象山县档案馆数字化加工服务采购项目招标编号：2013XSZFCG020G招标文件象山县公共资源交易中心二O一三年二月招 标 公 告根据《中华人民共和国政府采购法》、财政部《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《宁波市政府采购程序及实施规范》和《象山县政府采购招标投标管理暂行办法》等有关的规定，受采购人的委托，象山县公共资源交易中心现就象山县档案馆数字化加工服务采购项目进行公开招标，欢迎国内有完全具备招标项目履约能力的供应商前来参加投标。1、招标编号：2013XSZFCG020G2、招标方式：公开招标3、项目内容：象山县档案馆数字化加工服务项目4、投标人参加本次政府采购活动应当具备条件: （1）具有独立承担民事责任的能力；（2）具有良好的商业信誉和售后服务；（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（4）有健全的财务会计制度，企业依法纳税，前三年内在经营活动中没有重大违法记录；（5）其它条件包括：。具有独立法人资格，注册资本在100万元及以上，有档案数字化加工管理系统软件著作权证书和软件登记证书的投标供应商，均可参加投标。（不接受任何形式无资质单位的挂靠及联合体参加投标）5、投标保证金：人民币伍仟元整。（开标前以转帐、电汇、网上银行划帐等形式汇入招标人账户，以实际到帐为准，并提供银行回单到三楼财务室开具收据）。6、招标文件售价：500元人民币（参加投标的在投标当日到公共资源交易中心四楼采购科２交纳）。7、获取招标文件方式：（1）现场购买；（2）网上下载，下载网址：http://www.xsbm.gov.cn/zbtb 或http://www.nbzfcg.cn/ 注：网上下载的标书费、投标保证金于开标之日投标截止时间之前交至采购科二。8、购买招标文件时间：2013年2月27日至2013年3月19日。每天8:30-11:30，13:30-17:00（节假日除外）。9、购买招标文件地点：象山县公共资源交易中心（丹峰西路161号）。10、投标截止时间：2013年3月20日14时00分整（北京时间）。逾期递交投标文件恕不接受。届时请参加投标的代表出席开标仪式。11、开标时间：2013年3月20日14时00分整在象山县公共资源交易中心开标小厅公开开标。12、开标地点：象山县公共资源交易中心开标小厅（丹峰西路161号）。13、温馨提示：投标之前参加投标的供应商必须在宁波市政府采购网http://www.nbzfcg.cn/上注册，否则不进行中标公示并拒绝签发中标通知书。 14、有关投标的一切相关手续请在投标截止时间之前当天到上述指定地点办理。联系人：张海敏电话：****-********邮编：315700传真：****-******** 帐户名称:象山县公共资源交易中心开户银行：农行象山新丰支行(丹南路269号) 帐号：****************0第一部分投标邀请函序号内容1项目编号：2013XSZFCG020G项目名称：象山县档案馆数字化加工服务项目数量及要求：详见招标货物一览表2招标人: 象山县公共资源交易中心地址： 丹西街道丹峰西路161号邮编：315700帐户名称:象山县公共资源交易中心开户银行：农行象山新丰支行(丹南路269号)帐号：****************0URL:Http://www.xsbm.gov.cn/zbtb或http:// www.nbzfcg.cn/3招标方式：公开招标评标办法：综合评标法4付款方式: 按档案数字化加工的批次加工量进行单独结算。交货期：按合同规定时间交货地点：象山县档案局5采购人：象山县档案局6招标文件领取时间：2013年2月27日至2013年3月19日，上午8:30-11:30，下午13:30-17:00（节假日除外）领取地点：象山县公共资源交易中心采购科逾期者视作弃权。7投标书递交至：象山县公共资源交易中心采购科联系人：张海敏联系电话：****-********投标截止时间：2013年3月20日14时00分整。逾期收到或不符合规定的投标文件恕不接受。8开标时间：2013年3月20日14时00分整。 开标地点：象山县公共资源交易中心开标小厅9投标书价格标4份,技术商务标正本1份 、副本6份；投标有效期：开标后 90天10投标保证金：人民币伍仟元整（开标前以转帐、电汇、网上银行划帐等形式汇入招标人账户，以实际到帐为准，并提供银行回单到三楼财务室开具收据）。11标书费人民币500元第二部分 投标方须知A 总则1、本次象山县档案馆数字化加工服务采购项目（1）具有独立承担民事责任的能力；（2）具有良好的商业信誉和售后服务；（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（4）有健全的财务会计制度，企业依法纳税，前三年内在经营活动中没有重大违法记录；（5）其它条件包括：。具有独立法人资格，注册资本在100万元及以上，有档案数字化加工管理系统软件著作权证书和软件登记证书的投标供应商，均可参加投标。（不接受任何形式无资质单位的挂靠及联合体参加投标）2、投标方应遵守有关的国家法律、法令和条例。3、如投标方代表不是法人代表，须持有《法定代表人授权书》。4、无论投标结果如何，投标方自行承担所有与参加投标有关的全部费用。B 招标文件5、招标文件5．1招标文件组成。(1)招标公告(2)投标邀请函(3)投标方须知(4)采购货物需求(5)合同(样本)(6)附件(样本)5．2投标方应详细阅读招标文件的全部内容。按照招标文件要求提交投标文件，并保证所提交的全部资料的真实性。不按招标文件的要求提供的投标文件和资料，则被视为无效标而导致投标被拒绝。5．