广州市荔湾区国家档案馆（下称区档案馆）拟开展馆藏档案数字化服务（第六期）采购项目，现向社会公开诚邀相关机构参与本单位档案数字化工作，并通过区档案馆采购工作领导小组在符合要求的投标人内择优选择一家单位作为本项目供应商，相关事宜公告如下：

一、项目名称

广州市荔湾区国家档案馆馆藏档案数字化服务（第六期）采购项目。

二、项目内容

对区档案馆87万页馆藏纸质档案进行整理、著录、标引、扫描、图象处理、数据挂接、存储、打印纸质档案目录等数字化处理，并可通过采购人指定的电子文件（档案）管理系统对其进行管理和利用。（详见附件1：用户需求书）

三、选聘要求

1.投标人须是具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构，具有档案数字化加工或者数据处理类项目的经营范围和能力。本项目不接受联合体投标。

2.数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民。

3.投标人未被列入“信用中国”网站中“记录失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”的记录名单；不处于“中国政府采购网”中“政府采购严重违法失信行为信息记录”的禁止参加政府采购活动期间（以采购人于资格审查时在上述网站查询结果为准，如在上述网站查询结果均显示没有相关记录，视为没有上述不良信用记录。同时对信用信息查询记录和证据截图存档。如相关失信记录已失效，投标人须提供相关证明资料）。

4.投标人需有《档案中介服务机构备案登记证书》（中华人民共和国境内）。同等条件下具有数字化加工相关涉密资质或具有计算机软件相关资质的数字化服务机构优先考虑。

5.近5年(即从2016年1月至招标公告发布日)未发生过档案安全事故、泄密事件。

6.投标人需有档案数字化扫描工作经验。（数字化加工3年以上）。

7.投标人提供完成档案数字化服务所需的各种设备，如电脑、扫描仪、交换机、打印机、移动硬盘、刻录设备、档案运送车等；文具、装订工具、碳粉、复印纸等消耗品和数字化工作所需的软件系统。

8.投标人自身应具备相应的技术力量和工作人员完成本次数字化工作，不得把本工作转包给外机构，工作人员应相对稳定，不得频繁更换。

四、项目地址

广州市荔湾区芳村大道西塞坝路7号。

五、服务期限

本项目工作周期为250个工作日。

六、项目预算金额

本项目最高限额为人民币435000元。

七、报名提交材料

1.投标人营业执照副本和相关资格证照复印件、简要说明介绍材料。

2.法定代表人证明书、身份证复印件或法人授权委托证明书、身份证复印件。

3.“信用中国”信用信息查询记录截图。

4.“中国政府采购网”中“政府采购严重违法失信行为信息记录”查询记录截图。

5.《档案中介服务机构备案登记证书》复印件。

6.近5年未发生过档案安全事故、泄密事件承诺书。

7.投标人拟指派的档案团队成员名单、相关档案职称、培训合格成绩证明复印件。

8.近年相关工作业绩证明。

9.报价承诺书（模板见附件3）。

10.无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资或者参与经营管理承诺书。

11.《用户需求书》第一点第四款第五小点中涉及的其他材料。

12.附件2数字化项目评分标准中投标人所涉及的材料。

13.项目报价材料。

上述1-12项材料应装订成册，一式三份并加盖投标单位公章，密封提交，其中正本1份，副本2份，当正、副本表述不一致时，以正本为准。第13项材料一式一份，单独密封提交。所有提交的材料需在封面上注明“广州市荔湾区国家档案馆馆藏档案数字化服务（第六期）采购项目”及公司名称。

八、报名方式

报名时间：公告发布之日起截止至2021年3月1日。

（工作时间：上午9:00-12:00,下午14:00-18:00）

报名地点：广州市荔湾区芳村大道西塞坝路7号7楼。

九、比选地点

荔湾区国家档案馆。
十、投标人确定方式
1.本次询价需有3家或3家以上单位报名，方可进入集体讨论程序。比选工作由荔湾区国家档案馆采购工作领导小组组织实施。
2.比选原则。根据各投标人的有效报价（低于本次询价的最高限价），并结合所提供的材料，综合评定，以综合比分由高到低确定，综合比分最高的为第一候选单位，并以此类推确定第二、第三候选单位。（参见附件2数字化项目评分标准）
当第一候选单位在收到确认候选通知后放弃本次服务工作或因其他原因无法履行承诺时，第二确认候选单位以其所报价作为本次询价的候选单位，以此类推。

