本采购单位受托，以询价采购方式采购（宿州市埇桥区档案馆）所需的馆藏档案数字化加工项目货物与服务。现将有关事项说明如下：

一、询价须知

1、被询价的供应商必须是有能力提供本项目所需货物、工程和服务的法人、其他组织或者自然人，满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的全部要求，并同时符合本询价函“三、商务要求”。

2、对本项目感兴趣的供应商，请在2014年6月30日 15：00时前，向我方做出一次性书面报价。

3、供应商如对本询价函报价，即表示认可我方提出的上述要求，且不可撤回。否则，该供应商将被记入不诚信供应商名单，在今后规定的时间内不得参与我方组织的任何政府采购活动。

4、在符合采购需求、质量和服务相等的前提下，我方组织的询价小组将以提出合理低价报价的供应商作为成交供应商。该供应商的报价即为成交的合同价。

5、财政部《货物服务招标采购范本》中的“合同条款”、供应商的报价函将作为合同的组成部分。

6、付款方式 货物验收合格后付90%合同款，余款一年内付清。

二、货物服务技术要求

数字化加工技术规格及要求

档案是国家信息资源的重要组成部分,它真实反映了经济社会发展进步的过程与面貌。在信息化建设的背景和趋势下，传统的档案管理模式已经不能适应现有的档案业务需求，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案的重要性，正在努力通过档案信息化融入整个社会信息化的进程，通过最先进的技术手段使档案的价值和使用价值得到最充分的体现，由此保持和提升档案部门的社会地位和价值。

档案数字化是档案信息化建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，就可通过相关网络进行计算机检索、阅读电子档案。

在本项目中，宿州市埇桥区档案局主要针对婚姻档案、林权档案二类纸质档案进行数字化加工处理，其中包含条目著录工作。

一、 数字化加工内容及数量

本次项目为宿州市埇桥区档案馆档案数字化加工，服务主要内容包括：档案借调、目录核校、档案前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、数据备份、档案归还等工作。

要求对宿州市埇桥区档案局指定业务档案进行数字化加工，加工内容如下表所示：

注:

本项目内所有档案类型的数字化加工及条目著录的工作量以实际加工处理的数量予以结算，数字化加工所需的设备和软件由投标人提供，档案的选择由宿州市埇桥区档案馆根据实际需要情况提供。

二、 数字化加工技术规格

（一） 总体要求

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》的要求，建立完整、规范的工作记录。

（二） 加工流程要求

1、档案借调

投标人与宿州市埇桥区档案馆项目管理人员办理档案借调手续，借出待扫描档案。档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录。

2、目录核校

逐卷核对档案卷封与电子目录的对应信息，对于已有的条目需要检查修正，遗缺的条目需要著录。对不准确的或错漏的条目，严格按照文件内容进行著录，确保电子目录信息准确无误。

3、档案前处理

在扫描之前，投标方加工人员必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，查看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等不规范现象，按下述步骤对档案进行适当整理，确保档案数字化质量。

3.1编页

根据档案实际情况与宿州市埇桥区档案馆提供的编页标准，对需要编页的档案进行逐一编写页号。

3.2档案装订物拆除

逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距挂边扫描。拆除档案装订物时可使用相应工具，但必须小心细致，不得损坏档案。

3.3扫描前的纸面处理

档案扫描前应对档案纸面进行平整处理，以消除折角、皱折及遮字等现象，确保档案扫描质量。

4、档案扫描

4.1扫描方式

4.1.1采用A3平板扫描仪按档案编定的次序逐卷逐页扫描，可根据档案幅面大小，选定区域进行扫描。

4.1.2超过A3幅面的档案，可选择大幅面扫描仪，也可采用A3平板扫描仪扫描后进行拼接，最后需将拼接后的电子档案按原档案顺序插入该卷电子档案的相应位置。

4.1.3扫描质量要求：

1）每一卷（宗）档案的扫描均从卷封开始，至备考表结束。

2）扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整。

3）遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开之后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

4）档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。

5）图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。

4.2扫描模式

采用彩色模式进行扫描。

4.3扫描分辨率

扫描分辨率标准为300dpi。

4.4图像格式

图像文件采用JPG格式保存。

4.5扫描登记

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每卷（宗）的实际扫描页数与档案整理时填写的档案页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

5、图像处理

应对扫描后的图像根据实际情况进行相应的逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整操作，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于1度，原件倾斜不用处理。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

6、图像质检

按档案扫描的质量要求对扫描生成的图像文件逐页进行检查，发现漏扫的要及时补扫，并按原档案次序将图像插入原位，对不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换。

7、档案装订还原

档案扫描完成后，要按档案保管的要求进行细致认真的装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

档案归还前应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报宿州市埇桥区市档案局理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。

