办公及数字化资产管理系统功能需求表

序号

系统名称

子系统名称

管理内容

1

系统首页

1.公司或项目管理人员进入系 (略) 或项目办公及数字化资产整体管理情况。
2.系统实行分级管理，公司能查看所有项目，但项目只能查看本项目。本级内所有有权限的用户都能查看。

2

基础设置

1.使用项目管理
2.类别管理
3.金额阈值管理

1.从现有PM系统中选择系统所需项目。
2.对所有办公及数字化资产类别进行管理；
3.对不同金额影响不同业务走不同流程的阀值进行管理。目前阀值主要有：询价金额阀值（(略)及以上）、合同签订阀值（(略)及以上）、办公固定资产阀值（5000及以上）、一般办公资产阀值（200及以上）、办公固定资产折旧年限。
4.各系统具有台帐、新增、修改、删除、审批、启用、禁用、反审核、查询等功能。

3

限价管理

针对已审核的类别未级节点，设置最高限价。购置申请或入库时均要引用此价格进行限制，若高于此价则不允许保存。

4

需用（购置）申请管理

1.办公用品及耗材购置申请
2.数字化资产及配件耗材购置申请

1.业务部门根据需求填写需用（购置）申请及明细、主办部门核对业务部门需求，并根据实际情况对需求明细进行调整，预计采购单价受限价管理控制。在不超限价情况下，报相关人员审批。
2.申 (略) 置方式包括新购、库存领用、调配，此项由业务主办人员根据办公用品及耗材实际情况进行填写。
3.购置申请管理具有台帐、新增、修改、删除、提交审批、反审核、查询等功能。

5

购置招
标管理

1.对系统外的招标结果进行录入管理，该结果对于招标阈值以上的合同签订进行限制，即合同总金额超过招标金额阈值的采购必须有招标记录进行限制；没有超过招标金额阈值的不进行强行关联，可选可不选。
2.购置招标管理具有台帐、新增、修改、删除、审核、反审核、查询等功能。
3.要考虑分包管理系统、供应链系统现有招标结果的直接引用，尽可能减少数据填报工作量。

6

合同管理

（合同和结算不开发单独菜单，直 (略) 、局其它系统来完成，本系统中只在需要合同编名、名称的菜单中直接引用或填写。如果系统能对接直接引用数据，有工作量；如果不能对接，则无工作量。）

1.在本系统中需要合同编号、合同名称时，可以引用（与合同系统对接），也可以直接填写（未与合同系统对接）。
2.办公及数字化资产的采购、维修合同，直接在总部服务类合同（支出类）、项目其他合同（支出类）中进行填报，并在办公及数字化资产管理系统中进行引用合同编号及名称；
3.办公及数字化 (略) 置合同，直接在总部服务类合同（收入类）、项目其他合同（收入类）中进行填报，并在办公及数字化资产管理系统中进行引用合同编号及名称。
4. (略) 项目管理系统中合同的引用。

7

入库管理

1.办公用品及耗材入库
2.数字化资产及配件耗材入库

1.包括办公所用家具、家电、数字化产品、软件等一切有形、无形，且可独立使用的资产，以及所有日常办公用品、低值易耗品、办公耗材等，分为办公用品及耗材入库管理、数字化资产及配件耗材入库管理两部分。
2.入库条件：A.有需用（购置）申请单；B.通过调拨入库。C.初始化录入（在初始化录入完成后，系统管理员可以关闭此功能，若有需也，也可以用系统管理员权限打开）
3.在入库时，进行限价核对管理，超过限价，不允许保存。若该类物品没有填写限价，应提醒“该类物品还未设置限价，请联系限价管理员填写限价！”
4.在入库时，按照办公资产阈值进行晒选，将高于此阈值的数据自动推送至行办公资产台帐。若取消该资产入库，同时也取消办公资产台帐该条数据。
5.在入库时，按照办公固定资产阈值进行晒选，将高于此阈值的数据自动推送至行办公固定资产台帐。若取消该资产入库，同时也取消办公固定资产该条数据。
6.入库管理具有台帐、新增、修改、删除、入库（审批）、取消入库（反审批）、查询等功能，入库时将相关数据填入资产履历表、数字化资产属性表。

