新站区政府采购中心谈 判 文 件项目名称: 新站区磨店社区管委会档案整理及装具采购竞争性谈判项目编号: 2013XZFJ0063二○一三年六月一.谈判邀请（谈判公告）新站区政府采购中心受新站区磨店社区管委会的委托，现对“新站区磨店社区管委会档案整理及装具采购”进行竞争性谈判，欢迎具备条件的国内投标人参加谈判。（一）采购项目名称及内容1.项目编号：2013XZFJ00632．项目名称：新站区磨店社区管委会档案整理及装具采购竞争性谈判3．项目内容：详见需求附件。（二）投标人资格1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的相关规定；2. 投标人必须具有独立法人资格，企业注册资金不低于50万；3.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中无违规记录；4.距投标截止日近3年内有类似的档案整理业绩且必须有地市或县（区）级档案馆的整理业绩（需提供合同原件）；5.项目主要负责人应具有档案专业岗前培训合格证书；6、投标企业需具有本地化项目实施及售后服务的能力。（本地化服务的能力是指具有一下条件之一：（1）在本地具有固定的办公场所及人员；（2）在本地具有固定的合作伙伴；（3）投标人在本地注册成立的。）（三）谈判时间及地点1、谈判时间：详见投标人须知前附表2、谈判地点：详见投标人须知前附表（四）投标截止时间详见投标人须知前附表（五）联系方法单位：合肥市新站区政府采购中心地址：新站区文忠路999号新站区管委会B3-312室联系人：蔡楚阳电话（传真）：0551-******** ******** （六）其他事项说明本谈判邀请以谈判公告形式在合肥招标投标中心及新站区管委会网站上发布。二.投标人须知前附表投标人须知前附表序号内容说明与要求1采购人新站区磨店社区管委会2委托人新站区磨店社区管委会3集中采购机构名称：合肥市新站区政府采购中心地址：新站区文忠路999号新站区管委会B3-312室4项目名称新站区磨店社区管委会档案整理及装具采购竞争性谈判5项目编号2013XZFJ00636项目性质服务类7资金来源?财政投资□采购人自筹□其他8包别划分?不分包 □分为个包9付款方式付款方式：项目完工验收合格结清。10联合体投标□允许?不允许11投标有效期谈判后60天12服务地点按照业主要求13服务期限按照业主要求14免费质保期15谈判保证金金额人民币5000元。采取现金形式，评标现场缴纳（密封装且盖有骑缝章或投标代表人签字）。16答疑2013年 6月20日16时前接受纸质文件答疑（逾期不予受理），（咨询电话：0551-********）。采购中心对谈判文件进行的澄清、更正或更改，将在网站上及时发布，该公告内容为谈判文件的组成部分，对投标人具有同样约束力效力。投标人应主动上网查询。采购中心不承担投标人未及时关注相关信息引发的相关责任。17勘察现场?自行勘察 □统一组织18标书份数及要求投标文件：正本 1份；副本1 份，密封提交。19报名时间地点、谈判时间及地点⑴报名时间：2013年6月18日—2013年6月20日（上午8点30分-11点30分，下午2点30分-5点30分 不含节假日）（2）报名地点：合肥新站区政府采购中心联系人：王林娟，电话：********地址：文忠路999号新站管委会B3-312室(磨店新街对面，681或302路公交车底站)（3）请感兴趣的投标人报名时携带本人身份证、法人委托授权书（附件）营业执照复印件、身份证复印件加盖公章前往我中心报名。未经报名的公司，投标无效。谈判时间及地点：投标截止时间及谈判时间：北京时间2013年6月21日15时30分投标文件递交地点及谈判地点：新站区文忠路999号新站区管委会B3-309室投标文件接收时间：自投标截止时间前30分钟至截止时间止逾期收到的或不符合规定的投标文件将被拒绝。