各旗区自然资源局、市不动产登记中心：
为保障不动产登记电子文件的原始性、真实性和准确性，进一步做好不动产登记电子文件单套归档与管理，市局拟印发《 (略) 不动产登记电子文件归档与管理暂行规定》，请各地各单位登记人员结合工作实际，认真贯彻落实。
(略) 自然资源局
2023年3月7日
鄂尔多斯不动产登记电子文件
归档与管理暂行规定
第一章 总 则
第一条 为保障不动产登记电子文件的原始性、真实性和准确性，进一步做好不动产登记电子文件单套归档与管理，根据《民法典》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《不动产登记暂行条例》、《电子文件归档与电子档案管理规范》 (GB/T18894-2016)等法律法规规范，制定本规定。
第二条 (略) 范围内在办理不动产登记各类业务中形成的电子文件归档与管理，适用本规定。
第三条 本规定所称不动产登记电子文件，是指不动产登记部门在不动产登记过程中，通过计算机等电子设备形成、收集、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录，具有凭证、查考和保存价值。
第四条 不动产登记电子文件应当来源可靠、程序规范、要素合规。不动产登记电子文件可 (略) 政务云服务器( (略) 不动产登记云服务)永久保存，实现不动产登记电子文件生命周期的全过程管理。
第五条 不动产登记电子文件应当实施全程和集中管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和可靠性。
第六条 市、旗不动产登记部门应当为不动产登记电子文件的现代化管理提供必要条件，采用新技术、新设备，逐步实现不动产登记电子文件的数字化和网络化管理。
第七条 市、旗不动产登记部门应当按照本规定，在不动产登记业务办结完成后，直接移交应当归档的电子文件，不得擅自修改电子文件数据库和电子文件。登记业务已办结，但确需因工作需要补充其他必要档案材料的，应保证纸质和电子文件的一致性。
第八条 市、旗不动产登记档案管理部门应当严格执行国家的保密规定，认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》。对涉密的电子文件内容不泄密、不失密，做到不在非涉密计算机等设备处理涉密电子文件，确保涉密电子登记资料的安全。
第二章 不动产登记电子文件收集范围及技术指标
第九条 不动产登记电子文件收集范围应包括：
(一)扫描、拍照、在线填写等方式上传的图像资料；
(二)数据共享方式获取各类共享资料；
(三)审核不动产登记时形成的电子文件；
(四)电子不动产登记簿、电子不动产权证书(证明)等电子文件；
(五)用视频设备获得动态图像的电子文件；
(六)用音频设备获得的电子文件；
(七)由计算机多媒体技术制作的电子文件；
(八)登记部门办理登记业务需要的其他电子文件。
第十条 文本文件类
PDF/doc/ppt/Wps/XLS/XLSX/ofd 等格式可以作为电子文件直接存储。
第十一条 图像文件类
(一)PDF、JPEG、TIFF 图像格式可以作为电子文件直接存储，
有特殊压缩参数的要作说明；
(二)扫描仪或拍照等方式上传的图像，图像分辨率宜选择大于200dpi;对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到300dpi。
第十二条 图像文件类
一、PDF、JPEG 图像格式可以作电子文件直接存储。
二、 音频类
(一)文件格式： WAVE 或 MP3 格式；
(二)采样率：不低于44.1kHz。
(三)上传方式：音频类需压缩后上传。
三、 视频类
(一)文件格式：AVI、MP4 或 MXF 格式；
(二)视频编码格式：采用H264 或 MPEG-2IBP;
(三)分辨率：采集为高清视频时分辨率不低于1920x1080;
(四)色度采样率：采集为标清视频时色度采样率不低于4:2:0,采集为高清视频时色度采样率不低于4:2:2。
(五)上传方式：视频类需压缩后上传。
四、 人像照片
(一)照片存储格式：以JPEG、PNG、TIF格式存档；
(二)分辨率：对于照片分辨率不得低于600dpi。
第三章 电子文件接收及归档要求
第十三条 不动产登记业务办结后，不动产登记系统自动将不动产登记电子档案推送至不动产档案管理系统，不动产档案管理系统自动生成接收。不动产登记档案管理人员通过不动产档案管理系统按照登记类型进行归档并形成档案号。
第十四条 电子文件归档要求
归档的电子文件应做到内容完整、数据准确、图像清晰，真实反映不动产登记的实际状况。
