项号

内容

说明与要求

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项目名称

重庆医科大学附属第二医院档案托管外包服务项目竞争性谈判

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项目概况

一、托管数量

档案存储外包，涉及档案箱存量约 12000 箱（以实际存储数量为准），其中约12000箱体尺寸约长55cm*宽33cm*高24cm，约200箱体尺寸约长85cm*宽36cm*高32cm

二、服务期：一年（服务期满双方无异议可续签一年）

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项目内容（包括但不限于）

服务内容包括但不限于需托管纸质档案的运输搬运、清点、整理、录入、送取、上架、存管、调阅、查阅、档案管理用品提供等。

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项目要求

一、整体服务要求

档案从医院到存储仓库以及今后医院从存储仓库调阅所需档案的整个过程中保证档案的完整性，不得遗漏档案资料，不得丢失、泄密、破坏、污损。

二、档案库房硬件设施要求

1 库房权属清晰：投标人必须拥有自建库房或租赁库房，库房自有的提供权属证明，若是租赁的提供服务期内有效的租赁合同。

2 库房选址合适：投标人档案库房（含扩容库房）均应位于重庆市主城区以内，四周无易燃、易爆性生产活动工厂，如木材加工厂、化工厂、加油站、垃圾处理厂、核发电站等，不易引起被动火灾或虫鼠害；地质条件稳定，没有位于填湖区（塌陷隐患）、沙石地质，山坡、山脚等易发生滑坡、泥石流、或地势低洼易发生渗水地段。

3 库房必须采取可靠的防潮、防水措施，必须设置必要的机械通风或空调设备。库房净高不应低于2.40m，库房屋顶应采取保温隔热措施，屋顶内应通风流畅，库房门应做防盗门，能常年保持档案存放的温湿度条件要求（温度14-24度，相对湿度45-60%）。

4 库房满足标准八防要求：防火、防盗、防鼠、防水、防潮、防虫、防强光、防高温。

三、技术要求

1投标人能独立完成档案的运输服务（包含装车、运输、卸货、上架等），能及时响应院方物流需求，在院方指定时间内完成运输服务。

2 投标人能提供独立便捷的文档管理系统：具备发出调查阅指令、收箱入库指令、查看文档箱信息等相关功能，方便院方更好的管理寄存在投标人的文档箱，每箱均能进行准确无误的定位，并能为院方提供更便捷的查阅、调阅等相关服务。

3 消杀工作：所有文档箱入库都得消杀。

4能提供标准化档案用品包括：档案箱、保密锁条、条形码，具体标准如下：

档案箱标准：具有标准尺寸的档案保管箱

保密锁条与条形码标准：锁条为一次性不可重复利用，每根锁条均有唯一编码，锁上文档箱后，必须销毁锁条才能再次打开文档箱，以确保文档箱内档案的保密性。条形码编码清晰明了，且具有唯一性，以确保录入系统无重复，方便在文档库房定位文档箱。

5 满足院方各种调查阅需求。

投标人应有清晰的调阅和收箱入库等流程。

现场查阅：院方提前2小时告知投标人需要查阅的文档箱编码，投标人应及时找到并调出文档箱放置在库房查阅室，供院方相关授权人员前往投标人查阅室查阅相关档案，查阅完毕后双方核对相关查阅信息表后，投标人按照标准流程回收文档箱存入库房。

普通调阅：由院方相关授权人员以签章文件形式告知投标人需要调阅的文档箱编码及调阅地点，投标人于次日将需要调阅的文档箱送达指定调阅地点，并由相关授权人员签收确认。

特殊调阅：由院方相关授权人员以签章文件形式告知投标人需要调阅的文档箱编码及调阅地点，投标人将按照特殊调阅的要求（例如节假日或者当日紧急调阅）将需要调阅的文档箱送达指定调阅地点，并由相关授权人员签收确认。

