张家港市招投标采购交易服务中心关于张家港市人力资源和社会保障局档案数字化加工项目的招标公告

标书编号：ZZC2012-G147

张家港市招投标采购交易服务中心受张家港市人力资源和社会保障局的委托，就档案数字化加工进行公开招标采购，现欢迎符合相关条件的供应商参加投标。

一、 招标项目名称及编号：张家港市人力资源和社会保障局的档案

数字化加工项目

招标编号：ZZC2012-G147

二、 招标项目简要说明：张家港市人力资源和社会保障局的档案

数字化加工项目，技术要求详见张家港市政府采购网。

三、投标人资质要求：各投标人必须符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的条件。同时具备：

1、提供自本次招标文件发售之日起由注册地检察院（或张家港市人民检察院）出具的近三年内无行贿犯罪记录的证明复印件；

2、本次采购不接受联合体投标。

四、招标文件领取信息：

招标文件领取截止时间：2012年10月23日下午5：00时（节假日除外）。只有领取招标文件的投标人才可参加本次招标活动。

答疑时间：2012年10月24日上午9:30整。

招标文件领取地点：张家港市招投标采购交易服务中心政府采购科；

地址：张家港市人民中路5号（市民服务中心二楼A区221室）

招标文件售价：本次不收标书费，自带U盘。

其他有关事项：前来领取招标文件的供应商必须出具法人营业执照副本复印件及法人授权委托书原件。

五、投标文件接收信息：

投标文件接收截止时间：2012年11月9日下午2:00时；

投标文件接收地点：张家港市招投标采购交易服务中心政府采购科（地址：张家港市人民中路5号（市民服务中心二楼A区开标室）

投标文件接收人：朱伟、郑浩、陈虹

其他有关事项：

六、 开标有关信息：

开标时间：2012年11月9日下午2:00时；

开标地点：张家港市招投标采购交易服务中心开标室

其他有关事项

七、本次招标联系事项：

联系人：朱伟、郑浩、陈虹

联系电话：****-********

传真电话：****-********

联系地址：张家港市人民中路5号

邮政编码：215600

网址：www.zjgzfcg.org

八、其他应说明事项：

张家港市招投标采购交易服务中心

2012年10月10日

一、项目名称

张家港市人力资源和社会保障局档案数字化建设。

本次档案数字化建设项目，是张家港市人力资源和社会保障局档案中心文书、设备、照片、实物、基建、电子、会计、劳动保障监察、劳动人事争议调解仲裁、社会保险业务等（永久、长期、100年、50年、30年、10年）保存并进行计算机管理的档案资料。

二、项目内容及要求

（一）档案数字化建设内容

1、档案数字化建设内容

（1）室藏纸质档案扫描约200万页；

（2）将张家港市人力资源和社会保障局原有各3Hmis档案数据导入新的档案管理软件中；

（3）档案案卷级目录、文件级目录的录入及细化（涉及个人信息的档案需入姓名、参保号、身份证号等个人信息）；

（4）向张家港市档案馆进行档案数据移交。

2、不限用户数的网络版档案管理软件两套（具有国家档案局颁发的计算机管理档案软件产品测评证书）

3、数据挂接（必须免费提供）

4、条码整理，利用现有的条码打印机将档案盒外增加具有一定规则的条码。以便往后的实体档案查找。

（二）加工规范要求

1、数字化加工的图像扫描、分类、检索的要求均需符合下列国际标准、国家标准和行业标准：

（1）扫描的影像标准必须参照国际标准化组织2005年12月颁布的国际标准《ISO19005-1 文件管理-电子文件长期保存格式 第一部分PDF的使用（PDF/A-1） 》的要求，同时必须达到档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求；

（2）档案著录分类时需符合档案行业标准《档案著录规则》（DA/T18-1999）的要求。

（3）电子档案管理要求必须遵循国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的要求。

（4）照片档案数字化后的分类检索要求必须符合国家标准《照片档案管理规则》的要求，其他各门类档案的分类和索引也必须遵循相应档案行业管理标准，如音像档案、会计档案、基建档案。

（5）文书档案分类管理应遵循档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的要求。

2、数字化加工过程需按照严格的质量控制规范进行，档案整理、档案扫描、图像处理、著录过程、数据挂接、数据校对、光盘刻录、档案还原等都需有严格的操作规范和质量标准。

3、纸质档案一般采用黑白二值图像扫描，但其中有彩色的页面如红色文头、印章、圆珠笔字迹、铅笔字迹、油印字迹，以及彩色照片、实物档案等必须采用彩色扫描；档案清晰度较差、带有图片的档案材料或黑白照片，可采用灰度扫描。