投标截止时间以接受投标文件地点时钟显示的时间为准。20评标办法详见谈判文件21谈判保证金谈判保证金金额：伍仟元整，投标现场封闭并由投标代表人签章后在开标现场缴纳，谈判保证金递交截止时间：北京时间2013年6月21日15时30分注：○1在规定截止时间前，对于未按要求提交谈判保证金的竞价文件，采购中心将视其为非响应性竞价而予以拒绝。○2谈判保证金缴纳的收款单位、开户银行、账号应与本条款中完全一致，否则所有后果由该竞价人自负。○3递交竞价文件时，须提交规定金额的投标保证金。④本项目不接受以个人名义的任何形式支付凭据。成交人须在合同签订前向新站区财政局提交壹万元履约保证金（期限至全部工作量结束）22投标样品□需要? 不需要23业主联系方式磨店社区联系人姓名：张梅荣联系电话：********180*****18124本项目不接受联合体投标三.投标人必须提交的谈判资料（投标文件）内容1、投标授权书（详见附件）原件（法人代表参加投标的，提供身份证明复印件）；2、经年检有效的营业执照、税务登记证复印件及组织机构代码证；（复印件)3、法人授权书(须为原件)。4、投标函、报价书（报价表）。5、项目负责人档案培训合格证书（复印件加盖公章，原件携带备查）。6、投标函、报价书（报价表）、履约保证金退还声明。7、距投标截止日近3年内有类似的档案整理业绩且必须有地市或县（区）级档案馆整理业绩（复印件加盖公章，合同原件备查）。8.本地化服务能力相关资料证明，（本地化服务的能力是指具有一下条件之一：（1）在本地具有固定的办公场所及人员；（2）在本地具有固定的合作伙伴；（3）投标人在本地注册成立的。）9、所投相关装具的具体名录、品牌、规格及售后服务承诺。10、其他投标文件(包括企业资信、荣誉、服务方案等)。四、谈判保证金及履约保证金1.参加谈判的投标人应在谈判开始之前，提交规定金额的谈判保证金（金额要求见谈判须知前附表，保证金以现金方式现场缴纳），作为谈判的一部分，谈判结束后现场退还未中标人的谈判保证金。2、成交人须在合同签订前向发包人提交伍仟元履约保证金（合同履行后无息退还）。履约保证金的缴纳可采取现金或转账的形式缴纳至下列指定银行：收款单位：合肥新站综合开发试验区管委会账号：****************6开户银行：农行合肥明珠支行收据开具部门：新站区财政局财务结算中心，联系人：李忠发，电话：********。3、如果中标人未按规定交纳履约保证金，采购中心有权取消该授标。在此情况下采购中心可将该标授予其下一个中标候选人，或重新组织招标。4、合同服务期履约保证金满后退还（无息）。履约保证金退还单位名称须与中标单位名称一致，如账号不一致产生的后果采购中心一概不负责。5、下列任何情况发生时，谈判保证金将不予退还：（1）投标人在谈判文件规定的谈判有效期内撤回报价。（2）成交人在规定期限内未能：a.根据规定签订合同；b.根据规定提供履约保证金（3）下轮报价高于上一轮报价。（4）有下轮报价权的投标人放弃下轮报价的。（5）资格后审中用虚假资质文件等方式谋求中标的。（6）采购监督管理部门认定的其他情形。五.竞争性谈判的评审方法及标准1、本次谈判活动将采用有效最低价法方法评审。（1）有效最低价法：以价格为主要因素确定成交候选供应商，即在全部满足谈判文件实质性要求（包含资格条件、采购内容、供货方案、付款方式、工期以及谈判过程中对以上内容的补充和修改等）前提下，根据各家最终承诺报价由低到高排出成交候选供应商。如果最低报价或次低报价出现两家或两家以上者，且均通过谈判小组评审，则采取抽签方式确定成交人。 （2）“有效最低价”主要考虑：①报价是否响应本谈判文件的实质性要求；②报价是否会降低本谈判文件规定的质量、供货期、服务内容、功能要求；③是否有重大缺项漏项或错项。