屯溪区检察院档案数字化加工询价采购函2014-06-26
项目编号：TXCG-2014-81*
本中心接受委托，以询价采购方式购买屯溪区检察院档案数字化加工外包服务，现将有关事项说明如下：
一、注意事项：
1、被询价的供应商可就以下采购的相关要求，在2014年7月02日9时前，向本中心做出一次性书面报价（单价、总价）。
2、成交原则：在符合采购需求、质量和服务相等的前提下，以提出最低报价的供应商作为成交供应商。供应商报价和承诺一经认可，即为成交的合同价。
3、供应商如对本询价函报价，即不可撤回。否则，该供应商在今后一年内不得参与本中心的所有采购活动。
4、付款方式：合同约定。
5、本中心货物招标文件标准文本中的“合同条款”和供应商的报价函将作为合同的组成部分。
二、采购需求：见附件
备注：本次询价只允许有一个方案，一个报价，多方案、多报价的将不被接受。
三、履约保证金：合同约定。
四、编制报价函要求：
1、报价供应商应就以上服务要求做出书面承诺；
2、报价供应商报价函要经法定代表人或其授权代表签字、加盖公章，请附营业执照副本复印件；如为授权代表签字，请附法定代表人授权书。
3、请将报价函及相关文件资料一式二份（一个正本、一个副本）密封后递交本中心。
4、报价函必须以包为单位，单独制作、单独封装。
五、项目联系方式：联系人：苏先生、程女士，电话号码：******* 联系地址：屯溪区政务新区西裙楼115-116室。




