大庆高新区党工委政法委员会

公安分局历史户籍档案电子化建设服务项目采购需求

采购单位

　大庆高新区党工委政法委员会

采购预算

　78

联 系 人

　王子刚

联系电话

　139*****917

商务要求

序号

采购项目商务要求

　1

提供投标供应商有效的信息安全管理体系认证证书

　2

提供投标供应商有效的省级（含）以上档案管理部门出具的档案岗位培训证书（有供应商缴纳社保证明）。

技术要求

序号

品目

采购项目技术参数要求

　1

　1历史户籍档案电子化加工服务要求

对大庆市公安局高新区分局2019年以前所有的历史户籍业务档案进行电子化加工，支持对各种不同类型载体的档案进行电子化处理和转换，完成采购人档案的电子化管理。户籍档案是指公安机关在居民户口管理过程中形成的档案。包括办理户口登记、户口迁移手续，申请、签发居民户口簿、户口迁移证、户籍证明等户口证件过程中形成的相关文件。本规范所称户口管理，是指常住户口登记、暂住登记及居住证管理、居民身份证管理、人口信息管理等。

由于整个电子化内容较多，工作量较大，采用在高新区分局内部办公场所设计布置加工场所。

1.1档案交接

指定专人与高新区公安分局共同制订计划，分批次对需要进行电子化加工的档案及资料进行调档，并与高新区公安分局指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

对户籍档案从档案库房借出形成登记表：

（1）将档案从档案库房密集架上，按档案案卷排列顺序填单、下架、清点,装入有编号的档案箱内。

（2）对接收的档案按案卷名称形成电子、纸质目录，清点到卷，不出现漏登记或重复登记。

（3）对下架接收的档案进行核对、检查，如有错误之处立即核查更正，在登记表中记录勘误信息。

（4）采用当日分批接收出库和分批验收入库方式，要保证档案原版原貌和原有档案的逻辑顺序。

登记表字段：序号、出库时间、案卷编号、有无目录、页数、备注、勘误、还入库时间等。

（5）档案修复

要对破损严重的档案进行修复，档案修复的具体技术要求如下：

1）修复工作要求按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）进行操作。修复过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，严格按照档案拆卷流程和技术要求进行，要求资料能够还原。应区分对待不同规格和不同纸质的档案。

2）平整档案应根据原件的具体情况进行锤平或压平，不得损坏档案，不得破坏数据记录。

3)档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小，更不能裁伤、裁坏字迹。切口要求整齐。裁切短边，应一刀完成，裁切长边，可分数刀完成，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁切的档案，要求刀口上下垂直，不得出现坡度。

4)档案的装订应视原件的具体情况进行线装、包背装或精装。装订必须在确保档案安全的前提下进行，不得遮挡任何记录。装订后的资料要求牢固、美观。

5)在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观察和分析研究，使裱糊的资料恢复在原来的部位上。

6)档案裱糊所采用的纸张和裱糊剂要求是安全的，同时要能确保档案的长期安全存放。

1.2档案整理

（1）档案排序、编页码

1）档案排序：档案资料分类对档案进行排序的校验工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况(纸张状况、照片页)，包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，必须建立电子和纸质档案资料分类接收清单和出库登记本。

2）编页码原则：以卷为扫描最小文件夹单位，每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文件为单位，页码都是从“1”开始，依次编码，页码写于每页文件的正面的右上角，反面的左上角。确保页码位置统一、整齐，方便质检人员质检图像及保证档案原件完整归还。每个文件的相对页码顺序在扫描后的看图详细著录中由计算机扫描系统自动给出。

遇到目录信息与原文信息不匹配时，需要重新编辑目录。

个别重要档案原件丢失，卷内为复印件或打印件，如个别常表等，需要经查询证实后扫描录入。

（2）档案拆分及标记

档案拆分原则：在电子化加工全流程中，为避免档案的错、乱、丢、毁，档案盒内的资料不离盒，不进行详细的拆分和组包。档案随盒、盒随工序进行电子化加工。每道加工工序结束后，将档案放回原盒原位，始终保持档案物理位置和逻辑位置的原版原貌。

（3）装订拆除

1）根据档案纸张现状和粘贴情况确定装订的档案是否为可拆。

2）凡须拆装的档案须经高新区公安分局同意后，方可进行档案装订的拆除。

3）拆卷时要确保不破坏档案的实体。拆除钉书钉时，用起钉器从文件反面将钉书钉打开摘除；拆除装订线时，使用剪刀直接剪断装订线；其他的特殊装订物拆除时，需确定拆除装订物后是否可还原，且拆除后不影响其档案原件。

