垛庄镇扶贫办档案扫描询价公告

根据工作需要，垛庄镇政府对扶贫档案进行扫描，现将询价内容公告如下。

一、项目名称：垛庄镇扶贫档案扫描

二、数量：扫描扶贫档案共计75146张。

三、技术要求

1、加工整理标准要求

档案数字化加工过程依据 DA/T68.2-2020《档案服务外包工作规范第 2 部分：档案数字化服务》进行。档案数字化标准依据《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、目录整理著录依据《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008），目录根据前期档案整理时下发的电子表格模板录入，确保挂接的档案全文符合保密管理、目录全文对应，规范存储，保证档案数据成果达到“零差错”， 最终成果符合国家档案馆上报标准。

2、质量要求

(1)档案接收要求。对库藏档案进行分批接收，在接收过程中进行详细登记，建立电子/ 纸质接收登记和入库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的库藏档案进行两人以上交叉核对、检查，与采购人进行书面交接并签字确认。

(2)设备要求。所有档案使用平板扫描仪进行扫描，图像分辨率不小于 300dpi。超出所使用扫描尺寸的档案采用更大幅面扫描仪进行扫描。遇到特殊情况的档案必须按采购人要求适当调整。

(3)扫描录入要求。档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化规模等选择相应的扫描设备，并进行相关参数的设置和调整，保证扫描后数字化图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。档案供应商质检人员必须对数据进行全面（100%）检查和校对, 实现电脑 OCR识别著录,修改不符合规范要求的目录，补录会议记录内容、人员名册、花名册等各类人名，保证档案数据与原文件内容完全一致。遇到缺失电子目录的档案，按照目录整理规则先补录电子目录后再进行扫描。

(4)检查要求。如果是选择外包的话，供应商要对成品数据采用计算机自动检验的和人工检验两种方式同时进行100%检验，检验合格率应为 100%。检查结果形成《批数据质量检验备案报告》，与全文数据、机读目录数据一并报交档案形成单位。档案形成单位要根据《批数据质量检验备案报告》对全文数据和机读目录数据进行100%自检测，检测合格率应为100%。如果是单位自己扫描，就要单位自己对全文数据和机读目录数据进行100%自检测，检测合格率应为100%。全部检测合格后再向档案馆移交数据并挂接到档案馆数据库，档案馆工作人员对数据按照5%进行抽检，如抽检不合格，该数据退回返工。

(5)格式转换。供应商需将单页 jpg 图像转换为双层PDF格式。扫描后的 jpg文件经过去污、纠偏等技术处理后转换为 PDF 格式进行保存，经过OCR识别后JPG图像，经过格式转换生成可以检索的双层PDF文件提供利用。这个PDF文件是双层的，上层是原始图像，下层是识别结果，可以100%保留原始版面效果，并且支持选择、复制和检索等功能，为将来的全文检索提供服务基础。

(6)图像存储。根据利用的要求，对经处理合格后的档案图像（单页 JPG），按采购人的归档要求，以 “单页 JPG”为单位进行存储。对经处理合格后的档案图像（单页 JPG），按“件”为单位转换成多页双层 PDF 格式。

(7)纸制档案在数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、各类数字化技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合 ISO/TP13028 提出要求。

3、中标供应商在数字化场所按照《档案数字化外包安全管理规范》要求安装部署一套安防监控系统及相关配套设施用于项目实施。

4、供应商中标后，在项目实施过程中，提供一套自主知识产权的信息著录系统、档案一体化存储备份系统、智能编目与挂接系统，保证项目进度和项目安全。

5、供应商必须使用具有自主知识产权的数字化加工管理平台软件进行加工，保证加工质量及可追溯性。

6、中标供应商负责加工现场的消防、强电等配套设备设施安装部署。中标供应商应自行配备具有相关上岗证书人员负责现场设备电力部署安装、消防配套布置等工作，以及项目实施期间加工职场的巡检维护工作，确保项目实施过程的安全、规范。

三、安全保密要求

1．安全保密管理软件。对所有参加该项目的计算机加装保密部门提供的保密管理系统软件，以防止数据的存取破坏和非法复制。

2．数据备份。为了有效地保护数据，必须建立数据备份制度。数据备份必须使用硬盘和国家档案级专用光盘对两种存储形式的数据同时备份。将通过检验后的成品目录数据，原文数据及原始扫描图像进行全面备份，并在移动硬盘和光盘盘面上作标记。

