档案原件重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时对案卷内出现的漏号、缺号、重号、空白页等情况需在备考表上用黑色水性笔工整、清洁的进行详细记录，不准出现涂改的情况。对浮贴在相邻档案纸张上的小签条等小页面档案，如粘贴不牢，用档案修裱专用浆糊加固避免脱落。对没有预留空白装订边的正常大小页面，用修裱档案专用纸张接边后，再折成与案卷大小一致页面装订。所有进行了修裱、托底、 (略) 理的页面完全干燥后再进行装订。恢复装订时，重新打印目录并替换原有目录，且进行装盒。装订完毕后的案卷由档案馆工作人员进行抽样质检，验收合格后，及时将装订完毕的档案交库房管理员点收入库。
10.档案归还
档案归还前应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应向采购人申报;顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重 (略) 理，合格率要求100%。
归还档案，由采购人、供应商双方项目管理人员共同实施。纸质档案经采购人库房管理人员清点确认后上架，并做好移交记录。供应商负责档案入库上架。供应商应做好上述整个数字化过程的工作记录，待项目完成后，将相关材料一并交付盘山县档案馆留存。
11.报表输出
根据盘山县档案馆需求，输出案卷目录及归档文件目录各两套。
（二）目录著录要求
著录标准按照《档案著录规则》（DA/T 18-2022）、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB 34/T 450-2004）要求和采购人的具体要求进行著录。
1.文件级目录著录
1.1按“卷”归档著录项：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、文件编号、保管期限、文件形成时间、起始页号、页数、密级、控制使用标识为必著项。副题名、脱机载体编号、解密、分类标识、附注、语种等项根据情况填写，档号项系统自动填写。
1.2按“件”归档著录项：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、全宗号、年度、机构(问题)、件号、题名、责任者、文件编号、保管期限、文件形成时间、页数、密级控制使用标识为必著项。盒号、副题名、脱机载体编号、解密、分类标识、附注、语种等项根据情况填写，档号项系统自动填写。
2.文件级目录著录要求
2.1文件题名项著录应充分尊重档案原文，有正式题名的照录原有题名。没有题名或者原有题名不能完全反映档案内容，依据内容重新拟写题名，一般包括“责任者+事由+文种”三要素，拟写题名要充分利用摘由、事由、文件内容中的原有词汇，文种应保留原有文种。在做合并著录时，题名要准确概括所有文件内容，做到既完整明确，又简练通顺。
2.2事由指文件“到文面”或“呈批单”事由栏内、用以概括说明文件内容的文字，拟写题名时要认真参考。
2.3责任者是形成文件内容并对其负有责任的机构或个人，机构团体要著录准确全称或规范简称，个人责任者如有职务要写明职务，如无职务则须标明身份信息，如籍贯或工作生活所在地等。在确定文件责任者时要看以谁的名义行文，一般情况下，个人文书作者即是责任者;以单位负责人署名的公务文件责任者应为“行文单位+职务+人名”。往来行文时，不能将责任者与受文者混淆。
2.4文件形成时间，一般公私文书、信札为发文时间；决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间；条约、合同、协议为签署时间；时间项一律采用公元纪年，其他特殊纪年转化为公元纪年，用8位阿拉伯数字表示，如“#”。考证时间用［］。
2.5语种指档案的书写文字。汉字文件不著录，非汉字文件须依据实际语种著录：汉字和其它文字并存的文件著录“汉日”、“汉英”等。
2.6附注指本条目录中需要特别解释和补充说明的事项，如档案实体状况、含特殊载体情况等。
2.7其他著录项按照采购人要求据实录入，在著录过程中发现工作要求没有明确的，应立即报告采购人项目管理人员，不 (略) 理。
2.8个别档案书写潦草、涂改严重，或档案本身保存状况不佳、字迹模糊不清，如有字迹不清楚，须提报采购人项目管理人员，依然无法确定的情况下，可以在系统中录入“□”，难以计数的残缺文字用3个“□”表示。遇到难以辨认的字，任何人不能凭借猜测进行录入。
三、商务要求
1.合同履约期限：中标后签署合同之日至2025年12月31日止。
2.履约地点：盘山县档案馆。
3.报价要求：投标报总价。
4.付款方式：
4.1数字化加工项目2024年完成任务总量的50%，本年度项目交付验收合格后，支付本年任务总量金额的100%。
4.2数字化加工项目2025年完任务总量的另50%，本年度项目交付验收合格后，支付本年任务总量金额的100%。
5.质量要求：质量检测周期为7天，100%质检。一批档案扫描完成提交验收，其数字化转换质量的合格率须达到98%以上，给予验收“通过”合格。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”，需重新加工，直到合格为止。
