一、项目名称

华北理工大学档案数字化扫描服务

二、项目概况

对学生的录取表、学籍材料、成绩单、学校红头文件等进行档案扫描和目录著录（按件级著录），并实现全文识别检索，存储格式为JPEG和双层PDF格式。

三、项目预算

10万元

四、供应商资格条件：

1、符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的资格条件；

2、本项目不接受联合体投标。

五、技术服务要求：

1、内容及数量

注：实际数量据实结算。

2、具体要求及说明

2. 1数字化加工遵循的标准规范

本项目标准规范体系将严格遵循相关国际、国内技术标准和行业规范，严格遵循相关标准规范。《档案加工标准及规范》、《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2017；《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002；《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号）。

2.2档案数字化前整理要求

扫描之前，应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物，并对卷内文件进行检查整理。

应做到拆卷过程中，不得无故破坏案卷，不得将掉落部分的档案丢弃，不得将黏连在一起的档案未经甲方允许强制拆开；对档案页码存在漏编、错编等情况，需重新编制新的页码，但不得对原始档案内容进行涂改；数字化前整理过程中不得将档案乱堆乱放。

2.3档案数字化加工具体要求

档案扫描过程中不得对档案原件造成损害，不得有扫重、漏扫。

严格遵守并达到各项行业标准：参照国际标准化组织2005年12月颁布的国际标准《ISO19005-1 文件管理-电子文件长期保存格式 第一部分PDF的使用（PDF/A-1）》的要求，符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31—2017)；保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰；保证扫描结果可以进行OCR识别。

扫描完后案卷需恢复原样。

扫描件需端正、清晰、去污、有规范文件名。

扫描需按自然年度顺序进行，不得挑年挑内容扫描。

2.4扫描质量要求

扫描档案的总体要求：每张图片应在200%的查看比例下，字迹、边框清晰，图片顺序与案卷的页码号一致。图像的分辨率达到300dpi如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，需适当增加扫描的分辨率，如因原件问题导致图像扫描不清的，要在扫描流程单的备注栏内做出详细的记录。

扫描参数：普通文本按≥300dpiRGB真彩色扫描，每个文件合成一个PDF文档；印刷体文书档案要求制作成双层PDF文件；照片扫描像素为600dpi以上；工程图纸、校报≥300dpiRGB真彩色进行扫描，图形图像的存储格式为JPG，最后合成PDF；PDF格式的文件内部顺序应与相应的案卷页码顺序保持一致。

对需要进行OCR识别的印刷体纸质档案，进行全文OCR识别和双层PDF数据的制作。双层PDF数据的图像版式和档案的原貌一致，双层PDF文本数据无乱码和非法字符，文本识别准确率达到95%以上。

图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则，并应对图像进行裁边处理，去除多余白边。

字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。

应做好档案数字化加工过程数据的日常备份与汇总。

输入与上传：将生成的PDF文件上传至档案管理系统中，并进行内部质检，正确率要求99%以上。

文件以档号进行命名，按档号进行存储，与目录进行挂接。

2.5档案装订

档案扫描完成后，要进行细致认真的恢复装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

2.6成品数据挂接

档案扫描完成后，需与档案管理软件中的目录数据校对且一一对应，进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。保证数据挂接正确性100%，确保加工扫描成果在采购人所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

2.7数据验收要求：

采购人对成交供应商质检后的资源进行抽检，采用两次抽检的方式。第一次抽检10%的案卷，差错率低于0.5%为合格。若第一次抽检不合格，成交供应商返工后，采购人进行第二次抽检，抽检20%的案卷，差错率低于0.5%为合格（差错率=抽检不合格的文件数／抽检文件总数x100％）。若仍不合格，则继续返工，并且采购人对所提交批次的案卷全部检查，差错率低于0.5%判为合格。若同一批次的案卷返工2次仍不合格，采购人有权终止合同。

2.8验收指标：

(1) 档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。

(2) 扫描图像：漏扫率≤1‰。

(3) 图像质量：图像质量情况完好率99%。

(4) 格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。

(5) 著录：以件级为单位，字段录入错误率≤5‰。

(6) 条目与图像挂接：挂接正确率100%。

(7) 档案原始材料：100%不缺失。

2.9数据备份要求：

经验收合格的档案数字化成果应进行完整备份。为保证数据安全，除在线备份外必须进行离线备份，相同内容的离线备份介质应至少备份两套（光盘一套，移动硬盘一套）。离线备份介质应妥善保存并定期检查能否被正确读取，不宜直接提供利用。

