舟山医院档案数字化加工项目采购公告
根据舟山医院《物资与服务招议标采购管理制度》,根据舟山市档案品《关于做好脱贫攻坚档案和疫情防控档案归集工作的通知》的要求，就舟山医院档案数字化扫描加工项目，现诚邀合格的供应商参加。因新冠疫情，请供应商佩戴口罩，做好防护工作，并遵守本院的新冠疫情防控要求(详见附件4)。
一、项目名称：舟山医院档案数字化加工
二、项目编号：ZYCG-Q.F.X-2021-053
三、采购方式：院内议标
四、预算：6万元
预算说明：本项目结算价格不超过6万元，合同实施期间以中标单价计算直至完成相应数量并总合同价控制在不超过6万元。
五、报名确认：报名截止时间为2021年8月 25日17:00为止（评标前一天），报名方式网上报名，报名内容：参加项目名称+投标公司名称+代表姓名和联系电话+授权书、授权人身份证复印件、被授权人身份证复印件（准备身份证原件）或者是个体工商户身份证+营业执照复印件（需加盖印章），报名内容以PDF或word发至邮箱wzcg1226@163.com，并电话确认。
七、投标人身份确认和投标文件提交时间：投标人于2021年8月26日下午14:30前现场确认；加盖鲜章的纸质版议标文件一正二副和报价表（单独密封包装）提交给舟山医院物资与服务采购中心。
八、议标时间：2021年8月26日下午14:30
九、议标地点：舟山医院行政楼二楼1228评标室（浙江省舟山市临城定沈路739号）。
十、议标资料经审核合格后，方可进行议价，否则取消资格。
注：相关证书证明文件复印件均需加盖投标人公章。
十一、项目服务内容、要求及要提交的议标资料：
（一）资格要求：
1、满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；未被“信用中国”（www.creditchina.gov.cn)、中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。
②
（二）扫描地点、工期、场所与设备提供
1、扫描地点：舟山医院行政楼
2、工期：疫情档案9月底完成，文书档案（2011-2020年）档案，纠纷档案（10卷）2个月期限。
3、数字化加工场所与设备提供：
采购人提供：场地、办公桌椅、用水用电、本项目使用的硬盘、光盘等存储介质。
投标人提供：一是参加档案数字化工作的人员应具有档案数字化工作经验，人员数量应与工作总量和进度安排相适应，数字化加工服务现场还应配备技术服务人员，及时解决工作中可能出现的各种软硬件系统故障；二是自备档案数字化加工器材等设备；三是自备数字化加工软件的数字化加工成果检测软件、数字化加工安全管理软件；四是加工场所安装监控设备。
（三）数字化加工技术要求：
1、档前处理要求：
1.1对要扫描的档案每件进行前处理。包括档案档号跳号、漏打页码、错打页码、装订质量不符合要求等情况的处理。
1.2严格执行原始档案的交接手续，使用双方项目确认的档案交接清单。
1.3如果发现破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影像扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描，小于A4或16开的纸张要先粘贴到A4或16开纸上再扫描。发现破损严重的档案须立即报知我院相关负责人。
1.4装订案卷应保证装订牢固，案卷整齐，圈内材料不松动、脱落，保持与原案卷一致。文书档案应按照国家标准装订。
2、档案扫描要求：
2.1扫描方式：根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用专业数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。同一页面有两个以上文件，需分别扫描。
2.2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2.3扫描色彩模式
扫描页面统一使用彩色扫描分辨率标准为300dpi。
2.4清晰度:扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在绣斑变质、颜色过浅或深不一致，也应保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且指印和黑线不能覆盖或影响书本正文内容。
2.5图像内容:扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整;图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。
2.6扫描图像必须与经过前处理之后的原图页面一一对应，不得出现倒、缺页、重页或错页情况。
3、图像处理
3.1对图像片偏斜度、清晰度、失真度等进行检，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
3.2纠偏:图像整体倾斜不得超过1度:不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准。