2、谈判活动中，每位参加谈判的供应商均给出最后一次书面说明和最终承诺报价的机会。谈判小组将根据谈判情况对供应商进行排序并根据排序结果推荐候选供应商。3、谈判过程中，谈判小组发现投标人的报价或者某些分项报价明显不合理或者低于成本，有可能影响商品质量和不能诚信履约的，应当要求其在规定的期限内提供书面文件予以解释说明，并提交相关证明材料；否则，谈判小组可以取消该投标人的成交候选资格，按顺序由排在后面的成交候选人递补，以此类推。八、投标人须知1.投标优惠报价为投标人在投标文件中提出的各项支付金额的总和，有总价没有分项报价的无效。包括本次谈判文件的全部内容及服务的材料、货物、服务、人工、安装、成本、利润、税金、开办费、技术施工措施费、大型机械进出场费、风险费、材料调差、政策性文件规定费用等所有费用、安全文明施工、道路跟踪保洁，投标方报价要包含解决此问题所采取的措施费用。 2. 投标人应自行对施工现场和周围环境进行勘察，投标人应对不清楚或疑问之处书面提出答疑，并要求业主单位给予答复，以获取编制投标文件和签署合同所需的资料。勘察现场所发生的费用由投标人自己承担。业主单位向投标人提供的有关施工现场的资料和数据，是业主单位现有的能使投标人利用的资料。业主单位对投标人由此而做出的推论、理解和结论概不负责。投标人因自身原因未到施工现场实地踏勘的，成交后签订合同时和履约过程中，投标人不得以不完全了解现场情况为由，提出任何形式的增加工程造价或索赔的要求。3.投标人应确保其所提供的谈判资料的真实性、有效性及合法性，否则，由此引起的任何责任由其自行承担。4.为保证谈判活动顺利进行，投标人应派相关技术人员进行现场答疑，授权代表必须到达谈判现场（携带身份证原件备查）。5．谈判小组将与投标人就一次报价、服务方案（须有针对性）、材料选用及维保服务等内容进行谈判。投标人最终承诺报价是签订合同的最终依据。6.谈判小组所有成员集中与初审合格的所有供应商分别进行谈判。除成交人的成交价进行公示以外，各投标人的技术资料、价格和其他信息均予以保密。谈判并不限定只进行二轮报价，如果谈判小组认为有必要，可能要求投标人进行多轮报价。多轮报价时，给予每个合格投标人相同的机会。7.如果谈判小组认为有必要，可要求投标人在规定时间内提交投标文件的补充资料或证明材料。投标人总价和各子项单价不得高于控制价，否则，做无效标处理。8.在谈判内容不做实质性变更及重大调整的前提下，有下轮报价权的投标人不得放弃下轮报价、投标人下轮报价不得高于上一轮报价。否则，做无效标处理并谈判保证金不予退还，同时禁止半年内参加合肥新站区采购中心任何政府采购活动并上报合肥市招管中心督察处。9.若成交单位因地方劳务协调等问题，不能顺利开始服务，在此情况下我中心有权取消该授标，并没收其谈判保证金和履约保证金，可将该标授予其下一个成交候选人，或重新组织采购。10．投标人在施工中负责安全文明施工，严格执行相关规定，并承担自身原因造成的责任事故。11.投标人对本函如有不清楚之处，请及时与我中心联系，我中心将尽快予以答复。12.我中心一律不予退还投标人的投标文件。七.确定成交人1、谈判小组首先将对各投标人基本资格进行符合性审查，同时对谈判资料的响应性进行初审，未通过初审的投标人将不参与谈判。2、谈判小组将分别与投标人就投标报价、供货方案、材料选用及维保服务等内容进行谈判。投标人最终承诺报价是签订合同的依据。3、谈判小组所有成员集中与初审合格的所有供应商分别进行谈判。除成交人的成交价进行公示以外，各投标人的技术资料、价格和其他信息均予以保密。谈判并不限定只进行二轮报价，如果谈判小组认为有必要，可以要求投标人进行多轮报价。在谈判内容不做实质性变更及重大调整的前提下，投标人下轮报价不得高于上一轮报价。4、投标人投标报价明显缺乏竞争性的，评委会可以否决所有投标。5、谈判小组根据详细评审的结果确定成交候选人，并标明排列顺序。