一、功能及要求：一、项目概述1、项目名称

长沙市星沙强制隔离戒毒所（新所）档案管理设备及会议室设备项目

2、项目预算

*******.00元

3、项目背景

为响应国家政策要求，扎实推进长沙市星沙强制隔离戒毒所（新所）各部门档案管理资源整合，统一规范档案管理要求和规范，维护相关档案的正式、完整和安全，用好各类（文书、财务、业务）档案，依照长沙市星沙强制隔离戒毒所（新所）档案管理工作指导方针，建立统一的档案管理中心。

结合档案管理现状，从档案管理系统建设、智能档案库房建设、档案工作达标测评等方面进行规划，利用信息化技术满足长沙市星沙强制隔离戒毒所（新所）在档案保管、查询、利用、管理等各个环节的不同需求，最大限度实现档案资源共享，从而实现档案管理的自动化、网格化、统一化，使长沙市星沙强制隔离戒毒所（新所）的档案管理步入规范化、信息化、科学化管理，以适应日益发展的档案事业需求。

4、总体规划

根据本项目建设背景和实际建设需求，按照湖南省档案局“《档案工作规范化建设评价规范》DB43/T263-2020”的评审标准，综合考虑长沙市星沙强制隔离戒毒所（新所）的档案信息化现状，按照“总体规划、分布实施”的原则，合理划分四个部分实施，按建设步骤逐步推进。

序号	内容	描述
1	档案管理系统建设	依据国家数字档案室建设相关标准、要求，遵循机关档案工作规范化建设内容及评分细则进行设计和实施，同时支持后期与业务系统的端口对接，提供电子档案多场景收集，档案整理、电子档案归档、档案长久保存和档案信息共享利用等功能。
2	智能档案库房建设	实体档案“智慧档案室”解决档案总控中心建设，实现实体档案一体化管理系统、视频监控系统、库房环控系统、智能密集架系统、消防报警系统的总平台，能实时获取各子系统数据并进行可视化展示，提供数据智能分析，实现智能管控、智慧报警，达到人机协同，节能环保，提质增效、智慧保护实体档案的目标。
3	会议室建设	对党委会议室、视频会议室实现多功能会议室建设，并涵盖警体馆音响管理系统建设。
4	档案工作达标测评	在本项目交付验收及档案数字化加工完成后，协助采购方按照《档案工作规范化建设评价规范（DB43/T263-2020）》完成档案规范化建设内容，并达到省一级达标标准

二、相关标准：二、相关建设标准

本建设方案严格遵守国家相关技术规范、标准和地方法规，主要技术规范及依据有：

?《中华人民共和国档案法》

?《数据中心设计规范》（GB*****-2017）

?《电子信息系统机房设计规范》（GB*****-2008）

?《档案馆建设标准》建标103－2008

?《档案馆建筑设计规范》JGJ 25-2010

?《数字档案馆建设指南》档办〔2010〕116号

?《数字档案馆系统测试办法》档办发〔2014〕6号

?《数字档案馆建设规程》DB37/T662-2007

?《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》

?《档案数字化外包安全管理规范》

?《档案信息系统安全保护基本要求》

?《电子档案移交与接收办法》

?《文书类电子档案检测一般要求》

?《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》

?《关于进一步加强档案安全工作的意见》档发〔2016〕6号

?中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》

?湖南省地方标准《档案工作规范化建设评价规范》（DB43/T263-2020）

三、技术规格：三、建设内容

建设内容及采购预算清单

详见采购需求。

四、交付时间和地点：

1、履行合同时间及地点

（1）履行合同时间：采购合同签订后90天内完成项目供货、安装及验收合格。

（2）履行合同地点：按照甲方指定的地点交货、安装。

（3）履行合同方式：采购人指定的方式。

五、服务标准：四、服务要求和标准4.1档案管理系统技术要求

4.1.1 技术架构：

本系统软件应采用B/S架构的方式实现档案的功能需求。其中数据展现层采用HTML5、CSS、PHP、FLEX技术进行开发，后台业务逻辑层通过\"WEB/中间件/服务器\"的J2EE技术架构实现。

以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。同时采用成熟的档案主流技术，这些技术包括：OCR技术、全文检索技术、XML技术、档案管理平台技术、加密技术、双层PDF技术、流媒体技术等。

4.1.2 逻辑架构

档案管理系统采用多层结构，可以根据需要灵活配置；管理系统平台以公共组件为核心组成部分，结合业务组件一起来完成面向角色的服务；安全控制级别体系在系统的各个层次上，支持多种安全控制手段如用户授权、数据加密、网络控制等；标准规范接口允许授权用户以标准方式接入，系统提供定制接口，以其它管理系统不断产生的归档文件转入档案管理系统中，确保系统的可扩展性。

