盐城师范学院
档案数字化二期工程建设项目招标文件（二次）









盐城师范学院

2014年10月14日



盐城师范学院档案数字化二期建设项目招标文件

一、项目概况
本次档案数字化建设项目，是档案馆党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、设备、照片等永久和长期保存并进行计算机管理的档案资料。
二、项目招标内容及要求
项目详细内容及要求见附件1：“盐城师范学院档案数字化二期工程建设内容及要求”。
三、投标人必须具备的资质条件
1、投标人必须是在工商机关注册的独立法人，经营范围具有档案资料数字化加工处理的相关内容；
2、具有档案资料数字化加工处理所必须的设施和技术力量；
3、具有地、市级国家档案馆、高校以及大型企业档案数字化加工的经验和业绩；
4、近三年无诉讼案件，经营状况良好。
四、报名须提供的资质材料
1、投标人的营业执照副本复印件，并加盖投标人公章；
2、税务登记证副本复印件，并加盖投标人公章；
3、投标人的法人授权委托书原件，被委托人的身份证复印件，原件带在身边参加开标会，经核对后即退回；
4、投标人2008年以来承接的地、市级国家档案馆、高校以及大型企业档案数字化加工的单份合同金额在10万元以上的合同复印件两份。投标文件中须提供合同复印件，中标人签订合同时须提供原件核对。
五、投标报价
1、所有投标均以人民币报价。
2、投标人必须响应招标文件的要求，报每页扫描的单价，暂按50万页的扫描量计算总报价，增加或减少扫描页数最终按实结算。
3、报价应为完成招标项目范围内的档案数字化建设直至项目通过验收所需的全部费用。包括在履行合同的过程中产生的食宿费、交通费等各种费，招标人不提供食宿。
4、投标人提供的优惠条件须在投标文件中作书面说明和承诺。
5、报价必须由授权代表签字并加盖投标人公章。
6、本项目设最高限价人民币14万元。
六、工期要求
招标范围内的各项内容要求自合同签订之日起120工作日内完成任务（不含节假日）。
七、付款方式
中标人（以下简称乙方）在合同签订后5个工作日内给招标人（以下简称甲方）保证扫描所需的电脑、扫描仪等设备全部到位后，甲方支付给乙方合同总金额的20％；完成再付60％，通过甲方验收合格后15个工作日内支付实际总金额的10％，余款（不计息）作为保证金，从验收合格之日起系统使用1年后没有故障全部付清。
八、招标文件的澄清
投标人对本文件如有疑问，应不得迟于投标截止日前3天书面通知招标人，招标人将及时在我院校园网上公开发布答疑内容。投标人未提出质疑，则被视为投标人已完全认可招标文件的全部内容。
九、投标文件应包含的内容
1、投标函（格式见附件2）。
2、投标报价一览表（应报出包括每页扫描单价，并按50万页扫描工作量的总报价）。
3、公司简介、项目实施方案、公司技术装备情况、拟派现场工作人员名单、身份证复印件、负责人姓名等，项目实施过程中如要调换人员，必须征得招标人同意方可调换。
4、满足招标文件的有关内容.
5、项目质量承诺书及后续服务内容。
6、投标人资质证明文件复印件，并加盖投标人公章。投标人应将以下材料的复印件装订在投标文件中：
A、营业执照副本复印件并加盖投标人公章。
B、税务登记证副本复印件并加盖投标人公章。
C、法定代表人授权委托书原件（格式见附件3）
D、投标代理人身份证复印件，投标时须带身份证原件核对，经核对无误后即退回。中标的投标人在签订合同时需携带原件核对，原件经核对无误后即退回。
7、投标人2008年以来承接的地市级国家档案馆、高校以及大型企业档案数字化加工的合同复印件两份，中标人签订合同时须提供原件核对。
8、投标人承诺在履行合同的过程中产生的费用不要求招标人另外结算，不要求招标人提供食宿。
9、投标人认为必须提供的其他材料。
十、投标文件的格式、密封及其他事项
1、投标人应准备投标文件6份（1份正本和5份副本），投标文件应密封在文件袋中，并在封口处加盖骑缝公章。若正本和副本不符，以正本为准。
2、投标文件需用A4纸打印，如在任何行间插字、涂改和增删，必须由投标授权代表签字或盖章后才有效。
3、投标文件出现下列情况，作无效投标文件处理:
　　A.投标文件逾期送达；
B.投标文件未按上述要求密封、盖章；
十一、时间与地点
1、投标时间：2014年11月25日14：30时前。
2、投标地点：盐城市开发区希望大道，盐城师范学院新校区行政办公楼504 室。
3、开标时间：2014年11月425日14：35。
4、开标地点：盐城师范学院新校区行政办公楼5楼开标室。
十二、评标与定标
1、本项目采用综合评分法（评分办法见附件4），由招标人组织评标小组进行评标。
2、评标小组按照评分办法，对各投标人的投标进行综合评分，并按得分高低分别给投标人的得分排名，得分最高者排名第一，次高者排名第二，依此类推。
3、招标人按投标人得分排名先后确定中标人，得分最高排名第一者为第一中标候选人。如排名在前的投标人放弃中标，招标人将按投标人得分排名顺序依次递补。
4、对未中标的投标人，招标方不予解释未中标原因。
5、在评标期间，评标小组有权要求投标人对其投标文件进行书面澄清、说明，投标人应派授权代表按评标小组通知的时间、地点接受询标。
十三、废标
投标人必须具备的资质条件、报名须提供的资质材料、工期及付款方式响应、承诺等必须满足招标文件要求，如有一项不能满足，则为废标。
十四、中标通知书、签订合同
经评标确定的中标人，招标人将通过校园网公示3天，公示期满若无异议，即向中标人发出中标通知书。
中标人收到中标通知书后，应在5日内与招标人签订合同，过期视为放弃中标。
十五、违约责任
1、中标人应在公示后7日内与我校签订合同。如中标人不及时与我校签订合同，或中标人不能按期交货，或所供产品不符合合同约定，或因产品质量或安装问题等导致验收不合格，中标人递交的5000元履约保证金不予返还，同时，我校将视情况取消中标人供货资格、或拒付货款。
2、经验收不符合招标文件要求，并经整改仍不合格的，甲方拒付货款，乙方还需向甲方赔偿合同总价30%的损失费。
十六、投标费用
1、拟参加投标供货的单位须交纳5000元投标保证金，投标人中标后，中标人的投标保证金转为履约保证金；非中标人的投标保证金在评标结束后即退回。
2、递交投标文件的时间、地点：拟参加投标供货的单位请自带300元投标费用（此费用不退）以及密封完整并加盖投标人单位公章的投标文件（含资质材料）于2014年11月25日14:30前送至我院新长校区办公楼504室。
3、联系地址：盐城市经济开发区希望大道，盐城师范学院新长校区。
业 务 咨 询：0515—******** 卞老师，********张老师，******** 王老师、周老师；
招标程序咨询：********8286　刘老师