收箱入库：对于调阅完毕后的文档箱，定期新增需要收箱入库寄存保管的文档箱，由院方相关授权人员提前以签章文件形式告知投标人，投标人确保在一个工作日内给予响应和答复，双方约定好上门收箱时间，按照标准流程收箱，并签章确认后，由投标人相关工作人员收箱寄存至投标人库房。

6 投标人承诺保护和维持院方档案信息内容的保密性，特别是未获得院方事先书面同意前，投标人承诺不得以任何理由或目的披露所有档案内容。

7投标人私自拆封院方的档案箱，或泄露院方保存物信息，或因保管不当导致文件箱损毁、或箱内文件不能使用、箱内文件损坏、文件箱遗失或灭失，一经发现，投标人须就该档案造成医院的经济损失进行全额赔偿并承担相应法律责任。

8 安防工作：投标人确保库房全年24小时有相关工作人员不间断值守库房，且每间隔一定的时间对库房内外周边巡查一次，以确保库房的安全，做好防火、防盗、防水（潮）、防高温、防强光等相关预防工作。库房内应设有监控，监控资料保存时间需符合国家相关规定。

9投标人能提供灾难应急服务，对于不可抗力或突发事件可能导致院方档案有遗失、损毁、泄密的危险时，能提供备用库房，并在48小时内实施安全转移，以确保库房内档案的安全。

10 在服务期内，未经院方允许，投标人不得将存储资料移放到合同签订地址以外的地方，若出现此情况，院方有权终止合同，中标方须对院方进行经济赔偿并同时纳入院方的黑名单库。

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投标人条件

一、一般资质条件

1、具有独立承担民事责任的能力；

2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

4、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

5、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

6、法律、行政法规规定的其他条件。

二、特定资格条件

1、投标人具备年检合格的工商行政管理部门核发的企业法人营业执照，具有独立法人资格和相应的档案管理经营范围。

2、投标人库房面积不低于5000平方米。

3、投标人在重庆主城区设有固定的办公场所、售后服务机构。

4、投标人在重庆主城区拥有符合托管外包存储条件的场地，离重医附二院任意一个院区不超过30公里，并提供有效的产权或租赁证明。

5、本项目不接受联合体投标。

特别说明：

投标人需对自己提供的材料的真实性负责。若一旦发现投标人弄虚作假的，将取消其投标资格，并进一步追究其相关责任，依法赔偿由此造成的相关损失。

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报名时间、

谈判文件递交截止时间

谈判报名截止时间：2021年 3月 15 日下午17：00

谈判文件投递截止时间：院方根据报名情况组织实地考察，开标时间另行通知。

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报价方式

1、本项目报价：档案储存最高限价2元/箱/月综合单价。

2、投标人应按投标文件中规定的报价表格式，分规格报价。报价在中标期内有效，且中标价格不因市场因素进行调整。

投标人应自行踏勘现场。投标人自身应对考察中获取的现场资料负责。不管投标人是否踏勘过现场，均被认为在递交投标文件之前已踏勘过现场，对本项目的风险和义务十分了解，并在其投标文件中充分考虑了现场和环境条件

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合同价格

中标价格

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付款方式

半年预付

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竞争性谈判

文件组成

1、法定代表人授权委托书

2、法定代表人身份证明书

3、报价书

4、公司基本情况表

资质证明材料：①企业营业执照；②组织机构代码证；③税务登记证。以上复印件需加盖公章（原件备查）。

5、公司类似工程业绩表

6、承诺书

投标文件一式肆份，其中正本一份，副本叁份。副本可为正本的复印件，必须与正本一致，如出现不一致情况以正本为准。

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文件密封

谈判文件装入袋中密封并在袋上加盖单位鲜章。

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报名、谈判时间和地点

报名方式：

发送附件1报名表及 “三证合一”的营业执照复印件电子档发至QQ邮箱********7@qq.com

谈判报名截止时间：2021年 3 月 15 日下午17：00

谈判时间及地点：另行通知

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评定方法

综合评定

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联系人及方式

联系地址：重庆市渝中区临江路74号重庆医科大学附属第二医院

联 系 人：邹老师周老师联系电话：***-********