关于请第三方公司提供档案整理服务询价补充公告
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关于请第三方公司提供档案整理服务询价补充公告
经我局党组会议研究决定，根据《关于做好城乡建设档案移交进馆工作的通知》（博住建函〔2023〕583号）文件要求，我局定于2023年8月底移交博罗县体育中心基建档案，现拟聘请有资质并在主管部门有备案的第 (略) 对我局体育中心基建档案档案资料进行数字化扫描。采购需求及《综合评分表》（详见附件1、附件2），我局将按《综合评分表》 (略) 落实此项工作。欢迎具备条件的企业报名参加，并于7月13日前将（附件2：《综合评分表》）评分材料发送我局邮箱（*@*ttp://**）。
报价时间：2023年7月7日-7月13日
公开时间：7天
本项目联系人：沈智
联系电话：0752-*
单位：博罗县文化广电旅游体育局
地址：博罗县罗阳街道体育大道体育中心博罗县文广旅体局办公室
附件：1.采购需求
2.综合评分表
3.关于做好城乡建设档案移交进馆工作的通知
博罗县文化广电旅游体育局
2023年7月6日
附件1
博罗县体育中心基建档案数字化扫描采购需求
一、项目内容及质量要求
1、完成时间：2023年8月底
2、项目内容：体育中心基建档案数字化扫描
3、项目一览表
序号 | 项目 | 数量 | 备注 |
1 | 体育中心基建档案数字化扫描 | 约11万页 | 1.基建档案的整理已完成，页数已折合成A4尺寸。 2.扫描分辨率：文字页扫描分辨率应选择大于或等于 300dpi。图纸类文件扫描分辨率选择大于或等于300dpi。照片档案扫描分辨率选择大于或等于 600dpi。 3.图像存储格式：纸质档案扫描采用单页 JPEG 格式存储，照片档案扫描采用 JPEG 格式存储。纸质档案扫描后转换成双层PDF 文件。 4．对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用彩色模式扫描（不低于中质量压缩）。 5．图像质量要求：扫描获得的电子文件必须视觉清晰，页面完整，不得漏页，图像偏斜度不得大于正负3 度，画面清晰，图像方向正确，清洁度较高，不存在漏扫现象；要保持工程项目电子文件间的自然形成规律和有机联系，文件的组织和排序应按纸质文件整理要求进行。 6.为有效缩小扫描文件的容量，节省存储空间，读取快捷，扫描后的文件应在不影响原有质量的前提下进行压缩处理。以PDF文件格式为例：A3以下的页一般不超过300KB，A2以上的图纸一般在2M左右。 7．文件如含有多页，则在扫描完其所有的页后，须按页的原始顺序用软件合并为一个多页双层PDF文件。 8.每一卷扫描完成后,合并成一个单独的PDF文件，文件取名与资料内容相一致。方法一般为〖分部工程或专业名称+卷内文件容〗如：第1卷地下结构工程一验收记录等.PDF、第2卷地下结构工程二施工记录.PDF。 |
二、服务质量要求
2.1.电子档案在报送后如发现存在问题（如纸质档案和电子档案
不匹配；电子档案存在内容缺失现象；扫描页面出现倾斜、模糊不清等现象；扫描文件容量太大；数据无法在城建档案馆的技术环境下正常阅读、拷贝等），则需重新整理和报送。重新整理报送造成的所有额外处理 (略) 负责。
2.2为每个工程建立一个专用文件夹（名称即采用工程名称），为每个案卷建立子文件夹（用3位案卷序号做名称），将电子档案文件存放于其所属案卷对应的子文件夹内。
完整的电子文件的存储路径为：工程名称/3位案卷序号/电子文件。
文件整理完毕后将工程文件夹整体刻录至光盘， (略) 城建档案馆。
示例：╳╳工程的档案电子文件的组织结构为：
╳╳工程/001/工程准备阶段文件.PDF
002/地质勘察报告.PDF
003/工程竣工及验收及备案文件.PDF