4、提供两套数据，一套TIFF格式；一套双层PDF格式。

5、扫描的照片、原始图片，保存时应以无压缩的最高品质保存。

6、所有扫描档案均要能实现题名检索、年度检索、类别检索、责任者检索、保管期限检索、文号检索、模糊检索、跨库检索、全文检索、字段条件检索等各类检索功能。

7、光盘刻录。

8、档案数字化加工要符合张家港市档案局《关于印发〈张家港市档案数字化实施细则〉的通知》（张档发〔2012〕7号）、《关于印发〈张家港市档案目录数据库结构与交换格式〉的通知》（张档发〔2012〕8号）的文件要求。

（三）相关软件要求

网络版档案管理软件必须是该软件的最新产品，同时具备档案收集、整理、检索、统计（含利用统计、收集数量统计等各种统计）、编研等功能，其性能指标为：

（1）软件必须与用工系统及触摸屏系统实现无缝衔接。

（2）系统提供档案的查（借）阅、统计、编研、销毁、保管、数据录入、数据管理、报表输出、检索查询等完整的档案业务功能，实现的高效、自动管理。其中报表设置、打印、维护方面，系统提供报表设计功能，并需内置符合国家档案标准和用户要求的规范报表模板，报表可以灵活调整打印的行数、字型及大小、打印内容、分页打印控制规则等。实现各种目录、卷皮以及档案统计年报填报的自动生成。可打印出各种标准的报表。要求系统提供案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表及全引目录等完全符合国家档案局要求的常用报表模板。系统可通过设置各种打印条件，输出满足用户要求的各种报表。支持用户对报表修改，或自定义新报表。要求系统支持档案检索结果的输出打印（能涵盖档案著录规则中的必选项）。

（3）软件必须将数据采集、录入、查询、基于内容的全文检索等所需功能全部涵盖，用户通过登录查询系统，能够利用模糊检索、分类检索、综合检索、全文检索、跨库检索快速查找到所需的信息资源进行浏览，在权限控制的范围内浏览目录、浏览电子文件内容、打印、下载电子文件等功能。满足检索条件的检索结果响应速度在3秒以内。

（4）数据录入满足项目、案卷、卷内目录、全文的自动关联；指定记录追加携带；档号、主题词等著录信息等自动生成；自动查重；批量修改（批量加前缀、批量加后缀、批量删除数据）、批量删除。

（5）在立卷归档过程中，用户可以按年度、保管期限、机构、类别、问题等角度进行归类生成归档信息临时库，经调整后立卷归档，档案的绝大部分信息都已自动生成，包括档案所需的各个流水号、档号以及其它可以自动生成的信息。

（6）数据分级管理：根据档案的门类设置若干子模块。不同门类的档案数据库中下设文件级与案卷级、全文（含原文格式）数据库。

（7）档案工作基本情况统计自动化涵盖三个方面：一是对档案工作基本情况制作国家档案统计年报；二是对档案全宗情况进行分类统计、汇总、分析；三是档案归档数据、档案利用数据进行统计、智能比较和分析。

（8）电子文件归档要求系统支持音频、视频、影像等主流多媒体格式文件上传、压缩、解压、管理、流媒体格式转换、在线利用、文件导出等功能。完成数据的导入导出和数据移交功能，并能自动转换成符合归档要求的格式。

（9）档案利用要求系统提供档案编研、光盘制作、WEB查询功能，配合数据库检索、内容检索、流媒体技术，以方便档案利用的程度及效率。利用高效、智能、实时的全文检索，保证100%查全率和高查准率。并可对档案数据操作进行授权。具有远程检索档案原文权限只能查看电子档案的PDF格式，仅档案馆人员可查看保留的电子档案原格式。对电子档案原文进行授权，限制用户查看、打印、下载、阅读时限、拷屏等操作权限。

（10）编研整理结合全文检索、OCR技术，从文件、档案库、借阅、查阅信息、网页日志中选取数据，自动形成专题目录库，并把目录对应的电子文件自动组合成word或excel等格式的文档，由用户编辑后形成完整的专题库，如大事记、组织沿革、统计数据汇编、制度汇编等。并可将专题库合编研成果发布。

（11）数据检索应实现模糊检索、分类检索（系统可以通过用户定义的档案分类查询，自动将该类下的所有信息检索出来）、组合检索、跨库检索、全文检索、字段条件检索等各类检索功能。系统可进行查、借阅登记和打印输出。满足检索条件的检索结果响应速度在4秒以内。其中全文检索的要求可实现对关系型数据库、Html、Text、Office等来源的信息进行搜寻；支持「英文万用字符（*、?）查询」；搜寻条件具有完整的布尔逻辑运算AND、OR、NOT能力，支持复合式布尔逻辑运算查询，可以提供同一种查询条件之重复使用率，提高系统资源的效益。