十七、附件
附件1：盐城师范学院档案数字化建设内容及要求
附件2：投标函
附件3 法定代表人授权委托书
附件4：评分办法


二〇一四年十月十三日
附件1
盐城师范学院档案数字化二期工程建设内容及要求

一、项目名称
盐城师范学院档案数字化二期工程建设。
二、项目内容及要求
（一）馆藏档案数字化建设内容
1、馆藏档案数字化建设内容及工作量（以实际扫描的数量为准，以下为目前估量）
（1）党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、设备等类别有档案扫描约50万页，其中工程图纸3686张（每张按1页计算报价），报纸236张（每张按1页计算报价）
（2）照片6寸及其以上的扫描（含著录）1000多张，5寸及其以下的扫描（含著录）7000多张，每张按1页计算报价。
（3）实物扫描（含著录）800件，每件按1页计算报价。
2、案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录数据录入（必须免费提供）
3、数据挂接，目前我院档案馆使用的是量子伟业档案数字化管理软件，如非量子伟业档案数字化管理软件的中标单位，需保证扫描的档案数据全部准确无误地导入到量子伟业档案数字化管理软件中（必须免费提供）。
4、扫描数据刻录光盘（必须免费提供）
（二）加工规范要求
1、数字化加工的图像扫描、分类、检索的要求均需符合下列国际标准、国家标准和行业标准：
（1）扫描的影像标准必须参照国际标准化组织2005年12月颁布的国际标准《ISO19005-1 文件管理-电子文件长期保存格式 第一部分PDF的使用（PDF/A-1） 》的要求，同时必须达到档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求；
（2）档案著录分类时需符合档案行业标准《档案著录规则》（DA/T18-1999）的要求。
（3）电子档案管理要求必须遵循国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的要求。
（4）照片档案数字化后的分类检索要求必须符合国家标准《照片档案管理规则》的要求，其他各门类档案的分类和索引也必须遵循相应档案行业管理标准，如音像档案、会计档案、基建档案。
（5）文书档案分类管理应遵循档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的要求。
2、数字化加工过程需按照严格的质量控制规范进行，档案整理、档案扫描、图像处理、著录过程、数据挂接、数据校对、光盘刻录、档案还原等都需有严格的操作规范和质量标准。
3、纸质档案一般采用黑白二值图像扫描，但其中有彩色的页面如红色文头、印章、圆珠笔字迹、铅笔字迹、油印字迹，以及彩色照片、实物档案等必须采用彩色扫描；档案清晰度较差、带有图片的档案材料或黑白照片，可采用灰度扫描。
4、提供两套数据，一套TIFF格式；一套双层PDF格式。
5、扫描的照片、原始图片，保存时应以无压缩的最高品质保存。
6、奖惩、职称、职务等方面的档案以及学生的招生录取名册、学籍毕业资格审查表等均要著录到每个人名。早期的案卷中涉及到人名的，须录入具体人名目录并扫描。对部分手稿无法进行OCR识别的须重新录入、打印后再扫描。
7、所有扫描档案均要能实现题名检索、年度检索、类别检索、责任者检索、文种检索、保管期限检索、文号检索、模糊检索、跨库检索、全文检索、字段条件检索等各类检索功能。
8、光盘刻录。
（四）标的技术要求
1、档案整理
（1）规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等不正确的字段应进行修改补录。
（2）对影响扫描质量的装订物（如订书钉、别针、其他固定器具）、装订线要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件。如拆除后不能复原的珍贵原件，乙方应请示甲方再决定是否拆除。
（3）破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复，然后再进行扫描。
2、档案扫描
（1）认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单，在数字化的过程中必须形成没个环节对应的操作流程记录，最终需移交给甲方保存。
（2）对每份文件的每页图像进行优化处理，扫描后形成的图像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、纠偏、修补、去污点、去黑边等图像加工处理等工作，保证图像的清晰端正，满足屏幕阅读和打印需求。
（3）采取合理的扫描方式，选择合理的对比度及亮度等扫描参数进行选择，保证图像（字符、印章、指纹）清晰；大于A3幅面的各类纸质档案页面采用一次扫描。
（4）对横向排放的页面进行左右旋转处理，以符合阅读习惯。
（5）扫描过程中因操作原因或其他原因导致的纸张破损或断裂时，应尽可能按原缝隙粘贴好，再用平板扫描仪扫描。
（6）要求利用专业摄影设备，专业摄影人员，保证摄影效果质量优质，不能有反光，保证图像（字符、印章、指纹）清晰。
（7）每一卷纸质档案扫描处理完成后，必须安排相应的质检人员核对案卷内每份文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员说明并做好相应的记录。