4）对于不做拆卷处理的档案，扫描时应尽量保证图像的完整度。

5）电子化工作完成后，将拆开的案卷按原始标准重新装订。装订过程中应注意保持档案的原貌、装订的顺序，做到安全、准确、无遗漏。

6）在装订过程中，如发现卷内目录与材料不一致的，可以通过历史户籍档案管理系统-电子化加工前端软件重新打印卷内目录，将新的卷内目录置于旧的卷内目录之上，进行档案装订。

1.3档案扫描

为保护档案原件，扫描单位使用高扫加平扫的方式，对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。档案扫描总体质量要求应符合国家标准《纸质档案电子化技术规范》和公安部《纸质档案电子化技术规范》等相关档案的加工和著录要求。保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

（1） 总体质量要求

使用质量可靠的高清拍摄或平板扫描设备，确保扫描过程不对档案原件造成损伤和扫描效果；采用的高清拍摄设备应具备光源辅助、纸张曲面展平功能。

1）全部采用高分辨率平板扫描仪：扫描分辨率≥300dpi。（如文字偏小、密集、清晰度较差的档案，适当提高分辨率），扫描图像应与原件一致、整洁、清晰。

2）电子化加工采用彩色JPEG格式存储图像文件，保证数据的多种利用场合。

3）保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

（2）扫描仪的选择：

中标人应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪，也可以采用小幅面扫描后进行图像拼接处理，同页有两个以上文件，需分别扫描后再进行合页。遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开之原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

（3）扫描技术标准

1）扫描影像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏扫和重页，保证电子影像的完整齐全。

2）扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息，黑白对比度适中，有利于排版。

（4）应扫描页面的界定

1）有文字的常表，图章，签字，证明材料，都认为是“有内容”需要扫描。

2）单份纸张，正面需要扫描，背面如是（空表）也需要扫描。

3）扫描原件如大于A4尺寸，按照原大小保存，且不得则超出A3大小。如小于A4格式统一保存为与纸质原尺寸大小。

4）对于较薄的纸张（如信纸、便笺纸、单据类纸张等），容易产生透光的，扫描时可以在纸张下加垫白色打印纸，确保扫描效果。

（5）高新区公安分局工作人员将对已扫描上传完成的电子卷宗进行核对，上传的数据必须严格按照高新区公安分局规定将扫描数据与著录数据进行关联挂接，挂接准确率要达到100%。

1.4图像处理

图像处理应遵循尽量展现档案原版原貌的原则。为确保每一幅扫描图像的清晰、不失真，采用图像处理软件进行加工处理。对扫描后形成的图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页纠偏、去污、去黑边、扫描精度、对比度、亮度调节、影像的替换、插入、删除、裁边处理、统一版面大小、排列顺序调整，还要对图像进行字迹锐化、去除图像杂点、去除图像局部脏点等处理。确保每幅图像清晰、不失真。

（1）纠偏：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度，以符合阅读习惯。

（2）去污及裁边处理：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，图像拼接后应与档案原件核实，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，确保拼接无误。合并为一个完整的图像，以保证档案电子化图像的整体性。

（4）局部减淡：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

（5）去污去噪：去除图像杂点，去除图像局部脏点、脏斑。

（6）图像数据质量检验：经过图像处理后的电子图像方能进行图像质检，进行三级质量检查。专机专岗专位专人专业软件，形成半成品。采用专业质检软件对扫描后电子目录和图像进行逐页质检校正、统计管理和生成返扫工作任务单。从而保证图像字迹清晰、原版原貌。

（7）图像数据质量自检

1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

？2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

？3）发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

？4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

？5）图像自检时应确保图像质量情况完好率和图像文件的挂接正确率100%。

？6）认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。并提交高新区公安分局审核同意后，进行处理。

1.5录入

（1）按照不同的业务档案类型分别建立对应的目录数据著录项，目录数据在图像外单独存储，数据能导出DBF、EXCEL、TXT、XML等格式进程保存，用于数据交换及多重备份。扫描完成后的图像数据，与案卷目录、卷内目录一一对应。

（2）著录文字一般以简体字方式录入。繁体字要转为简体字录入，系统有繁体字查询对应简体字功能；异体字要按照系统提供的《异体字对照表》进行转换录入；潦草文字没有统一的参考标准，如果不能够从上下文推断出内容，经高新区公安分局同意后要求在备注项中加以备注。

