中资国际工程咨询集团有限责任公司关于万丰地产档案室升级改造、信息化建设服务采购招标（ZZGJ2020-G3-0126）项目更改公告（一）
中资国际工程咨询集团有限责任公司关于万丰地产档案室升级改造、信息化建设服务采购招标（ZZGJ2020-G3-0126）项目更改公告（一）
项目名称:中资国际工程咨询集团有限责任公司关于万丰地产档案室升级改造、信息化建设服务采购招标（ZZGJ2020-G3-0126）项目更改公告（一）
中资国际工程咨询集团有限责任公司关于万丰地产档案室升级改造、信息化建设服务采购招标招标（ZZGJ2020-G3-0126）项目更改公告（一）
各投标人：
一、项目名称及项目编号：
项目名称：万丰地产档案室升级改造、信息化建设服务采购招标招标
项目编号：ZZGJ2020-G3-0126
二、首次公告日期：2020年12月08日
三、原信息发布网站：、中资国际工程咨询集团有限责任公司网（www.zzzb.net）。
四、更改事项：
（一）原公开招标采购文件 第二章 招标项目采购技术规格、参数及要求“七、采购项目需求一览表”更改为：
序号 | 名称 | 数量 | 单位 | 服务项目要求(或技术参数需求) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1 | 万丰地产档案室升级改造、信息化建设服务采购招标 | 1 | 项 | 第一章 项目背景 我公司在日常工作中，每年都会产生大量的往来公文、请示批复、施工材料、施工清单、预算材料、综合材料、会议音像资料、财务票证等档案。这些档案都是宝贵的信息资源，经常被内部各个部门查询调阅，档案室还未定级，现档案室2013年以来的文书档案已整理成件但未实现数字化，基建档案等未实现规范化整理及档案数字化处理。随着档案的逐年累积，传统档案保存方式已经不能满足档案管理、查询借阅的需求。具体表现在以下几个方面: 1.档案保管条件差，存在安全隐患： 档案室建设较简陋，卫生条件较差，防盗、防火、防潮、防虫等措施不到位，档案存放的状况愖忧，与自治区档案室定级中的“九防”（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温）要求有一定的差距。 2.文件收集不齐全，档案门类单一： 文件收集不齐全，公司档案没有实现集中统一管理，导致档案归档率低，给档案利用者带来不便。 3.档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长： 档案管理采用传统方式，纸质档案入室后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间，导致较多档案入架后被长期堆放、得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。 4.档案存放次序较易被打乱： 目前档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。 5.档案查阅耗时长： 随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找，查找过程繁琐。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。 6.档案的盘点操作不科学： 由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大、耗时的工程。 7.对失效档案的管理滞后： 有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在密集架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。 8.档案未完全实现规范化整理及数字化处理，将在今后的工作中凸显以下几个问题： （1）人工查询速度慢。档案室存放的档案，一旦某件档案需要复查，查询一份案卷有时需要在档案库房里查询花费少则几小时，多则几天，影响效率。 （2）档案利用繁琐。人工借阅费时费力，借阅的档案文件需要利用文件内的信息时，需要先检索档案目录册后再进入档案库房查找。 （3）档案保藏要求高。