经谈判小组评审确定的成交候选人名称和成交金额，由采购中心在指定媒体上予以公示，公示期为三个工作日。6、如谈判小组认为有必要，可以对第一成交候选人就投标文件所提供的内容是否符合谈判文件的要求进行资格后审。如果确定第一成交候选人无法履行合同，将依次对其他成交候选人进行类似的审查。排名第一的成交候选人放弃中标、因不可抗力不能履行合同、不按照谈判文件要求提交履约保证金，或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形，不符合成交条件的，采购人可以按照评标小组提出的成交候选人名单排序依次确定其他成交候选人为成交人，也可以重新谈判。7、不接受最终审查或在最终审查过程中提供虚假资料的成交候选人，成交候选人资格将被取消，同时按照政府采购的相关法律、法规予以处罚。8、如果成交候选人未按照上款规定交纳履约保证金，采购中心有权取消该授标，并没收其谈判保证金。在此情况下采购中心可将该标授予其下一个成交候选人，或重新组织采购。八.废标出现下列情况之一时，谈判小组有权宣布废标，并将理由通知所有投标人：1.出现影响采购公正的违法、违规行为的；2.报价人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；3.因重大变故，采购任务取消的；4.有总价没有分项报价的。5.谈判小组评审后一致认定应予废标的。谈判过程中，投标人投标报价明显超过或低于市场平均价格，投标人应提供相关证明资料，经谈判小组评审后一致认定报价不合理的，可以认定其报价无效。九.二次采购1、项目废标后，采购中心可能发布二次公告（谈判邀请），进行二次采购。前款所述“二次”，系指项目废标后的重新公告及采购，并不仅限于项目的第二次公告及采购。2、二次采购可能调整前次采购的各项规定及要求，包括采购方式、项目预算、投标人资格、付款方式、采购需求、评标办法等。投标人参与二次采购，应及时获取二次采购文件，以二次采购文件为依据，编制二次投标文件。十.合同签订1、成交人应按采购中心规定的时间、地点与采购人签订采购合同。采购双方应按照谈判文件、报价文件及谈判过程中的有关澄清、说明或者补正文件的内容与采购人签订合同。成交人不得再与采购人签订背离合同实质性内容的其它协议或声明。2、采购双方必须严格按照谈判文件及承诺签订采购合同，不得擅自变更。合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应当与谈判文件和成交人的投标文件的内容一致，招标人和成交人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。对任何因双方擅自变更合同引起的问题采购中心概不负责，合同风险由双方自行承担。合同范本由中标人提供。公示期满后各方均无异议或最终审查结果无误的成交候选人，我中心将向其发出成交通知书。成交候选人须在2个工作日内到我中心领取。如果成交候选人未按规定领取成交通知书，我中心有权取消其成交候选人资格，并没收其询价保证金。成交通知书是合同的组成部分。中标通知书领取联系人：新站区政府采购中心 谢菁菁，电话：********。十一.验收1、采购人验收时，应成立验收小组，明确责任，严格依照采购文件、成交通知书、政府采购合同及相关验收规范进行核对、验收，形成验收结论，并出具书面验收报告，验收报告报政府采购中心备案并作为结算凭证。2、涉及安全、消防、环保等其他需要由质检或行业主管部门进行验收的项目，必须邀请相关部门或相关专家参与验收。3、检测、验收费用均由合同乙方（成交人）承担。十二.其它1、无论基于何种原因，各项本应作拒绝处理的情形即便未被及时发现而使该投标人进入初审、详细评审或其它后续程序，包括已经签约的情形，一旦在任何时间被发现，采购中心均有权决定是否取消该投标人此前评议的结果或是否对该报价予以拒绝，并有权采取相应的补救或纠正措施。