1.《重庆市归档文件整理规则》（渝档发〔2016〕7号）；
2.档案条目拟定及录入应符合DA/T 18-1999《档案著录规则》；
3.国家档案局DAT31-2005《纸质档案数字化技术规范》；
4.《重庆市档案局关于印发重庆市纸质档案数字化实施细则的通知》（渝档发〔2018〕5号）；
5.国家标准GB/T18894-2016《电子文件归档与管理》；
6.《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7 号）
7.档案服务外包工作规范（DAT 68.1-2020 档案服务外包工作规范）。
（二）项目总体要求
1.整理完成的档案符合重庆市档案馆进馆要求。
2.提供的档案数字化成品应能满足重庆市档案馆档案管理软件的要求，挂接数据能在系统中得到很好地应用。
（三）档案整理要求
1.分类：清理文件资料时，剔除重份，并按特定分类进行清理归档。
2.修整：归档文件的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。装订前，应对破损的文件材料予以修复；应对字迹模糊或易褪变的文件材料予以复制。应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠；
3.盖章：盖归档文件章，并填写全宗号、门类、年度保管期限、件号、页号等；
4.编号：将所有档案按顺序拉通编号。
5.编页：所有归档文件，从“1”开始，将页码逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置。
6.装订：归档文件以“件”为单位用缝纫线或不锈钢钉装订，较厚文件用三孔一线装订；
7.装袋：所有整理好的档案还原装袋；
8.排架：归档文件整理完毕装袋后，应当按照分类排列顺序上架保管。排架方法应保持稳定，避免频繁倒架。
档案著录按照《档案著录规则》(DA/T 18)、《重庆市档案目录数据采集规范》的要求进行著录。确保目录数据各项目完整，内容表达准确；题名（包括案卷级题名和文件级题名）拟写准确、规范，录入文字无错误、项目（字段）无遗漏。目录数据格式应符合国家数据格式要求。按照《档案著录规则》(GB3792.5-85) 的要求进行著录，其他档案条目录入需达到各行业业务标准。其他档案形成有特殊要求的需按特殊要求处理。因档案馆馆藏档案年代跨度较大，部分档案较为成旧，著录难度较大，在项目实施过程中将原封面与原目录扫描，导入著录系统，作为原始依据，供著录人员参考校对，再指派专人对著录的数据进行校对，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。提高著录准确率。
（1）扫描方式
根据档案幅面的大小选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。大幅面档案采用专用平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。对年代较旧或者档案纸质明显有破损的档案资料采用平板扫描方式，以保护档案原件。
（2）扫描色彩模式：24位彩色模式进行扫描
（3）扫描分辨率
扫描分辨率：分辨率应≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
（4）扫描质量要求
必须按照页码顺序扫描，不能有漏页、少页、或扫错页等现象；扫描内容必须完整，包括文件上的文本图片、页码、有关标记等，都必须纳入扫描图像范围；扫描获取的图像，严格按照档号规则对文件进行命名，确保文件命名准确。
（5）扫描登记
扫描时填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描档案的页数、对应案卷号、操作人员姓名等。在登记的同时核对每份文件的实际扫描页数与档案整理登记单时填写的文件页数是否一致，发现漏扫或错扫时应及时补扫，并在登记表上注明原因和处理方法。
扫描后的原始图像进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：
（1）纠偏：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（2）去污及裁边处理：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。为了节省存储空间，对图像进行裁边处理，去除多余白边。
（3）字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。
（4）图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致
（5）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
目录数据文件采用XML或DBF格式存储，扫描图像数据采用JPEG或PDF格式存储，压缩品质“中”级；
纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案装订时应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。按件整理的文件装订时参照《重庆市归档文件整理规则》（渝档发〔2016〕7号）要求，归档文件用线或不锈钢订书钉装订。用线装订是指文件页数较多时，使用“三孔一线”装订。
扫描处理完成后的图像数据与目录数据进行一一对应，完整并及时挂接至重庆市殡葬事业管理中心档案管理系统。做到数据转换方便、快速、完整，目录数据与全文挂接准确完整，查询方便快捷，使用方便，整体协调性好。
对挂接完成的数据进行检查以保证目录数据与影象数据一一对应及图象的整体质量，主要分两项检查。
（1）目录数据
档案关键字段录入的合格率必须达到100％如：题目、文号、形成时间、档号等；选择扫描的文件页码的准确率要达到100％，是否有漏缺页（著录必须与原件一致，若原件有误必须注明并进行修改，确保最后挂接时具有唯一性）。如果有问题退回上步操作重新录入或挂接。
（2）图象数据检查
主要针对图象的整体质量，分辨率、清晰程度进行检查，如有不符合标准的图象，退回扫描岗位，重新扫描加工。
待数据全部验收完毕后，将数据库及图象文件刻录至移动硬盘，并按照客户要求编写光盘封面以备查验。
1.供应商提供加工人员、技术支持人员、管理人员及所有必须的设备。
2.加工服务人员要求：由供应商根据工作需要，提供数量适当、经过保密培训具备保密意识、具备档案数字化加工服务素质的工作人员，工作人员中，应有专人负责安全和质量管理。
3.软件及设备要求：由供应商自行组织数字化加工所需的软件及设备，安装到采购方提供的场地，并服从采购方的管理,服务过程中的耗材由供方自行负责。项目结束后必须在采购方的监督下对电脑所有硬盘等存储设备进行数据粉碎处理；所有进场设备必须经采购方检查批准后，才能撤离现场。
4.采购人档案管理部门负责指导、监督、验收、档案交接。
5.供应商须接受招标方指导监督，遵守法律法规，承担其内部管理的全部法律和经济责任。
1.中标人应与工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。中标人负责对其聘用的工作人员进行身份审查、登记备案和签订保密协议。
2.档案数字化加工后的各种影像、资料所有权归采购方所有，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。
3.工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家和个人秘密；不得无故查看及讨论档案内容。否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。
4.工作人员未经同意，不得私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场。
5.加工完成，移交数据并验收合格后，中标人应在档案管理部门有关人员监督下，销毁所有存储介质的档案数据。
6.扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。
7.各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。
8.按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。
供应商资格：（一）基本资格条件1.具有独立承担民事责任的能力；2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）落实政府采购政策需满足的资格要求：无（三）特定资格条件投标人具有省级及以上国家保密局颁发的“国家秘密载体印制资质”乙级及以上资质（资质类别为：涉密档案数字化加工），提供资质证书复印件加盖投标供应商鲜章，原件备查。
