为实现档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理效率与档案利用，结合我中心实际情况和需求，委托第三方档案管理机构协助我中心进行档案规范化整理和数字化扫描工作。

符合国家、省、市及行业相关标准，并按采购人要求执行。

/

1、实施时间：合同签订之日起计算，在10个月内完成所有服务工作。投标人须在投标方案中提出自身时间计划方案（应包含具体工作流程、工作量完成进度），采购人将据此进行进度考核。

????2、实施地点：采购人指定地点。

一、服务内容

1、采购清单（★）

本项目要求对长沙公共资源交易中心2000年至今所有的纸质档案进行规范化整理和数字化扫描。预估工作量如下：

2、规范化整理，须对业务、文书档案进行全面鉴定、分类、整理、排序、修整、盖章、编码、装订、装盒等。

3、数字化扫描，须对纸质档案进行数字化扫描、纠偏、图像处理、图像存储、格式转换、文字识别、数据验收、数据备份等。

4、著录，建立档案目录数据库，对整理内容进行著录。

5、建立全宗卷，包含全宗背景、档案状况、工作制度、管理记录等内容。

6、成果数据挂接，将规范化整理、数字化扫描、著录成果数据挂接，上载到公共资源交易管理档案系统，满足对档案目录、项目信息、扫描电子文件的索引、查询、网络调阅和长沙公共资源交易中心日常工作利用。

二、工作要求

1、根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)、《机关档案管理规定》(国家档案局令第13号)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)《档案数字化外包安全管理规范》(档办发(2014)7号)以及采购人的要求进行。

2、业务档案按照“一事一卷”归档原则进行组卷，档案的形成取决于进场交易的交易项目，档案的组成须按交易项目实际发展中所形成的先后顺序进行排列。

三、技术及质量要求

（一）扫描前处理

中标人必须按照相关规范标准的要求，逐件对拟数字化的档案的完整性、有序性、档案整理的规范性等进行检查、纠正，并做好扫描准备工作。

1、察看拟扫描的档案有无破损、残缺情况，以及排序混乱、缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象。如有，应进行登记，并根据有关规定和档案实际情况，进行适当规范化处理。

2、在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。

3、制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

（二）档案扫描

1、扫描分辨率:纸质档案扫描影像文件:300DPI;扫描模式一律采用彩色模式进行;扫描影像的顺序与纸质档案的档号、目录、文件顺序排列一致。

2、扫描要求：扫描时应认真核对实际扫描页码、页数与前处理时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。扫描时要保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫，严格确保图像质量，漏扫、压边的要及时补全、补正。图像顺序要与原档案中页码顺序一致，不可颠倒错乱，不可出现多页、重复页或漏页现象。

（三）图像处理

图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等，不裁切纸张部分。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

对扫描图像中的黑点、黑边、黑线等进行去污处理;进行逐页纠偏，图像纠偏以视觉上不感觉偏斜为标准，对方向不正确的图像进行旋转，以符合阅读习惯。对扫描图像进行裁边处理，去除多余白边，处理后的扫描图像大小应基本保持一致;调整图像亮度、对比度，使图像色彩与原件保持一致，底色较深的档案应在不影响文字识别的前提下淡化纸张底色。

（四）数据存储

1、影像文件命名:单页文件采用对应的档号对扫描影像文件进行命名，多页文件用对应的档号建立相应的文件夹，按页码顺序对影像文件命名。

2、扫描的存储格式:纸质档案扫描影像格式为JPG或TIF格式，存储格式为双层PDF格式文件。

3、OCR识别和格式转换:对经处理合格后的彩色图像(JPG、TIF)进行OCR识别，并按“件”为单位转换成双层PDF，档案内容为印刷文字的要求进行OCR识别并保存为双层PDF，档案内容为手写文字的可转换成单层PDF。PDF格式图像应进行像素缩小和压缩处理，转换后图像颜色应与原件保持一致。为缩小文件容量，保证在网络上快速传输，采用300DPI分辨率，保证图像清晰可读。

（五）数据挂接

将质检合格后的档案数字化成果，转化成与档案管理系统相匹配的格式，批量挂接至档案管理系统中。

（六）数据成果备份

为保证数据安全，中标人须将所有数字化加工数据成果备份在移动硬盘上，并移交给采购人。数据分别备份为JPG或TIF以及双层PDF两种格式，并提供相应的说明。

中标人应对备份数据进行全面检验，确保备份数据能打开、数据信息完整、文件数量准确等。

（七）实体档案移交

对整理完整、质检合格的件(卷)按要求进行装订，并采用符合档案安全运输要求的方式运输至专业档案馆完成上架工作。

四、项目实施要求：

1、中标人应在签订合同前成立项目组，制定人员配置、项目实施计划及保证措施，并报请采购人同意。合同签订后15个工作日内，有关扫描加工软、硬件设备及工作人员等进驻场地；