3.3去污:应遵循在不改变档案记录信息的前提下，去除数字图像中影响可懂度的杂质，如黑点、黑边、黑线、圈划的标记等以提高图像的整洁度。对黑边的去除不得简单地运用裁边的方法进行。所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净(在放大50％的情况下)。由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清楚，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但应尽量保证图像可读。
3.4图像拼接:对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
4、图像存储
4.1压缩格式：黑白二值扫描形成文件以CCITT4组方式压缩。
4.2 A4幅面档案扫描形成文件不得大于100K；其它幅面档案扫描形成文件在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间。
4.3存储格式:扫描形成文件以TIFF(G4)格式存储。同时对图片进行ORC识别转双层PDF格式。（TIFF和PDF两套存储）
5、档案目录要求5.1 目录结构文书、照片、录音、录像、实物档案目录数据库结构按照附录A执行。科技、业务等其他类型的档案可参照文书档案目录结构。5.2 目录格式档案目录分为电子目录、纸质目录两种形式。电子目录应当包含目录数据库结构中要求的所有字段项，宜为DBF格式，也可采用 XLS格式。文书、照片、录音、录像、实物档案电子目录应当分别编制。 纸质目录仅包含关键字段项，可通过系统或软件按附录 B样式打印。
6、档案数据要求6.1 数据格式文书、照片、录音、录像类电子档案格式应当符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016)规定。只有电子文件难以形成纸质档案的文件材料（如数据库、音视频、数码照片等），移交前转换成XLS、PDF、MP3、MPG、MP4、JPG 等常见格式，并确保电子文件能正常打开。文书、纸质照片档案数字复制件采用单页TIFF或JPG格式，具体要求参照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）。录音档案数字复制件采用WAVE或MP3格式，录像档案数字复制件采用 AVI、MP4、MOV或MPG格式，具体要求参照《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62-2017）。6.2 命名
文件命名:以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。通过档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。例：J123全宗，2001年办公室共3件文书档案，第1件内有5页， 存放位置如图所示：
********f795d3d516eeb866cda97b82d08?Expires=
********81&OSSAccessKeyId=l6waoSYxdAHjrE3N&Signature=Rm%2FCEQfrxaAmSLpG1K5NtjK%2FVMQ%3D" width="334" height="338" alt="">
7、数据挂接
7.1可通过舟山市档案局(馆)舟山市数字档案管理系统应用平台中的档案采集模块实现逐条或批量挂接。
7.2条目与对应影像文件挂接正确率要求达到100％。
8、数据验收
8.1加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达标的数据才能交我院验收。
8.2目录数据验收:随机抽查的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查。合格率要求达到100％。
8.3图像数据验收:随机抽查5条目数据相对应的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性进行检查。图像应符合本规范中所规定的分率文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致，一致率要100％扫描图像完整性要求100％正确，完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清断度、整洁度等技术指标，要求抽检合格率达到100％.
8.4完成所有数字化扫描加工任务并挂接舟山市数字档案馆系统，经档案局审核通过后，若存在问题，扫描公司无偿提供修改服务。
9、档案装订：
数字化加工完毕后，将各门类档案按照国家相关标准装订放入档案盒。
（四）安全保密要求：
1、中标单位要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家规定、规范、标准及舟山市档案局提出的技术要求，进行档案数字化加工和光盘、硬盘备份制作等。
