宁国市档案局馆藏纸质档案规范化精细化整理和数字化加工项目概况、采购需求第一部分 项目概况一、本项目涉及档案整理和数字化加工两部分：1、馆藏档案整理：详见《宁国市档案馆档案整理业务外包清单》；2、纸质档案数字化加工：详见《宁国市档案馆纸质档案数字化加工清单》。二、本项目在宁国市档案馆办公大楼内进行，招标方为项目实施提供场地、桌椅等设施。投标方须提供档案整理工具、耗材和数字化加工所需的全部设备及软件，并按采购方的保密、安全要求采取相应的保密措施，确保档案实体及档案数据信息完整与安全。第二部分 投标方资格条件投标方除具备《政府采购法》第二十二条规定的条件外，还应同时具备的资格条件：一、须为在国内注册的企业法人资格的档案数字化加工类服务企业，且注册资金不少于100万元人民币。二、具有档案数字化加工必要的专业技术和相应的软硬件设备。三、具有从事档案整理和档案数字化加工服务经验，专业技术人员队伍稳定。 四、近三年内在档案整理和档案数字化加工活动中无失密、泄密等重大违法记录。五、提供近三年内档案整理和档案数字化加工项目的成功案例。六、其他特定要求：1、不接受具有外资背景或外籍从业人员的企业参加投标。2、不接受任何形式无资质企业的挂靠及联合体参加投标。3、中标后不得将中标项目分包或转让给其他主体实施。第三部分 采购需求一、进度要求本项目实施工期：四个月。二、馆藏档案整理质量要求、业务标准与规范（一）档案整理总体质量要求：1、不对档案原件造成丢失、损伤。2、符合国家、安徽省档案局最新现行的档案整理业务规范。（二）业务标准与规范1、文书档案：按其形成的时期不同，分为立卷和按“件”整理方法。以立卷方式整理的档案，按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705—2008）和安徽省档案局制定的《文书立卷程序》执行；以“件”为单位整理的档案，按照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2000）执行。2、晚清档案：按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705—2008）、《明清档案著录细则》（DA/T 8-1994）和《明清档案档号编制规则》（DA/T 9-1994）执行。3、民国档案：按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705—2008）和《民国档案著录细则》（DA/T20.1-1999）执行。4、财务档案：按照《会计档案案卷格式》（DA/T 39—2008）和《安徽省会计档案管理办法实施细则》（财会字[1999]691号）执行。5、婚姻登记档案：按照《婚姻登记档案管理办法》(民政部令第32号)执行。6、复员、退伍军人档案：可参照《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行。三、档案数字化加工执行标准及总体要求（一）档案数字化加工过程中，严格执行《国家保密法》及招标方档案管理有关保密制度，确保档案实体和数字化档案信息的安全保密。（二）档案数字化加工执行标准：《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）；《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005）；《档案著录规则》（DA/T 18-1999）。《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/T 450—2004）《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008）（三）总体要求（具体要求详见《宁国市档案馆档案数字化加工质量控制要求》）：馆藏晚清档案、民国档案、林业三定档案、林改档案和婚姻档案扫描，将数字化转换后档案数据导入招标方现行使用的宁国市电子文件中心系统，建立档案目录数据库和档案全文数据库。宁国市档案馆档案数字化加工质量控制要求主要工作环节包括调档交接、档案前处理、拆卷扫描、图像处理、图像存储、条目著录、数据挂接、数据验收、数据备份、后期整理装订等，并确保档案及其档案信息的安全保密。各工作环节要求如下：1、调档交接：中标方应指定专人按照与招标方共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案进行调档，并与招标方指定的专人一起做好档案的清点交接工作，并做好移交记录。2、档案前处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并做好档案整理记录。（1）目录数据准备从招标方现行使用的档案管理系统中导出目录数据，按照《档案著录规则》(DA/T 18—1999)、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/T 450—2004）等有关要求，规范目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等。如有错误或不规范的案卷题名、正题名、责任者、发文日期、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法。（2）拆除装订对影响扫描工作正常进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案实体不受损毁。（3）页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。3、档案扫描：（1）扫描方式根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。纸张状况好的档案，可采用调整扫描方式；纸张状况较差，以及过薄、过软事超厚的档案，应采用平板扫描方式。（2）扫描色彩模式晚清档案、民国档案采用彩色模式进行扫描，林业三定档案、林改档案、婚姻档案采用灰度模式进行扫描。（3）扫描分辨率扫描分辨率要求≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。（4）扫描登记认真登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交招标方审核同意后，进行处理。4、图像处理：（1）纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。（2）去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。（3） 图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。（4）裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。（5） 图像数据质量自检1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。3）扫描图像方向端正，应符合平常阅读的习惯。4）发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。5）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。（6）招标方审核验收以抽检方式对图像数据进行验收，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并做好验收记录。验收结论必须经招标方审核签字后方为有效。5、图像存储（1）存储格式：扫描图像文件采用TIFF格式存储。（2）图像文件的命名：与招标方议定图像文件命名规则后进行。6、数据挂接（1）数据关联以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。（2）汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据与图像数据，通过验收确认为"合格"后，在招标方配合下，导入宁国市电子文件中心系统，批量挂接。（3）认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案前处理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法，并提交招标方审核同意后，进行处理。7、数据验收（1）数据自检在完成数字化转换后，应对已完成数字化转换的所有数据进行自检，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。自检指标：1）数据验收时抽检的比率不得低于20%。2）目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。3）数字化转换质量自检的合格率达到99%以上。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%（2）招标方审核验收以抽检方式进行数据验收，抽检比率在10%-20%之间，要求数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并做好验收记录。验收"通过"的结论，必须经招标方审核签字后方为有效。8、数据备份（1）备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。（2）备份方式为保证数据安全，扫描加工后的图像文件需要提交硬盘存储（数字化加工中用于数据存储的硬盘）和光盘存储做备份之用，对光盘质量标准如下：1）光盘片制作两份，制作成数据目录和图像文件的数据光盘，并刻录相应的软件和说明。光盘选择档案级的一次性刻录DVD盘片。2）同一件（卷）实体，不跨越二片DVD片号。3）档案图像文件存于符合标准的单片包装光盘片，并存放在单片光盘盒中，提供光盘内容说明，包括刻录时间、编号、种类、文件类型等。4）在光盘片刻录完成后，与图像文件进行比对一次，以确保图像文件数据无遗漏及正确。（3）备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。（4）数据检验备份数据也应进行检验并做好检验记录。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。9、后期整理装订在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时关于案卷内出现的漏号、缺号、重号、空白页等情况需在备考表上详细记录。