3投标方对招标文件有疑点的技术指标等内容要求澄清的，或认为有必要与用户进行技术交流时,应在采购响应截止时间五日前用书面、或传真形式通知招标方。如有必要，招标方应将修改的内容在财政部门指定的政府采购信息发布媒体和象山县公共资源交易中心网站上发布更正公告，并以书面形式通知投标方。该澄清或修改的内容为招标文件组成部分。5．4在投标截止时间前，招标方有权对招标文件用补充文件的方式进行修改。应当在招标公告规定的投标截止时间前十五日，以书面形式或在规定信息发布网站上通知所有招标文件收受的每一投标方。如因招标文件的修改而影响投标截止日期和开标日期的，应酌情推迟投标、开标日期，并将此变更在网上通知每一投标方。C 投标文件6、投标文件计量单位： 投标文件中所使用的计量单位，除招标文件中有特殊要求外，应采用国家法定计量单位。7、投标文件的组成（价格标和技术商务标）7．1价格标开标一览表（附件三）7．2技术商务标（包括）(1)投标函（附件一）(2)非法定代表人参加的应持有法定代表人授权书（原件）和委托人身份证复印件（附件二）（3）企业营业执照、税务登记证、企业代码证、档案数字化加工管理系统软件著作权证书和软件登记证书（复印件并加盖红章，并随带档案数字化加工管理系统软件著作权证书和软件登记证书原件）（4）认为必要的其他资格或证明文件(5) 投标货物技术要求响应表（附件四）(6) 投标货物名称、规格型号和数量清单（附件五）（7）相关的技术方案、产品介绍（重要）（8）实施技术人员一览表（附件六）（9）售后服务承诺书（附件七）（10）项目施工方案、项目验收和工期计划（11）项目培训方案（12）售后服务与技术支持详细方案（13）投标单位情况（14）完成类似项目一览表（附件八）8、投标报价8．1投标方要按投标货物的规格采用单项报价。8．2所有投标价含货物的购置费、运输费、途中损耗费及各种税费，以人民币报价。8．3最低报价不能作为中标的保证。9、投标保证金9．1投标方应按第一部分投标方邀请函规定提供投标保证金。9．2投标保证金可采用下列形式：开标前以转帐、电汇、网上银行划帐等形式汇入招标人账户，以实际到帐为准。9．3中标方的投标保证金在与买方签订了经济合同后交中心采购科、财政局采购办备案才无息退还。9．4落标的投标方的投标保证金将在招标人签发中标结果（落标）通知书后7天内无息退还。9．5发生下列情况之一，保证金将被不予退还。（1）投标人在投标有效期间内撤回其投标。（2）中标方在规定期限内未能按照招标文件的规定签订合同。10、投标文件的有效期、签署及规定10．1自开标日起90天内，投标书应保持有效，有效期短于这个规定期限的投标，将被拒绝。10．2在特殊情况下，招标方可与投标方协商延长投标标书的有效期。这种要求和答复都应用书面、传真的形式进行。投标保证金的有效期也相应延长。投标方可以拒绝接受延期要求，而不会因此被没收保证金。同意延长有效期的投标方，但不得因此而提出修改投标书的要求。10．3投标方应填写全称，同时加盖印章。投标文件必须由法人代表或授权代表签署。10．4投标文件中：其中技术商务标的投标书一式7份，正本1份，副本6份；价格标4份，正本1份，副本3份。如果技术商务标正本与副本不符，以正本为准。10．5投标文件的正本必须以不褪色的墨水填写或打印，注明“正本”字样。副本可用复印件。投标文件不得涂改和增删，如有修改错漏处，必须由同一签署人签字或盖章。因字迹潦草或表达不清所引起的后果由投标方负责。D 投标文件的递交 11、投标文件的密封及标记11．1投标文件应按以下方法分别装袋密封：11．1．1技术商务标的投标书正副本装在同一个密封袋内；价格标装于一个单独信封或文件袋。技术商务标与价格标的每个包装封口处均应有投标代表的签字及投标单位加盖骑缝章。11．1．2封皮上均应写明：（1）致：象山县公共资源交易中心（2）招标项目名称 ： （3）招标编号： （4）标明“请勿在开标时间之前启封”字样（5）投标方单位名称、授权代表姓名和联系电话。11．2如果投标方未按上述要求密封及加写标记，招标方对投标文件提前启封概不负责。11．3如果投标方未按上述要求分开包装，招标方有权拒绝接收。若在开标后发现技术商务标中含有投标报价，即作废标处理。11．4投标文件必须在投标截止时间前送达到指定的投标地点，在投标截止时间以后送达的投标文件，招标方拒绝接收。12．投标文件的修改和撤回12．1在投标截止时间前，投标人可以书面形式补充、修改或撤回已递交的投标文件。补充、修改的内容为投标文件的组成部分。上述补充或修改若涉及投标报价，必须注明“最终惟一报价”字样，否则将视投标无效处理。 12．2投标方修改投标文件的书面材料，须密封送达招标方，同时应在封套上标明“修改投标文件（并注明招标编号）”和“开标时启封”字样。 12．3撤回投标应以书面、传真的形式通知招标方。如采取传真形式撤回投标的，随后必须补充有法人代表或授权代表签署的要求撤回投标的正式文件。撤回投标的时间以投标截止时间为准。 12．4开标后投标方不得撤回投标，否则投标保证金将被没收。E 开标及评标13．开标 13．1招标方按招标文件规定的时间、地点主持公开开标。开标仪式由招标方主持，邀请县财政局采购办、公证处及评标委员会成员、委托方代表和有关工作人员参加，并在签到单上签名。13．2投标方派代表（或委托人）参加开标仪式。13．3开标时查验投标文件密封情况，确认无误后拆封唱标，先开技术商务标，后开价格标。13．4招标方在开标仪式上，先公布投标方的名称、投标货物名称、交货期及其投标的修改、投标的撤回、投标保证金是否提交等，招标方将做唱标记录。等评标委员会对商务技术标评标结束后，再公布各投标方的投标报价。14．招标领导小组和评标委员会14．1本次招标成立以采购人代表、招标人代表等组成的招标领导小组，对此次招标工作进行领导。政府采购监督部门代表等将成立监督小组，对此次招标工作进行现场监督。