2、因本次档案数字化加工数量大，为确保顺利完成本项目工作，投标人拟投入本项目的工作人员不得少于30人；项目实施过程中要求项目实施负责人必须常驻采购人单位，不得随意更换、调离，若确需更换、调离须征得采购人同意，如项目实施负责人不能胜任本项目管理工作，采购人有权要求中标单位更换项目实施负责人；

3、中标人须记录项目实施过程信息，加强全过程管理，并将加工过程记录材料移交采购人；

4、建立严格的保密制度，保证档案原件、扫描数据的安全和保密。不得将与本项目无关的其他档案材料带入场地；不得在场地内使用与工作无关的任何电器设备和外接移动存储、影像摄录设备等。严格遵守《保密守则》及采购人的有关规定，档案数字化工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。中标人应在与采购人签订合同的同时签订保密协议，并在项目实施过程严格遵守保密协议条款。中标人与拟派本项目人员也应签订保密协议，并将保密协议副本提交采购人备案保存；

5、中标人由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，须赔偿采购人的经济损失，并承担相应法律责任；

6、合同履行完毕，中标人在撤场前必须将项目实施过程中使用的所有电脑硬盘（包括中途更换下的）进行格式化。

7、项目验收合格后，中标人须协助采购人完成档案馆的移交入库工作。（★）

五、维护与售后要求

1、中标人需为本项目提供1年的售后服务期，售后服务期自采购人在成果验收单上签字之日起计算；

2、售后服务期内，中标人负责对其提供的成果进行维护，不再收取任何费用，但不可抗力（如火灾、雷击等）造成的故障除外；

????3、中标人对采购人的服务通知应在1小时内电话响应，一般问题应在24小时内解决。

1、本项目按《关于进一步规范政府采购项目履约验收工作管理的通知》（长财采购【2016】6号文）要求进行一般程序验收。

2、根据政府采购合同、招标文件要求及中标供应商履约文件进行验收。符合国家档案局、湖南省档案局、长沙市档案局等单位的相关标准和规定，保证档案资料的完整性，确保项目全过程档案收集齐全，电子化文件和原件一致。具体要求如下：

（1）档案实体验收

中标人应在每个全宗档案数字化加工和自检全部完成后，向采购人归还交接档案，归还交接档案采取逐件交接的方式进行。要求档案数量准确无误，拆除装订物的档案需按原位置装订，件与件的顺序、件内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失，对破损、模糊材料采取了补救措施。档案前处理和还原质量如有问题，应及时返工进行补救。

（2）数据成果抽检

中标人以全宗单位向采购人提交已完成数字化加工的实体档案和数字化的档案数据（目录数据、图像文件及数据挂接等），提交验收必须以中标人自检合格为前提。采购人将对提交的档案数字化成果的通过数量、完整性、准确性、可用性和安全性等检测。

（3）验收要求

档案装订：所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之五；

扫描图像：漏扫率为零；

数据挂接：挂接差错率小于等于万分之五；

档案原始材料：100%不缺失，不损坏；

在验收中检出的错误，中标人应及时、无偿予以纠正并在自检合格后，再次提交采购人验收；同一批数据的复验只组织一次，对于复验仍不合格的，采购人有权根据合同规定追究中标人违约责任。

1、投标单位须具备档案行政主管部门颁发的档案中介服务机构登记备案证书。若中标人在长沙市以外区域登记备案的，须于合同签订前，在长沙市档案行政管理部门进行登记。（★）

2、场地及场地内档案柜由采购人提供，采购人不向中标人收取场地租金。

3、中标人需在采购人划定的场地内提供相关服务，场地将配备无死角视频监控设备，服务团队须严格遵守各类工作纪律。

4、项目实施过程中涉及的加工软件、打印机、扫描仪等设施设备，装订线、装订盒、打印纸、硒鼓和墨粉等耗材，以及场地内用餐用水、设备维修等配套服务均由中标人负责。（★）

5、本项目采用费用包干方式结算，投标人应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的人工（含加班、疾病、身故、差旅等费用）、管理、财务及所需的设备、材料等所有费用。如中标后，在项目实施中出现任何遗漏，均由中标人免费提供，采购人不再支付任何费用。

6、投标人或中标人在参与本项目的全部过程中（包括但不限于现场踏勘、运输、安装、施工、调试、验收售后等），应负责其派出的所有工作人员的人身意外保险并承担人身意外事故引发的责任、损失和所有费用。采购人不承担投标人或中标单位工作人员因意外所致的任何责任。

7、本项目采购人不统一组织现场踏勘，如需实地踏勘，请与采购方联系。联系人：熊文，联系方式：0731-********。

说明：?本采购需求为申报计划阶段确认内容，实际采购需求以招标公示为准。