十一、其他事项

1.联系人：聂先生、冯先生；咨询电话：***-********；***-********。

2.区档案馆将对提供的资料严格保密。

附件：1.用户需求书

2.数字化项目评分标准

3.报价承诺书

广州市荔湾区国家档案馆

2020年2月22日

附件1：

荔湾区国家档案馆馆藏档案数字化服务

（第六期）采购项目用户需求书

（一）项目名称：广州市荔湾区国家档案馆馆藏档案数字化服务（第六期）采购项目。

（二）项目预算：本项目采购预算金额为人民币43.5万元。

（三）项目周期：本项目周期为250个工作日。

（四）项目基本要求：

1.采购人提供约50平方米的扫描加工工作场地；配备水电、消防、监控设备设施；提供档案存放柜。

中标人提供完成档案扫描加工服务所需的各种设备，如电脑、扫描仪、交换机、打印机、移动硬盘、刻录设备、档案运送车等；文具、装订工具、碳粉、复印纸等消耗品和扫描加工所需的软件系统。如在工期内这些设备发生故障，由中标人负责维修，并承担相应的费用。

2.各项加工服务工作必须在采购人指定的工作场所内完成，档案资料不能带出工作场所。数字化整理工作人员不得携带未经许可的各种类型无线和带有摄录功能的设备进入指定的工作场所（如手机、随身wifi、MP3播放机、移动wifi发射器等）。

3.中标人在合同签订后有一个月考核期。考核期满时，中标人的加工流程、加工质量和数量都必须达到采购人在招标文件中的要求。否则，采购人有权解除与中标人的合同并不再支付剩余合同款项。

4.中标人各项加工进度必须满足采购人的工期要求。在项目实施阶段，中标人所有直接影响加工质量和进度的情况要及时与采购人沟通解决。否则，若因此影响加工质量或进度的，产生不良后果，采购人有权解除与中标人的合同。

5.投标人在投标文件中需提交：（1）公司综合情况介绍、组织架构计划、人力配置计划、加工能力和项目进度计划、设备配置计划、项目监督计划（含人员考核管理计划）、保密和安全措施、质量保障措施、售后服务措施等；（2）整理装订方案；（3）扫描加工方案；（4）扫描加工服务软件系统介绍；（5）扫描设备性能指标；（6）加工任务分析，人力资源、设备配置；（7）项目实施方案。

6.中标人应保证档案实体和数据的安全。在加工过程中，不能丢失、损毁档案，档案按档号入盒。对加工过程中和加工完成的档案数据，均应保证信息的安全。档案的流转周期不得超过5个工作日。

7.为保证项目的正常运转，中标人在整个项目运行期间，若出现机器故障必须在48小时内解决。中标人需确保所有工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意，且整个项目期间更换工作人员比例不得高于20％。

★8.项目竣工后，按国家法律法规有关保密要求，所有涉及档案数据的移动硬盘、电脑硬盘和具有存储功能的设备零部件，均必须无偿移交给广州市荔湾区国家档案馆。

9.本项目投标人必须无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资或者参与经营管理。投标人在投标文件中须提供承诺函。

★10.中标人与采购人签订合同的同时必须签订保密协议，而且中标人要与其在本项目中聘用的工作人员签订保密协议。中标人及其工作人员必须严格遵守档案资料的保密制度，保证档案资料和档案数据不泄露。

11.中标人保证在项目运行期间所使用的系统软件和应用软件必须是正版软件（例如windows、wps等）。

12.中标人实际加工页数超出总页数千分之一之内的，不得再另行向采购人收费。如有超出千分之一超出部分按投标单价按实结算，总额不超过合同总价百分之十。

13.为了保证项目按照工期顺利完成，中标人应保证不低于两条生产线（约10人）的人员投入,投入的工作人员在投入工作前须进行不少于一个星期的业务培训。

14.为了保证项目顺利进行，中标人应保证提供设备符合数字化要求，至少配备高速扫描仪2台、平板扫描仪2台、数据处理及质检计算机12台。其中扫描仪分辨率≥600dpi/每英寸，电脑应快捷可用，CPU≥1.7GHz、内存≥4GB。

15.中标人在对档案资料的数字化加工期间，在制度、措施和管理上应注意确保档案资料的安全，不应有任何毁损、丢失档案资料的情况发生，也不得有遗漏和著录条目与扫描件不相符的情况出现，不得截留和向第三方泄露所涉及档案资料的范围、内容及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，如有违反，则视情节轻重追究责任。

