一、采购项目名称：2021年全国上市公司共建‘一带一路’国际合作论坛

二、项目预算：*******元

项目最高限价：详见财评审核报告

三、项目背景：

经中国贸促会批准，2021年全国上市公司共建‘一带一路’国际合作论坛（以下简称论坛）将于2021年12月7日—9日举行，为期三天。本届大会由中国国际贸易促进委员会、湖南省人民政府等单位主办，长沙市人民政府、湖南省贸促会、湖南省地方金融监管局联合承办并负责组织实施，中标单位须做好本届会议主要是长沙市相关会务、接待、宣传等工作，包含重点嘉宾食宿安排、接待服务、会务组织、宣传推广等工作，并按组委会要求把本次论坛办好。

工作时间：整个会期。

按照国家相关标准执行

详见附件服务清单

工作时间：整个会期。

??????地点：采购人指定地点

四、工作服务内容和管理要求

（一）日常工作服务

1、根据组委会要求，制定大会总体方案及各项方案，配合执行相关方案进度计划，保证方案顺利完成；

2、根据组委会要求，制定大会总体服务方案，成立各工作小组，配合各工作组的工作展开；

3、根据组委会要求，提供必要的相关办公设备及办公用品，保障后勤工作；

4、派驻工作人员参与组委会日常工作（自中标之日起到总结会结束为止）。会前20天根据工作量情况适当增加工作人员；

5、根据组委会的要求，资料整理和归档。

（二）宣传与城市氛围营造

1、根据组委会要求，制作大会主题宣传片；

2、根据组委会要求，在酒店或其他合适的醒目位置做好论坛内容发布，安排好新闻发布会并配合组织实施；

3、配合组委会制定大会宣传策划方案，配合邀请电视台、网络、电台、报纸等媒体在论坛前期、中期和会后进行宣传报道，做好媒体的接待、组织和服务；

4、根据组委会要求，负责政府层面的必要宣传推广工作；

5、根据组委会的要求，负责会期新闻中心场所管理和服务；

6、策划并对接一江两岸灯光秀的制作。

（三）参会人员管理

1、负责对重要嘉宾提供接待服务（国内外重要嘉宾往返交通、落地食宿，按国家相关规定标准执行）,具体人员名单由采购人提供，外宾人数约在50人左右，国内嘉宾约在300人左右。副部级以上领导及国外使领馆代表约20人；

2、根据组委会要求，协助完成参会领导、嘉宾、工作人员、媒体、相关单位的会议邀请和通知发放（电话、传真、邮件）、统计参会人员情况等；

3、负责对邀请人员、工作人员、媒体代表签到、入住手续办理、领取资料、会期的咨询等相关服务；

4、负责对论坛的所有工作人员进行外事培训及接待培训；

5、根据参会人员代表组成的不同，制定接待手册，制定重要嘉宾接待方案并安排专人负责一对一接待。

6、负责对酒店及相关配套设施进行调研，制定场地使用方案。大会会议场地租赁（不低于350人），符合国际性会议标准。制定论坛邀请人员、工作人员、普通代表住宿酒店方案；

