序号

名称

内容

1

服务内容

1、对指定采购项目档案进行规范化整理归档，具体包括：接收资料-区分采购项目-鉴定采购资料归档价值-分类-组卷-编制页码—著录—档案装订入库上架等。

2、对指定采购项目档案进行数字化处理，具体包括：核对及修改补录—整理核对—数字化—挂接—完善总目录—档案装订入库上架。

2

基本条件和设备要求

1、工作时间：工作日每天8:30—11:50；14:00—17:20，节假日休息。

2、工作场地：必须在我院指定的工作场地。

3、办公设备及耗材：扫描仪、图像编辑软件、刻录盘片、档案整理用具、档案装订耗材、档案目录耗材由供应商自行配备。供应商须采用虹光扫描仪FB6000E、FBH6380E或同档次以上的专业文件扫描仪，同时至少配有一套Kofax VRS软件用于一些不清晰文件（如退色传真件等）的扫描处理。

4、所有设备须放置在指定的工作地点。项目完成后供应商所有自带的设备须经我院检查，才能搬离工作场地。

3

规范依据

严格遵守国家有关法律、法规，严格遵守国家和广东省档案部门有关文件的规定，主要法律、法规、标准包括：

1、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《广东省档案管理规定》、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）、关于印发《佛山市机读档案目录数据著录格式》、《佛山市纸质档案资料数字化技术操作办法》、《佛山市档案馆档案数字化处理操作规程（试行）》的通知、《档案数字化光盘标识规范》、《广东省机关档案综合管理达标升级考核标准》以及市、区档案行政管理部门关于档案工作的有关规定。

2、依照不低于省特级档案管理标准进行档案整理归档工作，使我院的档案工作达到标准化、规范化、现代化。

3、整理的各类档案资料需符合上级主管部门或档案行政管理部门的验收标准，并通过我院及上级主管部门定期或不定期进行的关于档案资料的检查、验收。

4

整理要求

1、供应商根据我院的需求，到指定地点将我院的档案用带锁及带封条箱具搬运到工作场所，在搬运的过程中需保证档案资料的安全性与完整性，以及档案资料的防水防潮。

2、按照《广东省机关档案综合管理达标升级考核标准》中的基本要求保证档案整理归档质量与我院现有档案整理归档标准统一性和延续性；

3、根据我院关于档案工作的统一安排，对待整理的资料进行接收、清核和统计登记；

4、按照国家档案局和当地档案行政管理部门的有关规定以及我院的整理要求和规范对档案资料进行区分全宗、档案分类、组卷、整理、排序、托裱、编目、条目著录、盖章、扫描、装订、目录内页及档案盒面打印、入盒、移交预验、案卷排列、入库、上架等档案整理服务；

5

数字化处理要求

1、按照我院的整理要求对采购档案进行审查、整理、补录、编目、档案数字化处理等档案整理综合服务。

2、协助我院对采购档案扫描整理进行业务指导与人员的培训工作。

3、在档案扫描整理工作中，须逐卷、逐袋、逐份对实体档案进行认真检查核实，并对出现错误的内容进行修正，重新完善总目录。

4、扫描整理步骤完成后，供应商指定专人负责对每卷/袋/份档案按照卷内目录进行逐页核对，检查原件是否齐全、完整，卷内文件排列顺序及数量要与卷内目录的顺序及数量一致，不得造成档案原件的混乱。

5、对于档案原件纸质较差，或破损严重的、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描。并对历史久远、易破损的档案须夹带塑料薄膜扫描。

6、扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。

7、供应商指定专人负责档案借出及归还工作，对提取的档案逐卷、逐袋、逐份清点，办理登记借用、归还手续，双方签名确认，不得出现任何差错。

8、对我院查出的质量问题须无条件逐一整改，整改所需的人力、物力、财力均由供应商自行负责。

9、光盘刻录：将扫描整理的图像文件的合并后的多页PDF格式文件，完成合同约定档案量后，将完成扫描整理的资料全部刻录成光盘，一式两份，刻录光盘片由供应商提供，并且要求是独立包装的索尼原装金盘。

6

扫描质量要求

1、由于档案原件纸质较差，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描。对一些不清晰文件（如退色传真件等）须用Kofax VRS等相关软件扫描处理。

2、分辨率一般为300dpi，所有档案材料采用彩色扫描（24色）。对大幅面档案文件（尺寸超过A1）应采用分区扫描形成多幅图像，再进行图像拼接处理，合并成一个完整的图像。

3、文件的存储格式为标准PDF格式；图纸的存储格式为JPG格式。

4、对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像的方向要符合阅读习惯，图像的偏斜角度（顺/逆时针方向）不大于0.5度。对图像页面中出现影响图像质量的杂质，如黑框、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的内容，节省存储空间。