（12）软件必须具有灵活的基于角色的权限赋予机制，包括等级赋权、申请赋权、即使赋权等，并确保这些措施能够有效保证系统内所管理档案的安全性。

（13）软件必须采用目前比较先进的技术保证对所管理的电子档案的真实性和完整性，如数字水印技术等。

（14）软件必须具备对多格式数据的容载能力，能够将归档部门的多种数据格式转化为统一主流数据格式进行浏览，如PDF格式等。

（15）软件应该是基于目前比较通用的软件开发工具的，支持跨平台，独立于硬件平台和操作系统；支持分布式事务功能；支持Web服务；支持XML技术；数据库系统要求支持MS SQLServer或Oracle；应用服务器中间件应支持IBM WebShpere Application Server、Weblogic、Tomcat等主流产品。

（17）软件提供的数据转换功能可支持多种数据库，同时也为用户提供了一个通用的转换接口，可以在不同数据库之间进行数据转换；要求数字化后数据文件自动转换成可用于网络发布的PDF格式，同时保留扫描原格式，仅供档案管理人员查看。

（18）建立集综合信息维护、发布及查询利用为一体的档案网页。通过OA中单点登陆或通过浏览器登陆档案主页。主页应能实现对档案信息发布、文件浏览历史记录、专题发布的管理，同时实现作为对档案进行查询以及借阅申请等功能。网页具备的基本内容有查询登录、业务咨询、服务指南、规章制度、工作动态、业务学习、后台维护和友好链接等。

（四）标的技术要求

1、档案整理

（1）规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等不正确的字段应进行修改补录。

（2）对影响扫描质量的装订物（如订书钉、别针、其他固定器具）、装订线要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件。如拆除后不能复原的珍贵原件，乙方应请示甲方再决定是否拆除。

（3）破损严重、字迹模糊、无法进行扫描的原件要先进行修复，然后再进行扫描。

（4）利用现有的条码打印机将档案盒外的增加具有一定规则的条码。以便往后的实体档案查找。

2、档案扫描

（1）认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单，在数字化的过程中必须形成每个环节对应的操作流程记录，最终需移交给甲方保存。

（2）对每份文件的每页图像进行优化处理，扫描后形成的图像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、纠偏、修补、去污点、去黑边等图像加工处理等工作，保证图像的清晰端正，满足屏幕阅读和打印需求。

（3）采取合理的扫描方式，选择合理的对比度及亮度等扫描参数进行选择，保证图像（字符、印章、指纹）清晰；大于A3幅面的各类纸质档案页面采用一次扫描。

（4）对横向排放的页面进行左右旋转处理，以符合阅读习惯。

（5）扫描过程中因操作原因或其他原因导致的纸张破损或断裂时，应尽可能按原缝隙粘贴好，再用平板扫描仪扫描。

（6）要求利用专业摄影设备，专业摄影人员，保证摄影效果质量优质，不能有反光，保证图像（字符、印章、指纹）清晰。

（7）每一卷（件）纸质档案扫描处理完成后，必须安排相应的质检人员核对案卷（件）内每份文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员说明并做好相应的记录。

（8）检查核对完成后将当天影像数据上传到服务器保存。

3、图像处理

（1）扫描影像获取时一般将分辨率设置为200DPI。

（2）图像画幅数要与扫描交接单上保持一致，准确无误。

（3）每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。

（4）扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

①图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

②图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。

③字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

④图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

⑤大幅需拼接图像的因保证图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。

4、著录

在著录过程，如发现卷内页码标著错误，整理著录人员应校核后经档案馆批准后进行重新编制页码再进行著录。在著录过程中因个别案卷整理质量而影响著录的，服务机构在档案馆授权下在著录前按档案馆要求对该部分档案案卷进行重新整理、编目、装订；对于著录过程中涉及个别案卷破损严重的，必须进行全面的修补和全文扫描。因对档案的重新整理编目而引起的与之相关的案卷目录信息有所调整，服务机构应进行修改、著录。每份档案文件目录数据与其图像文件名必须建立一一对应关系，实现档案目录数据与图像文件的对接。中标单位必需确保著录数据的准确性，以实现数据在档案管理系统中准确无误地运行。

5、数据挂接

扫描处理处理后的图像成品，按年度、机构、类别上传至档案管理专用服务器，进行图像与管理档案软件系统的挂接。

（1）挂接过程中应通过参看原文内容，看文件内容是否与数据所著录的内容一致，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。

（2）确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，扫描成果在档案管理系统中有效检索和显示。

6、数据校对

以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录，并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的质量合格率要符合并达到国标验收标准才予以验收。

7、光盘刻录

每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘。刻录光盘时应注意图像信息的完整，刻录完成后要进行质量检查。质量检查的内容有图像文件能否打开，文件数是否准确，防止刻录失败。将TIFF格式和PDF格式的图象数据和目录数据刻录DVD光盘两套（具体要求见《中央档案馆档案数字化数据接收基本要求（暂行）》），并对光盘编目。光盘要求为名牌金盘，费用计入中标方总费用。

8、档案上架还原

所有进行数字化扫描、图像加工处理和信息著录的档案资料需恢复原样上架并保持原来排列顺序，文件装订还原准确率需达到国家相关验收标准。