一、项目主要内容及完成目标
1、项目主要内容
按照《档案管理办法》要求，对现存纸质二普地名档案成果表进行数字化。
2、项目完成目标
建立完整的纸质二普地名档案成果表总目录及按类别建立的纸质分类目录；完成地名档案数字化，建立完整的电子档案数据库。
3、项目完成意义
为建立全面准确、整理规范、著录科学、体系完备的二普地名档案数库，提升“高质量、高标准”地名服务体系，有利于方便了人们的日常生产生活，促进经济建设和交通、旅游等事业的发展；有利于深入挖掘地名文化遗产，保护我国地名文化资源，弘扬优秀传统文化。
二、二普地名档案前期处理及技术要求
（1）地名档案成果表组卷检查：将装盒的档案，逐盒展开，检查是否类别进行组卷，是否存在一盒多装、混装现象；对于原件破损严重，进行技术修复。
（2）档案排列：按《地名普查管理办法》对地名普查表进行排列，编写页码，同一类别地名档案成果表，从“1”开始编制，不能断号、重号或漏编。
（3）编号：赋予档号，其中全宗号、年度、保管期限、件号等为必须项
（4）装盒：将地名普查表装入不同的档案盒中，更换案卷封皮，并填写档案盒封面、盒脊所有项目。
（5）安全和保密: 成交供应商应自觉维护采购人的利益，严格遵守采购人的保密规定。
三、地名档案数字化实施步骤及技术要求
（一）制定标准规范和系统数据迁移方案
为了保证数据的有效、规范、统一，数字化工作开展前根据本馆档案的实际情况，制定《档案数字化标准规范》、《数据迁移方案》。
1、档案数字化标准规范
（1）执行中华人民共和国行业标准（DA/T 31-2017）《纸质档案数字化技术规范》。
（2）确保在扫描过程中不对档案原件造成损伤。
（3）保证档案扫描图像与档案原件一致。
（4）A3幅面及以下的档案资料须采用一次性扫描的方式形成数字化图像文件，大于A3幅面的资料可通过A0扫描仪进行图像扫描成图像文件，超过A0幅面的材料需要使用PS技术进行拼接。
（5）扫描参数
档案全部进行数字化扫描，扫描分辨率要求≥300dpi，按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求进行纠偏、裁边、拼接等图像处理
（6）存储格式
存储格式为JPEG，色彩模式为彩色。
（7）图像外观处理要求
保证图像文件与原始档案一致为原则，对影响正常利用阅读的图像，可通过旋转、纠偏、裁剪等方式处理，数字化图像资料确保不重复、不遗漏、不倾斜，与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示和原样打印的清晰识读。对单张图像信息完整要求留白2-3毫米左右，保证档案原貌。页面不留有多余信息，界限以留白和装订线为准，装订线附近有信息时可适当扩大留白范围。
数字化图像方向正确，符合阅读习惯，要求倾斜度控制在合理范围内，图像正负偏差小于0.5度，以能够方便阅读图像为前提。
文件要整体内容完整，不允许出现漏扫、错扫、重复扫描等情况。
要求图像外观整洁，避免出现杂质、折痕、黑点、黑线、黑框、黑边、背透、变形失真等情况，以不遮图像信息为准。
原件破损严重，折痕明显，无法直接数字化时，要求先进行技术修复，然后再做数字化处理。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理合并为完整的图像，拼接后的图像文件要符合上述要求。
（8）扫描流程
扫描前应对案卷进行预处理，保证纸张有序、平整；采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生；如遇档案纸张质地脆弱，不适合反复拆卷，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描；扫描时，应确保纸张放置端正，保证扫描图像无歪斜；对于较薄的纸张，尤其是不易辨认正反面，容易发生扫描背面情况的原件，要求垫衬纸后扫描，衬纸选择要恰当，使扫描后的影像忠实于档案原貌，同时保证操作时扫描仪背板洁净。要根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证扫描图像与原件一致。
（9）图像著录