2、中标单位必须承担本项目档案原件和数据信息的安全保密责任；为保证档案原件和数据信息的安全，中标单位参与本项目的工作人员应与采购方签订保密协议。
（五）售后服务要求：
1、质保期：项目验收交付使用后，中标方要提供三年质量保证和售后服务，并有三年期满后提供有偿服务的技术支持方案。
2、售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，中标单位24小时热线响应，在接到电话要求后2小时内到达维护地点。
3、合同签订后一个星期内人员和设备要进场到位。
十二：报价要求：
1、投标人按附件3报价表格式填写投标产品项目、单价和总价。
2、投标价格超过最高单价限额的做无效标处理。
3、中小企业请提供声明函。
十三、议标评分项内容：
1、提供近三年有类似业绩的合同或协议复印件。（原件备查）
2、提供本项目人员配备明细表。（见附件1）
3、提供本项目投入的作业机具及物资配备明细表。（见附件2）
4、提供完整的数字化加工具体实施技术方案、项目实施计划、数字化加工管理制度、安全保密制度等。
5、提供对项目质量保证、优惠措施等情况。（详细说明售后服务的内容形式，维修响应时间，维修单位名称和地点及联系人姓名电话）
6、投标人须针对技术部分（三）的要求逐个作出实质性的响应，请按技术要求内容的顺序进行详细描述。
7、投标人认为有必要提供的其他资料。
注：提交的资料加盖鲜章。
附件1：人员配明细表
序号
姓名
本项目主要工作内容
年龄
性别
专业
专业年限
职务和职称
法定代表人（或授权委托人）签字或盖章：
投标人盖章：
日期：
附件2：投入作业机具及物资配备明细表
序号
设备或工具名称
规格型号
数量
法定代表人（或授权委托人）签字或盖章：
投标人盖章：
日期：
附件3
报 价 表
序号
名称
配置/功能说明
单位
最高限额单价（元）
单价(元)
1
档案录入
档案目录信息录入
条
0.4
2
纸质档案数字化扫描
A4、A3
页
0.5
3
纸质档案数字化扫描
A0、A1、A2
幅
5
4
照片档案
张
0.8
总价;
(大写)：
法定代表人（或授权委托人）签字或盖章：
投标人盖章：
日期：
附件4：
舟山医院自主采购疫情防控要求告知书
根据新冠防控要求，为保护医院自主采购投标人、评标专家、组织管理人员等健康安全，对参与自主采购活动人员做出如下规定，希望相关人员遵守，不便之处敬请谅解，如因新冠防控形势变化有调整，将另行通知：
一、自主采购组织方式：医院将根据采购项目的特点，实施线上和线下自主采购组织方式，在每次采购项目的公告中进行自主采购组织方式告知。
二、线下自主采购要求：
1、线下自主采购网上报名：除采购公告规定的资料外，报名文件必须包含被授权人如下信息（要求投标单位盖章）。
⑴被授权人报名当日健康码及行程码信息（扫描件）。
⑵承诺函（附件一）：省内非本市投标单位被授权人承诺现场确认登记时（参与现场谈判时）提供现场确认登记之日前1星期内（省外投标单位被授权人3天内）的核酸检测合格报告、实时健康码和行程码；现场确认之日前14天内无新冠疫情中高风险区旅居史及新冠阳性人员密切接触史；签署“舟山医院自主线下采购参与者新冠防控责任书”。
（如果投标人网上报名时没提供上述资料，禁止参与现场议标）
2、线下自主采购现场确认登记（参与现场谈判）：
⑴、进院时遵守医院新冠防控及禁烟等规定，做好规范戴口罩等防护措施。
⑵、现场确认登记时出示实时健康码、行程码（卡）、确认登记之日前省内非本市1星期内（省外3天内）核酸检测合格报告单等相关信息，签署“舟山医院自主线下采购参与者新冠防控责任书”。无法提供核酸检测合格报告的市外人员禁止进入自主采购活动现场。
⑶、现场采购活动全程规范戴口罩；等候期间，间隔落座，禁止扎堆聊天。
⑷、物资与服务采购中心工作人员负责查验相关信息并登记归档。
三、线上自主采购要求：
1、按照招标文件要求进行网上预报名并及时邮寄投标文件。
2、自主采购评标期间，被授权人保持手机及电脑及时开启并保证实时在岗。
四、评标专家及代理机构人员要求：
本市区域内评标专家及代理机构人员必须现场出示实时健康码、行程码（卡）相关信息并签署“舟山医院自主线下采购参与者新冠防控责任书”；省内非本市区域内的评标专家及代理机构人员必须现场出示实时健康码、行程码（卡）、1周内核酸检测合格证明等相关信息并签署“舟山医院自主线下采购参与者新冠防控责任书”。
舟山医院物资与服务采购中心
2021年7月30日
附件（一）：
线上确认承诺函
本人承诺：
在现场参与舟山医院自主采购项目投标评标之日前14天，无新冠疫情中高风险地区旅居史和新冠病人、阳性人员（无症状者）密切接触史；在现场投标确认时，出示健康码、行程码、核酸检测合格报告（现场确认之日前，省内非本市1周内；省外3天内），并现场签署新冠防控责任书；在舟山医院参与投标期间，遵守医院新冠防控和禁烟相关规定；本人知晓舟山医院自主线下采购新冠防控规定，如有违反，自愿放弃本项目投标权利，并承担因未履行新冠防控规定引发的一切后果。
被授权人： 联系方式（手机）：
投标单位（盖章）：
