本项目为2021年开福区档案馆馆藏档案数字化项目，详细要求见技术规格

1.《中华人民共和国档案法》；

2.《全国档案信息化建设实施纲要》；

3.《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）；

4.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）；

5.《数字档案馆建设指南》（档办[2010]116号）；

6.《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）；

7.《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）；

8.《档案著录规则》（DA/T18-1999）；

9.《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）；

10.《科技档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）；

11.《建设项目档案管理规范》（DAT28-2018）；

项目清单及主要数据

说明：

1、本项目预算为98.96万元，投标人报价不能超过各项预算单价及预算总金额；

2、45个全宗的文书档案(12000卷）约20万条、100万页，需进行目录全文数字化处理；

3、3个项目的科技档案（1000卷）约8.8万条、60万页，需进行目录及全文数字化处理；

4、科技档案（项目档案）需进行整理及更换档案盒。

项目实施期限：自合同签订之日起至2021年12月31日止；

实施地点：采购人指定地点

1、科技档案的整理与质量要求

档案规范化整理包括：分类、编页码、盖章、编目、打印目录、填写备考表、装订、打印背脊、装盒、上架等。（更换档案盒，档案盒封面及背脊等标识项目需打印）

科技档案整理应符合成套性原则，要求分类科学、鉴别准确、编排有序、编目清楚、编号正确、修裱规范、装订装盒应符合国标。

2.1加工流程要求

2.1.1档案调卷

调卷数量控制为一周工作量，做到一周内扫完一批，周一上午调卷，周五下午还卷，扫一批还一批，数据提交一批，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，妥善保护、保存档案。

2.1.2整理核对

安排精通档案的专业人员，管理整理核对工作，其他核对人员必须工作认真细致，小心谨慎，检查完毕后必须有严格的登记表，严禁破损档案的一切行为，并严格遵守保密制度。

整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，并进行登记；同时，从档案管理系统中导出目录数据；按照档案整理的标准，依据目录对照档案原件再次核对、修改与完善。对照目录逐份逐页检查档案原件，发现错误疏漏，在区档案馆工作人员的指导下，进行改正或者做出正确标识，位置错，重新分类；顺序不对的，应进行调档并确定目录无误，同时，填写差错报告。

对于重复的文件剔除，对于未解密的文件要登记，同时在做数字化时，只对目录进行录入，原文不进行挂接；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏，填写整理情况登记表。

检查档案实体的页码,档案实体的页码按顺序连续排列，但如有漏页码则可视具体情况处理。

2.1.3目录录入

目录数据录入人员，严肃认真，逐条核对，在区档案馆管理人员的指导、监督下，进行完善与更正。

对照档案原件，检查卷内文件目录的所有项（包括全宗号、案卷号、顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、保管期限、归档年度、秘级、备注），保证其正确、完整，并与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录，如有漏编目录，应补编目录。

2.1.4原件拆卷

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。拆卷流程：拆卷是指将档案拆线，形成散页，便于扫描的过程。

2.1.5档案扫描与图像处理

图像处理根据档案原件质量的情况，将纸质较差的放置平台扫描仪上单页扫描；只有较好纸张才高速扫描。对档案页面字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式进行扫描，分辨率为300dpi，采用TIFF（G4）格式存储；对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描，分辨率为300dpi或更高，采用JPEG格式存储；对文字偏小、密集、清晰度较差，没有插图等情况，采用灰度或真彩扫描，分辨率为300dpi或更高，存储为TIFF文件。

图像加工处理：遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，利用数字化加工软件对扫描的图片进行加工裁剪、纠偏、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。发现是由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。检查完毕后认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。影像正立，正负角度倾斜不超2度。

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响阅读的前提下展现档案原貌的原则。

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应采用大幅的扫描仪进行扫描，不能进行拼接处理，以保证档案数字化图像的整体性。

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

图像失真控制，影像幅面大小同原件一致，确保印章的扫描和处理尽可能清晰，图像与实物在1：1比率下必须与原件一致，要确保同等纸张大小的图像打印件与原件大小相同。

2.1.6数据存储

服务提供商须提供四个高质量的硬盘进行原始数据与最终成品数据进行双备份，以防止数据丢失，在项目完成验收之后，服务提供商须把四块硬盘移交区档案馆进行备份。

将扫描形成的图片文件全部采用硬盘存储,硬盘数据必须指定专人负责检查，检查硬盘内容是否有错漏，硬盘能否正常打开。

2.1.7质量检查

检查人员对前面所有工作进行详细检查，要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件一致，编号无误，清晰度和格式符合标准。

1）对扫描前处理情况进行检查。发现错误及时修正，并对相应的扫描图像重新扫描和处理。

2）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新加工。

3）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

4）扫描图像方向端正，应符合平常阅读的习惯。

5）发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

6）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

7）认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。并提交区档案馆审核同意后，进行处理。

2.1.8数据挂接

对数据挂接工作，必须指定专人专机操作，不得阅览、操作与自己工作无关的数据，每周提供详细清单。检查档案目录数据及对应图像。

1） 数据关联：将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。提供相应软件，实现目录检索和数据关联检索。

2） 汇总挂接：数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为\"合格\"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。在区档案馆配合下，通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