根据地名普查登记表上面的信息，准确无误著录以下字段
地名档案著录字段信息
| 序号 | 字段名称 | 字段长度 | 技术要求 | 特殊说明 |
| 1 | 标准名称 | 100字符 | 按档案标准名称著录 | |
| 2 | 汉语普通读音 | 100字符 | 按汉语拼音方案著录 | |
| 3 | 地名类别 | 20字符 | 依据档案内容著录 | |
| 4 | 东经 | 50字符 | 依据档案内容著录 | |
| 5 | 至东经 | 50字符 | 依据档案内容著录 | |
| 6 | 北纬 | 50字符 | 依据档案内容著录 | |
| 7 | 至北纬 | 50字符 | 依据档案内容著录 | |
| 8 | 地名普查状态 | 4字符 | 依据档案内容著录 | |
| 9 | 原图名称 | 100字符 | 依据原图著录内容著录 | |
| 10 | 图号（年版） | 20字符 | 依据地图著录内容著录 | |
| 11 | 比例尺 | 20字符 | 依据档案内容著录 | |
| 12 | 使用时间 | 10字符 | 依据档案内容著录 | |
| 13 | 坐标系 | 4字符 | 依据档案内容著录 | |
| 14 | 测量方法 | 8字符 | 依据档案内容著录 | |
| 15 | 设立年份 | 6字符 | （1）时间为公历。如“1988年9月10日”，著为“********”。 （2）经考证的时间，加［］。 （3）时间项可以明确到年的，月份和日期以“0000”补足，如“********”。明确到月的,月份以下的日期也可以这种形式粗略补位 | |
| 16 | 废止年份 | 6字符 | 依据档案内容著录 | |
| 17 | 地名来历 | text文本 | 依据档案内容著录 | |
| 18 | 地名含义 | text文本 | 依据档案内容著录 | |
| 19 | 地名的历史沿革 | text文本 | 依据档案内容著录 | |
| 20 | 登记人 | 10字符 | 依据档案内容著录 | |
| 21 | 登记单位 | 100字符 | 依据档案内容著录 | |
| 22 | 类型 | 4字符 | 依据档案内容著录 | |
| 23 | 所在（跨）行政区 | 50字符 | 依据档案内容著录 | |
| 24 | 其他信息 | text文本 | 依据档案内容著录 | |
| 25 | 控制标识 | 4字符 | 依据档案内容著录 | |
| 26 | 密级 | 4字符 | 依据档案内容著录 | |
| 27 | 数字化标识 | 2字符 | 依据档案内容著录 | |
| 28 | 全宗号 | 5字符 | 依据全宗号著录 | |
| 29 | 年度 | 4字符 | 依据档案内容著录 | |
| 30 | 保管期限 | 4字符 | 依据档案内容著录 | |
| 31 | 机构（问题） | 50字符 | 依据档案内容著录 | |
| 32 | 档号 | 50字符 | 依全宗实际情况分别填注。由“全宗号-目录号-案卷号-文件号”组成。 | |
| 33 | 页号 | 4字符 | 依据档案内容著录 | |
| 34 | 件号 | 4字符 | 依据档案内容著录 | |
| 35 | 盒号 | 4字符 | 依据档案内容著录 | |
| 36 | 子类别代码 | 10字符 | 依据档案内容著录 | |
| 37 | 县（县级市、市辖区）行政区代码 | 10字符 | 依据档案内著录 | |
（10）挂接
项目承担方在档案数字化加工中，对档案原件进行扫描图像质检、录入数据质检合格后，以档号为关联关系，对接档案目录信息与扫描图像文件。每次完成挂接工作后，系统自动提示挂接总数，成功件数，失败件数。记录提示挂接的结果，对录入数据、扫描数据进行二次检查。不合格返回相应上一环节，确保数据100%挂接。登记挂接信息。
数据迁移方案
1）统一数字化加工标准
包括档案前整理、目录录入、扫描、移动硬盘存储。
2）数据迁移周期
由于项目工程量巨大，为保证加工工作的顺利开展，一个月进行一次。
（二）档案数字化工作程序