档案作为重要的文件资料，需要长期安全保存。这些纸张文档易黄、易脆、易粘，对温度、湿度要求极高，还要注意防火烧、防水浸、防虫蛀、防鼠咬、防霉变，因此，这对档案库房提出了严格的要求。然而当档案保存时间长，难免造成纸张受损、变质、发黄等，给档案复查调阅带来影响。 （4）易遭人为非故意损坏。档案作为信息的重要载体，经常被利用者翻阅。纸张文档极容易受到磨损、撕毁、遗失，甚至易遭到人为非故意损坏；当档案保存时间长，难免造成纸张受损、变质、发黄等，一些档案孤本也易在反复借阅时损坏或遗失。无法充分保证档案的完整性，这对档案的安全构成极大的威胁。 （5）不能实现资料共享。纸张资料一次只能供一个人翻阅，不能实现多人同时查询，只能轮流翻阅，这严重降低了查档的效率。如果使用原件复印提供多人查阅，不但增加复印成本，而多次使用复印件，其中的复印光照射对档案原件的字迹也有影响。 （6）缺乏安全有效的备份。传统的档案管理中，一切档案利用都是基于纸张文档的原件，而纸张文档的原件则无时无刻不面临着各种威胁，纸张文档需要安全有效的备份。 （7）无法适应信息时代的新要求。在高速发展的信息时代，Intranet/Internet变得日益流行和普及，人们通过Intranet/Internet可以方便地查找到自己需要的信息。档案作为一种重要的信息资源，不能在Intranet/Internet上发布和传输，就不能适应信息时代的新要求。 鉴于以上管理现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。 第二章 整体解决要求1.档案数字化建设要求： 利用数字档案馆系统对所有的档案资料进行数字化处理，快速的将纸质档案转换成为电子档案，以便于在计算机和网络上进行进一步的管理和利用。 2档案整理服务要求： 本次档案整理服务加工项目的流程总体上可划分为档案接收、档案鉴定及分类、档案排序、档案打码、档案装订、组卷、盖填档号章、条目录入、档案装盒、完善档案盒封面、目录打印、档案上架（如下图所示）。整个工作流程严格按照以上步骤进行，运用ISO9001质量管理体系进行管理，保证项目质量。 利用高速扫描仪和档案管理系统对纸质档案进行数字化处理，在目前的计算机及相关技术的支持下，最好的方法就是采用文档影像技术，把原始的档案通过扫描的方式变成可以通过计算机管理和利用的电子信息，即电子档案图像信息，这样在查询利用时可以避免接触原始文件，又能满足计算机联网查询，提高档案的利用效率，使得档案可以以电子资源形态进入档案资源信息领域，通过对电子档案的利用体现出档案的价值。 为了取得优质的档案资料数字化处理质量，按照国家纸质档案数字化标准及广西区数字化技术标准来制定一套严格的档案数字化标准来保证质量： 1、高精度扫描：均采用300DPI的分辨率进行档案扫描； 2、扫描格式：彩色JPEG格式或PDF格式； 3、图像旋转、纠偏、清晰度调整； 4、图像质检，确保无缺页、漏页、空白页，页面排序正确； 5、保证档案原文原貌，符合正确的阅读习惯； 6、档案整理及档案数字化加工流程图见下： 数字化加工处理流程图 数字化后的档案使用《档案综合管理系统》进行管理，要求系统不仅可以对档案目录级进行管理，还可以对数字化后的电子档案进行统一的文件管理和用户使用权限的管理，充分保障管理的科学性和数据的安全性，实现网络办公。 5.数字化数据存储和备份要求：由于档案室的档案量大，且很多档案信息要求的保密性高，为了能保证数字化后的电子档案数据的存储和安全，设计了完整的图像文件存储和数据备份方案。 对于扫描后所形成的档案图像文件，采用文件存储方案。文件存储方案具有以下优点：电子档案图像文件以文件的形式存储在磁盘上，通过文件管理系统进行管理，数据库仅存储相关的索引信息和管理信息。这种方案便于分散备份和恢复，减少数据库的负载，查询效率高，尤其是便于灾难恢复。 数据备份设备可采用可擦写光盘、光盘库磁带、磁带库、移动硬盘等多种存储介质。 第三章 建设目标要求（1）实现档案室各门类档案的规范化管理及信息化建设； （2）实现档案室等级认定（如需）。 第四章 采购服务项目、技术规格、参数及要求 （1）档案数字化服务：
（2）档案管理系统：
（3）档案管理系统：
（4）档案室所属设施