2.1.9原件装订

保持档案的排列顺序不变，安全、准确、无遗漏；

以卷为单位的档案，三孔一线，装订牢固；

以件为单位的档案，用不锈钢钉装订还原。

2.1.10档案归还

填写归卷单归还案卷。将扫描完成并通过验收的纸质档案按照批次列出交接清单归还区档案馆档案管理部门，档案归还前应提前向区档案馆档案管理部门提出申请。外包服务商的调卷人和区档案馆的有关人员一起，办理好归还手续，对拟归还的档案逐卷或逐件清点，共同进行档案内容、目录、数量的核对，不能有任何差错。

2.1.11数据验收方案

数据验收按批次进行，每个批量加工完成后，首先由公司自检，自检通过以后，向区档案馆提交验收。验收内容包括：目录数据、扫描图像数据、数据挂接准确率、档案实体。验收指标如下：

图像文件命名无差错；工作和过程文件完整、规范；在数据库中修改和完善库房定位的正确率为100%；档案原始材料不缺失率为100%；存储载体质量可靠、安全可读、无病毒。

目录数据差错率不得超过1%；

图像数据差错率不得超过1%；

目录与全文挂接的正确率为100%；

其他项目的合格率达到99%以上。

若第一次检查发现数据合格率达不到99％时，需进行第二次抽检时，建设方将对承建方进行罚款，罚款金额根据本批次数据量所占的百分比来计算，从质量保证金中扣除，直至检查全部合格。

验收“通过”的结论，必须先经项目负责人审查、签字，并提交区档案馆审核确认后方有效。之后并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。

项目结束后，凡涉及到档案数据的所有电脑硬盘必须无偿移交给区档案馆。

验收要求

1.本项目按照《关于进一步规范政府采购项目履约验收工作管理的通知》（长财采购[2016]6号）文件要求进行简易程序验收。

2.项目验收需满足国家强制要求及本招标文件的规定达到合格标准，验收费用由成交供应商承担，验收报告作为申请付款的凭证之一。

其它要求

1）采购人只提供合适的扫描加工工作场地，其余由中标人负责，如：提供完成档案扫描加工服务所需各种硬件设备（电脑设备、扫描仪、打印机、移动硬盘等）、软件、档案存放架、档案运送车等加工场内配备、材料（纸张、夹子、文具等装订以及其它材料）、消耗等。

2）质量自检：中标人必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行认真负责的自检，自检达到数据质量标准后，才能交付给采购人验收，对纸质档案和电子档案分别进行自检，最后再对照纸质档案核对电子档案是否一致。

3）为保证项目的安全、进度和质量，中标人必须对参与本项目实施的所有工作人员定期进行岗位培训，每季度至少培训一次，培训内容包括但不限于技术、保密等相关内容，培训后提交相关培训材料给采购人。

5）中标人需及时将项目实施情况汇报给采购人，及时告知项目实施过程中存在的各种风险及防范措施，每月定期向采购人提交工作进度报告。

6）纸质档案数字化处理统一以A4纸张报单价，纸质档案不足A4的，按A4折算，超过A4的，按一定比例进行折算成A4（A3=2张A4；A2=4张A4；A1=8张A4；A0=16张A4）。

7）每个全宗的档案数字化完成、档案馆对全宗的档案进行开放的鉴定之后，需形成开放档案目录,并在档案馆的指导下对每个全宗的全宗介绍进行完善与补充，建立全宗卷。

付款人及付款方式：

1.付款人：长沙市开福区档案馆（通过国库集中支付）。

2.付款方式：合同签订后成交人完成本项目所有事项并经采购人验收合格后根据实际完成的工作量凭验收报告以及成交人开具的正规发票支付至应付金额的95%，预留应付金额的5%作为质保金，一年后无息支付。

3.本项目采用单价包干方式建设，工作量按实计算，结算总价不超过合同金额。中标人应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的设备（软件系统）及材料购置，以及产品运输保险保管、项目安装调试、试运行测试通过验收、培训、质保期免费保修维护等所有人工、管理、财务等所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由中标人免费提供，采购人不再支付任何费用。

九、其他要求：

中标人有以下情况，采购人有权随时终止合同，由此产生的任何费用及法律责任由中标人自行承担：

1.中标人违反合同的规定，将合同的任何部分违法转让或非法分包；

2.中标人未能按照投标文件的承诺配备满足合同要求的人员或设备；则取消中标资格

3.中标人不履行职责，造成质量、安全事故或向相关人索贿、谋取私利，或与相关人串通损害采购人利益，给采购人造成损失；

4.中标人拒绝或未能遵守采购人的指示，或未能按合同进度计划及时完成合同约定的工作，造成工期延误；

5.中标人未按投标文件中承诺的服务人员履行合同，擅自缺岗或变更；

6.尽管中标人已承诺派遣了各类技术服务人员，但若这些人员仍不能满足合同进度计划和质量要求；

7.尽管中标人已经提供了合同附件要求的仪器设备，但若这些设备仍不能满足要求；中标方须增加相应设备；

8.若因中标人不负责、失职渎职，使给服务对象造成安全质量事故并造成一定经济损失或被上级通报批评；

9.在合同履行期间，中标人提供虚假成果的，取消合作并要求返回采购方已付服务项目款项并追究相应的法律责任。