电子文件接收、归档、保存等流程管理应当规范，确保电子文件的内容、逻辑结构和背景信息与形成时的原始状况一致。
市、旗不动产登记档案管理部门应对接收的在线电子文件进行抽检，通过人工抽检的方式，对电子文件正常读取，确保存储数据完整、可用，抽检率不低于10%。应采取严格的安全措施，保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，保证电子文件不被非正常改动、替换。
第十五条 电子文件元数据归档范围
一是应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档；
二是文本类电子文件应归档元数据按照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009) 等要求执行，至少包括：
(一)题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管 期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据；
(二)记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为 时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括：受理、审核、登薄、发证、归档等。
三是专业类电子文件应归档元数据可参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009) 的要求执行。
四是声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音 者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。
第四章 电子文件的整理
第十六条 组卷原则
(一)电子文件归档在不动产档案管理系统上宜按照“ 一笔业务一卷”组卷，每办理一笔登记业务所形成的电子文件组为一卷。
(二)组卷应遵循电子文件的形成规律，保持电子文件组卷的有机联系。
(三)通过登记系统办理完成的登记业务形成的电子文件应上传到同一个数据库中，实现实时图像等数据自动迁移并挂接到同一个数据中，无需人工再进行批量上传。
第十七条 卷内文件整理要求
(一)卷内文件排序。
电子文件制作界面支持自动排序，登记系统自动从后台获取 当前业务类别所对应的登记资料后按命名规则进行排序，形成不动产登记档案卷内文件目录(见附件)。
(二)电子文件编写页码。
不动产档案管理系统自动生成，可根据实际进行整理更改。
(三)电子文件目录。
1.保管期限：永久；
2.档号：根据登记类型，不动产档案系统自动生成；编排 (略) 首字母简称 →不动产登记类型 →年度→ 案卷号(五位流水号)
3.不动产登记坐落：不动产档案系统自动生成(以不动产登记簿记载的信息为准);
4.权利人：不动产档案系统自动生成(以不动产登记申请书记载的权利人姓名(名称)为准);
5.权证号：不动产档案系统自动生成( (略) 不动产登记部门向不动产权利人颁发证书、证明的证号或电子证照的证号);
6.序号：流水排号；
7.资料名称：应按照电子文件的名称进行命名。
(四)案卷号的编写。
案卷号为档号的流水号(不动产档案系统自动生成)。
第五章 电子文件存储
第十八条 电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期保存并能有效读取。
第十九条 电子文件备份
(一)应为电子文件安全存储配置专用在线存储设备或虚拟云存储空间。应将电子文件、元数据及日志数据纳入备份管理范围。
(二)为保证电子文件数据的安全性，备份载体的选择性也应多样化。采用在线备份、离线备份相结合的方式实现多套备份并异地保存。
(三)备份应当严格遵循国家有关标准，备份载体、格式、保管环境等应符合相关规范要求，同步备份电子文件并开展信息灾备工作。
第二十条 保管期限
不动产登记簿以及所有电子介质的资料应当永久保存，不得销毁或者删除。
第六章 不动产登记电子文件利用
第二十一条 不动产登记电子文件数据不得外借，未经批准任何单位或个人不得擅自复制、修改或转交他人。不动产登记业务部门因登记业务办理需要，可通过系统管理员赋予的相关权限进行内部查询。
第二十二条 不动产登记资料查询利用，按照《不动产登记资料查询暂行办法》(国土资源部令第80号)有关规定执行。
第二十三条 本规定自2023年3月1日起施行。
各旗区自然资源局、市不动产登记中心：