004/监理文件.PDF
005/综合管理记录.PDF
006/基础工程验收记录等.PDF
……
012/主体施工记录.PDF
……
020/ 电梯工程.PDF
2.3.竣工图纸建立一个竣工图文件夹，图纸按专业划分起一个单独的子文件夹，图纸
电子文件命名与图纸图名一致，存放在对应专为子文件夹内。示例：
2.4.电子档案的报送载体：电子档案在报送时按照规定的文件夹
结构将电子文件汇总刻录于独立包装的一次写光盘，并且应选用档案级保管期限大于50年的光盘，刻录前应对光盘进行材质检测，并采用档案专用刻录机以8倍速或不超过8倍速进行刻录，以确保数据刻录的质量，光盘要无病毒、无划痕，符合城建档案馆的技术环境要求，能够正常读出。光盘装具上按照要求填写封面。详情请下载附录H《电子光盘封面填写表格》
三、申报条件
申报单位具备国家秘密载体印刷资质（涉密档案数字化加工类）并在主管部门有备案的整理服务企业。
四、预算控制费用
采购预算控制金额（人民币）：55000元,具体如下：
项目 | 明细 | 小计 | 备注 |
体育中心基建档案数字化扫描 | 约11万页，0.5/页 | 55000元 | 页数已折合成A4尺寸，以完成后最终实际数量结算。 |
说明：1、本单位只提供场地，扫描设备及监控设备、人员由服务单位提供。
附件2
综合评分表
序号 | 评审因素 | 评分细则 | 权重（%） | 分值（分） |
一、 | 价格部分（合计10分） | |||
1 | 报价 | 价格分应当采用低价优先法计算，即满足报价要求且最低的报价为基准价，其价格分为满分。其他的价格分统一按照下列公式计算： 投标报价得分=(评标基准价／投标报价)×100×权重 备注：投标报价得分四舍五入后，小数点后保留两位有效数； | 10% | 10分 |
二 | 技术部分(合计70分) | |||
数字化扫描设备投入及响应程度 | 对比各报价企业方案： 内容和形式： 1.按《关于做好城乡建设档案移交进馆工作的通知》（博住建函〔2023〕583号）要求购买相关设施设备。扫描设备先进，效率快，监控设备高清优得15分，良得10分，一般得5分。 | 15% | 15分 | |
企业资质及拟投入人员 | 企业：具备国家秘密载体印刷资质（涉密档案数字化加工类）并在主管部门有备案的整理服务企业（得10分），无，得0分；拟投入人员：开展数字化加工人员无犯罪证明（得10分）从业人员3人以上持上岗证得10分，2人得6分，1人得3分。（此项最高得10分，无不得分） | 20% | 20分 | |
服务方案 | 根据各投标人提供的服务方案进行评比：服务方案完善为优得25分，服务方案较完整为良得15分，服务方案一般得5分，无提供不得分。 | 25% | 25分 | |
安全措施 | 根据各投标人提供的安全措施方案进行评比：安全措施方案完善为优得10分，安全措施方案较完整良得6分，安全措施方案一般得3分，无提供不得分。 | 10% | 10分 | |
三 | 商务部分(合计20分) | |||
2020年至今同类业绩经验 | 每提供一项得1分，本项最高得5分。 （提供合同复印件加盖公章） | 5% | 5分 | |
企业管理制度 | 根据报名企业的内部管理机制（服务流程、岗位职责、服务管理与评估、管理与培训制度、档案管理等制度）进行综合评比：内部管理机制完善为优得15分，内部管理机制比较完整为良得10分，内部管理机制一般得5分，无提供不得分。 | 15% | 15分 | |
合计 | 100% | 100分 | ||
备注：
文件要求提交的与评价指标体系相关的各类有效资料，响应企业如未按要求提交的，该项评分为零分。
评分分值的算术平均值（四舍五入后，小数点后保留两位有效数）。
3.评审内容中所要求提交“材料”独立包装（复印件需加盖公章），并内附“资料清单”，以便评审人员核对。