8

领用（出库）管理

1.办公用品及耗材领用（出库）
2.数字化资产及配件耗材领用（出库）

1.包括办公所用家具、家电、数字化产品、软件等一切有形、无形，且可独立使用的资产，以及所有日常办公用品、低值易耗品、办公耗材等，分为办公用品及耗材领用（出库）管理、数字化资产及配件耗材领用（出库）管理两部分。
2.若类别中包括办公资产，则通过入库单编号在办公资产表中查询对应入库单编号且状态为”入库闲置“的资产，并取回”资产编号“、”固定资产编号“、”资产唯一识别码（SN)“在表中呈现；若有多台符合条件资产，则依次从前往后选择。
3.当类别为“办公资产”时，默认数量为1，可以根据申请单进行调整；当类别为“办公耗材耗材”时，领用数量根据申请单数量来确定。
4.需用（购置）申请单是必填项，只有需用（购置）申请单才能领用。
5.若领用（出库）资产属于办公资产，则将相关数据填入资产履历表、数字化资产属性表。
6.领用（出库）管理具有台帐、新增、修改、删除、出库（审批）、取消出库（反审批）、查询等功能。

9

退库管理

1.办公用品及耗材退库
2.数字化资产及配件耗材退库

1.包括办公所用家具、家电、数字化产品、软件等一切有形、无形，且可独立使用的资产，以及所有日常办公用品、低值易耗品、办公耗材等，分为办公用品及耗材退库管理、数字化资产及配件耗材退库管理两部分。
2、新增退库明细可从领用（出库）表明细选择，且数据不可修改。“退库数量”默认为领用数量，但可以根据实际情况进行修改，退库数量≤领用数量。“退库时间”默认为当日时间，退库日期不能大于领用日期。
3、数据保存并提交后走审批流程，经退库申请人、核验人审批后通过，退库数量自动加入库存表中相应入库单编号数量累加。若是资产，同时修改办公资产或办公固定资产存放数据信息、履历表信息。
4、领用单编号为必填字段。

10

库存管理

1.办公用品及耗材库存台帐
2.数字化资产及配件耗材库存台帐

1.库存台帐主要是管理所有办公用品及耗材、数字化资产及配件耗材库存数据。
2.库存台帐数据自动从入库、出库中推送过来，提供查询功能。
3.初始化可以通过新增录入，也可通过导入录入。

11

办公资产管理

1.办公资产管理台账
2.办公资产移交管理台账
3.办公资产调配管理台账
4.办公资产调拨管理台账
5.办公资产报废管理台账
6.办 (略) 置管理台账
7.办公资产闲置台账

1.对办公资产（包括办公类、数字化类）的移交、调配、调拨、报废、处置等每类台帐数据进行管理，每类台帐有新增、修改、删除、审批、反审批、明细台帐、查询、打印等功能，在进行每类管理操作时将相关数据写入资产履历表。
2.在办公资产台帐中，可以对数字化资产属性表进行数据修改和完善。
3. (略) 所有人员查询。
4.初始化可以通过新增录入，也可通过导入录入。

12

办公固定资产管理

1.对办公固定资产进行统一管理，能进行折旧导入、数据修改、查询等操作。
2.初始化可以通过新增录入，也可通过导入录入。

13

维修管理

1.办公类资产维修申请管理
2.办公类资产维修记录管理
3.数字化资产维修申请管理
4.数字化资产维修记录管理

1.对办公类资产、数字化资产的维修申请、维修进行记录和管理。
2.管理台帐具有台帐、新增、修改、删除、审批、反审核、查询等功能。

14

统计分析

在查询统计分析中，根据业务需求编制各类查询分析工具（如采购入库、领用、移交、退库、调配、调拨、报废、处置、成本费用、数字化资产状态、健康状态、整体变动等各类查询统计、汇总统计功能），可展示和打印。