为保障不动产登记电子文件的原始性、真实性和准确性，进一步做好不动产登记电子文件单套归档与管理，市局拟印发《 (略) 不动产登记电子文件归档与管理暂行规定》，请各地各单位登记人员结合工作实际，认真贯彻落实。
(略) 自然资源局
2023年3月7日
鄂尔多斯不动产登记电子文件
归档与管理暂行规定
第一章 总 则
第一条 为保障不动产登记电子文件的原始性、真实性和准确性，进一步做好不动产登记电子文件单套归档与管理，根据《民法典》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《不动产登记暂行条例》、《电子文件归档与电子档案管理规范》 (GB/T18894-2016)等法律法规规范，制定本规定。
第二条 (略) 范围内在办理不动产登记各类业务中形成的电子文件归档与管理，适用本规定。
第三条 本规定所称不动产登记电子文件，是指不动产登记部门在不动产登记过程中，通过计算机等电子设备形成、收集、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录，具有凭证、查考和保存价值。
第四条 不动产登记电子文件应当来源可靠、程序规范、要素合规。不动产登记电子文件可 (略) 政务云服务器( (略) 不动产登记云服务)永久保存，实现不动产登记电子文件生命周期的全过程管理。
第五条 不动产登记电子文件应当实施全程和集中管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和可靠性。
第六条 市、旗不动产登记部门应当为不动产登记电子文件的现代化管理提供必要条件，采用新技术、新设备，逐步实现不动产登记电子文件的数字化和网络化管理。
第七条 市、旗不动产登记部门应当按照本规定，在不动产登记业务办结完成后，直接移交应当归档的电子文件，不得擅自修改电子文件数据库和电子文件。登记业务已办结，但确需因工作需要补充其他必要档案材料的，应保证纸质和电子文件的一致性。
第八条 市、旗不动产登记档案管理部门应当严格执行国家的保密规定，认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》。对涉密的电子文件内容不泄密、不失密，做到不在非涉密计算机等设备处理涉密电子文件，确保涉密电子登记资料的安全。
第二章 不动产登记电子文件收集范围及技术指标
第九条 不动产登记电子文件收集范围应包括：
(一)扫描、拍照、在线填写等方式上传的图像资料；
(二)数据共享方式获取各类共享资料；
(三)审核不动产登记时形成的电子文件；
(四)电子不动产登记簿、电子不动产权证书(证明)等电子文件；
(五)用视频设备获得动态图像的电子文件；
(六)用音频设备获得的电子文件；
(七)由计算机多媒体技术制作的电子文件；
(八)登记部门办理登记业务需要的其他电子文件。
第十条 文本文件类
PDF/doc/ppt/Wps/XLS/XLSX/ofd 等格式可以作为电子文件直接存储。
第十一条 图像文件类
(一)PDF、JPEG、TIFF 图像格式可以作为电子文件直接存储，
有特殊压缩参数的要作说明；
(二)扫描仪或拍照等方式上传的图像，图像分辨率宜选择大于200dpi;对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到300dpi。
第十二条 图像文件类
一、PDF、JPEG 图像格式可以作电子文件直接存储。
二、 音频类
(一)文件格式： WAVE 或 MP3 格式；
(二)采样率：不低于44.1kHz。
(三)上传方式：音频类需压缩后上传。
三、 视频类
(一)文件格式：AVI、MP4 或 MXF 格式；
(二)视频编码格式：采用H264 或 MPEG-2IBP;
(三)分辨率：采集为高清视频时分辨率不低于1920x1080;
(四)色度采样率：采集为标清视频时色度采样率不低于4:2:0,采集为高清视频时色度采样率不低于4:2:2。
(五)上传方式：视频类需压缩后上传。
四、 人像照片
(一)照片存储格式：以JPEG、PNG、TIF格式存档；
(二)分辨率：对于照片分辨率不得低于600dpi。
第三章 电子文件接收及归档要求
第十三条 不动产登记业务办结后，不动产登记系统自动将不动产登记电子档案推送至不动产档案管理系统，不动产档案管理系统自动生成接收。不动产登记档案管理人员通过不动产档案管理系统按照登记类型进行归档并形成档案号。
第十四条 电子文件归档要求
归档的电子文件应做到内容完整、数据准确、图像清晰，真实反映不动产登记的实际状况。