屯溪区政府采购服务中心
2014年6月26日









附件：
屯溪区检察院档案数字化加工
外包服务需求

一、项目工作总量及内容
2009-2013年文书、诉讼档案
项目主要工作包括档案拆装、扫描、图像处理、检审校对、文件存储、数据著录、修正、备份等流程，直至档案还原，验收合格。并通过与安徽省检察院电子档案管理系统软件联接，实现网上查阅功能。
二、项目进度及付款方式
中标人签订合同之日起一个月内完成。费用结算按实际加工数量计算。进场加工一周内，付款30%，竣工验收合格后，付清剩下的70%。
三、扫描加工技术要求
档案扫描工作包括整理拆装、扫描与图像处理、文字识别、保存格式存储、文件目录与全文的挂接、案卷封面打印，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。诉讼档案的扫描加工要符合省档案局、省检察院关于档案管理的相关要求。
加工流程规范：
1.拆卷流程：拆卷是指将档案拆线，形成散页，便于扫描的过程。
拆卷流程应注意以下要点：
①检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确；②拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线；③将案卷内页一页页分开，对特殊页（如双面有页码，需做合页，）做出标识提醒扫描人员注意；④取掉案卷中金属物；⑤注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。在有不清楚的情况下，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。
2.扫描流程：扫描流程是对档案散页进行快速扫描，形成影像文件的过程。
在扫描流程中应注意以下要点：
①根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置；
②对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描；
③将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。
3.影像处理流程：影像处理流程是对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量的过程。
在该阶段应该注意以下要点：
①建立存放规则将扫描人员扫好的影像拷到本工作机；
②对因扫描原因造成的黑边等特殊影像进行处理；
③检查电子影像是否清晰；
④对案卷中漏编的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致；
4.索引流程：索引流程是指根据案卷卷皮信息和案卷内容，对所扫描的影像文件建立索引的过程。
在索引流程中应该注意以下问题：
①建立存放规则将影像处理人员处理好的影像拷到本工作机；
②根据电子影像内容输入对应的‘案件信息’、‘当事人’、‘卷宗信息’、‘卷内目录’等相关信息。
③检查全案卷有无缺页、少页，如有无法看清楚的影像，必须通知扫描人员重新扫描，确保全案卷的页数和案卷目录信息完全一致；
④ 如发现原目录有少编、错编现象，就按实际页码编写案内目录，以卷内目录的页码内容和电子影像页码内容一致为标准，并登记在册备查；
⑤将索引完成的案卷保存打包上传；
⑥索引必须针对同一影像包，形成两份索引文件，以便在数据交换时进行索引比对，保证数据索引的正确性。
5.质检流程：质检流程是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查，确保质量的过程。
质检流程中应注意的问题：
①检查电子影像的页数与原始案卷是否一致；
②检查索引人员录入的‘案件信息’、‘当事人’、‘卷宗信息’、‘卷内目录’是否正确；
③检查电子影像是否清晰；
6.封面打印：根据安徽省人民检察院要求，所有诉讼档案案卷封面全部进行电子打印。
封面打印流程中应注意的问题：
①在固定好格式的案卷封面上进行套打，必须保证打印的字段处于该区域内并尽量居中。
②必须保证打印出的目录与原目录在内容上无差别。
7.装订流程：装订流程是将扫描加工完成质检的案卷重新装订的过程。
装订流程中应注意的问题：
①对已完成扫描、索引、质检工序案卷进行重新装订；
②对重新装订的案卷，必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理；
③按原装订的孔重新将案卷装订，以左边和下边对齐为标准；
8. 数据格式规范：
初始加工的数据加工要求：
1、标准分辨率：不低于200dpi。
2、标准文件格式：采用未加密的TIFF或者JPEG格式，并且永久留存。提供查询应用时，可以转存为PDF等其它格式。
3、色彩：一般采用黑白二值模式进行扫描；对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、字迹清晰度较差、黑白扫描模式下无法辨别清晰的页面，以及年代较为久远的历史档案，应当采用彩色模式进行扫描。
4、质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。
四、数据验收
1、数据抽检
（1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据标准的总体质量。
（2）一个批次的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。
2、验收指标
目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
（1）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。
（2）扫描图像：漏扫率≤0.2‰。
（3）图像质量：图像质量情况完好率99%。
（4）格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。
（5）著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。
（6）条目与图像挂接：挂接正确率100%。
（7）档案原始材料：100%不缺失。
3、验收审核
（1）采购方对中标方每一分批数据进行验收。数据验收以抽检方式进行。中标方提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回由中标方全面自检，采购方的验收记录不向中标方公开，待验收通过后，采购方公开验收记录。在退回自检期间，采购方将不再向中标方提供加工的档案。
（2）采购方在验收中检出的错误，采购方及时、无偿予以纠正并再提交采购方验收。
（3）全部档案验收通过后，须填写“货物验收报告单”，须经采购方分管领导及其他监管人员审核、签字后方有效。
（4）如档案完成后不能通过验收的，视为中标方违约。
（5）由于中标方的质量等问题，而引发的误时、经济等问题均由中标方承担。
（6）数据验收合格后，中标方须刻录DVD光盘一式二份提交给采购方，著录条目和全文数据向采购方数据库迁移。档案扫描文件应分别提供JPEG（TIFF）格式和PDF格式。
五、数据备份及挂接
1、备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。
2、备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。
3、数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
4、备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
六、保密要求
1、中标单位必须保证档案内容与档案载体的安全，中标单位须在合同中进行责任约定（安全保密协议另签）；中标单位在工作期间必须遵守任务相关保密制度；
2、档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属招标单位，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；
3、工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容；
4、工作人员未经同意，不许私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场；
5、成交单位在工作中必须与采购方做好档案的安全交接，并有记录；成交单位作息时间与采购方工作人员一致。
七、项目服务及其他
1、中标方需自携设备和人员上门提供加工服务，扫描设备为高速扫描仪和平台式扫描仪，分辨率在≥200DPI以上，相关人员的一切费用全部由中标方负担；采购方提供档案数字化扫描加工辅材、场地、相关水电需求和必要的档案业务指导。
2、采购方和中标方各指定专人负责档案的清点交接工作，《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。
3、要求中标方在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项目。项目负责人必须为中标单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。
4、项目施工人员要求品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强，熟悉档案信息化加工系统的操作应用。
5、要求投标方中标后，在规定时间内将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。
6、投标供应商能提供及时响应的项目后期维护服务。施工结束后三年内因招标方自身系统升级而需要进行档案扫描数据的升迁，需要配合系统开发商提供免费数据升迁服务。
7、投标供应商应提供的售后服务承诺包括：免费服务期的期限，免费服务期满后的服务方式和费用，服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。
8、在综合单价外不再额外增加其他任何费用，即以扫描数量计算的综合价格，对于人工、设备、耗材、差旅费、杂费和管理费等均应均摊至每画幅项下，包括相关的一切税费均由中标方负担，招标方不接受报价外的任何其他费用。
八、技术支持和售后服务
中标方须提供从项目整体验收合格之日起，提供一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，须对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。能及时到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证采购方的正常使用。
详细的技术指标在签订合同时商议。
供应商资格要求：
1、符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定。
2、投标人必须在安徽省内有固定经营场所或常设机构。
3、具有独立法人资格，注册资金不少于300万。
4、具有保密资质，提供安全保密方案。
5、有项目管理实施能力，具有检察院档案数字化扫描项目实施经验，能够独立承担本项目，并具有良好的工作业绩和履约记录，在安徽省内有检察院档案数字化加工项目成功案例（提供验收报告及合同原件备查原件备查)