一旦该投标人被拒绝或被取消此前评议结果，其现有的位置将被其他投标人依序替代或重新组织采购，相关的一切损失均由该投标人自行承担。2、本谈判文件的最终解释权归新站区采购中心。3、投标人对本谈判文件如有不清楚之处，请及时与采购中心联系，采购中心将尽快予以答复。附件1：投标授权书附件2：竞争性谈判投标函附件3：报价书附件4：最终承诺报价书附件5：采购需求 附件1投标授权书本授权书声明： 公司（工厂）授权本公司（工厂） （投标人授权代表姓名、职务）代表本公司（工厂）参加新站区政府采购中心组织的“新站区磨店社区管委会档案整理及装具采购项目”采购活动（项目编号：2013XZFJ0063，全权代表本公司处理投标过程的一切事宜，包括但不限于：投标、参与开标、谈判、签约等。投标人授权代表在投标过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，本公司均予以认可并对此承担责任。投标人授权代表无转委托权。特此授权。本授权书自出具之日起生效。特此声明。投标人授权代表（签字）：性别： 身份证号：投标人公章： 日 期：年月日注：1、本项目只允许有唯一的投标人授权代表，且必须为投标人在职员工。附件2竞争性谈判投标函致：合肥市新站区政府采购中心根据贵方“新站区磨店社区管委会档案整理及装具采购项目”项目编号：2013XZFJ0063竞争性谈判邀请公告，我方正式授权下述签字人（姓名）代表投标人　 （投标人全称），提交投标文件正本　份，副本　　份。据此函，我方兹宣布同意如下：（1）已自行探勘现场，对档案整理的数量及装具情况进行了充分了解，按本次谈判文件规定及最终报价承诺供货及安装，承诺不提出任何形式的增加合同外造价和索赔。（2）我方根据本次谈判文件的规定，严格履行合同的责任和义务,并保证于买方要求的日期内完成供货、安装及服务，并通过买方验收。（3）我方承诺报价低于同类货物和服务的市场平均价格。（4）我方已详细审核本次谈判文件，包括谈判文件附件、参考资料、谈判文件修改书或图纸（如果有的话），我方知道必须放弃提出含糊不清或误解的问题的权利。（5）我方同意从投标人须知规定的谈判日期起遵循本投标书，并在投标人须知规定的谈判有效期之前均具有约束力。（6）我方承诺如谈判保证金未在谈判文件规定时间前到达贵方指定的账户，我方投标无效，由此产生的一切后果由我方承担；如果在谈判后规定的投标有效期内撤回投标，我方的谈判保证金可被贵方没收。（7）我方同意按贵方要求在谈判现场规定时间内向贵方提供与其投标有关的任何证据或补充资料，否则，我方的投标文件可被贵方拒绝。（8）我方完全理解贵方不一定接受最低报价的投标。（9）我方对投标文件中所提供资料、文件、证书及证件的真实性和有效性负责。（10）与本投标有关的通讯地址：电话： 传真：投标人授权代表姓名（签字）：（投标人公章）日期： 附件3-1“新站区磨店社区管委会档案整理及装具采购项目”报价书（需附3-2分项报价表）投标人名称投标总价人民币小写：人民币大写：是否响应付款方式是□否□ （划√）交货及完工期免费质保期其他说明：投标人公章： 年月日需附后附5分项报价表。附件3-2报价书分项报价明细序号档案整理服务和装具项目单位单价合计技术规格参数等1附件5，1-11项服务部分合计212-24项需逐项注明投标品牌、技术参数、数量、单价34567…合计（大小写）注：表格可自行拉长。投标人公章：年月日注：1、规格响应表是针对主要（重要）技术指标要求及设备品牌、规格型号要求的配置响应。2、上表中的产品技术规格及配置描述必须以中文的形式来表现；3、投标人所投产品如与谈判文件要求的规格及配置不一致，则需在上表偏离说明中注明。