14．2评标委员会由采购人代表和从专家库随机抽取的技术、经济、法律专家若干名组成。15．对投标文件的符合性筛选15．1符合性初筛选内容包括：（1）投标人资格是否符合招标文件要求。（2）投标人所投产品是否符合招标文件要求。（3）投标文件递交情况：正本和副本数量。（4）投标文件内容是否齐全。（5）投标文件签署情况。（6）对货物的技术要求响应情况。（7）投标报价不超过预算。15．2与招标文件有重大偏离的投标文件将被拒绝。所谓重大偏离是指投标人所投标的质量、数量和交货期限明显不能满足招标文件要求。重大偏离的认定须经评标委员会2/3以上同意。15．3评委会决定投标书的响应性只根据投标书本身的内容，而不寻求外部证据。15．4评委会在初审中，对价格的计算错误按下述原则修正：（1）如果投标文件的大写金额和小写金额不一致的，以大写金额为准进行修正；（2）总价金额与按单价汇总金额不一致的，以单价金额计算结果为准；（3）如果单价金额小数点有明显错位的，应以总价为准，并修改单价。（4）投标方不同意以上修正，则其投标将被拒绝。15．5发生下列情况之一，作无效采购响应文件的认定。（1）未按采购文件足额提供保证金的；（2）未按采购文件要求的递交时间、格式及相关要求进行采购文件递交的；（3）未按采购文件规定的实质性响应条款作出正确响应的；（4）明显不符合采购需求的技术规格和标准的；（5）采购响应文件未依法签字和加盖公章的；（6）采购响应文件有效期不符合采购文件要求的；（7）采购响应文件附有采购人不能接受的条件的；（8）不符合规定资格条件的；（9）投标报价均超过采购预算的，采购人不能支付的；（10）评委会一致认为报价明显不合理的；（11）法律法规规定的其他应作无效响应的。（12）投标文件投标产品技术参数低于招标文件要求的；16．评标16．1评标委员会将按照公平、公正、公开的对待所有的投标人。16．2评标由评标委员会严格按照招标文件的要求和条件对具备实质性响应的投标文件进行评估和比较。评估和比较的主要内容是：（1）质量保证；（2）交货时间及运输条件；（3）技术能力：与本项目有关的能体现投标人技术能力的资质情况、技术及维护人员资料和其他有效证明文件等。（4）售后服务：投标人的售后服务体系或文件（如组织体系、管理制度、售后服务人员的技术水平、服务响应时间、现场服务措施等）以及货物寿命周期的运行维护保养费用、系统升级费用及优惠条件等。（5）备件供应：部件、零配件的供应渠道、价格、折扣等。（6）实施方案和计划：投标人的项目施工方案和计划、人员培训计划、项目验收方案等。（7）业绩、财务状况和经营信誉：投标人近三年省内市场与本项目类似的销售情况、项目使用单位的评价资料等。（8）评委会认为其他需要考虑的因素。16.3评标委员会按照以下评分标准对投标文件的内容进行综合打分；（总分100分）,对响应招标文件的技术标和商务标进行评审。本项目综合评估分满分为100分。序号 项目评分内容和标准一商务投标报价30分在符合用户需求前提下，所有投标单位投标最低报价为基准价。基准价为30分；其他投标人的价格分统一按照下列公式计算：投标报价得分＝（评标基准价/投标报价）×价格权值×100二技术方案35分有 详细的加工流程整体设计方案。主要包括档案接收、前处理、拆卷、扫描、影像处理、著录、卷内目录打印、文件挂接、质量检验、光盘刻录和装订流程等流程的设计。好10-7分、较好6.9-4分、一般3.9分以下。图像处理方案：对扫描后形成的图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页纠偏、去污、去黑边、去除图像杂点、去除图像局部脏点、裁切处理，小角度纠偏，版心调整，对图像进行字体加深、减淡、字迹锐化、局部套红等处理。确保每幅图像清晰、不失真。好8-6分、较好5.9-4分、一般3.9以下。图像数据导库挂接和数据备份方案：将图像和数据导入数据库时，多种格式图像按客户要求转为规定的图像格式，自动抽线达到所要求的精度，图像和目录自动挂接。原始图像的以符合要求的格式存储，有单盘调阅功能，数据采用PDF形式封装后发布检索。好4-3分、较好2.9-2分、一般1.9分以下。对本项目历史档案扫描的质量控制方案以及验收方案：设置专门质检岗位，对各个工序进行质检和统计，验收方案确保数据和图像的准确率。好4-3分、较好2.9-2分、一般1.9分以下。项目具体实施计划：设备及工艺流程的配置、岗位及人员的安排、项目经理及项目技术人员的经历、资质等综合实力、项目的工期。 好4-3分、较好2.9-2分、一般1.9分以下。投标人根据对本项目的理解，在技术文件中明确提出档案加工作业流程，图像处理方法，质量控制及差错防范措施。要求投标人在档案数字化加工的各个环节都有相应的检测软件对图像数据信息、目录数据信息的完整性、准确性和图文挂接的准确率进行自检，同时为招标方提供一套准确、方便快捷的检测软件对加工成果质量进行验收。（项目质量保证体系）好5-4分、较好3.9-2分、一般1.9分以下。三质量安全与保密控制 8分通过相应的制度、流程、设备和软件加强对档案数字化加工过程的控制，保证档案原件及档案信息的安全。（包括人员的安全管理、工作日志管理、档案安全管理、设备及数据安全管理、安全管理软件）8分。好8-6分、较好5.9-4分、一般3.9分以下。四公司实力及业绩13分1、具有综合档案馆档案数字化加工案例且累计加工量在1000万页以上得5分，800-1000万得3分，600-800万页以上得1分，600万页以下不得分。（以用户验收报告为准）2、具有县市级数字化加工案例，1个合同1分，最多5分。3、具有数字化加工安全管理系统软件著作权登记证书，1分。4、具有省级机关颁发的档案人员从业资格证书每个得0.5分，最多2分。