●光盘备份方式：

●刻录档案级专用 DVD 光盘一式三份：

①原始扫描图像（jpg 300dpi）单页 jpg；

②转换后的双层 PDF 数据 DVD 光盘；

③目录数据光盘。

●光盘备份内容：

①档案卷号及图像清单（Excel 格式）；

②档案扫描图像文件数据；

③档案目录数据。

●光盘刻录原则：

①一卷档案的影像文件必须存放在同一张光盘上，不允许拆分。

②存储的DVD光盘，必须为正版品牌光盘DVD光盘为单片盒装。刻录前扫描加工单位要对光盘进行质量检查，确保光盘的可读性、安全性；刻录后应与原始数据进行效验，确保移交数据的准确性、完整性、可读性和安全性。

③移交的光盘表面标识所属单位名称、光盘编号；在单片包装盒封面要根据分盘时生成的索引项打印出光盘编号与档案编号对应的光盘标签。每张光盘包含说明文件，文件名：README；文件内容：有关本存储载体的各种信息（含套别、盘号、起始时间、终止时间、（归档年度）、制作人、检查人、制作时间、文件格式、文件大小、字符文件、制作软件、制作设备等）。

④提交光盘刻录目录表一套，记录光盘号与案卷内容。

●光盘备份存储格式：

①长久保存的光盘的图像存储方式采用单页JPG格式

②需发布检索的图像存储方式采用 PDF 格式。

●数据的硬盘备份

供应商应将硬盘满载光盘组包后的成品数据采取移动硬盘备份的形式，所备份数据要保持一致。如采购人的成品数据硬盘出现问题，可及时调用移动备份硬盘。

供应商保证硬盘数据备份与光盘数据是一一对应的，如采购人方光盘出现问题，可用硬盘还原光盘重新刻录。并且记录移动硬盘盘号、品牌、容量、分区情况、加工技术环境、操作系统、数据库、刻录软件、备份方式、相对应数据的光盘号。

3、数字化成品移交。经过档案数字化加工后形成的成品必须完全符合国家、山东省档案馆、章丘区档案馆的各项标准。形成的数据成品有：硬盘存储 1 套（将档案数据图像在活动硬盘中统一的存储和备份）；文件目录光盘 2 套；档案目录和档案图像系统集成为一个完整由严格谨逻辑关系的档案数据 DVD 光盘 2 套。数据成品、扫描加工中形成的各种统计资料、交接清单等应完整移交采购人，并填写纸质档案数字化成果交接文据。

各单位将形成的数据成品向区档案馆移交，由区档案馆验收合格后，填写纸质档案数字化成果交接文据，完成档案数字化成果的进馆，数字化成果进馆后方可进行纸质档案的移交进馆。供应商负责将本次数字化的电子档案数据挂接到档案馆数据库。

4．数据安全保护。全部加工工作必须在采购人指定的工作场所内完成，任何人不能将档案及相关资料带出工作场所。供应商要保证纸质档案和形成的数字档案信息的绝对安全保密，不得在采购人以外进行与采购人档案信息有关的任何活动，不得复制、丢失和涂改原始资料，不得向任何第三方复制、转让有关的电子数据，不得擅自使用与数据库建设有关的电子数据。

5．法律保护。双方签订保密协议，如有泄密，将依法追究采购人及相关责任者的法律责任。

四、其他要求

1、数字化外包供应商应具备数字化加工涉密资质。

2、场地情况：采购单位要提供必要的整理工作场地和办公桌椅、水电等。

3、人员配备：采购单位安排 1 名工作人员参与管理协调工作，全程监督管理中标供应商的数字化加工工作。供应商要配备能满足本项目的工作人员和有经验的专职项目经理，未经采购人同意，在此项目未完成前不得随意更换项目经理和主要工作人员。标书中须注明，项目组的组织机构及参加人员的具体情况。所有工作人员不得有外籍人员，不得有泄密前科。如发生泄密事件，有供应商负全责。

4、设备及配件：供应商配备满足本项目的台式电脑、平板扫描仪、大幅面扫描仪及相关配件，项目结束后所有硬盘无偿留给采购人。

5、供应商须提供参与项目的人员缴纳社保证明（缴纳社保证明不少于5 人）。

6、本项目供应商不得以任何形式进行转包及分包。

7、由于工期紧，中标供应商需在签订合同的 3 天内需提供本次项目的详细实施方案（方案需得到采购方认可）。

8、纸质档案、数字化的电子数据经档案馆验收合格，并完成交接手续后再进行结算。

五、报价须知

1、投标单位必须按照报价单格式填制报价单并加盖公章，扫描PDF后于2021年8月27日16点前将发送至zqdzfpb@jn.shandong.cn，过期不予接受报价。

2、本次报价为一次性报价。

六、成交原则和标准

在符合各项技术要求的前提下，确定最低报价的投标单位为预成交单位；当出现两个及以上相同最低报价时，承诺完成时间快者成交；二者均相同时，按报价文件上传时间先后顺序确定预成交单位。

七、询价联系事项

询价单位联系人:赵庆莲

电话：138*****779

垛庄镇政府

2021年8月24日