（一）数字化处理的业务流程：档案调卷→整理核对→档案拆卷（个别已破损的档案修裱）→目录校对修改→档案扫描→图像处理→数据挂接→档案装 订还原→打印档案目录→档案归还→质量检查→数据备份等工作。

（二）项目任务、范围和规模

本项目将对馆藏档案进行整理、著录、标引、扫描、图象处理、数据挂接、存储、打印纸质档案目录等数字化处理，共约87万页A4幅面（项目验收以页数为准）。建立电子档案的目录及纸质档案数字复制件数据库，并可通过采购人指定的电子文件（档案）管理系统对其进行管理和利用。

（三）页数计算说明：

对于幅面大于A4的文件，按以下规则计算：1页A3＝2页A4，1页A2=4页A4，1页A1=8页A4，1页A0=16页A4。

（一）建设依据和参考标准

1.GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》。

2.DA/T31-2017《纸质档案数字化规范》。

3.DA/T18-1999《档案著录规则》

★（二）档案数字化的技术要求

1.扫描色彩模式：采用24位彩色模式进行扫描。

2.扫描分辨率：

（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

（2）本项目要求采用彩色模式对档案进行扫描，其分辨率选择≥300dpi/每英寸。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，要适当提高分辨率。

3.图像处理要求：

（1）扫描图像的排列顺序应与档案原件一致

（2）图像应达到视觉上基本不感觉偏斜为准，影像正立，正负角度倾斜不超2度。

（3）图像页面中不应出现影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等。

（4）图像不应出现多余的白边。

4.存储格式要求：

存储格式为JPEG。

四、档案数字化处理要求

（一）项目实施要求

对87万页馆藏档案进行数字化，建立对应图像数据；对原有机检目录按国家标准进行校对修正，补充著录分类号和主题词，建立与纸质文件复制件对应的目录，并进行数据挂接。

馆藏档案中一部分由于年代较久，其纸张大小、纸张的材质不尽相同，部分纸张有不同程度的损坏，在数字化处理工作中，应当保证档案原件和内容信息的安全，严防在档案数字化处理过程中发生档案损毁、丢失、泄密等现象，并保证纸质档案数字化处理的质量。

实施时的具体措施如下：

1.所有工作人员（以下说明的“工作人员”均指中标人派驻的管理人员和工作人员）必须严格遵守《中华人民共和国保密法》以及《中华人民共和国档案法》等有关规定，不得以任何方式对外泄露档案信息的内容。

2.所有工作人员在开始本项目实施前必须接受一次由采购人组织的档案保密教育，并向采购人提供书面档案保密承诺。

3.所有工作人员必须严格遵守保密制度和采购人档案安全管理的有关规定。

4.中标人统一安排每天工作，工作人员保质、按量完成，不允许夜间加班。

5.档案原件处理完成后必须立即原样归还，不得损坏和丢失档案原件；不得私自复制任何档案资料，不得将复制的档案资料偷带出工作场所。

6.工作人员应保持工作环境整洁、卫生。必须自备无袋工作服工作，不得携挂包、钱包、磁盘、光盘、U盘、移动硬盘及其它存储设备、纸张、手机及其它无线和摄录设备等任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作间外。

7.在加工场地建立视频监控系统，对加工场地实行24小时监控记录。

8.工作人员须业务熟练、相关项目经验丰富，并保持工作人员的稳定性，如确实需要更换的，提前一周书面通知采购人，征得同意后才能更换人员。

9.在项目全过程中，中标人派遣项目经理一名，常驻实施地点，负责管理和协调各项工作。

10.数字化处理过程中产生的废纸必须存放在采购人指定的位置，中标人每星期集中清理一次，清理时要对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案资料后交由采购人处理。

（二）数字化处理工作内容

1. 调卷

调卷数量控制为一周工作量，每周一上午调卷，每周五下午还卷及移交扫描数据，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。严格遵守库房管理制度、保密制度，确保档案实体和档案信息的安全。

调卷工作人员和库房管理人员根据清单调取相应的档案目录和档案实体，并逐页清点，共同进行档案内容、目录、数量的核对；清点结束后，在档案调卷登记本上登记，双方签字；调卷工作人员将档案放入指定的档案柜进行保管，并做好每天调卷还卷登记。

2. 整理核对

由工作人员对档案实体进行档案整理核对工作，差错率不得超过2%。

整理时需考虑到纸张易折、易碎等原因，需轻拿轻放。

整理人员领取当日需要的档案，并进行登记。对照目录逐份逐页检查档案原件，如发现错误疏漏，在档案馆工作人员的指导下，进行改正或者做出正确标识。

检查档案实体的页码编制，如有漏页码或跳号则重新编制页码或续编页码。

检查案卷目录和案卷封面的所有项目是否正确，包括立档单位、案卷题名、案卷年度、保管期限、卷内文件数、页数、全宗号、目录号、案卷号；对于一些改动较大、需要重新排序的案卷要在检查时拆卷，重新整理，理顺卷内文件。