五售后、标书制作4分服务承诺：详细完整的“三包”、免费保修及售后服务措施和方案（包括质保年限、服务措施、回访、技术培训计划等）；对客户使用中提出的问题能及时、有效的提出解决方案，2分。服务网点：在宁波地区设有常驻机构的得1分。（以营业执照为准）标书的制作情况1分。六现场演示及专家提问10分根据现场讲标情况，及对专家提出问题的解释、承诺情况，进行打分，10分。评委根据各投标人讲标情况比较打分。16．4评委的综合打分，采用记名方式；16．5评标委员会对每个评委的打分汇总后一次算术平均计算。所有分值保留一位小数（采用四舍五入）。16．6在评标过程中，如发现有异常情况的，由评委集体讨论决定。 16．7中标条件：各投标人的最终得分按以下方法进行计算：最终得分=价格分+技术商务分（1）各投标人的最终得分若出现并列分，则报价低的排列在前。（2）如最终得分和报价都相同，则技术指标优的排列在前。（3）评标小组在审标、询标的基础上根据事先制定的评标办法对各投标人的投标文件进行评定，评出符合招标文件要求、有履行合同能力且综合得分最高的投标人为预中标人。17．投标的澄清17．1招标方及评标委员会有权就投标文件中含混之处向投标方提出询问或澄清要求。投标方必须按照招标方通知的时间、地点派技术和商务人员进行答疑和澄清。17．2必要时招标方可要求投标方就澄清的问题作书面回答，该书面回答应有投标全权代表的签章，并将作为投标内容的一部分。17．3投标方对投标文件的澄清不得改变投标价格及实质内容。18．评标过程保密18．1开标之后，凡是属于审查、澄清、评价和比较投标的有关资料等，均不得向投标方或其他无关的人员透露。18．2 在评标期间，投标方企图影响招标方的任何活动，将导致投标被拒绝，并承担相应法律责任。F 定标及授予合同19、定标19．1评委会将严格按照招标文件的要求和条件进行比较，根据评标办法推荐出中标候选人。19．2招标人根据评委会推荐的中标候选人，将在象山县公共资源交易中心和政府采购网站公示五个工作日，如有异议，先向招标人提出质疑，若质疑答复不满意的，再向象山县财政局采购办投诉。投诉电话****-********。19．3招标方在授标时有变更数量的权力20、中标通知20．1定标后，招标人将定标结果通知所有投标人，并向中标人签发中标通知。20．2当中标通知发出后，招标方将向其他未中标的投标方办退投标保证金。20．3中标通知书将是合同的一个组成部分。21．签订合同21．1中标方应按中标通知书中规定的时间、地点分别与各买方签订中标合同，否则投标保证金将不予退还，给采购人造成损失的，投标人还应承担赔偿责任。21．2招标文件、中标方的投标文件及评标过程中有关澄清文件均应作为合同附件。21．3签订合同后，中标人不得将设备供应及相关服务进行转包。否则招标人有权终止合同，中标人的履约保证金将予没收。在这种情况下，招标人可另选中标人或另行招标。第三部分采购货物需求一、项目概述档案数字化是数字档案馆最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机阅读、检索的电子档案，就可根据任何一个全文中的字和词组查找相关的档案资料。档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，正面临着网络化、数字化时代的挑战。象山县档案局（馆）现存有8万多卷的历史纸质档案、照片档案、录音录像档案，根据象山县数字档案馆建设项目的需要以及业务要求，决定通过委托外单位服务形式将馆藏纸质档案、照片档案扫描转换成数字化影像，建立全文数据库，交付象山县档案馆利用，为档案馆内部管理及面向广大社会公众提供高效率的全面和增值服务。二、档案数字化加工项目范围1、单价本次档案数字化加工招标采用单位计价中标的方式，包括档案前处理、档案数字化，档案挂接和条目著录，其中档案前处理和档案数字化报价以元/页为单位，条目著录及档案挂接和档案数字化捆绑一起，不单独计价，在综合单价外不再额外增加其他任何费用，即以扫描数量计算的综合价格，对于人工、设备、耗材、差旅费、杂费和管理费等均应均摊至每画幅项下，招标方不接受报价外的任何其他费用。档案数字化按页计价，A2/4K幅面（含）以上按上述基准单价的200%计算。2、档案数字化加工范围1）档案数字化加工范围包括：部分重要全宗档案。2）对列入数字化范围的档案目录进行著录、修改及档案。三、档案数字化加工原则严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全保密，确保各环节工作符合档案行业标准的要求，并建立完整、规范的工作记录。四、总体要求1、象山县档案局（馆）不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件，所有扫描加工的硬件、软件设备由中标方提供。投标人需自携设备和人员上门提供加工服务，扫描设备为高速扫描仪和平台式扫描仪，分辨率在≥300DPI以上；采购方只提供场地、相关水电需求和必要的档案业务指导。2、本次项目将按档案数字化加工的批次加工量进行单独结算。3、严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家省市相关规定及象山县档案局（馆）的有关规定。档案扫描工作必须在象山县档案局（馆）指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。扫描加工单位应做到：1）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。2）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。