7、负责重要嘉宾酒店住宿及所有参会人员的用餐安排（食宿标准按照国家财政部门规定执行）；

8、负责餐叙活动环节设置、氛围营造和餐叙活动方案，并组织实施；

9、负责保障组委会重要嘉宾用车安排，约200人接送站（机），一次长沙市企业考察（100人以内），会期酒店及会场备用车（用车标准按国家财政部有关规定执行）。

（四）会议标识及布置

1、大会的主形象及延展设计

负责大会会标设计、主形象设计、各项物料延展设计

2、 物料制作

a)相关工作会议手册、接待手册、会后总结报告的设计排版与印刷。

b)大会相关资料袋、会议指南、工作手册、会议证件、车贴、席位卡、餐券等相应物料的设计与制作。

C）现场展览展示设计与制作。

3、酒店氛围营造

a)酒店內注册台、公共区域的搭建与布置。

b)酒店会场氛围布置（包括会议日程、会议功能区域分布图、氛围营造搭建布置、酒店內等场地导示）。

c)负责主会场、餐叙交流场地的搭建布置和检查工作（包括主舞台搭建、灯光舞美、音响、话筒等），要求在会议前搭建完毕及保障到位。

（五）现场管理

1、会议资料管理

a)论坛会议物资接收、签收、清点、存储管理。

b)会议物资和证件的归类、分装（装袋）和统计。

c)发放统计（现场发放），签收确认流程管理。

2、会场导播流程制定和执行

a)提前制定大会整体活动方案（含文案、中英文PPT演讲稿）。

b)提前对论坛各个环节流程进行梳理彩排。

c)负责论坛各个活动的会务管理，进行流程的把控，各环节人员管理和控制，引导以及灯光音响等控制（含对讲机等）。

d)负责和组委会确认大会主要人员座次安排。

3、志愿者培训和管理

根据组委会需求，负责招募不少于90名志愿者（需包含10名小语种志愿者）参与相关组织服务工作。

a)负责制定志愿者培训（至少一次）。

b)负责制定志愿者服饰设计、制作方案，经地方组委会确定后根据需求购买。

c)负责志愿者管理工作，包括培训（含礼仪）、工作分工、工作检查、物资发放。

d)负责为志愿者在会期提供摆渡车保障。

e)负责志愿者证书的制作，并在会议结束后由大会组委会认可盖章后及时统一发放证书。

f)负责协商组委会共同确认志愿者人员分工方案，设计合理服务点位和工作安排。

4、其他

a)负责会场速记人员安排。

b)负责论坛的摄影和摄像。

c)负责论坛礼仪及迎宾服务。

d)负责会务现场安保设备、安保管理、协助公安消防食药监等部门开展应急预案和措施。

e)负责翻译及同声传译人员安排。

（六）会议网站系统搭建及线上直播

1、负责会议官网、报名系统的搭建，需包含：

a)后台管理系统：构建后台管理短信系统、用户信息、IM系统、配置、数据、意见反馈以及CMS系统，保障数据实时导出及分析。

b)线上交互系统：实现相关企业线上洽谈对接。

c)大会微网站（实时发布会议议程及会议信息）。

d）做好相关配套软件开发及配套采购。

2、负责会议线上直播（需搭配双语同传翻译），构建多维度展示窗口及实现直播平台推流。

3、负责大会照片直播。

4、负责会议注册签到系统及其他。

（七）会后服务

1、会后材料清点和交接

a）会议结束后将相关资料与会人员名册整理归档。

b）统计并归还地方承办方提供的办公用品。

c）会后将会议剩余资料统计、清点、分类盘点入库，签字确认交接单。

d）协助组委会进行活动后续工作事项，邮寄快递等。

e)负责完成会期相关资料的保密销毁工作，协助整理提交会期的所有音频、视频、图片和工作文件并存档；

2、配合完成总结会

a)配合组委会进行总结会筹备工作。

b)配合完成会后会刊和视频的制作。

3、会议成果研究发布，根据论坛主题和热点，负责论坛研究成果编辑、翻译、排版、印刷，印刷数量800份。

（八）综合保障工作要求

1、根据组委会的要求，协助做好安全保障及维护会场秩序工作；

2、根据组委会的要求，协助做好饮食安全和医疗保障工作；

3、根据组委会的要求，协助做好疫情防控工作，编制会议防疫手册，做好会场

及周边的疫情防控与监测相关工作；

4、根据组委会的要求，做好应急预案管理。

（1）验收要求：本项目按照一般程序验收，中标人需提供实际服务内容清单作为验收依据，作为申请付款的凭证之一。

（2）付款人：中国国际贸易促进委员会长沙支会（通过国库集中支付）

付款方式：合同签订后30个工作日内支付合同金额的50%，会议结束后20个工作日内经采购人验收后根据实际工作内容，据实结算，中标人需提供实际服务内容清单作为结算依据。

（3）本项目采用费用包干方式服务，投标人应根据项目要求和现场情况，按照服务要求详细列明项目所需的人工、管理、财务等所有费用。如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由中标人免费提供服务，采购人不再支付任何费用。

对于上述项目要求，投标人应在投标文件中进行回应，作出承诺及说明，如未作出承诺及说明，视为投标人未响应招标文件上述要求。