根据整理核对情况，工作人员以书面形式编制差错报告。

3. 档案拆卷

工作人员自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，不能损坏。将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不能出现任何漏缺页及顺序差错。根据需要。多页粘贴在一起的，不需拆卷。对个别已破损的档案要进行修裱。

4. 目录校对修改

目录校对修改人员，应在档案馆工作人员的指导和监督下认真地逐条核对修改。

根据整理核对的差错报告，若档案目录有误，则进行更正，确保档案目录准确无误。

对照档案原件检查每一条目录的所有项（包括案卷号、顺序号、责任者、题名、日期、页号、保管期限等），保证其正确、完整且与实体档案一一对应， 差错率不得超过2%。

根据档案原件目录，建立数据库内的机读目录数据。

5. 档案扫描

（1）扫描方式：根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的专业平板扫描仪或专业图纸扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案也可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。原件纸质较差的，不允许采取连续进纸方式扫描。

（2）扫描登记：填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

（3）图像命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号+页号为这份文件扫描后的图像文件命名。

扫描差错率不得超过2%。扫描完成后按原先顺序放回档案袋，交付工作人员。

6.图像处理

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求的，应重新进行图像的处理。扫描的图像文件不完整或无法清晰识别的，应重新扫描。文件漏扫的，应及时补扫并正确插入图像。图像的排列顺序与档案原件不一致的，应及时进行调整。检查完毕后认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。影像正立，正负角度倾斜不超2度。

图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等，应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响阅读的前提下展现档案原貌的原则。

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

图像失真控制，影像幅面大小同原件一致，确保印章的扫描和处理尽可能清晰，图像与实物在1：1比率下必须与原件一致，确保同等纸张大小的图像打印件与原件大小相同。

7.数据挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据与纸质档案数字复制件，通过质检环节确认为"合格"后，挂接到采购人指定的电子文件（档案）管理系统。

★将目录数据与扫描获得的纸质档案数字复制件以批量处理（每次300张）的方式挂接到采购人指定的电子文件（档案）管理系统中，需以档号+页号为这份纸质档案数字复制件扫描后的图像文件命名，挂接准确率须达到100%。挂接完成后由中标人提供挂接清单。

8.档案装订还原。

在档案数字化处理完成后，依据国家标准规范进行装订还原，并保证档案原件装订正确、美观。装订还原后，工作人员对装订还原情况进行核对，同时清点案卷总数量、文字和图纸卷各自数量、盒数，统计文字和图纸页次情况，并进行详细登记，登记表格提交给采购单位备查。

档案原件要装订规范，排序正确，无前后颠倒、页码缺失等现象，差错率≤1%。

9.打印档案目录

修改后的目录打印一式两套并装订成册。

10.质量检查

工作人员须对数字化过程的质量进行100%检查，检查内容包括四方面：①档案装订还原质量；②电子目录核查著录质量；③扫描图像质量；④数据挂接质量。

中标人须出具质量检查清单。

11.档案归还

工作人员和库房管理人员根据调卷登记表对档案逐页清点，确保无误后办理归还手续，并将归还的档案进行上架。

12.数据备份

以纸质档案目录数据为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的图像文件存储到相应文件夹，须认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。

备份的数据要与保存在服务器上的图像文件及其属性数据一致；档案扫描图像及其属性数据的脱机介质制作、存储必须做好安全和权限管理，保证数据安全，脱机介质须具有管理软件。

将扫描形成的图像文件采用移动硬盘和档案级蓝光光盘进行备份，其中移动硬盘备份三套，档案级蓝光光盘备份一套（移动硬盘和蓝光光盘由中标人提供），并提供四套详细数据清单。

