功能组

功能

描述

文件

管理

文件登记

登记来文、发文和内部文件，并可以根据实际需求灵活定义文件管理类别

文件处理

文件登记后进入文件处理流程，可通过网络直接进行文件处理，也可打印文件处理单，进行手工处理。

文件归档

文件按照一定规则直接归档进入档案管理，不需要重新进行档案录入。

报表打印

查询、打印收发文登记簿，发文单、催办单等

档案

管理

档案录入

数据录入时，支持 TAB键和ENTER键从左至右、从上至下的自动跳项；系统支持自行修改调整录入界面；系统支持自动增加新记录和自动生成档号，每个管理项目字段进行“字段可空”、“值可重复”、“权限控制”、“自动加一”、“值继承”等属性设置；

档案调整

卷内顺序调整、分卷调整、合卷调整、拆卷调整、案卷顺序调整、件号顺序调整

报表打印

提供各类型标准报表打印模板；系统支持多个条件的灵活打印输出；支持自定义报表格式。

原文管理

可直接对每一条记录进行多页原文的添加、删除、调整顺序等；支持多种电子文件格式,可直接在线浏览。

其他

特定

功能

1、数据回收站：对于误操作的数据暂时缓冲到回收站，回收站具有恢复、清空等功能

2、数据排序：系统支持即点即排，在网格数据列表界面，只需点击任意字段名，系统即可按照该字段的数值进行升序或倒序排列。

借阅

利用

借阅利用

提供完善的文档资料借阅利用管理机制，包括借阅利用人管理、文档检索、借阅登记、借阅管理以及借阅统计。借阅管理中提供催还、续借、归还以及打印借阅相关报表单据，为了便于管理员监控整个借阅数据，系统自动对借阅状态进行区别。

全文检索

通过全文检索引擎，可对OCR识别后的公开档案进行全文检索。

授权阅读

对于特殊人群需要浏览特定文件时，管理员可以通过系统的授权阅读功能，把部分条目或条目及原文单独授权给特定人员查看，系统可以授权给系统内部人员，也可自动生成临时账号以便外部人员查看，同时可以控制授权时间。

保管

鉴定

库房存放及管理

虚拟档案库房，即在档案系统体现出库房结构，并且体现出档案柜的列、排及盒内文件；数据和实体档案存放位置索引；库房温湿度登记等

鉴定销毁

系统须设置到期鉴定和销毁清册子模块，严格按照档案鉴定销毁流程设计。

编研

统计

编研材料

提供重要文件汇编、组织沿革、人事任免汇编、基础数字汇编、大事记等编研向导。同时可根据需要把查询率极高的文件做成专题目录。

统计报表

基本情况年报；所有的文件、档案及图书资料进行各种条件的统计，并形成报表输出各类统计表格

移交

接收

移交接收

各分支机构可以通过移交将数据移交至市局档案中心；市局通过接收功能接收下级单位移交的数据。

扫描 加工

批量扫描

经过整理的文件资料通过扫描仪扫描转化为影响电子原文的过程。

原文挂接

是按照一定的设置条件，对原文进行批量挂接.简化一条一条挂接原文的操作。

移动档案

信息发布

系统的全部或部分数据，包括目录数据以及原文以一定的格式迁移到光盘上，也叫光盘发布。光盘发布同时可以作为数据备份和数据迁移的方法。

发布管理

对信息发布记录的管理，包括光盘编号、发布日期、发布人、发布主题、发布单位、发布内容、光盘数量、用户密码等多项内容的提取，只要利用信息发布模块进行光盘发布的相关内容，在发布管理中都可以体现。

数据 管理

数据导入导出

解决不同机器之间数据的传输问题，系统设置了导入、导出两个模块，对存放在服务器上不同类型的数据库（DBF、ACCESS、SQL ANYWHERE、SQL SERVER、SYBASE、ORACLE）的数据进行导入和导出，从而提高了工作效率。

备份与恢复

为了防止数据被损坏或丢失，系统提供了数据备份功能，就是将本机器中的目录数据及电子原文数据压缩后复制到软盘、光盘中，以适用不同情况的数据需要。

系统

管理

立档单位管理

支持多立档单位

全宗管理

支持多全宗（单位）管理

档案门类管理

每个立档单位均可分别设置自己的档案门类。门类设置功能应包含门类的增加、删除、修改。用户可以自定义门类的字段（包括字段属性）、著录项、著录界面、报表等。

分类管理

每个立档单位均可按照本单位实际设置自己的实体分类方案。

档号设置

可自行创建档案门类，自定义相应档案门类的档号组成项、连接符、组成项字符长度。

用户管理

1、用户分级管理：中心超级管理员只需分配各立档单位的系统管理员，各立档单位的用户由各自的系统管理员添加并分配权限。

2、权限控制：至少提供四级权限控制：1)立档单位权限:决定用户是否能够进入某一立档单位。2)模块权限:决定用户是否对某一系统模块具有权限。3）操作功能权限：决定用户是否具有某一功能的操作权限4）数据控制权限：决定用户是否可以访问某条特定档案，以及是否可以查看此档案的电子文件。

字典维护

可自定义系统中的字典项

报表管理

用户可自定义各种业务报表