5、其它要求依照中华人民共和国行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。

7

质检和总检

1、为保证项目的总体实施质量，要求供应商对档案扫描整理各环节进行全面检查，并在项目的实施过程中始终提供熟悉采购档案业务的2人（为保证质量，要求工作认真细致负责，工作到最终验收通过为止）负责档案整理和扫描质量的自行检查，协助我院进行认真细致检查验收。

2、项目验收分每月验收、阶段性验收和工程完成验收。

我院每月根据进度和质量要求对供应商上月工作进行验收；

（1）我院定期对供应商工作进行阶段性验收；

（2）项目全部完成时，我院将对项目进行一次整体验收。

（3）如在阶段性验收通过后发现整理质量有问题，属供应商造成的错误、遗漏，供应商需对不合格的档案在我院提出返工要求5个工作日内免费返工至验收合格，期间我院不需为此支付任何费用。

3、具体质检标准参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）及项目开场时双方签订的方案和确认版。

8

安全及管理要求

1、供应商须严格遵守《中华人民共和国保密法》及我院的有关保密规定，与我院签订保密协议，确保工作场所正常秩序和安全。

2、建立严格的保密制度，保密责任落实到人，与项目工作人员签定档案保密责任承诺书，加强对工作人员的保密教育。严禁项目工作人员对档案及档案信息进行私自拍摄、复制、抄写等行为。

3、严格遵守我院各项规章制度，档案扫描整理时，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者造成档案损毁的依法追究供应商的法律责任。

4、供应商须对项目建立专门的项目管理方案，必须具有科学的组织架构、合理的人力配置、明确的项目进度、严密的管理制度、严格的质量检验方法及应急工作处理方案。

5、供应商须成立2人或以上的项目组，指定专人负责该项目，在档案整理扫描过程中如更换项目组成员，需做好相关交接，并提前一周书面通知我院。如因换人不当引起项目工作的延误，所造成的损失由供应商全部承担。

6、不同的工序之间要有保密安全措施，不得遗失、损坏档案，严防泄密事故的发生。

7、对档案分批进行移交验收时，双方要对档案移交清单进行签名确认。

8、严禁在工作场所使用与工作无关的任何电子产品及电器设备。工作场所周边公共通道严禁使用电器设备进行煮食。

9、如发生泄密或安全生产事故，我院将依照规定进行处理；对情节严重的，我院有权暂停供应商全部工作，并责令供应商进行整改，所耽误的工作进度由供应商自行负责；情节特别严重的，我院将有权单方面终止合同，所造成的损失由供应商服务本项目人员如有变动（如辞职、调派、晋升等）需提交书面通知给我院，人员缺失需在15天内补位。

9

配套设备要求

1、供应商所使用的档案用品必须符合国家档案局规定的Ph值（酸碱度）各类专业、规范的档案用品，保证档案保管期限内的防腐性和防蛀性。

10

安全要求

1、供应商须严格遵守我院的有关保密规定，确保工作场所正常秩序和安全；不得遗失、涂改、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

2、供应商必须对项目建立专门的项目管理方案，必须具有科学的组织架构、合理的人力配置、明确的项目进度、严密的管理制度和严格的质量检验办法。

3、与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

4、执行严格的保密制度，加强管理，严禁工作人员对档案及档案信息进行私自拍摄、复制、抄写等行为。

5、不同的工序之间要有保密安全措施，不得遗失、涂改、损坏档案，严防泄密事故的发生。

6、对档案分批进行移交验收时，双方要对相应的档案移交清单进行签名确认。

7、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

8、如发生泄密或安全事故，我院将依照规定进行处理；对情节严重的，我院暂停供应商全部工作，并责成供应商进行整改，所耽误的工作进度由供应商自行负责；情节特别严重的，我院将有权终止合同，所造成的损失由供应商负责。

11

人员要求

1、委派参与本项目工作的人员（含管理人员）中不能少于6人，获得地级以上档案行政管理部门颁发的《档案专业人员资格证书》的人员不少于4人。须提供以上人员最近3个月内的社保购买记录和身份证复印件和资格证复印件。