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商务部分： | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1、培训：系统开发调试正常运行后，免费提供现场技术培训，培训次数不限，保证用户使用人员能正常操作各种功能。 2、质保期：自项目验收合格之日起，进入1年免费质保期，项目承建商需安排专业技术人员负责软件跟踪运行维护服务。 3、售后技术服务要求： （1）项目承建商需承诺提供7×24小时的售后服务。提供包括但不限于故障排除、性能调优、技术咨询等服务内容；项目承建商必须提供详细的技术支持和服务方案； （2）在项目进入质保期后，提供包括但不限于现场、电话、远程、定期巡查等方式的系统支持服务，以保证系统正常、稳定运行； （3）系统出现问题后，投标人在接到的招标人技术咨询后，应在1小时内响应，12小时内指派技术人员到达现场处理；一般故障2小时内排除，重大故障8小时内排除； （4）免费提供系统升级服务，系统升级次数不限。 4、付款方式： (1)本项目合同采用固定单价包干形式，最终结算总价以实际工作量为准。合同签订后7个工作日内支付合同暂定总价的30％，完工并验收合格后，结算经甲方审定后7个工作日内支付至结算总价的97%，剩余合同结算总额的3%作为质量保修金，待质量保修期满后返还（无息）。 (2)在甲方支付款项前，乙方须同时向甲方提供请款函及符合国家及地方税务机关规定的相应金额的有效增值税专用发票，如不提供或提供的发票有瑕疵，甲方有权拒绝付款，乙方不得以此为由不按本合同约定履行义务。 5、交付使用时间：自签订合同之日起180日内（日历日）； 6、交付地点：南宁（招标人指定地点）。 7、知识产权要求： （1）本项目版权（定制开发部分）归招标人（广西万丰房地产开发有限公司）所有。中标人不得向项目组以外任何公司、组织、个人，以任何形式提供本项目建设的需求、源代码、编译后程序及相关文档，不得销售或转让给第三方（公司自有开发框架及平台除外）。中标人项目实施中如有功能依赖于第三方商业软件，需事先征得招标人书面同意，并负责支付所需费用，并必须要有第三方公司正式授权广西万丰房地产开发有限公司使用许可。如有版权纠纷，开发方应承担所有责任。 （2）在项目周期内，投标人必须提供配套设计文档（如有），设计文档应包括系统安装部署方案、业务需求分析、详细设计说明书、概要设计说明书、用户操作手册以及其它按招标人要求需要提供的项目相关材料。 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
（二）原公开招标采购文件第四章 评标办法及评分标准 “2、技术分：(1)参数性能分（满分9分）：设备技术参数及性能配置完全符合招标文件的得满分9分；主要技术参数（带★号的参数）不符合招标文件者，则视为没有实质响应招标文件要求，作为无效投标处理；其他技术参数及性能配置参数不符合招标文件的，每有1项扣3分，最高可扣6分；投标文件需按招标文件要求提供有关证明材料，带★产品中标后中标人必须要提供对应生产厂家的供货证明，否则，采购人可作为无效投标处理，并按规定对投标人进行网上通报处理。”更改为：“2、技术分：(1)参数性能分（满分9分）：设备技术参数及性能配置完全符合招标文件的得满分9分；主要技术参数（带★号的参数）不符合招标文件者，则视为没有实质响应招标文件要求，作为无效投标处理；其他技术参数及性能配置参数不符合招标文件的，每有1项扣3分，最高可扣6分。”
（三）原招标公告及采购文件中投标文件递交截止时间及开标时间：“2020年12月29日9时30分”现更改为“2021年1月08日上午9时30分”。
（四）本项目投标保证金缴纳截止时间为：2021年1月08日上午9时30分前。其他事项不变。特此通知。
五、联系方式：
采购单位：广西万丰房地产开发有限公司； 地址：南宁市青秀区竹溪南路8号。
联系人：林工 联系电话：****-*******
采购代理机构项目负责人：黄旋； 电话: ****-*******
采购代理机构地址：南宁市青秀区长园路8号大地华城S3-01号商场三楼。
中资国际工程咨询集团有限责任公司
2020年12月23日
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