档案文件的扫描过程是一个多道工序、严谨、且重复性很强的工作。对于大量的扫描任务，需要多人配合，并且需要严密的工序组织，在扫描过程中就要立即定义出许多与基本信息和安全有关的规则标准。否则扫描出来的文件将无法有效利用。
档案数字化项目流程主要包括以下12个工序：
档案领取--->档案整理分类--->编页码--->扫描--->图像处理--->图像质检--->著录--->质检--->挂接--->打印目录--->装订--->数据备份迁移--->档案复原归还
1、档案领取
项目承担方派人与档案管理人员一同从档案库中提取档案，对出库实体档案逐一清点，保证每一卷档案与提档单上记录准确一致。
1）档案管理人员负责对出库的档案实体进行出库登记（包括出库日期、全宗号、年度、保管期限、目录号、盒号/卷号、调卷数量等信息），并由档案管理人员和项目负责人共同签字确认。
2）档案管理人员负责填写《调卷单》相关信息，包括调卷时间、全宗号、年度、保管期限、目录号、盒号/卷号、调卷数量等信息，对于调卷时所缺的卷，在《调卷单》上要明确进行说明，对短缺以及其他特殊情况的处理要进行详细记载，最后需要由双方共同确认签字。
3）档案管理人员陪同、监督项目承担方将档案实体从用户库房运送到涉密场所的全程。
2、档案整理分类
对于已经装盒的档案，逐盒展开，确认每盒档案都是同一地区（县级市、市辖区）普查登记表。
3、编制页码
同一地区文件，从“1”开始编制，不能断号、重号或不编制。
4、扫描
扫描人员依据以下技术和工作要求扫描：在C盘以外的电脑硬盘上建立以自己名字命名的文件夹，在该文件夹内部建立以日期命名的文件夹，最后在这个文件夹下建立以档号为文件名的文件夹；再根据要求，按照件号逐件进行扫描。在扫描的过程中，根据档案原件的状态，因不同的扫描方式(大幅面扫描方式、平板扫描方式、自动进纸扫描方式)选择对应的扫描仪进行扫描。扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的色彩、亮度、对比度为最佳效果。
扫描分辨率原则上为300dpi，扫描时可根据该份材料的实际情况调整，以保证扫描后的图像清晰、不失真、图像完整，不影响利用为前提。如原件质量较差，可适当提高分辨率，分辨率的调整原则上以实际材料为准。
扫描图像必须完整、不偏斜，不能出现扫描的图片缺少内容或字迹不清晰等。清晰度且与原件一致，不得漏扫、多扫。
同一盒文件的扫描图像命名由“1”开始，逐个命名，该命名由扫描软件自动生成，扫描完每份材料后统一保存到指定文件夹，图片格式为JPEG。
5、图像处理
1）对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，数字图像整体的偏斜度不得超过1度，不得出现图像的部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象，如原始材料存在部分倾斜，以页面中标题纠正为准。
2）图像文字清晰，便于清楚阅读
3）图像正文区影响可懂度的杂质和非正文区影响整洁度的杂质、黑边、污点等均应去除，但应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌。
4）图像尺寸应保持原稿尺寸。
5）处理后的图像内容必须完整，与纸质档案一致，图像居中、整洁、美观。
6）最后成品图像的页数必须与材料页数一致。
7）图片不可以裁剪过重，尽量保持原稿尺寸大小
6、条目核对
核对人员，检查已有目录档号、题名、年度、机构、责任者等关键字段是否准确，确保目录和图片匹配。
7、质检
在档案数字化加工中，图像质检人员对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。如在质检的过程发现有错误现象，需将错误信息记录在《流程交接单》上，返回以上相关环节人员，并要求在当天内提供复检数据，再进行二次数据复检，在图像质检过程中，对于个别与原件问题有关的不符合标准的图像必须查找档案原件进行核对。
8、挂接
项目负责人在档案数字化加工中，对档案原件进行扫描图像质检、录入数据质检合格后，以档号为关联关系，对接档案目录信息与扫描图像文件。每次完成挂接工作后，系统自动提示挂接总数，成功件数，失败件数。记录提示挂接的结果，对录入数据、扫描数据进行二次检查。不合格返回相应上一环节，确保数据100%挂接。登记挂接信息。