12

档案整理及数字化验收标准

为了在纸质档案数字化项目实施过程中，切实保证档案数字化各环节的质量要求，特制定南海采购档案馆纸质档案数字化验收标准作为日后项目质量验收凭据。

1.项目验收：

1.1供应商在项目的实施过程中始终提供2人（为保证质量，要求工作认真细致负责，工作到最终验收通过为止）协助我院进行认真细致检查验收。

1.2验收分为每月验收、阶段性验收和工程完成验收。

1) 我院每月根据进度和质量要求对供应商上月工作进行验收；

2) 我院定期对供应商工作进行阶段性验收；

3) 项目全部完成时我院将对项目进行一次整体验收。

2.具体验收标准：

2.1案卷（档案）目录检查及修正

按照《档案整理规范》对档案进行逐页的仔细检查，对不符合要求的进行改正和标识，主要应注意以下几方面：

1) 对照档案原件，检查卷内文件目录的所有项（包括年度、序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注），保证其正确、完整，并与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录，如有漏编目录，应补编目录。

a. 文件题名，一般照实抄录；若文件原标题不具体，不能反映文件内容，则须核查原件及电脑系统，及时修改。其中证号中表示年度的数字不足4位的要按公元纪年的要求补足4位，年份外侧的括号一般用小括号“（ ）”。

b. 文号，一般照实抄录，不能随意删减、省略、要写全。

c. 责任者，一般照实抄录，不能随意删减、省略、要写全。

d. 文件时间，写全年月日，格式：XXXX-XX-XX。

e. 备注，一般照实抄录，不能随意删减、省略、要写全。缺号在此栏登记。如有手写记录的，需补录电脑系统，或与电脑系统中的记录一致。

2) 检查档案实体的页号

档案实体的页号按顺序连续排列，空白页不编页号，对于组卷的页号位于纸张的右上角（正面）或左上角（反面），对于单件归档的页号位于右下角（正面）或左下角（反面）。

检查页号编写是否有错，如有错、漏页号则必须用号码机从错、漏页开始全部重新打印页码。

3) 检查案卷目录和案卷封面所有项目是否正确并标识，包括立档单位、案卷题名、案卷年度、保管期限、卷内文件数、页数、全宗号、目录号、案卷号。

4) 检查《档案目录》，使《档案目录》内的案卷和卷内目录与每卷档案查改后的目录一致。

5) 拆卷，档案数字化过程中，采购档案原则上不允许拆卷，如因特殊情况（A1以上大图纸）需拆卷扫描的，经我院同意后方可拆卷。归还档案时需按照拆卷前的标准原样装订，恢复拆卷前的状态，不得造成再次装订对档案材料纸张的损毁。

6) 机读目录校对，对照校对好的纸质目录检查机读目录是否正确，发现错、漏或无目录的必须进行修正。

2.2数字化处理要求

1) 数据不得出现差错

扫描文件以件为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。即一份档案内只要发现一份文件或一条卷内目录错误就算该份档案错。如果原目录有错漏必须修正。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入我院指定的档案管理系统中。每月验收时，误差率不得超5%，同时，发现挂接错误的，供应商需无条件重新挂接。

2) 档案扫描

a. 供应商必须采用虹光扫描仪FB6000E、FBH6380E或同档次以上的专业文件扫描仪，同时必须至少配有一套Kofax VRS软件用于一些不清晰文件（如退色传真件等）的扫描处理。

b. 由于档案原件纸质较差，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描。对一些不清晰文件（如退色传真件等）必须用Kofax VRS等相关软件扫描处理。

c. 文件的存储格式为标准TIFF格式。图纸的存储格式为JPG格式。

d. 分辨率一般为300dpi，所有档案材料采用彩色扫描（24色）。

e. 扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页；要求能打印清晰的扫描图像和转换的CEB文件；每个件的文件名采用我院规定的“系统流水号+2位数的件号”，差错率不得超过0.1%。

f. 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像的方向要符合阅读习惯，图像的偏斜角度（顺/逆时针方向）不大于0.5度。对图像页面中出现影响图像质量的杂质，如黑框、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的内容，节省存储空间。

g. 对大幅面档案文件（尺寸超过A1）应采用分区扫描形成多幅图像，再进行图像拼接处理，合并成一个完整的图像。

h. 其它要求依照国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《纸质档案数字化技术规范》。

3) 数据存储、合并

a. 对扫描后的数据进行检查、存储，不得出现差错，如有差错被我院验收时发现的，每处扣2元。

b. 在保留原扫描图像文件的同时，利用软件工具把同一份纸质文件的多个图像文件合并为一个多页PDF格式文件（图纸另存一个JPG格式文件，不需合并到多页PDF中）。文件名按照我院规定进行命名，不得出现差错，如有差错被我院验收时发现的，每处扣2元。

c. 将扫描形成的图像文件（TIFF和JPG）以及合并后的图像文件各一式两份，全部采用高质量独立光盘刻录，并提供两套详细目录清单。

d. 在光盘盒上贴上光盘纸质标签，光盘标签标明光盘内档案的全宗号、目录号、起止案卷号，并在光盘上用油性笔标明光盘所含档案的全宗号、目录号、起止案卷号。

e. 刻录盘片必须保证质量，要求盘片能在普通光驱中正确读取，内容无差错（有任何差错必须重新刻录）。

4) 数据挂接

a. 将合并后的图像文件对原有的目录数据，逐份点击链接。

b. 将导入后的数据备份再采用索尼原装金盘刻录，一式两份，并提供详细清单给我院。

5) 原件装订：档案数字化过程中，案数字化过程原则上不允许拆卷，如因特殊情况（A1以上大图纸）需拆卷扫描的，经我院同意后方可拆卷。归还档案时需按照拆卷前的标准原样装订，不得有任何差错。档案装订要求装订要结实、齐整（右边、下边对齐）、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