（8）检查核对完成后将当天影像数据上传到服务器保存。
3、图像处理
（1）扫描影像获取时一般将分辨率设置为200DPI，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可根据档案资料的实际情况，适当的将分辨率提高到300DPI；图片为400DPI。
（2）图像画幅数要与扫描交接单上保持一致，准确无误。
（3）每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。
（4）扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：
①图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
②图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。
③字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。
④图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。
⑤大幅需拼接图像的因保证图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。
4、著录
在著录过程，如发现卷内页码标著错误，整理著录人员应校核后经档案馆批准后进行重新编制页码再进行著录。在著录过程中因个别案卷整理质量而影响著录的，服务机构在档案馆授权下在著录前按档案馆要求对该部分档案案卷进行重新整理、编目、装订；对于著录过程中涉及个别案卷破损严重的，进行一定的修补和全文扫描。因对档案的重新整理编目而引起的与之相关的案卷目录信息有所调整，服务机构应进行修改、著录。每份档案文件目录数据与其图像文件名必须建立一一对应关系，实现档案目录数据与图像文件的对接。中标单位必需确保著录数据的准确性，以实现数据在档案管理系统中准确无误地运行。
5、目录数据录入
数字化处理时所录入的案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录等数据的相关内容，即每卷、每件、每份文件的责任者、文号、题名、成文时间、保管期限等相关内容要做到录入准确无误；在甲方档案管理软件检索系统中，乙方保证在数据库中录入的每条目录数据的内容与纸质档案信息进行一一匹配，能够全面地揭示文件材料的内容。
6、数据挂接
扫描处理处理后的图像成品，按年度、机构、类别上传至档案管理专用服务器，进行图像与管理档案软件系统的挂接。
（1）挂接过程中应通过参看原文内容，看文件内容是否与数据所著录的内容一致，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。
（2）确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，扫描成果在档案管理系统中有效检索和显示。
7、数据校对
以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录，并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的质量合格率要符合并达到国标验收标准才予以验收。
8、光盘刻录
每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘。刻录光盘时应注意图像信息的完整，刻录完成后要进行质量检查。质量检查的内容有图像文件能否打开，文件数是否准确，防止刻录失败。将TIFF格式和PDF格式的图象数据和目录数据刻录DVD光盘两套（具体要求见《中央档案馆档案数字化数据接收基本要求（暂行）》），并对光盘编目。光盘要求为名牌金盘，费用计入中标方总费用。
9、档案上架还原
所有进行数字化扫描、图像加工处理和信息著录的档案资料需恢复原样上架并保持原来排列顺序，文件装订还原准确率需达到国家相关验收标准。
三、签订保密协议
乙方需与甲方签订保证档案实体和档案信息安全的保密协议，不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密。若有违反，除依据《中华人民共和国档案法》追究其法律责任外，乙方必须返还全部扫描费用给甲方。
四、服务设备
本次档案数字化项目实施过程中所涉及到的各类计算机、高速扫描仪辅助设备、所需的系统、软件和光盘等设备和相关耗材，都由乙方提供，甲方只负责提供场地、需数字化处理的档案资料、水电等能源设施。
五、项目验收
在乙方向甲方提交相关介质的数据之后，由甲方组织验收，验收标准为国家相关标准。一个全宗的档案数据抽检的比率不低于5%。
六、后续服务
1、中标单位对于加工的产品出现数字化图片的遗漏或与要求不符，要及时的检查纠正并补上，对于移交后的数字化图像，若出现遗漏，所提交的光盘必须重刻，内部的文件排序必须按照原始纸质图纸文件的次序排放；加工方加工数字化图像，对于加工中所产生的错误或与要求不符，所产生的费用由加工方负责；加工方对于移交后的光盘的服务响应时间为2个工作日内到达现场，并及时的纠正和修改，修改后产品的提交期限不超过一周。
























