第一章 总 则

第一条 为进一步规范学院各类采购行为，提高资金使用效率，维护学院合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《山东省政府采购管理办法》、《山东省政府采购预算单位内部控制管理规范》等有关规定，结合我院实际，制订本办法。

第二条 采购建立“统一领导、采管分离、集中采购”的工作机制，在实际工作中实行“监督、管理分开；申请、论证、立项、采购、验收、使用分开”的运行机制。

第三条 本办法所称采购，是指使用学院资金以有偿方式取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。学院范围内的所有采购活动均适用本办法。但有下列情形者除外：

（一）因自然灾害等不可抗力因素，需紧急采购的；

（二）师生员工生命财产遭受危险，需紧急采购的；

（三）因突发事件，师生员工的工作、学习、生活遭受严重影响需紧急采购的。

第二章　组织机构

第四条 学院成立采购工作领导小组，学院院长担任组长，其他副院长担任副组长，成员由办公室、财务处、总务处、资产处、教务处、工会、学生处、各院系等部门负责人组成。主要职责是：

（一）领导全院采购工作；

（二）审订学院采购管理规章制度；

（三）研究采购预算与计划，审定采购组织形式；

（四）负责采购代理机构的选定工作。

（五）研究决定学院采购工作中的重大事项；

（六）处理学院采购过程中出现的重大争议。

采购工作中的重大事项或重要规章制度仍需按学院规定上报院长办公会或学院党委会批准。

第五条 学院采购分固定资产采购和低值易耗品采购，固定资产采购由资产管理处牵头，低值易耗品采购由总务处牵头，在学院采购工作领导小组领导下，负责学院采购工作的组织和实施。主要职责是：

（一）起草制订学院学院采购管理规章制度。

（二）具体负责收集汇总学院预算批准后的采购项目及采购清单。

（三）根据政府采购的相关规定确定采购方式；

（四）负责采购项目的委托代理事项；

（五）负责建立和管理学院采购评审专家库，根据采购项目的性质，从学院采购评审专家库抽取专家组成评标专家委员会（小组）；

（六）具体负责采购项目的组织实施；

（七）组织采购文件、合同的起草与会签工作；

（八）经院长授权，代表学院与成交供应商、服务（施工）方签订合同；

（九）参与跟踪监督中标单位项目实施情况及采购项目的验收工作。

（十）负责组织采购项目绩效评价和采购有关文件资料的整理和立卷归档。

（十一）负责政府采购系统专网、协议供货系统、定点采购系统的管理工作。

第六条 相关部门的采购相关职责是：

（一）财务处采购相关职责是：

1.牵头组织相关部门确定采购项目，提出预算经费方案，报学院研究后实施。

2.会同资产处编制、调整政府采购预算；

3.根据项目预算经费的性质，确定采购的组织形式。

4.收取并集中管理投标人缴纳的投标保证金、履约保证金、招标材料工本费等；

5.参与招标工作有关会议及对中标候选人的实地考察和验收工作，督促采购预算执行。

（二）项目申请部门是具体采购项目的责任者，其采购相关职责是：

1.负责本部门采购项目的立项和采购规划工作；

2.根据学院确定的预算指标，负责采购项目需求信息、指标参数的制定与论证，并对商务条款提出要求与建议；

3.参与采购文件及合同文本审核工作；

4.委派代表参与评标及市场零星采购；

5.参与相关采购项目合同审核与会签工作，负责合同履行过程的监督检查与落实情况；协助资产部门做好供应商质疑与投诉的答复工作；

6.负责采购项目的货物（包括服务与工程）接收、安装调试、现场协调、监督及项目验收等工作；

（三）学院业务归口管理部门是学院各部门相关采购项目的主管部门，根据学院安排，负责收集分管业务范围内响应采购项目的申请、汇总并进行二次论证、参与合同会签、履约监督检查及验收工作。

第三章　采购范围与方式

第七条 学院采购分为“政府集中采购”、“学院集中采购”两种组织形式。

（一）政府集中采购，指我院对已纳入山东省政府集中采购目录或虽未纳入集中采购目录但在集中采购限额标准以上的项目，进行统一采购的活动。凡列为政府集中采购的项目，应严格按照政府采购规定的方式进行采购。