经我局党组会议研究决定，根据《关于做好城乡建设档案移交进馆工作的通知》（博住建函〔2023〕583号）文件要求，我局定于2023年8月底移交博罗县体育中心基建档案，现拟聘请有资质并在主管部门有备案的第 (略) 对我局体育中心基建档案档案资料进行数字化扫描。采购需求及《综合评分表》（详见附件1、附件2），我局将按《综合评分表》 (略) 落实此项工作。欢迎具备条件的企业报名参加，并于7月13日前将（附件2：《综合评分表》）评分材料发送我局邮箱（*@*ttp://**）。
报价时间：2023年7月7日-7月13日
公开时间：7天
本项目联系人：沈智
联系电话：0752-*
单位：博罗县文化广电旅游体育局
地址：博罗县罗阳街道体育大道体育中心博罗县文广旅体局办公室
附件：1.采购需求
2.综合评分表
3.关于做好城乡建设档案移交进馆工作的通知
博罗县文化广电旅游体育局
2023年7月6日
附件1
博罗县体育中心基建档案数字化扫描采购需求
一、项目内容及质量要求
1、完成时间：2023年8月底
2、项目内容：体育中心基建档案数字化扫描
3、项目一览表
序号 | 项目 | 数量 | 备注 |
1 | 体育中心基建档案数字化扫描 | 约11万页 | 1.基建档案的整理已完成，页数已折合成A4尺寸。 2.扫描分辨率：文字页扫描分辨率应选择大于或等于 300dpi。图纸类文件扫描分辨率选择大于或等于300dpi。照片档案扫描分辨率选择大于或等于 600dpi。 3.图像存储格式：纸质档案扫描采用单页 JPEG 格式存储，照片档案扫描采用 JPEG 格式存储。纸质档案扫描后转换成双层PDF 文件。 4．对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用彩色模式扫描（不低于中质量压缩）。 5．图像质量要求：扫描获得的电子文件必须视觉清晰，页面完整，不得漏页，图像偏斜度不得大于正负3 度，画面清晰，图像方向正确，清洁度较高，不存在漏扫现象；要保持工程项目电子文件间的自然形成规律和有机联系，文件的组织和排序应按纸质文件整理要求进行。 6.为有效缩小扫描文件的容量，节省存储空间，读取快捷，扫描后的文件应在不影响原有质量的前提下进行压缩处理。以PDF文件格式为例：A3以下的页一般不超过300KB，A2以上的图纸一般在2M左右。 7．文件如含有多页，则在扫描完其所有的页后，须按页的原始顺序用软件合并为一个多页双层PDF文件。 8.每一卷扫描完成后,合并成一个单独的PDF文件，文件取名与资料内容相一致。方法一般为〖分部工程或专业名称+卷内文件容〗如：第1卷地下结构工程一验收记录等.PDF、第2卷地下结构工程二施工记录.PDF。 |
二、服务质量要求
2.1.电子档案在报送后如发现存在问题（如纸质档案和电子档案
不匹配；电子档案存在内容缺失现象；扫描页面出现倾斜、模糊不清等现象；扫描文件容量太大；数据无法在城建档案馆的技术环境下正常阅读、拷贝等），则需重新整理和报送。重新整理报送造成的所有额外处理 (略) 负责。
2.2为每个工程建立一个专用文件夹（名称即采用工程名称），为每个案卷建立子文件夹（用3位案卷序号做名称），将电子档案文件存放于其所属案卷对应的子文件夹内。
完整的电子文件的存储路径为：工程名称/3位案卷序号/电子文件。
文件整理完毕后将工程文件夹整体刻录至光盘， (略) 城建档案馆。
示例：╳╳工程的档案电子文件的组织结构为：
╳╳工程/001/工程准备阶段文件.PDF
002/地质勘察报告.PDF
003/工程竣工及验收及备案文件.PDF
004/监理文件.PDF
005/综合管理记录.PDF
006/基础工程验收记录等.PDF
……
012/主体施工记录.PDF
……
