天津津滨威立雅水业有限公司询价文件

一、 询价内容

为规范公司档案管理，对公司现有档案选取第三方档案服务外包公司进行专业化管理，包括档案整理、档案数字化、档案存储、配套档案系统建设等。公司目前存在档案：经营管理类档案4300件，生产管理类6900件，管网图纸1400册，工程档案1200册，行政报表80册，财务凭证1400册，财务报表132册，按照此参照量，预算资金组成为：

1、档案整理及档案数字化（含低值易耗品）：21万元

2、档案存储：4.5万/年

3、档案系统 ： 15万元。

档案服务外包采购需求

①公司基本情况

1、注册资金1000万以上，具有经营范围具备档案整理、档案数字化扫描、档案存放、配套档案系统、档案管理咨询等业务。

2、公司须取得ISO9001质量管理体系，OHSAS18001职业健康安全管理体系，ISO27001国际信息安全管理体系认证，具备中国档案学会档案寄存托管定点企业资格证书，满足DA/T 68.1-2020 档案服务外包工作规范。

3、服务公司须具备在天津设有分支机构，并建有档案存放库房，具备天津本地国有企事业单位、银行整理、存放案例不少于10例。

②档案库房硬件设施

1、库房位置须距离公司所在地（新开路润东大厦）直线距离15公里内，且附近无湖泊及危险品厂区，满足国家一级档案库要求。

2、库房实体结构须为砖混、钢混结构，不能为临时板房结构。

3、库房面积满足公司现有档案量存储需求。

4、具备存在档案货架，货架须离地5公分以上。

5、具备库房信息化管理系统。

6、库房具备24小时监控体系并24小时有人值守，保留影像2个月以上，与公安系统联动。

7、具备丙二及以上消防备案，具备全覆盖灭火装备，并提供相关证明材料。

8、设置专业防虫管理设施，每月进行消杀，并能提供相关记录。

9、具备恒温、恒湿调节系统，温度、湿度符合国家档案存放标准，温度区间为14℃-24℃，湿度区间为45%-60%。

③应急措施

1、按照OHSAS18001职业健康安全管理体系要求，不少于每季度一次应急演练，并提供记录。

2、具备相邻城市地区备用库房，用于地区灾难备用，并提供在灾难前进行档案转运。

3、提供不少于3000万客户档案损失保险。

④文档用品

1、档案存放纸箱具备抗压，抗摔，防潮功能。

2、提供一次性保密锁条。

3、提供录入系统的条形码装置。

⑤提供服务

公司目前存在档案：经营管理类档案4300件，生产管理类6900件，管网图纸1400册，工程档案1200册，行政报表80册，财务凭证1400册，财务报表132册，需提供以下服务：

1、档案整理，对公司现有档案资料接收、接收目录校对、分类组卷、编排编号、排序、差缺（资料是否有遗漏）、标引、录入数据、校对、打印目录、装订案卷、装盒、做贴盒脊、装订目录夹，形成完整档案。

2、档案数字化，将整理的公司档案全部具备电子档案功能，并提供现场设备、人员、耗材；扫描图像用彩色标准采集，分辨率要求≥300DPI,图像偏度不大于1度，保持图像完整、清晰，扫描图像以JPG,PDF两种格式保存，对应档案系统。

3、档案存放，对整理的公司档案运送至档案库房统一存放，档案库房满足需求中“档案库房硬件设施”标准。

4、档案调阅，根据公司需要，将已存放至档案库房的档案24小时查看并提供调阅服务，档案调阅送至公司时限不能超过4小时。

5、档案系统，具备系统建设资质，为公司建立配套的定制化档案系统，并配备手持录入机。

6、档案销毁，具备国家认定的档案销毁资质。

7、档案整理人员配备，配备正式劳动合同职工，专属对接人员，人员具备档案管理员资格证书，并签署保密协议。

8、与现有公司系统对接，建立的档案管理系统须具备与公司现有OA系统（泛微）对接功能，实现OA文件自动归档。

⑥服务商价格

公司目前存在档案：经营管理类档案4300件，生产管理类6900件，管网图纸1400册，工程档案1200册，行政报表80册，财务凭证1400册，财务报表132册，按照此参照量，预算如下：

1、档案整理及扫描，不超过21万元。

2、档案存储，不超过4元/箱/月，年总量不超过5万/年

3、档案调阅，不超过20元/次，不少于5箱/次。

4、档案系统，公司定制化档案系统，不超过15万元，含系统搭建，测试，维保服务。

5、常态化档案整理人员（每年一次现场档案归档、整理、扫描、系统录入，不含首年），人员派驻至公司，按公司新增档案量不超过3万/年（含档案归档、整理、扫描、系统录入）。

6、档案箱：不超过8元/个

7、锁条：不超过1元/条

8、条形码：不收费

首年建设期控制费用（含档案整理、档案扫描、档案存储1年、低值易耗品、档案系统搭建）：不超过41万。

日常费用（含新增档案整理、档案扫描、低值易耗品）：不超过8.5万/年。

二、合格的应邀报价人必须：

（一）具有独立法人资格，具有良好的商业信誉，提供有效的营业执照且经营范围包含项目相关内容；

（二）提供正规有效报价单并加盖公章；

三、报价为含税价格。

四、报价属全包费用，采购人不再额外支付费用。

五、服务期：合同为准。

六、质量保证承诺：

七、付款要求及期限：合同为准。

八、报价期限：2020年8月17日下午15点前将盖章报价（无章无效）及有效营业执照发送至邮箱： ********1@qq.com">********1@qq.com。

威立雅采办部2020

发布日期：2020-8-11