一、项目基本情况

项目名称：档案数字化加工

采购方式：院内公开招标

预算金额（最高限价）：38.7万元(含税)

采购需求：

（一）数字化加工明细：

1.文书档案（短期档案）

检查案卷号与盒号的案卷数是否一致，检查每一盒的案卷是否有缺漏：456卷

检查页码、修改页码、检查盖章、手签：456卷

条目录入：1000件

打印目录：1000张

打印软皮：200张

装订目录：18本

数字化加工收费（起钉、装订、入盒、扫描、P图、编号、挂接）：90000页

刻光盘：50张

核对数据：6年

目录纸：1000张

A4软皮：200张

2.2011-2016年文书档案

检查件号与盒号的件数是否一致，检查每一盒的件号是否有缺漏：9497件

检查页码、修改页码、检查盖章、手签：9497件

修改档号章、编写件号：300件

检查盒底整理人、检查人、整理时间并完善盒底：300盒

条目录入：300件

打印目录：800张

装订目录：18本

数字化加工收费（起钉、装订、入盒、扫描、P图、编号、挂接）：100000页

刻光盘：50张

核对数据：6年

目录纸：800张

3.基建档案

检查案卷号与盒号的案卷数是否一致，检查每一盒的案卷是否有缺漏：560卷

检查页码、修改页码、检查盖章、手签：560卷

条目录入：500件

打印目录：500张

装订目录：10本

A4规格数字化加工收费（起钉、装订、入盒、扫描、P图、编号、挂接）：100000页

A0-A2图纸数字化加工收费（起钉、装订、入盒、扫描、P图、编号、挂接）：1000页

刻光盘：50张

核对数据：4年

目录纸：500张

4.设备档案

检查案卷号与盒号的案卷数是否一致，检查每一盒的案卷是否有缺漏：738卷

检查页码、修改页码、检查盖章、手签：738卷

条目录入：500件

打印目录：500张

装订目录：10本

A4规格数字化加工收费（起钉、装订、入盒、扫描、P图、编号、挂接）：75000页

刻光盘：50张

核对数据：2年

目录纸：500张

5.科研档案

检查案卷号与盒号的案卷数是否一致，检查每一盒的案卷是否有缺漏：674卷

检查页码、修改页码、检查盖章、手签：674卷

条目录入：500件

打印目录：500张

装订目录：10本

A4规格数字化加工收费（起钉、装订、入盒、扫描、P图、编号、挂接）：70000页

刻光盘：50张

核对数据：2年

目录纸：500张

【特别说明】

1.以上数量为预估数，结算按实际数量为准。

2.文具、扫描仪、电脑等设备由服务公司提供。

（二）具体技术规格及要求

一、数字化加工工作要求

扫描工作要遵循以下总则：严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。具体工作包括数字化前处理、目录核校、档案扫描、图像处理、文件存储与备份、文件目录与全文的挂接、质量自检、档案装订，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。各工作环节要求如下：

1、数字化前处理

中标方要在扫描前先检查案卷质量并按规范进行前处理、确定扫描范围、以保证数字档案与实体档案的对应。应根据实际情况做好前处理工作，以确保数字化加工质量。具体要求是：

（1）档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须指定专人（组长）管理档案实体，做好调档的交接登记工作，确保档案安全，万无一失。

（2）档案整编：对“案卷——卷内文件”级档案核对页号，应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。页号应从“1”开始连续编制。应将破损页面、缺页、多页等特殊情况在备考表上备注；对“件”级档案核对页码，页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

（3）拆装：尽可能不拆卷，需要拆卷的必须严格管理。在拆除案卷装订物时，必须注意保护档案不受损害，保持案卷内原有文件顺序（除个别必须调整的页面经征得单位同意后予以调整的以外）。在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案原有的装订孔进行重新装订。在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。恢复装订时，原则上不更换原卷皮、卷内目录和备考表。

（4）页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，不能使用高速扫描仪的，要用平板扫描仪来扫描。

2、目录核校

对电子目录进行核校，条目与对应影像文件挂接正确率要求达到100%。如发现录入信息存在有分歧的地方，必须与单位沟通确定。

（1）数据格式选择

电子条目信息核校成果采用Excel格式递交，符合国家档案局相关标准规范要求。

3、档案扫描

根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的档号和扫描页数，具体要求如下：

（1）采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生，要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描。