020/ 电梯工程.PDF
2.3.竣工图纸建立一个竣工图文件夹，图纸按专业划分起一个单独的子文件夹，图纸
电子文件命名与图纸图名一致，存放在对应专为子文件夹内。示例：
2.4.电子档案的报送载体：电子档案在报送时按照规定的文件夹
结构将电子文件汇总刻录于独立包装的一次写光盘，并且应选用档案级保管期限大于50年的光盘，刻录前应对光盘进行材质检测，并采用档案专用刻录机以8倍速或不超过8倍速进行刻录，以确保数据刻录的质量，光盘要无病毒、无划痕，符合城建档案馆的技术环境要求，能够正常读出。光盘装具上按照要求填写封面。详情请下载附录H《电子光盘封面填写表格》
三、申报条件
申报单位具备国家秘密载体印刷资质（涉密档案数字化加工类）并在主管部门有备案的整理服务企业。
四、预算控制费用
采购预算控制金额（人民币）：55000元,具体如下：
项目 | 明细 | 小计 | 备注 |
体育中心基建档案数字化扫描 | 约11万页，0.5/页 | 55000元 | 页数已折合成A4尺寸，以完成后最终实际数量结算。 |
说明：1、本单位只提供场地，扫描设备及监控设备、人员由服务单位提供。
附件2
综合评分表
序号 | 评审因素 | 评分细则 | 权重（%） | 分值（分） |
一、 | 价格部分（合计10分） | |||
1 | 报价 | 价格分应当采用低价优先法计算，即满足报价要求且最低的报价为基准价，其价格分为满分。其他的价格分统一按照下列公式计算： 投标报价得分=(评标基准价／投标报价)×100×权重 备注：投标报价得分四舍五入后，小数点后保留两位有效数； | 10% | 10分 |
二 | 技术部分(合计70分) | |||
数字化扫描设备投入及响应程度 | 对比各报价企业方案： 内容和形式： 1.按《关于做好城乡建设档案移交进馆工作的通知》（博住建函〔2023〕583号）要求购买相关设施设备。扫描设备先进，效率快，监控设备高清优得15分，良得10分，一般得5分。 | 15% | 15分 | |
企业资质及拟投入人员 | 企业：具备国家秘密载体印刷资质（涉密档案数字化加工类）并在主管部门有备案的整理服务企业（得10分），无，得0分；拟投入人员：开展数字化加工人员无犯罪证明（得10分）从业人员3人以上持上岗证得10分，2人得6分，1人得3分。（此项最高得10分，无不得分） | 20% | 20分 | |
服务方案 | 根据各投标人提供的服务方案进行评比：服务方案完善为优得25分，服务方案较完整为良得15分，服务方案一般得5分，无提供不得分。 | 25% | 25分 | |
安全措施 | 根据各投标人提供的安全措施方案进行评比：安全措施方案完善为优得10分，安全措施方案较完整良得6分，安全措施方案一般得3分，无提供不得分。 | 10% | 10分 | |
三 | 商务部分(合计20分) | |||
2020年至今同类业绩经验 | 每提供一项得1分，本项最高得5分。 （提供合同复印件加盖公章） | 5% | 5分 | |
企业管理制度 | 根据报名企业的内部管理机制（服务流程、岗位职责、服务管理与评估、管理与培训制度、档案管理等制度）进行综合评比：内部管理机制完善为优得15分，内部管理机制比较完整为良得10分，内部管理机制一般得5分，无提供不得分。 | 15% | 15分 | |
合计 | 100% | 100分 | ||
备注：
文件要求提交的与评价指标体系相关的各类有效资料，响应企业如未按要求提交的，该项评分为零分。
评分分值的算术平均值（四舍五入后，小数点后保留两位有效数）。
3.评审内容中所要求提交“材料”独立包装（复印件需加盖公章），并内附“资料清单”，以便评审人员核对。
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