3）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，中标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标人承担一切责任。4）中标人对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。5）扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。中标人应在加工现场配备专用数据存储服务器，不得与其他部门共用。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，确保信息安全。计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终由采购人收回保存。6）分批次验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在象山县档案局（馆）工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。7）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。8）完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。4、数字化加工后的档案数据，需完全符合象山县档案业务管理系统的业务要求，做到与象山县档案业务管理系统的良好衔接；中标人应在象山县档案业务管理系统开发单位的配合下将档案数据完整准确地装载到该系统。5、象山县档案局（馆）将在档案数字化加工流程中的各个环节进行不定期的质量抽检，6、要求中标单位在签立合同时成立项目组，指定专人为项目负责人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。7、要求投标方在中标后在规定时间内，将有关扫描加工软、硬件设备、工作人员等进驻扫描加工场地，并开始扫描加工工作。8、各投标方在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。五、总体进度要求根据采购方工作安排,计划于2013年9月30日前完成本次象山县数字档案馆数字化加工服务工作。六、相关文件、规范和标准在整体档案数字化加工过程中应严格执行以下规范和标准：档案管理主要法规：《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》《浙江省档案管理办法》《宁波市档案工作条例》《浙江省国家档案馆管理办法》业务标准与规范：《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《档案分类标引规则GB/T 15418-94》《档案著录规则DA/T 18-1999》《归档文件整理规则DA/T 22-2000》《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005七、需求说明主要工作环节包括：调档交接、档案前处理、目录建库、拆卷扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、后期整理装订、数据备份、成果管理等，并确保档案及其档案信息的安全保密。各工作环节要求如下：1、调档交接：中标方应指定专人按照与象山县档案局（馆）共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与采购方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。2、档案前处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。1）目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由采购人进行审核。2）拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。3）页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。4）区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件区分开，不扫描的档案应与扫描档案一同著录案卷目录和卷内文件目录，并做出相应标识，保持在档案中的原有位置，同扫描档案一同编号、排序。5）档案前处理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。3、档案前处理成果检查1）在完成档案前处理后，应指定专人对档案前处理成果的自检，发现不合格的数据进行修改或重录，发现纸质档案情况和档案前处理过程交接登记表单的结果不一致，要求重新进行整理，并认真填写验收登记表单，做好移交的清点交接和移交登记工作。2）采购方审核验收档案前处理成果经自检合格，递交象山县档案局（馆）审核、验收。2.1以抽检方式对档案前处理成果进行审核，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前处理成果全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，象山县档案局（馆）将不再提供扫描实体。2.2验收"通过"的结论，必须经中标方项目负责人签字，并提交象山县档案局（馆）审核确认后方有效。4、目录建库：1）数据格式选择必须符合《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》和《宁波市数字档案馆档案数据交换格式（试行）》的要求。