档案归还时需与宿州市埇桥区市档案局指定的专人一起做好实体档案的清点交接工作，并做好移交记录。

8、数据挂接

数字化加工的成果数据能准确的与宿州市埇桥区档案馆目前使用的档案信息管理系统进行挂接，保证系统提出的档案数据的准确性。

9、数据验收

9.1加工单位数据自检合格后，递交宿州市埇桥区档案馆验收。数据验收首批以5万页为单位，验收合格后以10万页为单位，分批由加工单位自检合格后提交。

9.2宿州市埇桥区档案馆对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%-10%，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。

9.3档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。

10、数据备份

将JPG格式的原始扫描图像文件和转换后的PDF格式文件各存储一套至硬盘，项目结束时硬盘以市场价处理给宿州市埇桥区市档案局。

应遵循的业务标准

1.管理性标准规范

（1）《中华人民共和国保守国家秘密法》

（2）《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

（3）《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)

(4）《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

(5）《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

2.业务性、技术性标准规范

(1）《中华人民共和国档案法》；

(2）《文书档案案卷格式》(GB9705—88)；

(3）《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)；

(4）《档案交接文据格式》(GB／T1 3968—92)；

(5）《中央档案馆档案接收标准》

(6）《国家行政机关公文格式》(CB／T 9704—1999)

(7）《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2005)

(8）《照片档案管理规范》(CB／T 11821—2002)

(9）《中国档案机读目录格式》(CB／T 2016 3-2006)

(10）《档案著录规则》(DA／T 18—1999)

安全要求

严格遵守宿州市埇桥区档案馆的有关保密规定。档案扫描工作必须在宿州市埇桥区档案馆指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。施工单位应做到：

（一）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

（二）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

（三）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

（四）扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。扫描场所有监控设备，实时监控工作人员的操作过程，人员进入场地不得携带手机、U盘等具有存储功能的物品。

（五）分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在招标方工作人员的现场监督下删除清空。

（六）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

（七）加工过程安全要求：

（1）对服务器的操作有安全监管措施。

（2）USB端口封闭使用。

（3）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；文件上传日志；网络访问日志等。

（4）投标方案中应对加工过程中的数据备份方案作出说明，包括数据库增量备份、全库备份、备份策略等。

售后服务要求

（1）说明服务支持方式；

（2）售后服务期限：项目验收交付使用后提供一年免费质量保证及售后服务。

（3）售后服务响应时间：接到电话后2小时内响应，8小时内上门服务 。

（4）售后服务问题解决时间：一般问题在8小时内解决，严重问题及时提出可接受的解决方案和服务承诺。

（5）其他售后服务承诺内容。

其他要求

（1）数字化加工所需的相应设备和加工软件，由外包公司自行提供。

（2）指定专人做好档案的清点交接工作。

（3）要求外包公司在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项目，项目负责人必须为外包公司公司级负责人,公司要有档案数字化加工经验，并要并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

（4）外包公司合同签订后，在规定时间前（具体按照合同要求），将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

（5）保修期（免费维护、维修期）及其服务要求。

2.6实施要求

2.6.1进度要求

项目建设必须在签订中标合同后6个月内（包含2个月试运行期）完成最终项目验收。

2.6.2验收要求

1、在项目验收之前，应用系统要求通过业主方组织的测试；

2、项目验收时，承建方须承诺将所有项目文档（包括需求规格说明书、详细设计文档、用户手册、操作手册、测试报告等）完整移交业主方。

2.6.3培训要求

承建方需承诺给业主方提供总计不少于10个人日的培训服务，并须提供具体的培训方案。培训方案中需详细描述培训内容、人数、时间、地点，培训的材料由承建方负责解决。

2.6.4维护要求

1、应用系统免费维护期为1年，1年后根据双方约定签订继续维护合同；

2、需要提出维护期内的维修、维护内容及服务方式、范围（产品、技术、模块、部件）；

3、承建方必须承诺1年保修期满后，继续向业主方提供维修、技术支持、升级等服务。

三、商务要求

（一） 资质要求：具有独立承担民事责任能力从事生产或者经销该行业的独立法人。

（二） 报价注意事项：单价、总价且含安装、调试、运输等相关费用。

（三） 交货地点：指定地点。

四、履约保证金

供应商中标后按中标价5%缴纳履约保证金。

五、投标保证金

供应商在投标时需缴纳5000元的投标保证金。

六、编制供应商报价函要求

主要产品附彩页及技术参数。

七、其他

供应商报价函送达地址：埇桥区政府采购中心

联系人：吕晓云 联系电话：****-*******

传真：****-******* 邮编：234000

二〇一四年六月二十五日

[供应商注册码 简称]

询价采购供应商报价函

（包号包名，如果有的话）

致：（采购单位全称）

我公司已认真阅读了贵方发布的 询价采购函，接受贵方“询价须知”提出的各项要求，参与该项目报价。

一、 报价表：

二、交货期

合同签订后 日内交货安装调试完毕，交付采购单位验收。

三、技术支持与服务承诺：

四、有关资质证明材料：

1、 营业执照

2、 法定代表人授权书

3、 法定代表人身份证复印件及联系电话

4、 询价函要求的其他资格证明文件

五、联系方式

联系人： 电话： 手机号码：

地址：

供应商名称（盖章）

年 月 日