（2）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

（3）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描。

（4）兼顾影像质量和节约存储容量原则，纸质档案采用不低于300dpi的分辨率进行扫描。纸质档案扫描以PDF格式存储。

（5）扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

（6）档案扫描时尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

（7）图像歪斜采用数字化影像处理软件自动或手动纠偏功能，调整图像角度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（8）将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

（9）扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（10）扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

（11）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪数字图像，不得裁掉纸质档案原有页边，包括破损、歪斜页边。

（12）纸质档案数字化标准

DA/T 31—2017 纸质档案数字化技术规范

4、图像处理

应对扫描后的图像进行逐页纠偏、图像拼接、裁黑边、排序等处理，但不得改变图像内容，包括原档案中的污损，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，亮度及明暗对比尽可能接近原件；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；文件排列顺序正确。

5、数据挂接

扫描图像文件应与目录数据进行挂接，在相关表单上填写数据挂接后的页码、页数，核对每一份文件挂接后的页码、页数与前处理、扫描时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

6、条目质检

条目与图片进行关联后，逐一检查条目与影像是否对应匹配，退回不合格的条目或影像，退回不匹配的条目与影像。

对匹配完成后的影像数据进行最终成果转换。并逐条对挂接结果进行检查纠正，包括目录信息、档案数字副本对应的准确性、已挂接图像文件与相应条目数据的一致性、图像文件能否正常打开等。

7、文件存储和备份

以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行命名。扫描后的电子文件需要提交品牌移动存储器做备份之用，包含档案目录和全文数据。

8、质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到验收质量标准的，才能递交单位验收。

9、质量保障要求

（1）质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到单位质量标准后，才能提交单位验收。

（2）过程管理：中标人在进行档案前处理、数字化加工各环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

10、数据验收

（1）数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

数据验收时抽检的比率不得低于20%。

中标单位必须建立严格的质量检测体系，对整理录入的数据进行抽检，抽检达到档案行业质量标准的，才能递交单位审核、验收。

（2）验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。

扫描图像：漏扫率≤0.2‰。

图像质量：图像质量情况完好率99%。

格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。

目录核对、完善：以案卷为单位，关键字段（题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。

条目与图像挂接：挂接正确率100%

档案原始材料：100%不缺失。

（3）验收审核

单位对中标单位数据每月进行验收。数据验收以抽检方式进行。中标单位提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回中标单位全面自检，在退回自检期间，单位将不再向中标单位提供加工的档案。

单位在验收中检出的错误，中标单位及时、无偿予以纠正并再提交单位构验收。

全部档案验收“通过”的结论，必须经领导审核、签字后方有效。

如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标单位违约。

11、数据备份

将扫描文件以PDF格式存储一套至硬盘移交给单位。

二、应遵循的业务标准

1.管理性标准规范

（1）《中华人民共和国保守国家秘密法》

（2）《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

（3）《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)

（4）《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

（5）《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

2.业务性、技术性标准规范

（1）《中华人民共和国档案法》；

（2）《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2016)；

（3）《档案交接文据格式》(GB／T 13968—1992)；

（4）《中央档案馆档案接收标准》

（5）《国家行政机关公文格式》(CB／T 9704—1999)

（6）《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2017)

（7）《中国档案机读目录格式》(CB／T 20163-2006)

（8）《档案著录规则》(DA／T 18—1999)

三、安全要求

严格遵守单位的有关保密规定。档案扫描工作必须在单位指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。施工单位应做到：

1.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

4.扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。扫描场所有监控设备，实时监控工作人员的操作过程，人员进入场地不得携带手机、U盘等具有存储功能的物品。

5.分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在招标方工作人员的现场监督下删除清空。

6.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

7.加工过程安全要求：

（1）对服务器的操作有安全监管措施。

（2）USB端口封闭使用。

（3）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；文件上传日志；网络访问日志等。

（4）投标方案中应对加工过程中的数据备份方案作出说明，包括数据库增量备份、全库备份、备份策略等。

四、售后服务要求

1.说明服务支持方式；

2.售后服务期限：项目验收交付使用后提供一年免费质量保证及售后服务。

3.售后服务响应时间：接到电话后2小时内响应，4小时内上门服务 。

4.售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题及时提出可接受的解决方案和服务承诺。

5.其他售后服务承诺内容。

一、存储配套设备清单

【特别说明】

以上数量为预估数，结算按实际数量为准。

二、各项设备技术参数

（一）馆员工作站技术参数

馆员工作站是一款一体式的RFID工作平台，集成了工业级主板，显示屏，基于高性能读写器。实现一次多本档案标签读取与写入的需要， 实现档案的借阅、归还等功能， 设备也可以用于档案标签加工使用。