2）档案著录采用“一稿双录，人机双校”的方式进行著录，做到在录入数据的同时做好校对工作，并按照采购方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。著录的错误率应小于千分之一。装订时采用新的打印卷内目录，加工完成后移交电子目录2套。3）档案目录建库成果质检3.1目录数据质量自检采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。3.2采购方审核在完成档案目录建库后，档案目录建库成果经自检合格，才能递交象山县档案局（馆）审核、验收。3.2.1以抽检方式对档案目录建库成果进行验收，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案目录数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，象山县档案局（馆）将不再提供扫描档案。3.2.2验收"通过"的结论，必须经中标方项目负责人签字，并提交象山县档案局（馆）审核确认后方有效。3.4验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。5、档案扫描：1）扫描方式5.1根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。5.2采用平板扫描方式。2）扫描色彩模式采用彩色扫描模式进行扫描。3）扫描分辨率扫描分辨率要求≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片以原色彩为准用（600dpi）彩色扫描。4）扫描登记认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交象山县档案局（馆）审核同意后，进行处理。6、图像处理：1）纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。2）去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。3）图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。4）裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除版面外多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。5）图像数据质量检验5.1 图像数据质量自检5.1.1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。5.1.2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。5.1.3发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。5.1.4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。5.1.5图像自检时应确保图像质量情况完好率99%。图像文件的命名差错率≤1‰。5.1.6认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。并提交象山县档案局（馆）审核同意后，进行处理。5.2采购方审核验收在完成档案、资料扫描后，图像数据质量经自检合格，才能递交象山县档案局（馆）审核、验收。5.2.1以抽检方式对图像数据进行验收，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到95%以上（含95%），图像漏扫率≤0.2‰予以验收通过，。并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收实体和数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，象山县档案局（馆）将不再提供扫描实体。5.2.2验收"通过"的结论，必须经项目负责人审查、签字，并提交象山县档案局（馆）审核确认后方有效。6.验收登记认真填写数字化验收登记表单。7、图像存储1)存储格式存储格式为JPEG格式（彩色）；并按采购单位要求合成双层的PDF文件；对于照片及特殊档案的扫描格式，与象山县档案局（馆）一起协商。2)图像文件的命名2.1 档案：2.1.1存储时应按全宗、目录、案卷分级建文件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建文件夹。2.1.2文件夹命名：遵从实体档案的编号规则，总体上初步定为：全宗号4位；目录号3位；案卷号6位；页号3位，如有特殊情况需与象山县档案局（馆）协商处理。2.1.3每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。8、数据挂接1)汇总挂接数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。在招标方配合下，投标方通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。2)数据关联以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。