整个系统从下到上可以分为4个平台层次：物理层、数据层、应用层（中间层）、应用表示层。

其中物理层和数据层是系统的基础运行平台，是需要安装和部署的；而应用层和应用表示层则是我们需要进行开发的档案管理应用系统。

4.1.3 系统部署

系统部署方式灵活，可根据应用场景进行部署实施。支持集中部署、分布应用；支持多服务器（文件服务器、Web服务器、数据库服务器、流媒体服务器等）结构，这些服务器可以在逻辑上是分开的，在物理上既可使用一台服务器以降低成本，也可以使用多台服务器以提高性能。

4.1.4 系统性能

开放性要求：支持多种硬件平台，采用通用软件开发平台开发，具备良好的可移植性。采用标准开放接口，支持与其它系统的数据交换、共享和功能模块调用，支持与其它系统软件的数据交接（如OA系统等）。

标准化要求：所有各项软件开发工具和系统开发平台应符合我国国家标准、信息产业部部颁标准等相关技术规范和要求。

安全性要求：支持授权和访问控制，支持数据库存储加密、数据交换的信息包加密、数据传输通道加密。

可靠性要求：系统应具有较高的可靠性，不应出现因应用软件引起的异常宕机现象，在发生错误时能够快速地恢复正常运行，软件系统要防止消耗过多的系统资源而使系统崩溃。

兼容性要求：满足向下兼容的要求，软件版本易于升级，任何一个模块的维护和更新以及新模块的追加都不应影响其它模块，且在升级的过程中不影响系统的性能与运行。

易用性要求：应具有良好的简体中文的操作界面、详细的帮助信息，系统参数的维护与管理通过操作界面完成。

4.2 档案管理系统功能要求

4.2.1 收集整理

档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部分。

整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由各部门的兼职档案员通过几种方式进行待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进行整理使其符合归档规范，然后由兼职档案员对整理好的数据进行移交，由档案管理员对移交的数据进行接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进行检查、编目并归档。归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索功能。

4.2.2 档案管理

档案管理主要针对归档后的电子档案信息进行日常的管理工作。

利用数据管理模块进行档案数据的增加、删除、修改及档案的日常维护工作。采用直观的树型结构显示各种档案类型，针对某种档案还可以分类树的方式显示。对于档案数据还提供了批量修改、批量删除、打印各种表格（各种目录）、转入数据、转出数据、个性设计、加入专题库、复制到鉴定库等功能。

4.2.3 查询检索

以数字地图的呈现形式给不同用户提供各种档案检索手段，包括模糊检索、条件检索、分类检索、跨类检索、全文检索等，以及实现网上档案借阅预约，查、借阅流程的网上审批等。

4.2.4 统计

统计功能包括：数据统计、统计年报、工作量统计等

数据统计：对档案库中的数据进行总量和分类统计，并可根据档案员自行定制的条件进行统计，形成各种统计图。

统计年报：年报系统可以提供本单位年报的生成登记、形成上报文件以及汇总下属档案单位的年报。利用系统提供的档案年报编辑器，用户可以方便自由的设计本单位的档案年报。系统提供了标准的国家年报模版，自动统计年度内各种档案的数据，并生成档案年报。

工作量统计：利用工作量统计功能档案管理员可以解清楚的了解某段时间内各个部门的档案录入人员增加、删除、挂接档案文件的数量。

4.2.5 数据转换

数据转换功能负责把旧有档案系统或以文件（如Excel）形式存放的档案数据，成批导入到新的华文信通系统中。这个功能可分析数据库的类别、数据字段的组成，把这些数据的字段对应到现有档案类型中的案卷、文件的字段上，并把它们导入进档案系统。

数据转换为档案管理人员提供了一个通用的数据转换工具，利用数据转换子系统可以将已有的数据文件转入档案数据库，如：SQL_SERVER备份文件、ORACLE备份文件、.DBF文件、.DB文件、.XLS文件等。

4.2.6 档案保管

1、虚拟化库房管理

通过动态库房设置，用户可以删除原有的库房，增加新的库房，设置库房的密集架属性，可以多个档案类型对应一个库房，也可以一个档案类型对应多个库房。

2、档案批量入库

3、库房安全管理

系统可以与智能库房门禁设备集成，实现库房出入人员的出入时间、出入目的自动记录，档案员通过库房安全管理功能，可以随时掌握库房的人员进出情况。

4、库房温湿度管理

系统可以与智能库房温湿度检测设备集成，自动获取温湿度设置每个时间段的感测数据，并记录在库房日志库中，以供档案管理员统计查询。

4.2.7 鉴定销毁

系统根据档案的保管期限自动提醒管理员档案需要进行档案销毁鉴定处理；档案管理员根据鉴定结果对档案信息进行处理，一般会出现三种情况：销毁、更改还原、还原，此模块中档案管理员可以根据鉴定结果进行相应的处理。