（二）手持机技术参数

1、可对RFID标签非接触式的进行阅读，快速识别粘贴在文献上的RFID标签，快速识别粘贴在架位上的RFID架标及层标。

2、可通过USB接口或网络接口连接至计算机设备。

3、具备无线网络连接功能，可通过无线网络和服务器进行数据传输。

（三）档案标签技术参数

1、标签为单面不干胶，可以打印立案号、归档号等信息。

2、标签数据模型：符合《无线射频识别智能管理系统技术规范》要求。

3、防盗标识：采用AFI作为防盗的安全标志方法，且AFI标志位用户可以自由修改。

4、防冲突性：能保证工作区间内多个标签的同时可靠识读。

（四）智能档案管理系统软件

RFID智能档案管理系统运行于RFID设备上，实现档案的智能化管理，具体功能如下：

1、实现档案的电子化标识，实现档案远距离、快速识别；

2、实现档案的快速盘点、查找；

3、实现档案的借阅、归还操作；

4、实现档案的防盗监控；

5、实现档案的定位。

合同履行期限：6个月，自合同签订之日起。

本项目不接受联合体服务。

二、投标人的资格要求

（一）满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定。

（二）投标人是具有合法经营资格的法人或其他组织。

（三）在档案局有登记备案的档案整理中介服务机构。

（四）不得为“信用中国”网（www.creditchina.gov.cn）中被列入失信被执行人和重大税收违法案件当事人名单的投标人，不得为中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）政府采购严重违法失信行为记录名单中被财政部门禁止参加政府采购活动的投标人。

（五）投标人拥有多年为机关、企事业单位提供档案整理、数字化加工服务经验。

三、报名事项

（一）报名时间：2021年12月7日至2021年12月9日每天（节假日除外）上午8:00-12:00，下午2:00-5:00。

（二）报名地点：江门市中心医院院内采购与招标办公室（广东省江门市蓬江区甘化路56号甘化大厦10楼）。

（三）报名方式：提交报名资料进行报名（现场或快递提交）：

1.营业执照复印件（如非“三证合一”证照，同时提供组织机构代码证、税务登记证副本复印件）。

2.法定代表人/负责人资格证明书、法定代表人/负责人授权委托书及授权代表的身份证复印件、联系方式。

3.在档案局有登记备案的证明（备案登记证复印件或相关文件）。

4.报名有效期内的信用查询记录。可通过“信用中国”网（www.creditchina.gov.cn）、中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）等渠道查询信用记录结果。

5.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定（提供说明函）。

四、开标时间及地点

（一）开标时间：资格审定后另行通知

（二）开标地点：江门市中心医院

五、其他补充事宜

（一）本次评标采用综合评分方法，最低报价不作为中标的唯一依据。本项目的评分权重及评标因素如下：

技术商务评审表

（二）投标书制作要求

标书应包含但不限于以下内容：

1.提供营业执照复印件如非“三证合一”证照，同时提供组织机构代码证、税务登记证副本复印件）。

2.法定代表人/负责人资格证明书、法定代表人/负责人授权委托书及授权代表的身份证复印件。

3.在档案局有登记备案的相关证明材料。

4.提供信用查询记录，可通过“信用中国”网（www.creditchina.gov.cn）、中国政府采购网等渠道查询信用记录结果。

5.服务计划书、报价（可根据采购需求及评审标准对应制作，准备自评得分表）。

6.其他客观的报价佐证材料。

备注：投标文件一式7份，正本1份，副本6份。所有资料须加盖公章、装订成册（加盖骑缝章）并密封，由被授权人于招标当日携带至招标会场，被授权人须携带本人身份证原件备查。

六、对本次招标提出询问，请按以下方式联系

（一）采购部门信息

部门名称：医院综合档案室

地址：江门市中心医院办公室（甘化大厦2楼）

联系电话：****-*******

（二）项目联系方式

项目联系人：冯小姐

联系电话：****-*******