寿县扶贫开发工作办公室档案数字化服务项目询价公告

尊敬的各潜在供应商：

因本单位档案整理工作需要，现对“寿县扶贫开发工作办公室档案数字化服务项目”的采购以公开询价方式进行，欢迎符合条件的供应商积极参与，具体事宜公告如下：

一、采购需求

档案的扫描、修图、著录（按照寿县档案馆对著录格式的要求进行调整）、装订、装盒。总量约40.5万页（A4幅面）。具体需求如下：

二、投标供应商资格要求

1、具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定条件；

2、投标人具有独立法人资格。

3、本次招标不接受联合体投标，不允许中标人将本项目内容分包和转包。

三、报价要求

（一）投标供应商应当一次报出不得更改的价格。所报价格须包含为开展档案整理服务工作所需的一切费用及税金等。成交供应商应向采购单位出具税务发票。

（二）供应商承诺的服务时间必须完全响应本文件规定，必须在合同签订后规定时间内完成。服务地点寿县扶贫开发工作办公室指定地点。

（三）供应商应按报价函规定格式逐项进行报价（报价函格式见附件一），以其他格式的报价将不被接受。在报价函中应就以下条款给予说明：

1、技术支持及售后服务承诺；

2、优惠措施及优惠条件。

（四）报价函的大写金额与小写金额不一致的，以大写金额为准；总价金额与按单价汇总金额不一致的，以单价金额计算结果为准；单价金额小数点有明显错位的，应以总价为准，并修改单价。

（五）报价函应加盖报价单位公章。

四、供应商报价须知

（一）评审方法：根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

（二）投标人的报价超过最高限价或单价控制价的，为无效报价。

（三）供应商的最终报价一经认可，即为签订合同的最终依据。采购合同由成交单位与采购单位签订。询价通知书、报价函及其澄清文件均为采购合同的组成部分。

（四）供应商应当认真查看采购需求和服务时间，如所需服务时间超过采购单位要求，则不应报价，否则将承担不能按期完成服务内容的违约责任（包括赔偿采购单位损失及影响企业资信等级考评等）。

（五）供应商在询价过程中应遵守诚实信用的原则，在询价及合同履行过程中，如发现供应商有欺诈等不诚实行为及违反合同约定等行为，将会受到列入“黑名单”、网上通报等处理。希望各竞投供应商在认真阅读询价文件各条款后再进行报价。

（六）投标供应商须在规定时间内递交以下报价材料(加盖单位公章的复印件)，否则，其报价将不被接受:

1、营业执照副本；

2、授权委托书及委托人身份证；

3、报价函；

4、企业认为有必要提供的能够证明其业绩信用状况等情况的其他资料。

（七）存在下列情况之一的报价，将不被接受：

1．投标供应商的报价超过最高限价的；

2．供应商的报价资料不全的；

3．不能满足采购需求的；

4．报价方式不符合本公告通知要求的；

5．不符合投标供应商资格要求的；

6、未在规定时间内递交报价材料的；

（八）本项目免收投标保证金。

五、报价时间及方式

报价截止时间：2020年6月11日。

开标时间： 2020年6月16日。

方式：各供应商应在报价截止时间前将报价材料进行密封后并通过邮寄或现场递交的方式送达（密封袋需加盖单位公章）。

邮寄或现场递交地址：安徽省寿县国投大厦二楼225室（寿县扶贫开发工作办公室综合股）。

六、联系方式

地 址：安徽省寿县国投大厦二楼225室（寿县扶贫开发工作办公室综合股）

联系人：赵远银（寿县扶贫开发工作办公室） 联系电话: 177*****183

寿县扶贫开发工作办公室

2021年6月7日

附件一： 寿县扶贫开发工作办公室档案数字化服务项目询价报价函

（报价函必须严格按此格式，其他格式将不被接受）

注：此表内容若单页填不下，可按同样格式扩展，但每页均需盖投标供应商公章；必须确保公章清晰。

合计报价（大写）：元 （￥：元）单位：人民币 元

供应商名称（加盖单位公章）：法定代表人或委托代理人（签名）：

联系电话：日 期：年月日

附件二：

寿县扶贫开发工作办公室档案数字化服务项目采购需求

一、项目需求

1、本项目采购最高控制价14.18万元，投标报价不得超过最高控制价。

2、本次进行数字化的档案基本情况：档案已全部规范化整理、编号、著录。（如有需要可现场查看）

3、采购范围：包括档案的扫描、修图、著录（按照寿县档案馆对著录格式的要求进行调整）、装订、装盒。总量约40.5万页（A4幅面）。具体需求如下：

备注：1.上述表中的数量均为预估量，实际数量以中标供应商实际完成的数量为准。2.本项目过程中须接受寿县档案局、寿县档案馆业务指导及意见。3.本项目最终的数字化成果需移交至寿县档案馆，并确保能够上传到寿县档案馆馆藏档案管理软件。

4、投标报价不得超过单价控制价0.35元/面。

5、项目最终按照实际完成数量结算，实际结算金额=某项工作内容实际完成数量×某项工作成交单价。

6、投标供应商自行承担所需电脑、扫描仪、打印机、复印机等设备及耗材（如打印纸张、墨粉、笔、档案盒等）。

7、档案扫描报价以A4幅面作为一面为标准单价，更大幅面以A4面积倍数进行同比价格折算，小于A4幅面的，以A4标准记为一面来计算。在结算单价外,不再额外增加任何费用。

