丰南区房管所档案扫描、档案拆装单一来源采购征求意见公示
采购项目名称：丰南区房管所档案扫描、档案拆装。
主要技术指标及要求：
1.采购人提供扫描加工工作场地，其余由投标人负责，如：档案扫描加工服务所需各种硬件设备（电脑设备、扫描仪、打印机、DVD光盘、移动硬盘及刻录设备等）、软件、档案存放架、档案运送车等加工场内配备等。
2.加工服务工作必须在采购人指定的工作场所内完成，档案资料不能带出工作场所。
3.中标人合同签订后有一个月考核期。考核期满时，中标人的加工流程、加工质量和数量都必须达到采购人在招标文件中的要求，否则，采购人有权解除与中标人的合同并不再支付剩余合同款项。在项目实施阶段，中标人所有直接影响加工质量和进度的情况要及时与采购人沟通解决。否则影响加工质量或进度，产生的不良后果全部由中标人承担。
4.项目工期要求：
项目工期为签订合同起120个工作日内完成约100万页房产档案（幅面以A4计）的扫描加工挂接等全部档案数字化工作。
5.投标人应提交：（1）整理装订方案；（2）扫描加工方案；（3）扫描加工服务软件系统介绍；（4）扫描设备性能指标；（5）设备配置。（6）项目实施方案（包括项目启动计划），后勤保障计划、服务质量承诺，安全保密措施，售后服务方案。
6.投标人要在投标时承诺：（1）公司无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资或者参与经营管理。（2）要按照采购人的需求，在项目运行期间免费提供扫描加工数据验收系统供采购人使用（产权归投标人），使采购人及质量检查方能顺利对加工数据进行质量检查。
7.投标人需保证档案实体和数据的安全。在加工过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错案袋；对加工过程中和加工完成的档案数据，保证信息安全。档案的流转周期不得超过10个工作日。
8.中标人与采购人签订合同的同时必须签订保密协议，中标人要与其聘用的工作人员签订保密协议。中标人及其工作人员必须严格遵守档案资料的保密制度，保证档案资料和档案数据不泄露。双方应对相关的技术情报和数据资料保密。
9.中标人各项加工进度必须满足采购人的要求。在项目实施阶段，中标人所有直接影响加工质量和进度的情况要及时与采购人沟通解决。否则若因此影响加工质量或进度，产生不良后果，采购人有权解除与中标人的合同。
10.为保证项目系统的正常运转，中标人在整个项目运行期间，项目经理及不少于1名软件开发及系统维护人员工作时间必须驻场。中标人需确保工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意，且整个项目期间更换工作人员比例不得高于20％。
11.项目竣工后，凡涉及到档案数据的所有电脑硬盘必须无偿移交给丰南区房管所。
项目需求
一、项目概述
（一）项目名称
项目名称：丰南区房管所房产档案数字化处理
1．招标内容：约100万页房产档案（幅面以A4计）的扫描加工服务。
2．项目实施地点：丰南区房管所。
（二）需求分析
1.管理的需求
对所加工的档案进行整理、比对、分类、著录、挂接等档案数字化操作，使纸质档案加工成电子档案。
（1）按照设定的分类方案，将电子档案目录的数字档案信息存储到系统中，或根据管理要求进行适当调整。
（2）过滤重份数据和重新分类、编号。
（3）对档案内容进行抽取和添加元数据等操作。目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的扶术方法对数字档案进行有效管理。
（4）对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包。
（5）对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息。
（6）辅助完成房管所实体档案编目（著录、标引)、整理、出入库房整理等工作。
2.主要业务需求
为转变纸质档案资源的利用模式，提高档案资源利用的效率，必须对纸质档案进行数字化处理。通过将现有库存资源数字化，提高对纸质档案的保护水平。积累数字档案信息资源，逐步建立和完善档案数据库，为建设数字房产提供基础数据来源。
数字化处理的业务流程包括档案整理、著录、标引、扫描、图象处理、数据挂接、存储等工作。
二、项目本期的建设原则和技术要求
（一）项目建设原则
采用国家标准的电子档案管理和利用模式，注重法规标准体系的建立和贯彻，建立电子文件、电子档案信息利用综合管理平台，满足从上到下的决策层、管理层、基层、公众及从近程到远程等各类用户的需求。
