常熟理工学院合同管理系统招标文件
常熟理工学院
合同管理系统招标文件

经学校研究，决定将“合同管理系统”软件开发通过校内公开招标的形式确定开发团队。欢迎有软件开发实力的本校教职工前来投标。现将有关事项告知如下：
一、投标人资质
项目负责人需本校在编在岗教职员，具有中级及以上职称，熟悉我校信息化系统，具有数据库应用信息系统开发经验，数据交换技术经验，单点认证SSO项目经验，经历过Office在线编辑、工作流应用项目实施经验。
二、项目需求（详见附件一）
三、付款方式
本项目采取包干结算，要求中标人自行承担学校科研劳务收入的相应个人所得税税金。付款时间视项目开发进度而定，具体如下：
第1阶段（至2013年1月15日）（支付项目总额25%）
调研、了解用户需求，规范合同起草、审批流程文档，设计合同管理数据库。
第2阶段（至2013年3月15日）（支付项目总额25%）
完成合同文档在线编辑、审核核心模块功能，以及合同信息管理的常规查询、管理功能；
第3阶段（至2013年5月15日）（支付项目总额25%）
根据用户反馈，扩充、完善系统功能；
第4阶段（至2013年6月15日）（支付项目总额20%）
“合同管理系统”项目实施完成，整体验收。
项目开发完成后半年的维护阶段结束（支付项目总额5%）。
四、投标文件内容
1、投标人（项目负责人）职称等证明材料
2、项目组成员名单及分工情况
3、项目开发实施方案及成功案例
4、投标报价书（格式见附件二）
投标文件一式二份，正本一份，副本一份，每一份投标文件上要明确注明“正本”或“副本”字样，如正本和副本由差异时，以正本为准。投标人应将投标文件用封套密封，并注明投标项目名称和投标人姓名、联系电话等。
五、投标时间：2012年12月14日上午11：00前，逾期恕不受理。
六、送标地点：常熟理工学院招标办（东湖校区知新楼107室)
附：如本项目未在规定时间内完成，项目负责人在项目终止期开始起的3年内不得申请其他校内项目。