二、服务期限、付款方式

1、本次采购服务期限为1个月，自合同签订之日起满1个月止。

2、付款方式：项目结束后，由采购方组织人员进行验收，验收合格后，支付至实际结算价款的90%，余款作为质保金，质保期为1年，质保期结束后支付（不计息）。

三、项目质量要求

1、质量标准

必须遵循以下标准：

1）《中华人民共和国档案法》

2）《中华人民共和国档案法实施办法》

3）《中华人民共和国保守国家秘密法》

4）《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

5）《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002

6）《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005

7）《归档文件整理规则》DA/T22-2015

8）《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》DB34/T450-2004

9）《安徽省机关档案工作目标管理考核办法》

10） 皖档发〔2017〕6号关于印发《 关于进一步做好精准扶贫档案工作的实施意见》的通知

2、档案扫描要求

根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的专业平板扫描仪或专业图纸扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。将档案文件扫描转化为标准格式的电子数据，保证扫描文件的高质量、高清晰度，通过专业的数字图像处理软件对图像进行（纠偏，去黑、留边等）技术处理，做到图像清晰、页面完整，色彩还原逼真，达到国家档案数字化标准要求；

采用24位彩色模式进行扫描，原始图像扫描为JPEG格式；

本项目要求采用彩色模式对档案进行扫描，其分辨率选择≥300dpi。照片档案、小幅面档案和其他特殊档案（如文字偏小、密集、清晰度较差等）采用≥600dpi标准进行扫描；

扫描时按要求捕获每页图像图像的扫描分辨率、色彩模式、扫描时间、文件大小、纸张大小、扫描软件、扫描仪等相关元数据；

项目开展期间应保证对档案原件的无损伤，无损耗，不得使用高速扫描仪。

3、图像处理（纠偏、裁边、去污等）

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，倾斜度不得大于1度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

4、图像存储

采用纸质档案数字图像长期保存格式JPEG格式，另外转换为双层PDF格式、TIFF格式进行备份。

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号+页码顺序对图像文件命名。

5、著录

按照寿县档案馆目录数据库数据规则制定目录，结合原来的电子目录对部分字段进行修改，建立一套准确、完整的目录数据库。著录时，要根据文件内容据实录入，如有不明确的地方，立即报告项目管理人员，不能私自处理。

校对,可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改

6、档案装订、装盒要求

对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠；

档案装订必须采用专业装订线进行装订，采取三孔一线方式进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除；

档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐；

如需拆卷，应尽可能保证原件完整，然后重新装订；

对整理后的档案进行装盒，并按要求完善档案盒脊。

7、数据挂接

档案数字化工作完成后 ，需与寿县档案馆对接，在寿县档案馆馆藏档案管理软件中对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联，挂接正确率100%。

逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

8、数字化成果验收

项目完成后，中标方提出验收申请，采购人组织验收，对档案数字化成果进行验收，包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体及数据挂接等。严格按照《纸质档案数字化规范》要求进行验收工作。在验收中检出的错误，中标人及时、无偿予以纠正并再次提交寿县档案馆验收。

验收指标：

档案原始材料必须100%不缺失，不损坏；

采用图像质检软件或其他能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%；

对于无法用计算机自动检验的项目，抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%；

档案装订还原情况，差错率≤1‰；

图像漏扫率≤0.2‰；

条目与图像挂接正确率100%；

著录关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰；

图像文件的命名差错率≤1‰。

9、数据移交

项目结束并通过验收后，中标方要把所有档案数字化服务数据（含所有图像信息及数据库索引）移交给采购人，包含JPG、双层PDF、TIFF三种格式，以移动硬盘备份两套，以蓝光光盘备份一套。档案目录纸质版一份，制作成检索工具，统一样式，装订成册。

四、项目实施要求：

1、项目场地、设备和人员要求：

整个项目在采购人单位进行，采购人为项目实施提供场地、桌椅、档案保管柜等设施。成交供应商需提供数字化加工所需的全部硬件设备、耗材（如打印纸张、墨粉、笔、档案盒等）及档案整理所需软件；水电能源、监控设备及档案整理必要的场地由采购人统一提供。

成交供应商应按采购人的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络维护工作。

投标供应商应采用先进的硬件、软件设备并能满足最终录入质量达到国家电子档案标准的各项要求。投标供应商要根据工作进度安排足够相对稳定的工作人员。中标供应商自行负责员工的组织管理和食宿安排，工作过程中，档案数字化扫描服务的从业人员不仅具有档案数字化扫描的专业技能和档案基础知识，而且要严格遵守采购人的保密、安全各项要求。

2、安全和保密要求：

①严格执行档案借还制度。投标方根据工作进展情况，向采购人借出一定数量的档案，工作完成后及时归还。借还时，双方必须严格履行签字手续。

②严格遵守档案管理有关保密制度。投标方与采购人需签署保密协议做为合同的一部分，未经采购人批准，任何人不准将档案原件、扫描后的电子档案和成品数据副本带出整理现场，更不准私自摘抄、外传。

③整理现场禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等物品，严禁吸烟，严防火灾，做到人离电源灭，档案整理期间档案安全工作由成交供应商负责。

④保持施工场地清洁、干燥和卫生，切实做好防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。

⑤未经允许，成交供应商非工作人员不得随便进入工作现场。

五、售后服务要求：

服务方要提供一年的免费维护，一年内发现纸质和电子档案质量问题，负责免费上门修正错误；在维护期内收到采购人需要免费上门修正错误的通知后，应在两个工作日内响应并解决问题。服务期结束后，因中标方原因造成或遗留的档案质量问题，应终身免费负责上门修正错误，中标供应商不得以服务期结束或增加费用为由拒绝上门服务。