4.2.8 档案利用

档案利用包括档案的查询检索、赋权申请(电子文件查阅,下载,打印) 、实体预约以及实体借阅、文件推送、档案编研、大事记生成等

1、借阅管理

提供档案管理人员对档案实体借阅、归还进行登记，形成借阅记录以便查询，有过期未还的档案催还的功能。

2、网上预约

实体借阅，可通过在网上预约来实现，而网上借阅预约则允许用户将检索查询到的档案提出借阅申请，填写《借阅登记表》，系统将借阅申请自动反馈到档案管理人员的借阅管理系统中，由档案管理人员打印借阅单，等待用户去借阅档案实体。

3、赋权申请

当本单位用户需要浏览、下载超出自身权限范围的电子档案时，立即启动赋权审批流程，可以提出赋权申请（通过审批流程接口来实现），由单位领导对其进行临时赋权，使其在一段时间、或在有限次数的范围内可以浏览、下载该档案，

4、推送管理

档案管理员可以将用户所需的档案数据加密推送给用户，用户登录档案网站后即可查看，并根据提供的权限进行相应的操作，在超出档案管理员设置的时间范围和浏览次数后，该次推送操作即结束。分为“主动推送”和“请求推送”两种方式。

5、档案编研

档案管理员可以利用档案信息库进行相关主题的检索转入编研库生成相应的专题库，以供查询利用，例如编写金融或资本运作专题汇报、组织沿革、人事任免等专题。

4.2.9系统维护

当前档案管理工作要求档案系统具有更高的柔韧性和灵活性，为此系统需要通过系统设置和维护功能来提供一整套系统定制工具，进而定制符合国家和行业标准及建设单位档案管理规则，并保证数据访问和功能使用的安全性、一致性。

系统设置与维护功能中可定制的内容包括：系统权限的定制、档案数据结构的定制、档案数据字典的定制、档案整理规则的定制等。

4.2.10 备份恢复

系统可以进行档案数据的备份和恢复工作，而不用去操作服务器上的数据库系统，方便地实现了数据的导入与导出，同时对档案数据的安全性提供了良好保障。

数据库的备份通过编写数据库脚本，保证数据库定时自动备份，同时利用数据库自身备份功能对整个数字档案资源库的备份功能。

4.3 智慧档案库房建设要求

4.3.1 总体要求

1、档案库房建设包括行政档案室、办公室、整理室建设、业务档案库房建设。建设依据参照《档案工作规范化建设评价规范》DB43/T263-2020文件要求标准建设。

2、行政档案室可实现智慧档案馆库实施数据管理，并与档案管理系统相结合，实现数据共享、数据实时、数据可视化等。

4.3.2 集成实施

本项目包括设备采购与集成实施。设备到货之后，中标人负责完成设备的集成实施工作，且实施工作不能影响到现有系统与设备的正常运行，对设备和现场造成了损坏的，应负责完成修复工作。

1、按照本项目整体要求，完成此次所有设备集成的规划设计安装实施，包括组网、设备部署、智能库房建设适用、人员培训等。

2、为将来其它应用系统的集成提供支持。

3、完成采购方认为必须配合的相关其它技术工作。

4、工作现场严格遵守使用方的规定。项目实施过程中，因中标方原因引起的使用方财产损失及安全事故，由中标方承担责任。

4.3.3 系统维护

自采购人向中标人订购设备安装开通之日起，采购人应向中标人提供包括热线技术指导、扩容设计咨询、现场故障排除、系统软件升级等各种用户技术服务。依照产品所发生问题的严重性，由投标方提供如下维护工作：

1、保证开通7×24小时的热线服务电话随时解答用户的问题，保持和采购人有关技术人员定期和不定期的技术联络。

2、系统及相关设备在出现问题并初步判断为中标人设备故障时，中标人接到采购人通知后，中标人应能通过远程诊断、或电话技术咨询、或现场服务，尽快排除故障。

3、因中标人产品及实施问题或服务响应不及时给最终用户造成的损失，应由中标人按双方制定的标准对最终用户进行赔偿。

4、对系统系统及相关设备发生故障的维修、技术支援响应时间不应超过2小时，需提供现场服务的不超过4小时。

4.3.4 智能库房管理平台功能要求

1．平台支持B/S、C/S架构，支持WEB远程浏览，支持客户端远程浏览，支持远程设置系统各项参数，修改后立刻生效，无需重启系统；

2．平台集库房十防监控系统、门禁管理系统、视频监控系统、能耗管理系统、密集架管理系统、RFID管理系统、3D库房系统、定制报表系统于一体，各系统采用模块化理念，任意选择，任意组合；