（二）学院集中采购，指我院对未纳入政府集中采购目录，且在政府集中采购限额标准以下项目进行的采购活动。

1.省级政府集中采购目录中，单项或批量采购一定额度下的货物和工程项目，学院已编制政府采购预算、填报“省级自行采购计划申请表”并得到批复后可由学院集中采购，具体额度参见山东省政府集中采购目录。

2.省级政府集中采购目录以外，集中采购限额标准以下货物、服务或工程项目可由学院集中采购。

3.列为学院集中采购的项目，主要采用以下方式：

（1）公开招标；

（2）邀请招标；

（3）竞争性谈判；

（4）竞争性磋商；

（5）询价（包括市场集体采购）；

（6）单一来源采购：单一来源采购方式需由项目申请单位组织3人或3人以上的专家在符合有关规定的前提下科学论证后提出申请报告，公示后经财政批准方可使用；

（7）法律、法规规定的其他采购方式。

第四章　采购程序

第八条 论证与立项

（一）采购项目申请人提出书面采购申请，申请书内容包括：

1.申请理由：用途、服务范围、需用程度及工作量预测分析；拟建设、安装、存放地点；属于更新的仪器设备要提供原仪器设备发挥效益的情况； 工程建设项目须根据规划许可，提交初步设计方案和可研报告等项目所需手续和资料。

2.技术要求：规格、参考型号、基本型号、基本性能、特点、质量要求(等级)、服务标准、技术指标、配置、附件、耗材情况。

3.数量、预算单价、参考厂家。除因市场原因无法达到外，一般情况下参考厂家应为三家以上；

（二）单价在五万元以上大型、精密、贵重仪器设备和单价虽不满五万元但同一批同一类型且总金额在二十万元以上的仪器设备由其所在部门及主管部门组织论证小组对项目进行充分论证。采购项目有主管部门管理的，要进行两级论证，采购部门进行一级论证，主管部门进行二级论证并对一级论证项目进行审核；采购项目没有主管部门而是最终用户的，一、二级论证由采购部门合并进行。

论证报告内容包括：

1.项目的必要性、先进性和适用性，包括采购（工程）数量，仪器设备（服务）适用范围，所选品牌、档次、规格、性能、价格、服务标准及技术指标的合理性、合规性、合法性；

2.附件、零配件、软件配套、配套工程的适用性；

3.仪器设备工作人员的配备情况；

4.安装（施工）场地、使用（服务）环境及各项辅助设施的安全、完备程度；

（三）二级论证小组必须由专业人员（不少于2人）、需求项目申请人和项目主管部门代表等不少于5人组成，其中申请部门负责人作为采购项目的第一责任人。涉及到基本建设、维修等工程项目时，须吸纳审计人员参与论证。二级论证必须在广泛调查基础上，提出采购项目的总控制价格。

（四）按学院资金管理权限，经有关院领导审批或经院长办公会研究确定后进行立项。

第九条 采购申请

各部门应根据学院年度预算、其他到位资金和实际需要，向资产管理处提出采购申请。书面申请材料包括：

（一）采购申请表；

（二）论证报告；

（三）立项报告；

（四）符合采购要求的技术指标或规范（技术指标要同时满足3种以上品牌型号的产品）；

第十条 采购计划的编报

（一）属于政府集中采购的项目（或需要备案的基建工程项目），由资产管理处组织材料提报省财政厅批复后，按照批复意见和省政府采购程序进行采购。需要备案的基建工程项目，提报当地建设主管部门批复后，按规定的要求和程序进行招标。

（二）属于学院集中采购的项目，报分管院领导批准，根据部门职能由资产管理处或总务处组织采购。采购标准如下：

1.总金额不满3万元，单价较小，属于低值易耗品的由使用部门和总务处共同采购；属于固定资产的由资产管理处和使用部门共同采购。

2.总金额不满3万元，单价较小的新购物资采购项目，由使用部门、资产管理处（属固定资产的）或总务处（属低值易耗品的）、财务处共同采购；

3. 总金额3万元以上5万元以下的物资采购项目，由使用部门、资产管理处（属固定资产的）或总务处（属低值易耗品的）、财务处和有相关经验的专业技术人员共同采购；

4. 总金额5万元以上10万元以下的物资采购项目需通过社会招标采购；因特殊情况采用招标不能满足紧急需要的，由使用部门、资产管理处（属固定资产的）或总务处（属低值易耗品的）、财务处和有相关经验的专业技术人员共同采购；