注：中标人需指定工作人员，负责档案调卷、还卷工作，并根据采购人库房管理人员的指引，对调卷、还卷的档案进行清点、搬运、排架等。

五、项目实施要求

（一）项目管理要求

1.投标人必须建立专门的项目管理方案，必须具有科学的组织架构、合理的人力配置、明确的项目进度、严密的管理制度和严格的质量检验办法。

2.投标人需在标书中提供完善的项目管理措施、售后保障计划、安全保密管理制度。

3.采购单位在中标单位进驻数字化加工场所前，应对数字化加工人员进行业务知识培训及安全保密培训，并组织相关考试考核，考核合格者，方可进驻开展工作。

4.中标单位需根据采购单位的项目进度要求进行人员安排调整，采购单位定期会对中标单位的项目进度进行检查，当发现人员不足时，中标单位需根据要求及时补充工作人员。

5.中标单位不得随意更换工作人员，如确实需要更换的，需提前一周书面通知采购单位，取得采购单位签字同意后方可。如擅自更换，采购单位将暂停中标单位的全部工作，由此造成的损失或延误由中标单位负责。

6.项目质量管理：监理公司对中标人提交的数据批次进行检查时，若第一次检查发现数据合格率达不到98％时退回中标人进行整改，直至检查全部合格。

（二）数字化现场管理要求

1.数字化工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关工作人员进入数字化加工场地。

2.工作人员不得在数字化加工场地内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场地。

（三）其他要求

1.合同签订后，无合理、正当理由中标人不执行所签订的合同，导致项目运行中断，将处以中标总额之30%的罚金。

2.风险责任的承担：如因不可抗力造成的项目加工受到影响，采购人与中标人应本着友好合作的态度共同协商调整项目加工进度。

3.提供一年（售后服务期）的免费维护，一年内发现质量问题，中标人负责免费上门修正错误，在维护期内收到采购人需求服务的要求后，应在两个工作日内响应并解决问题。

★4.投标人的法人及工作人员必须为中华人民共和国境内公民。投标人在投标文件中须提供承诺函及法定代表人身份证复印件。

六、验收方案

（一）档案装订还原质量验收

（二）图像处理质量验收

（三）目录校对修改质量验收

（四）数据挂接质量验收

七、演示及答辩要求

（一）本项目由有效投标人于评标过程中进行演示及答辩，请投标人自行准备相关文件。

（二）授权委托代理人须凭身份证原件参加演示或答辩，参加人数一般不超过3人（含授权委托代理人在内）。

（三）如演示、答辩过程中需要用到电脑等设备，请投标人自带，评标现场仅提供电源和投影设备。

（四）演示、答辩时间约15分钟。

八、工期要求

★项目工期要求：签订合同后250个工作日内完成87万页馆藏档案（幅面以A4计）的扫描加工挂接等全部档案数字化工作并实施验收。

九、付款方式

1.合同签订后，在中标人的设备进场并提供项目人员名单后15个工作日内，采购人向中标人支付合同总额的20%；

2.项目完成50%并通过验收后10个工作日内，采购人向中标人支付合同总额的20%；

3.项目通过竣工验收后10个工作日内，采购人向中标人支付合同总额的55%；

4.竣工验收满一年后的10个工作日内，采购人向中标人支付合同总额的5%。

★5.因采购人使用的是财政资金，政府财政资金是否下达将作为采购人付款的前提条件，不计入采购人违约责任。

★6.具体付款比例及进度可根据实际情况调整，以最终合同为准。

九、付款方式

1.合同签订后，在中标人的设备进场并提供项目人员名单后15个工作日内，采购人向中标人支付合同总额的20%；

2.项目完成50%并通过验收后10个工作日内，采购人向中标人支付合同总额的20%；

3.项目通过竣工验收后10个工作日内，采购人向中标人支付合同总额的55%；

4.竣工验收满一年后的10个工作日内，采购人向中标人支付合同总额的5%。

★5.因采购人使用的是财政资金，政府财政资金是否下达将作为采购人付款的前提条件，不计入采购人违约责任。

★6.具体付款比例及进度可根据实际情况调整，以最终合同为准。

附件2

数字化项目综合评分标准

附件3

报价承诺书

广州市荔湾区国家档案馆

我方已收到广州市荔湾区国家档案馆馆藏档案数字化服务（第六期）采购项目询价文件。

我司理解，贵单位不一定接受最低标价的报价或贵单位可能接受其他任何报价，同时也理解贵单位不负担我司的任何报价费用。

我司理解，贵单位如在评审过程中发现各报价单位的报价有异常，有权中止本次询价，另行选择报价单位进行询价。

我司清楚知道本次服务报价采用总价包干方式，以上所报的总价已包括了为实施和完成本项目全部工作所需的服务费用。该总价在合同实施期间应保持不变，并不因劳务、材料、机械等成本的价格变动以及工程量变化的影响而做任何调整。

单位名称（盖法人公章）：

法定代表人或委托人（签字或盖章）：

联系人： 联系电话：

日期： 年 月 日