采购公告

尊敬的供应商：

我司拟对中国太平洋人寿保险股份有限公司2021年非业务档案整理、搬迁项目进行采购，诚邀贵司响应。相关说明如下：

一、采购需求一览表：

二、具体需求描述

中国太平洋人寿保险股份有限公司2021年非业务档案整理、搬迁项目由上海搬迁至长沙（档案管理室），供应商根据采购方各类档案整理标准和各部门具体需求，制定相对应的服务方案，对部门自存档案进行分类整理、录入、装箱及上架，包含整理分类排序、编制件号/卷号、信息著录、档案盒信息标识、上架、质量检查验收等分阶段的细分作业流程，具体作业内容不同门类档案不尽相同。

1、项目服务内容汇总如下：

2、其它具体事项：

（1）待集中数据系统核查

由采购方负责将符合集中保管要求的非业务档案的数量、类型及盒脊号进行整理统计、核查。无目录档案由供应商负责事前进行整理统计、核查，待采购方确认无误后将提交供应商。

（2）物料准备

供应商待集中数据的系统核查后，按照核查后的档案数量，对集中所需纸箱、档案盒条码标签纸、档案箱RFID芯片标签进行采购申请，保障相关物料提前准备到位。

（3）现场抽检、装箱

由采购方与供应商共同对需移交的业务档案盒脊号、档案类型、盒内内容进行抽检，抽检后将相关数据提交智能保管系统，由智能保管系统生成《档案抽检表》。双方现场确认无误签字后再进行装箱，并用唯一编码的铅封进行封箱。

（4）交接

完成装箱扫描后，将档案数据提交智能保管系统，由智能档案保管系统生成《档案交接明细表》。双方共同确认《档案交接明细表》无误后签字，一式三份分别留存。

完成所有档案交接后，由采购方（上海）填制《档案交接文据》并由采购方公司分管总在“移出单位”处签章，采购方（长沙）接收档案并核对无误后由处室负责人在“接收保管单位”处签章，一式两份分别留存。

（5）装车

采购方（长沙）现场工作人员与采购方（上海）完成档案交接后进行档案装车，装车前应完成车辆安全检查工作，安全检查通过后再进行装车工作，装车时应根据车辆内部空间合理码放，码放不可超过6层，避免档案箱损坏。

（6）封车

完成装车后，由采购方（长沙）现场工作人员对装车档案进行清点检查，核查数量正确及无损坏后，由采购方（上海）及供应商共同确认车辆起始里程数据，完成《车辆里程确认表》《装车运输单》的签字确认。

（7）运输

封车完成后，由采购方（长沙）工作人员在智能保管系统中进行入库申请操作，系统完成入库申请审批后车辆开始前往目的地，整个运输过程以确保业务档案安全为第一要务，采购方（长沙）指派专人负责GPS追踪，监督运输公司安全将业务档案送达指定地点。

（8）接车核对

车辆到达后，司机按照采购方（长沙）工作人员引导，将车辆停靠在卸货平台；接车人员在核对车辆一次性封签锁扣正确无损后，记录车辆里程数据，核对车内档案数量，完成《车辆里程统计表》及《单车运输交接单》的填写及签字确认。

（9）上架入库

接车人员在保管系统的智能门禁核对卸车档案数量无误后，组织外包人员进行上架作业；上架完成后，采购方（长沙）工作人员对上架情况及数据进行核对，核对无误后将数据导入智能保管系统。

3、安全运输注意事项

（1）驾驶人员标准

驾驶人员必须持有国家颁发的驾驶证，不能有不良驾驶习惯，不能疲劳驾车，根据国家交通法规规定，驾驶人员不可以连续驾驶四小时车辆，为保障人员安全和档案正常运输，安排合理开车与休息时间，开车行驶时间应为3-4小时到就近服务站休息，休息时间不能少于20分钟。

（2）车辆运输监控

开始进入运输状态后，每半小时在微信群内发布一次GPS定位，车速不得超过80KM/小时，夜间10点至凌晨6点车辆人员必须停车休息。采购方（长沙）安排两人随时抽查车辆GPS信息。

（3）车辆的保养与维护

供应商物流车辆要定时进行保养，对车辆的任何部位都要进行检查，避免在行驶过程中出现意外，工作小组随时对车辆消防设施、轮胎备胎，刹车系统进行检查。

（4）保密工作

①参于整理、搬迁、运输人员均为供应商正式员工，运输人员的人员档案需提前向采购方备份，供应商与采购方签订保密协议，承担相关失、泄密责任。

②供应商在档案运输过程中必须配备保安押运；除服务区外不可随意停车，不可打开车辆箱体的一次性封签锁扣，如遇锁扣损坏，应及时向采购方进报备，并从新更换一次性锁扣。

（5）应急预案

①堵车

运输时如遇交通堵塞，车辆无法继续行驶的状况时，押车人员需立即上报车辆拥堵位置，并向采购方进行报备。

②恶劣天气：

运输时如遇雾霾，大雨，冰雹等恶劣天气，应及时安全位置停车，并向采购方进行报备，待天气正常后继续运输。

③交通事故:

发生未造成人员伤亡的交通事故时，司机或随乘人员应注意保证自身安全，保护好现场，立即拨打122电话报警，向保险公司报案，同时向采购方、供应商进行报告。因特殊情况需改变现场的，要做好标记，尽可能找到证明人，取得联系方式。

当交通事故造成人员伤亡时，应视情况开展自救或拨打120。当司机或随乘人员生命受到威胁时，在保持与政府有关部门和采购方、供应商的联系，应急人员到达后方可离开现场。

供应商接报后立即组织相关人员迅速赶赴现场，配合政府有关部门积极采取应急处置。根据现场情况，供应商及时通知伤者家属赶到就治医院，配合医疗救护人员开展医疗救护，并及时开展善后处理。

三、响应文件要求

（一）报名截止时间

2021年10月18日，下午17点。逾期不予受理报名。

（二）响应文件编制要求

1.严格按照我司提供模板编制，不得修改模板。（技术标可根据自身情况进行编制）

2.响应文件、报价文件、技术标须加盖公章。

3.公司营业执照、评估资质复印件（加盖公章）。

4.以上报价文件及营业执照加盖公章。

（三）联系人：

采购联系人：罗乃倩，***-********。

需求联系人：李珍，***-********。