按照建立和谐社会的要求，依法满足公众获取文件档案信息的权益，遵循重要档案数字化的价值性原则、常用档案数字化的实用性原则、开放档案数字化的开放性原则、褪迹档案数字化的抢救性原则、解密档案数字化的及时性原则、目录数字化与全文数字化分步的时效性原则、档案数字化处理与利用同步的一致性原则，并遵循以下原则：
1.标准性和规范性
项目建设遵照执行国家颁布的与档案管理有关的现有标准以及即将推出的各类标准规范；遵循国家有关电子文件、档案管理的要求、规范、法律和法规。
2.电子文件的真实性
对电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息（指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息）进行鉴定，确认其与形成时的原始状况相一致。
3.电子文件的完整性
为保证电子的完整性，在系统中设立电子文件暂存空间，即建立一个空间足够大的共用的存储库，随时把办理完毕但尚未归档的电子文件集中保存起来，以备统一进行鉴定归档。同时系统在设计时应使系统运行过程中能自动把房屋产权信息的连接到—起，行程一套完整严谨的数据基础。制定电子文件元数据管理规范，并在电子文件归档或移交时按要求对元数据进行录入和说明。
4.电子文件的可靠性
文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够识读并按可理解的方式输出，能够保持其内容的真实性。
5.电子文件的可用性
电子文件、电子档案要求可以查找、检索、呈现或理解，能够表明文件与形成它的业务活动和事务过程的直接关系。文件间的背景联系中应该包含有文件的形成和利用的信息。
6.电子文件的一致性
系统的管理必须满足现行业务的各种要求，遵循机构的规章制度，文件形成者应该理解这些要求对其所从事的业务活动的影响，应该定期对文件系统是否符合上述要求进行评估，评估过程形成的文件应该作为证据保存。
7.系统性
文件应该系统地形成、保管和管理，应该通过文件系统和业务系统的设计和运行来实现文件形成、保管工作的有序化和系统化。
系统应该准确地记录文件管理的方针、管理职责的分工以及管理所采用的方法。
（二）整个项目的技术实现方法和路线
在进行纸质档案数字化的过程中，基本流程主要包括案卷整理、目录建库、档案扫描、数据处理、信息存储、数据挂接、检索利用等工序。
数字化处理技术的基本要求：
1.数据化步骤：档案调卷→整理核对→个别已破损的档案修裱→目录著录→原件拆卷→档案扫描→数据存储及合并→数据挂接（关联）→原件装订→完整归还→数据检查。
三、项目本期的档案数字化处理要求：
（一）项目实施规划
对库存档案约100万页进行数字化，建立对应图像数据；对原有文件级机检目录按要求进行校对修正，通过自动标引方法补充著录分类号和主题词，建立对应图像数据的文件级目录数据库，并与档案图像数据挂接建立对应关系；如果原有文件级机检目录错误率大于4%，应重新按国家标准进行文件级目录的著录。
实施时的具体措施如下：
1.所有工作人员（以下说明的“工作人员”均指管理人员和工作人员）必须严格遵守《中华人民共和国保密法》、《保密守则》以及《中华人民共和国档案法》等有关规定，不得以任何方式对外泄露档案信息的内容。
2.所有工作人员必须严格遵守保密制度和丰南区档案安全管理的有关规定。
3.由项目经理统一安排每天的工作，施工人员保质、按量完成，不允许夜间加班。
4.档案原件处理完成后必须立即原样归还，不得损坏和丢失档案原件；不得私自复制任何档案文件，不得将复制的档案文件偷带出工作场所。
5.工作人员应保持工作环境整洁、卫生。必须自备无袋工作服工作，不得携挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作间外。
6.挑选业务熟练、相关项目经验丰富的人员，尽量不更换工作人员，如确实需要更换的，提前一周书面通知丰南区房管所，征得同意后才能换人。
7.在全部工作中，派遣项目实施经理一名，常驻实施地点，负责管理和协调各项工作。
8.数字化处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。
（二）数字化处理工作内容
1、调卷
