采购文件编制得好坏直接影响到采购的质量。但笔者在实践中发现，各家采购人或代理机构编制采购文件的水平参差不齐。一些供应商抱怨看不懂“标书”，有时还发现采购文件中的某些条款缺乏法律依据。笔者还了解到，像在德国一些发达国家，采购文件的编制研究甚至需要一年，我国在这方面还有很大的提升空间。

事实上，采购文件的编制不容小觑，这是一门“大学问”，需要全方位把握其合法性与合理性，至少要做到以下九点：

把握编制采购文件总体要求。采购文件按照经批准的年度政府采购预算项目编制，内容应合法、规范、完整，表述清晰、准确、无歧义。

采购文件主要内容全面。采购文件内容一般应当包括：投标邀请；投标人须知；投标人应当提交的资格、资信证明文件；投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式；招标项目的技术规格、要求和数量；合同主要条款及合同签订方式；交货和提供服务的时间；评标方法、评标标准和废标条款；投标截止时间、开标时间及地点；行政监督管理部门规定的其他事项等。

采购需求合法合理。采购需求应当符合法律法规以及政府采购政策规定的技术、服务、安全等要求。采购人应当对采购标的的市场技术或服务水平、供应、价格等情况进行市场调查，根据调查的情况、资产配置标准等科学、合理地确定采购需求，并进行价格测算。采购需求应当完整、明确。

供应商条件依法设置。采购文件设置的条件应与项目本身具有的技术管理特点和实际需要存在关联性，售后服务应与采购项目有关，不得超出采购项目的服务范围。

符合性审查条款合理设定。符合性审查中要求供应商作实质性响应的条款，应当在该条款前以“★”等醒目标识予以明示；没有标明的视为非实质性响应条款。

评审因素及标准合法合理设定。评审因素的设定应当与投标人所提供货物服务的质量相关，可以包括投标报价、技术或者服务水平、履约能力、售后服务等；供应商的资格条件不得列为评分因素。评审因素应当细化和量化。

无效投标（响应）情形依法设定。笔者认为投标（响应）无效应包括以下几项内容：供应商不具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的条件；采购响应文件没有按采购文件的要求盖章或签名；供应商不符合资格条件；采购响应文件提供虚假材料；采购响应文件未完全满足采购文件中带“★”号的实质性条款或指标；供应商报价不确定或超过采购文件中列出的采购预算（最高限价）；联合体的供应商未提交各方共同签署的协议；供应商未按采购文件要求交纳投标保证金；评审期间，供应商没有按评审委员会的要求提交经授权代表签字的澄清、说明、补正或改变了采购响应文件的实质性内容；供应商对采购人、采购代理机构、评审委员会及其工作人员施加影响，有碍公平、公正；法律、法规、规章规定属于响应无效的其他情形。

采购合同主要条款合法明确。采购合同是采购文件不可或缺的组成部分。合同条款应明确规定买卖双方的权利和义务，并应与采购文件及投标（响应）文件一一对应，确保合同履约执行。合同主要条款包括通用条款和特殊条款。

供应商权利救济指引清晰。采购文件应载明供应商询问的途径、接收质疑函的方式、联系部门、联系电话和通讯地址等信息。采购文件应按采购人所属预算级次标明受理投诉的为同级财政部门。采购人和政府采购代理机构应重视处理对采购文件编制中的违法违规行为提出的检举、控告，做好解释、协调工作，指引供应商依法向采购人同级的审计、监察或财政部门反映。