6) 更换破损软硬封面。

7) 档案原件处理完成后须原样归还，不得损坏和丢失原件，否则按照有关法律进行处理。

8) 废纸处理

档案整理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。

序号

商务条款

要求

1

报价要求

1、报价不高于本项目的预算控制价。

2、报价方式为广东省佛山市目的地竣工验收交付价。

3、报价中须包含对上述专业服务、配套办公设备和货物、保险、培训辅导、全额含税发票、雇员费用、合同实施过程中的应预见或不可预见费用等。

2

现场踏勘

1、供应商自行到施工现场进行踏勘，一旦成交任何因忽视或误解现场情况，而导致的所有损失和责任均由供应商自行承担。

2、风险提示：请供应商充分考虑施工场地障碍条件和各种不利因素可能带来的风险。

3

服务地点

我院（用户）指定地点。

4

服务时间

合同签署生效后。自进场之日起6个月内完成。

5

维保实施要求

1、供应商须向我院提供详细的实施计划，包括维保计划、维保任务分工、管理及风险控制措施等。

2、在维保实施过程中，需服从我院的组织、协调、监督、管理。

3、及时向我院报告进展情况。

6

验收要求

1、必须为验收提供必需的一切条件及相关费用。

2、项目验收依次序对照执行标准：

2.1、符合中华人民共和国国家和履约地相关安全质量标准、行业技术规范标准、环保节能标准；

2.2、符合用户需求和各方共同认可的合理最佳配置、参数规格及各项要求；

2.3、符合货物来源国官方颁布标准。

2.4、上述各类标准与法规必须是有关官方机构最新发布的现行标准版本。

3、原则上是以一份完整的采购档案计算一卷，但如果档案资料整理后的厚度超出4cm的，以4cm的厚度标准计算一卷。

4、双方约定的考核标准。

7

付款方式

1、付款方式：验收合格并经双方核定数量后，自收到完税发票之日起，30个工作日内，一次性支付全款。

2、收款方、出具发票方、合同乙方均必须与成交供应商名称一致。

序号

名称

单价（元/卷）

备注

1

采购档案整理

按实结算

2

采购档案整理+扫描

按实结算

大写：人民币 元整

※必须完全满足并响应本采购项目的全部内容和要求。

※请严格按照附件清单报价，更改序号、物资名称、单位的报价单为无效报价单。

※报价表纸质版随谈判会当日自行携带入场提交。

序号

投标资料

页码

审核

情况（√）

备注

1

三证合一的营业执照复印件

或

企业法人营业执照（副本）复印件

税务登记证书（国、地税）复印件

组织机构代码证复印件

2

商事主体信息公示平台查询页（营业执照经营范围如注明“具体经营项目请登录商事主体信息公示平台查询”）

3

企业信用信息公示报告

4

法人代表证明书

5

法人代表第二代居民身份证复印件

6

法人授权书

7

授权代理人第二代居民身份证复印件

8

授权代理人近三个月社保缴费证明

9

供应商应遵纪守法、诚信经营，近三年内（自论证公告发布之日起往前推三年）无违规违法行为或采购活动中无不良记录。（供应商书面承诺，格式见附件6）。

10

供应商应遵纪守法、诚信经营，近三年内（自论证公告发布之日起往前推三年）无违规违法行为或采购活动中无不良记录。（供应商书面承诺，格式见附件6）。

11

如有则提交2018年1月1日（以合同签订时间或验收报告时间为准）至今已完成医疗单位的同类业绩（格式见附件7）及完整的合同复印件或验收报告复印件，作为评审依据（①供应商最多提供5份合同复印件或验收报告复印件作为证明材料，其他备查；②就上述的业绩中提供用户满意度评价）。

12

委派参与本项目的负责人需具有国家人社部门颁发的档案专业职称证书（提供职称证书复印件）。

13

如有请提供委派参与本项目负责人在档案行业从业年限的证明材料，以项目负责人参加的项目验收报告记载的时间为准，请提供最早参加项目的验收报告复印件。

法定代表人身份证

复印件正面粘贴处

法定代表人身份证

复印件反面粘贴处

授权代理人身份证

复印件正面粘贴处

授权代理人身份证

复印件反面粘贴处

序号

客户名称

项目名称及合同金额

（万元）

合同签订时间

联系人及电话

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

…