七、联系电话 ：
技术标的 信息办：冯老师 ****-********
商务标的 招标办：张老师 ****-********

招标办
2012年 12月 5日

附件一
合同管理系统项目
一 项目建设背景和目标
1.1建设背景
长期以来，采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：
1) 文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。
2) 进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足学校发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。
3) 信息汇总困难：采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。
4) 缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。
因此，为了解决上述问题，帮助业务管理部门更好的管理和监控学校合同运作流程，需要开发一套功能完整的智能化的合同管理系统软件，实现合同管理规范化、智能化，提高办公效率及人员的利用率。
1.2建设目标
合同管理系统就结合常熟理工学院的特点，为企业量身定做的成熟的合同管理系统，主要完成以下项目目标：
1. 建立合同信息、客户信息以及项目信息的信息维护管理平台。
2. 围绕合同管理、客户管理、项目管理、合同收/付款管理、欠款管理、发票管理，建立有关的工作业务流程的管理平台。
3. 用户对已生效的合同信息进行查询、合同智能统计分析、合同催收催付预警提示，建立相关的信息查询平台。
针对不同的角色，根据业务情况进行管理控制，为企业单位员工与领导、 总部与分支机构、各业务部门之间的协同业务工作平台。
二、系统建设项目整体需求
2.1 合同管理系统应用架构设计要求
合同管理系统提供基于WEB方式的应用界面，应用界面通过HTTP技术与WEB服务器通信。系统的业务逻辑通过应用服务实现，包括基础数据管理、基础功能操作、业务合同管理、业务报表呈现等。
系统通过专业的数据库技术，实现所有数据的统一管理。
系统通过将数据、功能和界面封装为服务，并统一发布到系统集成平台，供其他系统调用和访问，实现系统服务的共享。
2.2 合同管理系统功能需求
合同管理系统涵盖了学校相关部门、用户、往来单位、项目以及合同信息，是学校多部门协作共同完成的，那么根据不同的业务模块，则由相应的部分负责信息维护与业务流程跟进。
2.2.1客户管理
由于合同业务面临的签署对象有客户和供应商之分，所以客户类型分为客户和供应商，每个客户以及供应商要有相应的客户以及供应商编号以及客户和供应商信息。通过客户管理提供客户信息查询、修改和删除信息。
2.2.2合同管理
合同管理是本软件系统的核心功能，提供从合同的发起到合同执行完成，以及合同过程监控的全部过程。
合同发起：提供业务归口部门根据合同分类对合同统一编号，同时维护合同所属项目，以及合同合作往来客户等信息。
合同起草：系统提供相应示范文本，起草人根据相应的模板，填写合同要素，合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定合同条款格式。
合同审批：根据学校的业务流程，设计系统审批流程，保存所有审批意见，以及修改版本，最终能够输出合同审批单。
合同生效：资产管理处合同章管理人员在相关业务部门以及合同审批表审核无误并签字同意后，在各个合同文本上同时盖”合同章”,并且在各个文本的各页加盖骑缝章。系统中记录相关电子材料，并形成记录。
合同变更：记录合同变更的原因，影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾变更过程的严谨和自动性，关联结果，有据可查，责权分明。
合同履行：合同签订部门负责合同的履行，记录相关的项目执行记录、收付款记录等，同时记录相关凭证。如履行中如遇变更，解除的，首先法律顾问咨询，并在此基础上，在双方协商一致，签署书面协议，按照原合同的签订审批程序报批。
合同监控：用于合同履行过程遇到的问题、处理意见以及反馈等信息。
2.2.3合同统计分析
提供按照各种方式的分类查询，如按客户查询、按归口查询、按部门查询、按类别查询、按方向查询、同时各项查询支持本周、本月、本年度查询。并根据需求生成各类归口的统计报表。
2.2.4数据编码维护
提供合同类别，合同方向的数据编码维护。
2.2.5系统管理
提供用户管理、群组管理、权限分配、密码维护、用户登录日志，数据备份恢复等功能。
2.3合同管理系统接口集成要求
考虑系统可能会和人事系统对接，实现校内组织机构以及人员的自动同步，实现邮件的自动发送。对于系统间接口，一般会根据接口性质，选择最合适的技术进行实现。
1. 应用集成
应用层面的集成主要完成系统间应用层面的服务调用，可用于应用间的协调及少量的数据交换。在技术实现上，这种服务调用可以实现为系统间点对点直接的服务调用，被调用的服务可以被封装为EJB、Web Service等各种形式，但要求必须是接口双方都能支持的形式。
2. 数据集成
系统共享数据区的实现方式都可支持。具体在实施时选用哪种，还要看周边系统的具体情况根据端到端运营支撑的需要，资源管理系统和周边系统之间存在部分双方都可见的业务和基础数据。数据集成的目的就是要实现对于这部分数据的理解达成共识、高度一致和充分共享，同时又要使系统间的干扰最少，保证资源管理系统和周边系统之间的松耦合。
三 软件架构要求
系统在整体上采用SOA面向服务的技术架构，系统在设计时注重对服务的提取和封装,对界面和业务进行了服务封装。软件在整体架构上应采用.NET的多层模型。多层模型中的每一层都可以被想象成一个虚拟机，它是一个抽象的功能模块集合，提供一组特定的功能和服务。各层通常只和相邻层发生交互行为，一般不会越层访问其它层的服务。
1. 数据访问层
提供与业务逻辑无关的数据访问，包括数据的持久化、发布、查询、订阅等。
2. 业务组件层
业务组件辑层实现系统业务逻辑相关的处理功能，将业务能力封装成细粒度业务组件。
3. 业务服务层
服务层对系统业务层组件进行服务能力封装。
4. 界面组件层
界面组件层由用户的界面独立组件组成。
5. 用户界面服务层
界面服务层对外系统和其它构件调用的界面进行服务封装。
四 系统建设项目开发周期要求
合同管理系统总体分为以下几个阶段实施：
第1阶段（2012年12月15日～2013年1月15日）
调研、了解用户需求，规范合同起草、审批流程文档，设计合同管理数据库。
第2阶段（2013年1月16日～2013年3月15日）
完成合同文档在线编辑、审核核心模块功能，以及合同信息管理的常规查询、管理功能，并开放试运行。
第3阶段（2013年3月16日～2015年5月15日）
根据用户反馈，扩充、完善系统功能，并完成与校内其他系统的数据记忆接口集成。
第4阶段（2013年5月15日～2013年6月15日）
根据用户反馈，扩充、完善系统功能，并配合资产管理处整理历史合同数据入库，完成项目部署。
第5阶段（2013年6月16日～2013年12月31日）
系统维护、技术支持
五技术文档和后期维护服务
合同管理系统交付使用时，中标方应提供完整的开发文档、技术手册和用户手册，并对系统相关使用人员进行培训。
系统上线试运行期间，中标方应根据用户系统使用情况反馈做相应的功能变更、系统功能范围内的扩充。
系统上线运行后，中标方应提供2年的免费技术支持保障。
六 项目验收
1.项目验收分为阶段评审验收和整体项目初步验收和最终验收三个部分；
2.项目实施过程中的每个阶段，须提供验收申请，招标方的工作小组将对项目进行评审，评审通过才能继续后续项目的实施；
3.项目总体完成以后，须向招标方提交项目验收申请，招标方组织数字化校园工作组对项目进行初步验收；
4.初步验收通过，经一个月的试用期，投标方可向招标方提交项目验收申请，招标方在收到项目验收申请的7个工作日内，组织专家验收，并向中标方提供项目验收报告。
5.投标方必须提供完整的项目验收方案

附件二：
投 标 报 价 书
致：
本投标人 （投标人名称）已详细审阅了关于 招标文件的全部内容，认为我们完全有能力开发合同管理系统，现正式提交按招标文件规定编制的投标文件正本一份，副本一份。声明如下：
1）投标报价为 （大写）。
2）本投标人承诺，如果我们的投标被接受，我们将履行招标文件的每一项要求，遵照招标文件的全部内容，承担招标文件规定的全部责任和义务。
3）本投标人愿意承担直至合同签订时止为此项投标所开支的一切费用。
4）本投标人理解招标人没有接受最低投标报价的义务。

投标人姓名：
签署时间： 年 月 日
联系电话：