附件2
投 标 函

盐城师范学院国资处：
我方已收到贵方提供的 招标文件,并已完全了解招标文件中所有条款及要求，经研究决定参加投标，同时作出如下承诺：
1、愿意接受招标文件的所有条款和条件。
2、愿按招标文件的要求承包项目及服务，投标单价为 元/页，按50万页
计算，总价为（小写） 元，（大写） 元。
3、同意贵方有权决定中标者或拒绝所有的投标，并理解最低报价是中标的重要条件，但不是唯一的选择标准。
4、我方保证投标文件的所有内容都真实有效，如我方中标，将保证履行招标文件（含修改书）中的全部责任和义务。

所有与本次招标有关的函件由请按以下信息联系：
公司名称：
地 址： 邮政编码：
电 话： 传 真：
代表姓名： 手 机：
Email:

授权代表（签名）：

日期：


投标人公章





附件3
法定代表人授权委托书

本授权委托书申明：
我 （姓名）系 （投标单位全称）的法定代表人，现授权委托 （姓名）为我公司投标代理人，以本公司的名义参加盐城师范学院
（项目名称）的投标活动。代理人在开标、评标、合同谈判过程中所签署的一切文书和处理与之有关的一切事务，我均予以承认！
代理人无转委权。
特此委托。

法定代表人（签字或盖章）：

投标代理人（签字）：

投标单位盖章：

年 月 日












附件4
盐城师范学院档案数字化建设招标的评分办法
序号 评分方面 评审主要内容 得分
1 对需求的理解和满足程度：30分 纸质档案一般采用黑白二值图像扫描，但其中有彩色的页面如红色文头、印章、圆珠笔字迹、铅笔字迹、油印字迹，以及彩色照片、实物档案等必须采用彩色扫描；档案清晰度较差、带有图片的档案材料或黑白照片，可采用灰度扫描。 2
提供两套数据，一套TIFF格式；一套双层PDF格式 4
奖惩、职称、职务等方面的档案以及学生的招生录取名册、学籍毕业资格审查表等均要著录到每个人名。早期的案卷中涉及到人名的，可录入人名目录并扫描 10
所有扫描档案均要能实现题名检索、年度检索、类别检索、责任者检索、文种检索、保管期限检索、文号检索、模糊检索、跨库检索、全文检索、字段条件检索等各类检索功能 6
免费录入案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录数据，免费提供所有扫描的数据挂接，免费刻录扫描数据光盘（含光盘） 8
2 施工组织设计：6分 实施计划可行，进度安排合理、能保障质量、机械设备投入合理、技术措施有保障 4
实施计划基本可行，进度安排基本合理、较能保障质量、机械设备投入较合理、技术措施一般 2
3 投标人的实力、资信和信誉：4分 有较多档案数字化成功业绩（单份合同金额不低于15万元，提供合同复印件两份），资信和信誉好。签订合同时须提供原件核对。 2
有较多档案数字化成功业绩（单份合同金额不低于10万提供合同复印件两份），资信和信誉一般。签订合同时须提供原件核对。 2
4 投标报价：60分 以各投标人投标价的算术平均值乘以0.95为评标价，评标价得基本分55分。投标价比评标价每增加1万元在基本分的基础上减1分，投标价比评标价每减少1万元在基本分的基础上加0.5分，最多加5分。 0~60

编辑：盐城师范学院招标办


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