3．软件具备以下功能

门禁管理:可以对门禁实时状态进行监控；

红外监测:可以实时查看红外状态；

漏水监测:可以实时查看漏水状态；

温湿度监:可以实时查看温湿度状态；

空调监测:可以实时查看控制空调运行状态；

恒湿机监测:可以实时查看控制恒湿机运行状态

4．报警信息

可以查看报警信息；可以配置短信报警联系人；

5．平台根据实际环境导入实景3D模型，界面采用3D实景，模块化窗口布局展示，可根据需求，自主构建监控首页面，选择需要在首页展示的设备；

6．平台画面展示与数据库、实时数据与画面展示、本地端与WEB端、固定端与移动端画面和数据刷新均保持高度一致性，画面分辨率自适应，自由同比例缩放；

7．多线程并行推送数据处理方式，多个数据通道并行工作互不干扰，数据采集频率＜2S，页面数据刷新频率＜1S，本地端、WEB端、移动端同步刷新；

8．密集架管理系统集成：将智能密集架管理系统无缝集成到智慧档案库房综合管理平台。

4.4 会议系统建设要求

4.4.1 总体要求

本项包含设备采购与集成服务，设备采购包括采购范畴内设备（含辅材及相关配件等）的设计、制造、包装、保险、运输、装卸等， 集成服务包括本次购买的所有软硬件的集成实施，包括以上列明所有软、硬件设备部署方案的设计、规划、实施、培训、售后服务及技术支持等有关服务等。

4.4.2 集成实施

设备到货之后，中标人负责完成设备的集成实施工作，且实施工作不能影响到现有系统与设备的正常运行，对设备和现场造成了损坏的，应负责完成修复工作。

1、按照本项目整体要求，完成此次所有设备集成的规划设计安装实施，包括组网、设备部署、会议系统搭建适用、人员培训等。

2、为将来其它应用系统的集成提供支持。

3、完成采购方认为必须配合的相关其它技术工作。

4、工作现场严格遵守使用方的规定。项目实施过程中，因中标方原因引起的使用方财产损失及安全事故，由中标方承担责任。

4.4.3 系统维护

自采购人向中标人订购设备安装开通之日起，采购人应向中标人提供包括热线技术指导、扩容设计咨询、现场故障排除、系统软件升级等各种用户技术服务。依照产品所发生问题的严重性，由投标方提供如下维护工作：

1、保证开通7×24小时的热线服务电话随时解答用户的问题，保持和采购人有关技术人员定期和不定期的技术联络。

2、系统在出现问题并初步判断为中标人设备故障时，中标人接到采购人通知后，中标人应能通过远程诊断、或电话技术咨询、或现场服务，尽快排除故障。

3、因中标人产品及实施问题或服务响应不及时给最终用户造成的损失，应由中标人按双方制定的标准对最终用户进行赔偿。

4、对系统发生故障的维修、技术支援响应时间不应超过2小时，需提供现场服务的不超过4小时。

4.4.4、会议系统验收标准

1、设备布置

会议室线缆接线符合要求并布置合理、各视频、音频和会议电视设备布局合理。

MCU设备的抗震加固应符合设计要求，设备的布置整齐适宜、利于散热。

所有隐蔽用材必须符合数据机房用材性能指标，做到不起尘、阻燃、绝燃、不会产生静电、牢固耐用并无病虫害发生。

2、声音

能通过按钮或遥控器正常调节音量，能对终端进行闭音静音操作。

3、运行验收

设备加电开机正常，各指示灯状态正常.