3)认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案前处理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。并提交象山县档案局（馆）审核同意后，进行处理。9、数据验收1)数据自检在完成数字化转换后，应对已完成数字化转换的所有数据进行自检，主要包括以下内容：1.1 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。1.2数据验收时抽检的比率不得低于20%。1.3扫描加工单位必须建立严格的质量检测体系，对扫描加工的数据进行抽检，抽检达到档案行业质量标准的，才能递交象山县档案局（馆）审核、验收。1.4自检指标：目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。条目与图像挂接正确率100%，数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上（含99.9%）时，给予以验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%2 )采购方审核验收对已完成数字化转换的所有数据，经自检合格后，才能递交象山县档案局（馆）审核、验收。2.1以抽检方式进行数据验收，抽检比率在10%-20%之间，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，象山县档案局（馆）将不再提供扫描档案。2.2验收"通过"的结论，必须经项目负责人审查、签字，并提交象山县档案局（馆）审核确认后方有效。3)验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。10、后期整理装订在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。11、档案归还1)归还自检在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和报纸进行自检，必须对档案实体和报纸进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报象山县档案局（馆）进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。2)采购方审核验收档案入库前应接受象山县档案局（馆）对归还的档案进行的验收，合格率达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，象山县档案局（馆）将不再提供扫描档案。3)归还实体时应提供扫描加工工作流情况说明，并随同实体一起交接。同时应配合采购方指定的专人一起做好实体的清点交接工作，并做好移交记录。12、数据备份1)备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。2)备份方式因数据容量较大，备份载体的可选择光盘或硬盘，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，扫描加工后的电子文件需要提交硬盘存储2份或硬盘存储和光盘存储各一份做备份之用，对光盘质量标准如下：2.1光盘片制作一份，制作成数据目录和影像文件的数据光盘，并刻录相应的软件和说明。2.2同一件（卷）实体，不跨越二片DVD片号(如：同一件（卷）档案页数需在同一DVD片内)。2.3档案影像文件存于符合标准的单片包装光盘片，并存放在单片光盘盒中，提供光盘内容说明，包括刻录时间、编号、种类、条形码、套别和文件类型等。2.4光盘表面标示光盘片编号，单片包装盒上注明光盘内目录索引信息。2.5在光盘片刻录完成后，与影像档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。2.6光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。3)数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。4)备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。5)备份登记填写数字化备份管理登记表单。13、数字化成果管理应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。14、项目总体验收1)当年的完成档案均在年底进行验收。2)采购方及中心对中标方每一分批数据进行验收。数据验收以抽检方式进行。中标方提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回由中标方全面自检，采购方及中心的验收记录不向中标方公开，待验收通过后，采购方及中心公开验收记录。在退回自检期间，采购方将不再向中标方提供加工的档案。3)采购方及中心在验收中检出的错误，中标方及时、无偿予以纠正并再提交采购方及中心验收。4)全部档案验收通过后，须填写“货物验收报告单”，须经采购方分管领导、中心及其他监管人员审核、签字后方有效。5)如每年档案完成后不能通过验收的，视为中标方违约。采购方将无条件取消来年的档案数字化加工任务。6)由于中标方的质量等问题，而引发的误时、经济等问题均由中标方承担。7)数据验收合格后，中标方须刻录DVD光盘或硬盘存储一式两份提交给采购方，著录条目和全文数据向采购方数据库迁移。档案扫描文件应提供JPG（TIFF）和PDF两种格式。