为保证项目实施质量，供应商要对数字化各环节进行全面检查，应组织专门的质量检查人员负责整个项目的质量管理，制定详实、可行的项目质量保证计划并认真执行，确保项目顺利验收。质量检查人员只能负责质检工作，数量不少于总加工人数的15%。加工期间档案馆工作人员每周按不同环节对中标单位上一周加工质量进行抽检，错误率大于1%，按环节全部返回或删除，重新加工。1个月错误率大于2%时，采购单位有权终止合同，并追回前期所付款项，直至追究赔偿责任。项目收尾时，召开验收会，组织有关专家对整个项目按不同内容进行抽查，抽查量为加工量的0.5～2‰，当错误率低于或等于1%时，项目合格通过，采购单位法人或代表签字验收。错误率大于1%或小于等于2%时，以3个月为期整改，期间发生费用及影响其他工作开展，由中标单位负责；错误率大于2%，合同终止，追究供应商经济及其他相关责任，并负责赔偿。
6.质保期：1年免费服务支持。包括热线支持和现场支持：2小时内响应;24小时内到达。
7.验收：项目验收，由采购人组织，并出具验收报告。
7.1采购人对供应商提交的数据进行验收，数据验收以抽检方式进行。提交验收的数据达不到验收指标的，定为不合格，并全部发回供应商全面自检，直至提交验收的数据达标。
7.２对验收中检出的错误，供应商应及时纠正。
7.3全部档案数据验收“通过”的合格的结论，须经双方分管领导审核、签字后方有效。
7.4如全部档案数据完成后不能通过验收的，视为供应商违约，按合同约 (略) 罚。
7.5数据验收合格后，供应商须提供项目完整移交清单双方签字确认。
8.数据移交
8.1扫描档案应当与其原始数据一起移交。
8.2供应商不得采用任何技术手段对电子数据进行加密，或以打包数据形式。
8.3数字化完成后移交数据可采用移动硬盘形式移交，或使用档案级蓝光光盘作移交，光盘应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38)的要求，一式二份。移交电子档案的移动硬盘或光盘，标签面和光盘盒面应当分别标注反映其内容的标签，标签的标注方法详见《辽宁省电子档案管理暂行办法》。
8.4移动硬盘或光盘内同时存储说明文件、目录文件、电子档案及其原始数据等，移动硬盘或光盘内电子档案的存储结构详见《辽宁省电子档案管理暂行办法》。
8.5项目完成后移交工作制度、出入库登记名册、工作记实、工作日志等存档。
9.安全要求：
9.1档案数字加工要确保档案原件和信息安全；档案数字加工全过程要建立工作登记单；项目执行期间加工人员应服从采购人管理。
9.2供应商须与采购人签订保密协议，未经采购人书面授权同意，严禁任何人私自查阅档案的内容信息。
9.3供应商必须有严格保密制度，与工作人员签订保密协议，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。数字化加工过程中自带电脑要做US (略) 理，配置数字化加工安全管理软件，对存储介质进行有效控制。任何加工数据不能带 (略) 域，关闭无线传输、蓝牙等设备，加工设备不允许 (略) 。
9.4供应商必须同工作人员签订保密协议，制定管理规范，进入工作场所不得带入私人电子产品，现场布控监控设备，视频数据上交采购人留存。
9.5严格遵守有关保密、档案法律法规和盘山县档案馆的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全，做好防水、防火等措施。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。
9.6项目完成经验收后，加工操作终端上的数据必须在采购人项目负责人的现场监督下销毁，设备经检验确认后才能撤回。
9.7供应商必须建立严格的保密制度和管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全，管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理、保密管理等方面的制度。供应商要明确专人负责安全保密工作，对聘用的工作人员进行身份审查并签订保密协议以及劳动合同，参与项目实施的人员（提供无罪证明）不得有违法犯罪的记录；数字化加工服务人员情况表、人员身份审查表及保密协议报盘山县档案馆备案。开展相关的保密知识和岗位知识培训，加强对工作人员的保密教育，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。供应商在签订合同时成立项目组，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施；全体加工人员只有在项目整体验收合格后，才能整体离开，供应商不能以各种借口减少加工人员。
9.8在馆藏档案数字化项目过程中造成的泄密事故，由供应商承担全部责任。
参加辽宁省政府采购活动的供应商未进入辽宁省政府采购供应商库的，请详阅辽宁 (略) “首页—政策法规”中公布的“政府采购供应商入库”的相关规定，及时办理入库登记手续。填写单位名称、统一社会信用代码和联系人等简要信息，由系统自动开通账号后，即可参与政府采购活动。具体规定详见《关于进一步优化辽宁省政府采购供应商入库程序的通知》（辽财采函〔2020〕198号）。