办公及数字化资产管理系统功能需求表

序号

系统名称

子系统名称

管理内容

1

系统首页

1.公司或项目管理人员进入系 (略) 或项目办公及数字化资产整体管理情况。
2.系统实行分级管理，公司能查看所有项目，但项目只能查看本项目。本级内所有有权限的用户都能查看。

2

基础设置

1.使用项目管理
2.类别管理
3.金额阈值管理

1.从现有PM系统中选择系统所需项目。
2.对所有办公及数字化资产类别进行管理；
3.对不同金额影响不同业务走不同流程的阀值进行管理。目前阀值主要有：询价金额阀值（(略)及以上）、合同签订阀值（(略)及以上）、办公固定资产阀值（5000及以上）、一般办公资产阀值（200及以上）、办公固定资产折旧年限。
4.各系统具有台帐、新增、修改、删除、审批、启用、禁用、反审核、查询等功能。

3

限价管理

针对已审核的类别未级节点，设置最高限价。购置申请或入库时均要引用此价格进行限制，若高于此价则不允许保存。

4

需用（购置）申请管理

1.办公用品及耗材购置申请
2.数字化资产及配件耗材购置申请

1.业务部门根据需求填写需用（购置）申请及明细、主办部门核对业务部门需求，并根据实际情况对需求明细进行调整，预计采购单价受限价管理控制。在不超限价情况下，报相关人员审批。
2.申 (略) 置方式包括新购、库存领用、调配，此项由业务主办人员根据办公用品及耗材实际情况进行填写。
3.购置申请管理具有台帐、新增、修改、删除、提交审批、反审核、查询等功能。

5

购置招
标管理

1.对系统外的招标结果进行录入管理，该结果对于招标阈值以上的合同签订进行限制，即合同总金额超过招标金额阈值的采购必须有招标记录进行限制；没有超过招标金额阈值的不进行强行关联，可选可不选。
2.购置招标管理具有台帐、新增、修改、删除、审核、反审核、查询等功能。
3.要考虑分包管理系统、供应链系统现有招标结果的直接引用，尽可能减少数据填报工作量。

6

合同管理

（合同和结算不开发单独菜单，直 (略) 、局其它系统来完成，本系统中只在需要合同编名、名称的菜单中直接引用或填写。如果系统能对接直接引用数据，有工作量；如果不能对接，则无工作量。）

1.在本系统中需要合同编号、合同名称时，可以引用（与合同系统对接），也可以直接填写（未与合同系统对接）。
2.办公及数字化资产的采购、维修合同，直接在总部服务类合同（支出类）、项目其他合同（支出类）中进行填报，并在办公及数字化资产管理系统中进行引用合同编号及名称；
3.办公及数字化 (略) 置合同，直接在总部服务类合同（收入类）、项目其他合同（收入类）中进行填报，并在办公及数字化资产管理系统中进行引用合同编号及名称。
4. (略) 项目管理系统中合同的引用。

7

入库管理

1.办公用品及耗材入库
2.数字化资产及配件耗材入库

1.包括办公所用家具、家电、数字化产品、软件等一切有形、无形，且可独立使用的资产，以及所有日常办公用品、低值易耗品、办公耗材等，分为办公用品及耗材入库管理、数字化资产及配件耗材入库管理两部分。
2.入库条件：A.有需用（购置）申请单；B.通过调拨入库。C.初始化录入（在初始化录入完成后，系统管理员可以关闭此功能，若有需也，也可以用系统管理员权限打开）
3.在入库时，进行限价核对管理，超过限价，不允许保存。若该类物品没有填写限价，应提醒“该类物品还未设置限价，请联系限价管理员填写限价！”
4.在入库时，按照办公资产阈值进行晒选，将高于此阈值的数据自动推送至行办公资产台帐。若取消该资产入库，同时也取消办公资产台帐该条数据。
5.在入库时，按照办公固定资产阈值进行晒选，将高于此阈值的数据自动推送至行办公固定资产台帐。若取消该资产入库，同时也取消办公固定资产该条数据。
6.入库管理具有台帐、新增、修改、删除、入库（审批）、取消入库（反审批）、查询等功能，入库时将相关数据填入资产履历表、数字化资产属性表。