4、功能验收

会议系统可通过管理平台进行统一的管理，包括设备管理、用户管理、系统控制功能，全网设备的日常维护均可直接在管理平台完成。

5、项目验收不合格，由服务方返工至合格，有关验收、返工、再行验收，以及给采购人造成的损失费用由服务方承担。

4.5 售后服务要求

1、故障响应时间:

中标单位做好系统维护和相关设备实际运行服务工作，同步承担环境监测状况和数据分析责任，发现异常应及时通报采购单位，及时提出对策建议，保证系统的正常运行及升级维护，提供2小时服务响应和4小时内上门维修，以及终身免费咨询服务。

2、维修与备品备件服务

（1）质保期内出现任何质量问题（人为破坏或自然灾害等不可抗力除外），由中标人负责全免费（免全部工时费、材料费、管理费、财务费等等）更换或维修；

（2）质保期满后，无论采购人是否另行选择维保供应商，中标人应及时优惠提供所需的备品备件。

4.6 项目培训要求

1.中标人应义务对采购人的工作人员进行相关培训，直至采购人工作人员能够完全熟悉使用流程。

4.7 项目质量保障要求

1、中标人提供的产品应是原装正品，符合国家质量检测标准，如有任何与产品相关的知识产权等纠纷均由中标人自行解决及承担相应后果，如给采购人带来损失的，由中标人全额负责。

2、项目质保期一年。质保期内出现任何质量问题（人为破坏或自然灾害等不可抗力除外），由中标供应商负责全免费（免全部工时费、材料费、管理费、财务费等等）更换或维修。超出厂家正常保修范围的，中标人需向厂家购买；未在投标报价表中单列其费用的，视为免费提供。质保期满后，无论采购人是否另行选择维保供应商，中标供应商应及时优惠提供所需的备品备件。

3、质保期从验收合格后开始计算。

4.8 项目保密要求

1．承建单位承担本项目范围内的所有技术情报和资料的保密义务，不向第三方传泄，不论本项目是否变更、解除或终止，本条款均有效。

2．承建单位需按采购人要求签订保密协议，本项目的所有资料所有权均归采购人要求所有，承建单位在任何第三方场合引用相关资料内容都需经采购人同意。

3．承建单位在合同期内或合同终止后，未征得采购人书面同意，不得向第三方泄露本项目及合同业务相关资料，否则造成泄密的，承建单位需承担采购人所引起的损失，若后果严重且触犯法律的，采购人有权依法追究其法律责任。

六、验收标准：4.9 项目验收标准

1．项目验收根据国家有关强制性规定，以及“长财采购[2016]6号文-关于进一步规范政府采购项目履约验收工作管理的通知”按照简易程序验收，验收费用由中标人承担，验收报告作为申请付款的凭证之一。

2．验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测，如为中标人原因造成的，由中标人承担检测费用；否则，由采购人承担。

3．项目验收不合格，由中标人返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由中标人承担。连续两次项目验收不合格的，采购人可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由中标人承担。

4．中标人如需委托经采购人认可的检测机构对本项目进行验收，测试的技术参数必须达到其投标文件中的承诺，验收费用由中标人承担，验收报告作为申请付款的凭证之一。

七、其他要求：4.10 项目其他要求

1、履行合同时间及地点

（1）履行合同时间：采购合同签订后90天内完成项目供货、安装及验收合格。

（2）履行合同地点：按照甲方指定的地点交货、安装。

（3）履行合同方式：采购人指定的方式。

2、结算方法

（1）付款人：长沙市星沙强制隔离戒毒所

（2）付款方式：签订合同后货物送达施工进场开始安装并收到发票后10天内采购人支付合同金额的50%，完成设备安装并通过采购人验收合格后7天内凭发票采购人支付合同金额的45%，验收合格，通过省档案管理局“省一级”达标验收一年后（无质量问题、售后服务纠纷，以及其他经济法律纠纷等）凭发票无息支付合同金额的5%。

3、产品安装调试说明

1．档案室位置说明：1号栋1楼的行政档案室；12-13号栋二楼健身房以中间圆柱为界，北侧部分（上半部）为业务档案室。

2．会议室设备位置说明：1号栋2楼的视频会议室；3楼的党委会议室；3号栋的体育馆。

3．具体以采购人要求为准并对照上传位置附件图查看。

4．中标人负责完成本项目安装调试，安装所需工具设施物料由成交人自备、自费运到采购人制定项目现场，完工后自备搬走。

4、本项目采用费用包干方式建设

投标人应根据项目要求和现场情况，合理的报价，并详细列明项目所需的人工、管理、财务等所有费用，禁止恶性竞争及低价窜通投标，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交人免费提供，采购人不再支付任何费用。

5、项目勘探

投标人在投标前，可自行踏勘现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负。

6、意外及保险

投标人或中标人在参与本项目的全部过程中，应负责其派出的所有工作人员的人身意外保险以及承担人身意外事故引发的责任、损失和所有费用。采购人不承担中标人或中标人工作人员因意外（包括但不限于：在驻场工作中发生的意外以及抵达驻场途中及返程中发生的意外）所致的任何责任。

采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。