电子文件接收、归档、保存等流程管理应当规范，确保电子文件的内容、逻辑结构和背景信息与形成时的原始状况一致。
市、旗不动产登记档案管理部门应对接收的在线电子文件进行抽检，通过人工抽检的方式，对电子文件正常读取，确保存储数据完整、可用，抽检率不低于10%。应采取严格的安全措施，保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，保证电子文件不被非正常改动、替换。
第十五条 电子文件元数据归档范围
一是应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档；
二是文本类电子文件应归档元数据按照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009) 等要求执行，至少包括：
(一)题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管 期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据；
(二)记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为 时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括：受理、审核、登薄、发证、归档等。
三是专业类电子文件应归档元数据可参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009) 的要求执行。
四是声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音 者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。
第四章 电子文件的整理
第十六条 组卷原则
(一)电子文件归档在不动产档案管理系统上宜按照“ 一笔业务一卷”组卷，每办理一笔登记业务所形成的电子文件组为一卷。
(二)组卷应遵循电子文件的形成规律，保持电子文件组卷的有机联系。
(三)通过登记系统办理完成的登记业务形成的电子文件应上传到同一个数据库中，实现实时图像等数据自动迁移并挂接到同一个数据中，无需人工再进行批量上传。
第十七条 卷内文件整理要求
(一)卷内文件排序。
电子文件制作界面支持自动排序，登记系统自动从后台获取 当前业务类别所对应的登记资料后按命名规则进行排序，形成不动产登记档案卷内文件目录(见附件)。
(二)电子文件编写页码。
不动产档案管理系统自动生成，可根据实际进行整理更改。
(三)电子文件目录。
1.保管期限：永久；
2.档号：根据登记类型，不动产档案系统自动生成；编排 (略) 首字母简称 →不动产登记类型 →年度→ 案卷号(五位流水号)
3.不动产登记坐落：不动产档案系统自动生成(以不动产登记簿记载的信息为准);
4.权利人：不动产档案系统自动生成(以不动产登记申请书记载的权利人姓名(名称)为准);
5.权证号：不动产档案系统自动生成( (略) 不动产登记部门向不动产权利人颁发证书、证明的证号或电子证照的证号);
6.序号：流水排号；
7.资料名称：应按照电子文件的名称进行命名。
(四)案卷号的编写。
案卷号为档号的流水号(不动产档案系统自动生成)。
第五章 电子文件存储
第十八条 电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期保存并能有效读取。
第十九条 电子文件备份
(一)应为电子文件安全存储配置专用在线存储设备或虚拟云存储空间。应将电子文件、元数据及日志数据纳入备份管理范围。
(二)为保证电子文件数据的安全性，备份载体的选择性也应多样化。采用在线备份、离线备份相结合的方式实现多套备份并异地保存。
(三)备份应当严格遵循国家有关标准，备份载体、格式、保管环境等应符合相关规范要求，同步备份电子文件并开展信息灾备工作。
第二十条 保管期限
不动产登记簿以及所有电子介质的资料应当永久保存，不得销毁或者删除。
第六章 不动产登记电子文件利用
第二十一条 不动产登记电子文件数据不得外借，未经批准任何单位或个人不得擅自复制、修改或转交他人。不动产登记业务部门因登记业务办理需要，可通过系统管理员赋予的相关权限进行内部查询。
第二十二条 不动产登记资料查询利用，按照《不动产登记资料查询暂行办法》(国土资源部令第80号)有关规定执行。
第二十三条 本规定自2023年3月1日起施行。
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