（3）档案著录统一使用“历史户籍档案管理系统”，在独立的局域网进行加工，服务商原则上需使用市局提供的离线版开展加工，若使用自带软件开展加工，必须根据市公安局《工作规范》中的成果数据协议及数据著录规范要求，通过成果移交工具移交成果数据，“历史户籍档案管理系统”只提供数据接收服务。成果数据使用存盘工具从局域网离线版迁移到公安网，加工的数据及图片都要按公安要求使用相应的加密方式加密，并由用户相关人员监督把数据复制到公安网，在公安网通过接口移交到平台。

（4）著录材料文本信息、业务信息时遇到无法识别确定文字内容（例如字体不清、潦草、异地字不能转换等）或因残缺而无法获取全部文字内容，应在录入内容末加“*”号，表示存疑；卷宗信息无法识别或错误的，必须补正、更正，不能在后面加“*”号。对于因客观原因造成扫描图片不清晰的，应通过查阅实体纸质档案作进一步识别，确实无法识别的，才予以存疑处理。

（5）档案材料照片与性别不符的，按档案材料登记性别为准；档案材料上的性别项为空，但有照片可以区分性别的，录入时以相片上的性别为准，若相片上的性别无法确定，不需录入，保留空白。

（6）15位居民身份证编号系统一般会自动转换为18位公民身份号码保存；对于错误的15位居民身份证编号，可以选择不自动转换，直接保存。

（7）具体著录明细如下：

1）出生登记：姓名、性别、出生日期、户籍地址等，共12项；

2）死亡注销：姓名、性别、公民身份号码、户籍地址等，共9项；

3）市外迁入：姓名、性别、出生日期、公民身份号码、户籍地址等，共10项；

4）迁出市外：姓名、性别、出生日期、公民身份号码、户籍地址等，共10项；

5）市内移入：姓名、性别、出生日期、公民身份号码、户籍地址等，共8项；

6）市内移出：姓名、性别、出生日期、公民身份号码、户籍地址等，共8项；

7）所内变动：姓名、性别、公民身份号码、户籍地址等，共7项；

8）项目变更：姓名、性别、出生日期、公民身份号码等，共12项；

9）户口注销：姓名、性别、年龄、出生日期、公民身份号码、户籍地址等，共11项；

10）恢复户口：姓名、公民身份号码、出生日期、户籍地址等，共9项；

11）常表：姓名、性别、公民身份号码、户籍地址等，共10项；

12）地址变更：姓名、出生日期、公民身份号码等变更的信息等；

13）九项变动表：类别、姓名、性别、年龄、出生日期、身份证号、户籍地址等，共13项；

14）户口卡：类别、姓名、性别、出生日期、迁入地、现住地等，共10项。

1.6质检

（1）中标人必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到高新区公安分局的数据质量标准后，才能提交分局验收。

（2）在进行档案前处理、电子化加工制作的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在电子化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

（3）质检，需以卷盒为单位，完成扫描和录入工作后进行质检工作，形成内部文件质检单。质检主要是检查扫描所得影像和著录，如发现存在清晰度不够、缺损、偏斜等情况，及时进行重新扫描，如发现漏页情况，及时进行补扫。检查著录信息是否输入有误，与影像页是否对应。确保影像文件与原档案一致、真实有效，无非法篡改。

（4）明确档案录入质检、图像质检正确性审核的详细措施，录入、扫描流程必须经过一检、二检、三检三次以上质量审核。施工方建立一套完整的质检实施方案，经过甲方的审核。质检人员总数不能低于施工人员总数的50%，二检人员总数占一检人员的50%，三检人员总数占二检人员的50%；施工前把三检人员名单确定好，中途更换人员需经甲方同意。

（5）对于档案中连笔字、繁体字等难度较大类型档案，要求在备注项中加以备注，经甲方同意后视为合格，否则不予验收。

（6）质检单表格字段：序号、完成时间、抽检正确率、错误情况说明。电子卷宗转换质量检查合格率达到100%时，给予以验收“通过”,未能达到检查合格率不予验收。

（7）高新区公安分局阶段性对加工结果进行检查，数据只要有不符合验收标准的，供应商应全面自检，直至达到验收合格并重新提请验收。如供应商超过3次以上修改仍未能达到分局档案电子化要求，分局有权要求解除合同，并由供应商承担对方实际损失的赔偿责任。