8

领用（出库）管理

1.办公用品及耗材领用（出库）
2.数字化资产及配件耗材领用（出库）

1.包括办公所用家具、家电、数字化产品、软件等一切有形、无形，且可独立使用的资产，以及所有日常办公用品、低值易耗品、办公耗材等，分为办公用品及耗材领用（出库）管理、数字化资产及配件耗材领用（出库）管理两部分。
2.若类别中包括办公资产，则通过入库单编号在办公资产表中查询对应入库单编号且状态为”入库闲置“的资产，并取回”资产编号“、”固定资产编号“、”资产唯一识别码（SN)“在表中呈现；若有多台符合条件资产，则依次从前往后选择。
3.当类别为“办公资产”时，默认数量为1，可以根据申请单进行调整；当类别为“办公耗材耗材”时，领用数量根据申请单数量来确定。
4.需用（购置）申请单是必填项，只有需用（购置）申请单才能领用。
5.若领用（出库）资产属于办公资产，则将相关数据填入资产履历表、数字化资产属性表。
6.领用（出库）管理具有台帐、新增、修改、删除、出库（审批）、取消出库（反审批）、查询等功能。

9

退库管理

1.办公用品及耗材退库
2.数字化资产及配件耗材退库

1.包括办公所用家具、家电、数字化产品、软件等一切有形、无形，且可独立使用的资产，以及所有日常办公用品、低值易耗品、办公耗材等，分为办公用品及耗材退库管理、数字化资产及配件耗材退库管理两部分。
2、新增退库明细可从领用（出库）表明细选择，且数据不可修改。“退库数量”默认为领用数量，但可以根据实际情况进行修改，退库数量≤领用数量。“退库时间”默认为当日时间，退库日期不能大于领用日期。
3、数据保存并提交后走审批流程，经退库申请人、核验人审批后通过，退库数量自动加入库存表中相应入库单编号数量累加。若是资产，同时修改办公资产或办公固定资产存放数据信息、履历表信息。
4、领用单编号为必填字段。

10

库存管理

1.办公用品及耗材库存台帐
2.数字化资产及配件耗材库存台帐

1.库存台帐主要是管理所有办公用品及耗材、数字化资产及配件耗材库存数据。
2.库存台帐数据自动从入库、出库中推送过来，提供查询功能。
3.初始化可以通过新增录入，也可通过导入录入。

11

办公资产管理

1.办公资产管理台账
2.办公资产移交管理台账
3.办公资产调配管理台账
4.办公资产调拨管理台账
5.办公资产报废管理台账
6.办 (略) 置管理台账
7.办公资产闲置台账

1.对办公资产（包括办公类、数字化类）的移交、调配、调拨、报废、处置等每类台帐数据进行管理，每类台帐有新增、修改、删除、审批、反审批、明细台帐、查询、打印等功能，在进行每类管理操作时将相关数据写入资产履历表。
2.在办公资产台帐中，可以对数字化资产属性表进行数据修改和完善。
3. (略) 所有人员查询。
4.初始化可以通过新增录入，也可通过导入录入。

12

办公固定资产管理

1.对办公固定资产进行统一管理，能进行折旧导入、数据修改、查询等操作。
2.初始化可以通过新增录入，也可通过导入录入。

13

维修管理

1.办公类资产维修申请管理
2.办公类资产维修记录管理
3.数字化资产维修申请管理
4.数字化资产维修记录管理

1.对办公类资产、数字化资产的维修申请、维修进行记录和管理。
2.管理台帐具有台帐、新增、修改、删除、审批、反审核、查询等功能。

14

统计分析

在查询统计分析中，根据业务需求编制各类查询分析工具（如采购入库、领用、移交、退库、调配、调拨、报废、处置、成本费用、数字化资产状态、健康状态、整体变动等各类查询统计、汇总统计功能），可展示和打印。