2.10数据移交要求

提供两套数据，一套JPG格式；一套双层PDF格式。采用光盘和硬盘存储保存的方式，移交档案馆。光盘刻录：将JPG、双层PDF格式的图像数据和目录数据刻录光盘和移动硬盘各一套，并对光盘和移动硬盘编目。

2.11作业环境及设备要求

档案数字化加工要求在档案馆内进行，采购人提供场地、桌椅。供应商提供数字化加工所需的全部设备（包括电脑、打印机、扫描仪和耗材等）及数字化加工软件（必须为正版软件），且设备在本项目存续期间只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。供应商按采购人的保密、安全要求进行设备处理以及数字化加工过程中的软硬件及网络的维护工作，遵守档案馆相关的管理规章制度。

2.12人员要求

档案数字化工作人员必须5人以上，均须为本单位员工，其中有1年以上类似工作经验者不得低于80%。项目组所有人员都要有很高的纪律性和自觉性，严格遵守采购人的保密、安全各项要求。项目组有固定项目负责人，中途不得随意更换工作人员（特殊情况须经档案馆同意后再做调整）。若项目负责人未到现场，项目组其他人员不得私自开工。

2.13保密要求

成交供应商需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，按要求与采购人签订《保密协议》。供应商应将现场服务员工名单及身份证、证明复印件交采购人备案。

成交供应商须与档案馆签署《安全保密协议书》，参加本项目工作的成交供应商员工须签署《保密责任书》。

成交供应商应接受采购人现场实时监控等安防措施安排。甲方在现场安装摄像头，确保工作现场没有死角。施工期间的录像须保存到移动存储设备并刻制成档案级光盘，项目验收后交由学校档案馆保存。

2.14安全要求：

需保证档案的信息安全性，加工人员须遵守档案馆的管理规定，不得携带具有扫描、录像、拍照、存储功能的电子产品进入工作区域。

2.15其他要求

成交供应商扫描后生成的电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案、档案管理系统数据目录匹配；档案号命名符合规范；电子文件命名及组成符合档案管理软件要求。

成交供应商必须分批次进行数字化，包括质检、挂接，不得集中处理。在完成每一批次扫描后，拆除过装订物的档案按档案保管的要求重新整理装订。不符合规范的档案卷盒，在档案馆确认的情况下进行更换。对档案中所有不合格的案卷卷皮进行重新打印和更换。

数据挂接与利用：将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接至档案管理系统。通过每一份图像文件的文件名与档案管理系统数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100％。

本项目所有的加工数据成品知识产权为学校档案馆所有。成交供应商在实施本项目时不得侵犯他人（法人）合法权益，所使用的开发工具以及软件，所采用的插件、控件不得有侵犯他（法人）知识产权的行为，否则由此产生的纠纷及相关责任均由成交供应商全部承担。

2.16服务设备

本次档案数字化项目实施过程中所涉及到的各类计算机、高速扫描仪、所需的系统、软件等设备和相关耗材，都由中标单位提供。档案馆只负责提供场地（含桌椅）、需数字化处理的档案资料、水电等能源设施。如有特殊原因，双方可协商。

六、服务期限及地点

签订合同后在采购方指定地点90个工作日内完成约定数量图片的扫描、条目录入、数据挂接工作以及档案装订还原工作。

七、付款方式

1、履约保证金

为保证采购合同的顺利执行，中标方需在本合同生效前向采购方交纳合同额5%的履约保证金，待项目验收合格后一年内全额无息一次性退还中标方，

2．中标方完成合同全部工作量，经采购方验收合格后30日内，采购方支付中标方合同全部款项。

八、验收、质保期、售后服务

1、服务成果验收

服务期满或完成服务成果后，采购人应对服务的成果进行详细而全面的检验。采购人有权限根据检验结果要求成交人立即更换或者提出索赔要求。检验合格后，由采购人组成的验收小组签署验收报告，作为付款凭据之一。

2、质保期

一年（质保期内提供日常维护、培训服务）。

3、售后服务

成交人对于加工的产品出现数字化图片的遗漏或与要求不符，要及时的检查纠正并补齐，对于移交后的数字化图像，若出现遗漏，所提交的光盘必须重刻，内部的文件排序必须按照原始纸质图纸文件的次序排放；成交人加工数字化图像，对于加工中所产生的错误或与要求不符，所产生的费用由成交人负责；成交人对于移交后的光盘的服务响应时间为1个工作日内到达现场，并及时的纠正和修改，修改后产品的提交期限不超过一周。

注：最终技术及商务要求以招标文件为准。

九、联系方式

****-*******闫老师（国有资产与实验室管理处）

****-*******熊老师（档案馆）