5. 总金额10万元以上的采购，一般情况下从学院中介机构库中选取代理机构进行社会招标采购。

第十一条 实施采购

（一）属于政府集中采购的项目，由山东省省级机关政府采购中心或委托的代理机构组织实施。

（二）属于学院集中采购的招标项目，由委托的代理机构或学院资产管理处组织采购文件的编制，发布招标信息，接受投标报名，组建评审专家委员会（小组），组织开标、评标、定标，发布中标公告。

（三）属于学院集中采购的零星采购项目，采购时按本办法第十条采购标准要求由资产管理处或总务处组织相关部门成立3人以上采购小组，采用竞争性谈判、询价或市场集体采购的方式进行采购。采购时应充分考察市场行情，采购的货物要做到货比三家、货真价实，采购价格低于市场平均价格。采购过程材料由组织部门整理存档。

第十二条 资格预审与实地考察

采购项目如需资格预审或实地考察，由院采购领导小组提出考察成员名单，项目主管部门负责组织对供应商进行资格预审或实地考察。

第十三条 签订采购合同

中标(成交)供应商确定后，要在规定时间与中标(成交)供应商签订采购合同。合同文本由政府采购系统生成或相应项目申请部门起草，经有关部门会签后，由院长或院长授权职能部门代表学院签字。

第十四条 货物（服务）接收安装及工程协调监督

在采购合同履行过程中，相关部门应按要求做好货物的接收安装与履约条件的准备等工作，工程项目要派出甲方工地代表负责现场的协调和监督工作。

第十五条 验收及资产登记

政府集中采购的项目按合同内容履约完成后，项目申请部门应组建由专家、需求项目申请人、业务主管部门等组成的验收小组，按照合同约定进行验收，填写项目验收单。采购评审专家原则上不能参与同一项目的验收。学院集中采购项目由项目申请部门按规定组织验收。

验收合格后，符合列入学院固定资产管理条件的，资产管理处及时对资产进行登记，填写固定资产验收报告单。

第十六条 合同变更

采购项目合同签订后，原则上不允许变更，特殊原因确需变更的按照采购程序重新申请，经院领导或有关会议批准后，由资产管理处组织谈判。

第十七条 合同续签

对于《山东省集中采购目录》内的服务项目，经考核合格且甲乙双方同意后可进行续签。由采购部门提出申请，经资产管理处上报财政批准后，可与原供应商续签服务合同，续签时限原则上不得超过5年。

续签合同的服务内容、数量、标准、金额原则上不变。续签合同金额确需增加的，由采购项目申请部门和业务主管部门核算后报采购工作领导小组研究审批。各年度调增均不得超过初始采购合同的10%，确有必要超过的，重新组织采购。

第十八条 信息公开

除涉密情形外，严格按照《山东省政府采购信息公开管理暂行办法》有关规定，对采购项目（包括自行采购方式的项目）的采购需求、采购预算、采购文件、采购结果、采购合同和履约验收情况全部予以公开，确保采购过程的公开、透明、可追溯。

第五章　采购监督与项目评价

第十九条 纪检监察室负责对采购活动进行监督。监督内容主要有：

（一）采购法律、法规执行情况；

（二）采购项目的论证及立项情况；

（三）采购范围、方式和程序执行情况；

（四）采购项目变更情况；

（五）采购项目验收情况；

（六）采购人员遵纪守法情况。

第二十条 监督采取重要项目强化检查、举报项目彻底检查、其他项目随机抽查等方式进行。对监督过程中发现的不符合规定的采购活动，纪检监察室有权中止采购活动或否决采购结果。

第二十一条 对采购中出现的问题，视违规违纪情况或经济损失程度，追究相关人员责任。若徇私舞弊涉嫌违法犯罪的，移交司法机关依法处理。

第二十二条 采购工作领导小组每年组织相关人员，由资产管理处牵头对各申请部门所有立项采购项目资金投入效益进行综合评价。主要从采购计划的执行率、经费预算使用效率以及对教学的使用率、科研的成果率、服务的满意率等方面进行综合评价。评价结果作为下一年度安排各立项部门采购预算经费的主要参考依据。

第六章 附则

第二十三条 本办法所指采购项目的限额，按照山东省政府集中采购目录规定执行。其他未尽事宜，按照国家有关法律法规执行。

第二十四条 本办法自公布之日起施行。原有规定如与本办法不一致，以本办法为准。

第二十五条 本办法由资产管理处负责解释。