挂接注意事项：
挂接之前要保证录入数据、扫描图片数量及质量准确无误
9、打印目录
在档案数字化加工中，目录检索信息经过了修改更正或补录入，质检人员验收通过后，应打印一份纸质目录供利用查阅备查。原来的纸质目录有修改的情况应更换。
10、档案还原装盒
将地名普查登记表装入文件袋并码放整齐装入档案盒，顺序由上至下为：案卷封面、卷内目录、地名普查登记、备考表、案卷封底。
11、数据验收
1）档案前处理质检。辽宁省档案馆地名档案管理部对加工单位经过自检后符合规定要求的成果，每批以抽检10%-20%的方式对档案前整理质量进行验收，合格率达到98%以上（含98%）予以验收通过，抽检合格率在98%以下，全部退回重检，在退回自检期间，辽宁省档案馆地名档案管理部将不再提供扫描实体。
2）图像扫描和目录建库数据质检。辽宁省档案馆地名档案管理部对加工单位经过自检后符合规定要求的图像扫描和目录建库数据成果，在中标单位无偿提供的客户质检管理终端上，每批以抽检10%-20%的方式对图像扫描和目录建库数据进行验收，其中：档号、扫描无漏页、扫描图像完整性的准确率必须达到100%，其他数据项允许差错率控制在2%以内。
3）档案数据挂接验收。辽宁省档案馆地名档案管理部对加工单位经过自检认为质量已经符合规定要求的档案数据挂接成果，每批以抽检20%的方式进行数据验收。要求数据挂接准确率达到98%，如发现一条未挂接数据，退回重检。
4）档案实体验收。档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、掉页、卷间文件颠倒等作为差错，合格率必须达到98%，予以验收通过。
5）以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式二份。验收“通过”的结论，必须经加工单位项目负责人和质检人员审查签字，并提交辽宁省档案馆（馆）审核确认后方有效。
12、档案归还
在数据验收合格之后，项目承担方协同档案管理人员共同还库，在项目相关人员检查无误之后，在档案出入库登记表上签字确认。
二、商务要求
1、合同履行期限：2022年12月31日前完成。
2、履约地点：辽宁省档案馆。
3、付款方式：签订合同后支付50%合同款，全部完成并验收合格后支付剩余合同款。
4、合同方式：固定总价合同
5、验收标准：符合国家相关规定。
验收程序：由采购人进行验收。
验收报告：由采购人出具。
组织验收主体：本项目的履约验收工作由采购人依法组织实施。
6、违约责任：
（1）成交后，不得擅自将项目以任何形式转包、分包。
（2）成交后，如因供应商原因导致未按合同约定时限完成服务，每延期一天罚款总合同金额的1‰。
2.落实政府采购政策需满足的资格要求：（1）本项目为专门面向中小企业采购的服务类项目。 （2）中小企业是指《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库[2020]46号）中规定的中小企业单位，本项目为服务采购，要求服务由中小企业承接，即提供服务的人员为中小企业依照《中华人民共和国劳动合同法》订立劳动合同的从业人员。 （3）本项目采购标的所属行业为《工业和信息化部、国家统计局、国家发展和改革委员会、财政部关于印发中小企业划型标准规定的通知》（工信部联企业[2011]300号）中规定的“其他未列明行业”。 （4）根据《关于促进残疾人就业政府采购政策的通知》财库〔2017〕141号、财政部《司法部关于政府采购支持监狱企业发展有关问题的通知》财库〔2014〕68号的规定，残疾人福利性单位、监狱企业视同小型和微型企业。
参加辽宁省政府采购活动的供应商未进入辽宁省政府采购供应商库的，请详阅辽宁政府采购网 “首页—政策法规”中公布的“政府采购供应商入库”的相关规定，及时办理入库登记手续。填写单位名称、统一社会信用代码和联系人等简要信息，由系统自动开通账号后，即可参与政府采购活动。具体规定详见《关于进一步优化辽宁省政府采购供应商入库程序的通知》（辽财采函〔2020〕198号）。