八、售后服务及其他：1、中标方须提供从项目整体验收合格之日起，提供一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，须对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。能4小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证采购方的正常使用。2、投标供应商能提供≤4小时响应的项目后期维护服务。3、投标供应商应提供的售后服务承诺包括：免费服务期的期限，免费服务期满后的服务方式和费用，服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。4、要求中标方在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目。项目负责人必须为中标单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。第四部分 合同文本（样本）___________________购销合同合同编号:签订地点：甲方： 乙方: 甲乙双方根据 年月日政府采购编号为（）项目邀请招标采购结果及招标文件的要求，经协商一致，达成如下货物购销合同：一、货物及其数量：二、合同金额：人民币 。三、免费质保期：。四、交货地点：五、交货日期：合同签订后 天内。六、验收方法：甲方按招标文件相关要求进行。如需要委托第三方验收，第三方指，验收费用由承担。必要时，提交质量技术监督部门签定。七、付款：八、合同纠纷处理：本合同执行过程中发生纠纷，由甲乙双方协商处理。九、合同生效：本合同甲乙双方签字后生效。十、合同签证： 十一、组成本合同的文件包括：1、合同通用条款和专用条款；2、招标文件和乙方的投标文件；3、中标通知书；4、甲乙双方商定的其他必要文件。上述合同文件内容互为补充，如有不明确，由甲方负责解释。十二、如发生双方无法协商一致的争议事项，由合同签订地人民法院管辖。十三、合同备案：本合同一式四份，中文书写。供方、需方、县招标投标交易中心、县财政局采购办各执一份。甲方单位签字（盖章）乙方单位签字（盖章）代表签名代表签名地址地址电话电话开户银行开户银行帐号帐号签订日期：年月 日 第五部分:附件(样本)投 标 文 件标书编号:项目名称:________________________投 标 人:________________________年 月 日附件一： 投标函致象山县公共资源交易中心： 根据贵方政府采购编号为：的招标邀请函。我单位正式授权（全权代表姓名）（职务、职称）为全权代表，参加贵方组织的 （招标编号、招标项目名称）招标的有关活动，并对 货物进行投标。为此提供投标须知规定的全部投标文件：1、完全满足招标文件中全部实质性要求。2、投标书中价格标X份；商务技术标正本X份，副本 份；价格标与技术商务标分别包装，包装封面均要求加盖单位公章和法定代表人签字。3、保证遵守招标文件中的有关规定和收费标准。4、保证忠实地执行买卖双方所签署的经济合同，并承担合同规定的责任义务。5、愿意向贵方提供任何与该项目投标有关的数据、情况和技术资料。6、我们已详细审核全部招标文件、参考资料及有关附件，我们知道必须放弃提出含糊不清或误解问题的权利。7、我们完全理解贵方不一定接受最低报价或收到的任何报价。8、如果在评定后规定的有效期内撤回报价或有其他违约行为，我们的投标保金可被贵方没收。9、本投标自开标之日起天内有效。10、与本投标有关的一切往来通讯请寄：地址： 邮编：电话： 传真： 投标单位（盖章）：法定代表人（签字）：日 期： 附件二:法定代表人授权书 （投标单位全称）法定代表人授权 （姓名）为授权代表，参加贵单位组织的项目（招标编号）招标活动，全权处理招标活动中的一切事宜。1、参加投标活动；2、出席开标会议；3、对标书予以澄清、解释及对非实质性内容进行修改；4、签订与中标事宜有关的合同；5、负责合同履行、服务以及在合同履行过程中有关事宜的洽谈和处理；受托人在办理上述事宜中以其自己的名义所签署的所有文件我均予以承认。委托期限：至上述事宜处理完毕止。投标单位全称（公章）：法定代表人签字：附：授权代表人姓名：职务：详细通讯地址：邮 政 编 码：传 真：电 话：附件三: 开标一览表招标项目名称：编号：序号货物名称规 格、 型 号数 量单 价总价（元）交货时间交货地点12投标货物总金额人民币（大写）： ￥： 投标单位（盖章）： 法定代表人签字：年 月 日附件四：投标货物技术要求响应表序号货物名称生产厂家及设备型号招标文件技术性能、要求投标文件对应技术性能、要求备注注：此表须与招标文件“第三部分 招标项目说明及要求”相应标项内的所有技术规格（含技术、功能、配置、附加必备条件、售后服务、安装、验收、付款方式等）相比较且一一对应真实逐条填列。不得以“符合”“无偏离”等表述，由于技术指标描述不够详细或不符合规定，导致评标委员会无法评审的，由投标人自行承担相关风险；提供虚假的偏离表，一经核实，将有可能导致废标。投标单位（盖章）：法定代表人签字：年 月 日附件五： 投标货物数量及规格型号清单系统名称：序号货物名称规格型号数量备注123投标单位（盖章）：全权代表签字：年 月 日附件六：实施技术人员一览表招标项目名称：招标编号： 序号姓名职位负责工作任务同类项目工作经历备 注123456789投标单位（盖章）：全权代表签字： 年 月 日附件七：售后服务承诺书招标项目名称： 招标编号： 可提供的优惠条件 1. 2. 3. 4.售后服务体系1. 2. 3. 4.（若不够填写可附页）投标单位（盖章）：全权代表签字：年 月 日 附件八：完成的类似项目一览表招标项目名称：招标编号：序号项目名称项目时间年/月使用单位名称、地址及联系方式项目合同金额（单位：万元）备 注1234567投标单位（盖章）：全权代表签字：年 月 日