调卷数量控制为一周工作量，周一上午调卷，周五下午还卷及移交扫描数据，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全。调卷工作人员和管理库房人员一起到档案馆库房，根据清单搬下相应的案卷，对提取的档案逐页清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对；清点结束，在档案调卷登记本登记，双方签字；档案保管人员与调卷工作人员进行全宗、目录、数量的二次核对；放入临时档案保管柜，锁好，注意安全保存。
2、整理核对
由精通档案的专业人员进行档案管理整理核对工作，其他核对人员必须工作认真细致，差错率不得超过3%，严禁破损档案的一切行为，严格遵守保密制度；整理时需考虑到纸张易折、易碎等原因，需轻拿轻放；整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，并进行登记；同时派专门人员，到目录室把该批档案的目录取出；按照档案整理的标准，依据目录对电子档案数据中心的目录再核对。对照目录逐份逐页检查档案原件，发现错误疏漏，在档案馆工作人员的指导下，进行改正或者做出正确标识，如位置错误的须重新归类，顺序不对的须重新调整，确定目录无误，最好还须填写差错报告；
3、原件拆卷
原件拆卷人员自备拆装工具一套，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，不能损坏；
将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不能出现任何漏缺页及顺序差错；根据需要，进行文件的单张扫描；多页粘贴在一起的，要分开处理。注意浆糊黏附的位置，小心处理，避免破坏档案原件，一张一张清点核对，确保文件无误，放入指定的档案袋，交付档案扫描人员；
4.档案扫描
采用富士通专业文件扫描仪，按照CCITTGroup4压缩标准ＴＩＦＦ格式或者标准ＴＩＦＦ格式，200dpi分辨率，彩色为主，根据国家纸质档案数字化的主要技术要求，质量要求视觉清晰，页面完整，不得漏页，原件纸质较差的，不允许采取连续进纸方式扫描，只能单张扫描。采用流水线作业方式，扫描人员到拆卷人员处领取文件，当面清点，核实无误，双方进行登记；发现错误，进行原件拆卷的返工；扫描完成，进行清点，按原先秩序放回档案袋，交付数据处理人员；
5、数据处理
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。发现是由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。检查完毕后认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。影像正立，正负角度倾斜不超2度。
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响阅读的前提下展现档案原貌的原则。
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
图像失真控制，影像幅面大小同原件一致，确保印章的扫描和处理尽可能清晰，图像与实物在1：1比率下必须与原件一致，要确保同等纸张大小的图像打印件与原件大小相同。
纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
6、数据挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过系统工具导入到丰南房管所数字房产档案管理系统中，实现目录数据、全文数据的检索。
7、档案装订
对完成数据挂接的纸质档案按照《房地产登记技术规程》和房管所的归档要求进行装订。
8、检索利用
通过数字化处理工序后的数据可以通过网络或其他传输方式上传到服务器进行汇总，然后通过信息管理系统，可任意检索、核对和网上查询、调阅、打印，实现资源共享。同时，安全权限管理可以设置不同的浏览访问权限，保证影像文件的安全性和保密性。
采购预算资金：325000元。
拟采用的供应商：唐山市达意科技有限公司。
申请理由及说明：经公开招标，只有一家供应商报名。
征求意见期限：2013年11月10日至2013年11月16日。
反馈意见要求：潜在政府采购供应商对公示内容有异议的，请于公示之日起至期满后两个工作日内将书面意见实名反馈至采购人和丰南区财政局。书面意见包括：供应商名称、联系人、联系电话、本政府采购项目主要技术指标及要求的不合理性证据或不应当采用单一来源采购方式的说明。
采购人名称：唐山市丰南区房管所；联系人及电话：宋焕乐，186*****808；联系地址：丰南区青年路159号
监管部门：唐山市丰南区财政局，联系人及电话：付勇，*******；联系地址：国丰大街126号