附件4-1新站区磨店社区管委会档案整理及装具采购项目最终承诺报价书（需附4-2分项报价表）投标人名称最终投标总价（详见备注说明）人民币小写：人民币大写：是否响应付款方式是□否□ （划√）交货及完工期免费质保期其他说明 投标人公章或代理人签字：年月日注：本页最终报价书包括分项报价表，由投标人在谈判现场依谈判情况填写，请加盖公章后带至谈判现场备填（不需装订在投标文件内）。附件4-2最终承诺报价书分项报价明细序号档案整理服务和装具项目单位单价合计技术规格参数等1附件5，1-11项服务部分合计212-24项需逐项注明投标品牌、技术参数、数量、单价34567…合计（大小写）注：表格可自行拉长。投标人公章：年月日注：1、规格响应表是针对主要（重要）技术指标要求及设备品牌、规格型号要求的配置响应。2、上表中的产品技术规格及配置描述必须以中文的形式来表现；3、投标人所投产品如与谈判文件要求的规格及配置不一致，则需在上表偏离说明中注明。 附件5.采购需求磨店社区管理委员会综合档案室规范化整理外包询价序号档案外包业务描述工作内容单价总价1各个机构的文书档案约5000件每件档案进行分类、排序、盖归档章、编目、装盒、写盒脊　　2社会事务办2011年-2013年低保档案约1800卷每件低保档案盖章，不编页码，不装订，不著录，打印已有完好的目录，装盒，写盒脊　　3婚姻档案2003年（含）以前的约2500件每件档案进行排序、不编页码、盖章、编目、装盒、写盒脊　　4高龄津贴档案2009年-2011年约2000件每件档案进行排序、不编页码、盖章、装订、编目、装盒、写盒脊　　5综治办司法调解卷宗约100卷每卷卷宗进行排序、编页码、写卷皮、装订、编案卷目录和文件目录、盖章、装盒、写盒脊　　62012年城乡养老保险约800卷每卷案卷进行排序、编页码、装订、盖章、编目、装盒、写盒脊　　7拆迁安置档案15个项目约300卷每个项目档案进行分类、排序、盖章、装订、编页码、编目、做封面、填写封面、装盒、写盒脊　　8经济办（二轮承包合同书）4500件每件合同书盖章、不编页码、著录、编目、装盒、写盒脊　　9城建办少荃家园、文忠苑基建档案约2000卷盖章、装订、不编页码、著录、装盒、写盒脊　　10照片档案约3册分类、排序、盖章、编页码、编目、折图纸、著录、打印封面及目录、装盒、写盒脊　　11实物档案约40个分类、装盒、写照片标签、照片说明、贴盒脊、著录、编目　　12除湿器1台清洗、分类、排序、编目、贴实物标签、著录　　13计算机1台启天M4300H61/I5-3470/4G/500G/DVD/集显/DOS/H61　　14打印机1台惠普2115　　15打孔机1台申广牌，二代打孔切纸一体机，自动伸缩，省力型（三孔）　　16缝纫机1台飞跃牌，档案专业缝纫机　　17柜式空调1台格力（GREE） KFR-50LW/（50569），适合30平以上空间使用　　18专业档案防虫药1箱（小袋装）每盒内装三十袋，每箱内装三十盒　　19灭火器4个手提式干粉灭火器，5L　　20档案信息管理系统1套单机版（适用于数字化扫描）　　21温湿度计1个温度湿度两用，档案专用　　22文书档案盒1500个无酸纸　　23基建档案盒2000个无酸纸　　24业务档案盒600个无酸纸　　备注：本清单中的报价不包含整理过程中的耗材费用，如档案盒、卷皮、A4纸、墨粉、整理器材等附件6履约保证金退还声明竞标项目：新站区磨店社区管委会档案整理及装具采购项目项目编号：2013XZFJ0055项目编号：2013XZFJ0063我单位履约保证金到期后请汇至如下帐号：收款单位（与竞标单位名称一致）： 开 户 行： 银行帐号： 投 标 人：（单位公章）备注：1、本表在递交竞标文件时与谈判保证金收据一起交于采购中心工作人员。2、收款单位名称必须与竞标单位名称一致，否则由此造成的保证金无法退还或迟延退还，我中心概不负责。