1.7 验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

（1）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。

（2）扫描图像：无漏扫。

（3）图像质量：图像质量情况完好率99％。

（4）格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。

（5）著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100％，其余字段录入错误率≤5‰。

（6）条目与图像挂接：挂接正确率100％。

（7）项目完成后，对所有完成电子化后的档案实体及所在档案库房进行一次消毒，达到安全管护的要求。

1.8 电子化加工软件要求

中标人使用的电子化加工软件包含但不局限于以下功能；

（1）系统具备借还卷管理，对借还卷进行记录，记录借还时间、相关人员、卷标题、卷简述、卷内页数等基本信息。

（2）系统可以根据采购人需求和要求自定义字段来建立著录字段。

（3）系统要求具备多种扫描方式，支持高拍仪、平板扫描仪、高速扫描仪等常见扫描设备进行扫描。

（4）系统具备图像处理功能，对图像进行纠偏、去黑边、去黑点、裁剪、拼接等处理，既可以人工处理，也可以自定义处理范围自动处理。

（5）系统具有数据统计功能，能实现各环节已完成与未完成工作量共计功能。

（6）要求实现扫描图片和录入数据的质检功能，记录错误信息传递给相关操作人员，进行数据和图片修正。

（7）系统具有质量随机抽检功能，抽检时目录和图像在同一界面关联显示，并可同时修改目录数据功能。

（8）系统可以对电子化项目全流程智能化管理，可实现对各电子化工作岗位流程跟踪。

（9）系统具备操作日志功能，各种操作的详细记录，包括操作卷、操作人员、操作内容等信息记录。

　2

历史户籍档案数据融合及系统运维服务

　1.针对本项目提供三年的运维服务，在运维服务期内提供通用数据融合、系统升级服务；通用数据融合方式不能满足需求时，需根据用户需求免费提供数据交互方式。开展定期巡检工作，包括对系统运行硬件状态监控，系统平台应用的定期巡检，并完成巡检记录，及时排查平台系统存在的潜在问题。

2.保证全部数据可上传到大庆市历史户籍档案管理系统应用，上传出现错误时，运维人员直接处理相关数据，保证数据的准确性；

3. 保证数据能进行全市协同使用，达到全市通办要求，保证数据实时更新，有权限人员可在公安网进行查询应用；

为历史户籍档案管理系统自助查询机等提供数据融合和数据交互方式；运维期内，保证数据可顺利应用，出现问题时，及时修正；

5.提供“历史户籍档案管理系统”的现场部署、系统使用培训，初始化系统数据，包括统内档案架、档案格等设置，使用人员权限设置，数据权限配置等；

6.中标单位需指派2名运维工程师，常驻高新区公安分局现场，提供3年5*8小时现场运维服务，当系统发生故障时能够第一时间响应，快速提出合理的解决方案并及时排查系统故障，恢复系统正常运行。

7.需要与大庆市“历史户籍档案管理系统”、黑龙江省公安厅“黑龙江省户籍业务证明材料管理平台”实现数据融合，数据交互无障碍，数据上载正确率达到100%。

3

服务期限要求

自签订合同之日起6个月内完成所有工作，包括验收通过。（中标人须提前完成档案电子化、归档和无死角系统安装、调试、试运行等工作，预留至少十五个工作日的时间交由采购人进行验收）

4

安全管理要求

1中标单位在工作期间必须遵守国家和高新区公安分局的相关安全管理制度，对参与人员进行安全教育和背景审查。

2 必须具备业务熟练、项目经验丰富的人员，尽量不更换工作人员，如确实需要更换的，提前一周书面通知用户，征得同意后才能换人。

3加工后的各种档案影像、资料所有权属高新区公安分局，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。

4中标人提供加工设备（所有计算机硬盘必须全新原装原封，工程开始时在高新区公安分局人员监督下拆封安装，工程结束后移交高新区公安分局）和加工软件，安装监控全程24小时监控的形式以确保档案的安全性和在全过程监督下的实施。加工过程必须由中标人自行完成，不得转第三方加工（包括加工过程中的某一环节）。

5电子化处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。

4.6项目完成后中标人自带的设备及用品须经过采购人检查无误后才能搬离工作场地。

　5

售后服务要求

电子化加工服务质保期要求一年，历史户籍档案管理系统运维服务要求三年。

　6

其他要求

　1.供应商入场工作一周内，提供数据加工结果样本，如不满足高新区公安分局技术要求，分局有权解除合同。

2.供应商承担项目中所需要的全部设备及配件，负责办理与本项目相关的各类手续。

3.供应商在报价中须包括以上全部费用。