需要落实的政府采购政策：本项目专门面向中小企业采购，所属行业为“信息传输业”，投标人须提供《中小企业声明函》。

按国家相关标准严格执行。中标方必须严格遵守《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》和《纸质档案数字化规范》等有关法律法规及国家标准，与采购人签订保密协议，不得以任何方式泄露或备份档案信息内容，数字化产品须符合国家规范。规范标准：

1.《中华人民共和国档案法》；

2.《全国档案信息化建设实施纲要》；

3.《电子文件归档与管理规范》（GB/T*****-2002）；

4.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）；

5.《数字档案馆建设指南》（档办[2010]116号）；

6.《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；

7.《档案著录规则》（DA/T18-1999）；

8.《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）；

9.《科技档案案卷构成一般要求》（GB/T*****-2008）；

10.《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）；

11.《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2020-2022）。

（一）整理要求

档案规范化整理包括:分类、编码、盖章、编目、打印目录、备考表、装订、装盒、上架等（更换档案盒，档案盒封面及背脊等标识项目需打印）。

科技档案整理应符合成套性原则，要求分类科学、鉴别准确、编排有序、编目清楚、编号正确、修裱规范、装订装盒应符合国标。

（二）目录录入

1、目录数据录入人员，严肃认真，逐条核对，在区档案馆管理人员的指导、监督下，进行完善与更正。

2、对照档案原件，检查卷内文件目录的所有项（包括全宗号、案卷号、顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、保管期限、归档年度、秘级、备注），保证其正确、完整，并与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录，如有漏编目录，应补编目录。

（三）数字化要求

1、中标方组织人员和设备到区档案馆指定地点进行整理和数字化服务。进行扫描和图片处理的计算机必须屏蔽USB接口和光驱等外设功能，中标方不得使用U盘、光盘和其他工具复制、刻录档案数据。

2、为明确责任，确保档案数据安全，中标方必须提供三个移动硬盘备份扫描数据以及成品数据，所有数据在上传区档案馆馆藏档案信息管理系统前，安全保管责任由中标方负责。

3、对中标方已完成的数据成品，经我馆有关人员质检后，由信息技术人员负责上传到馆藏档案信息管理系统。

4、数字化处理必须遵循和满足国家档案局颁发的《纸质档案数字化规范》要求。坚持对需要扫描的档案一页不漏地全扫的原则，以达到真正备份档案的目的。对扫描文件为“秘密”、“机密”、“绝密”的及重要档案，由区档案馆指定专人全程跟踪，由档案馆提供专用保密存储设备存储。

5、图像文件格式为JPG或PDF，扫描像素200DPI及以上。对扫描后的图片文件必须进行图片处理。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；对图像文件页面中出现影响图像质量的杂质，如噪点、黑框、黑边等均应进行处理；对扫描后的图片文件不清晰的，须进行对比度和亮度调节。

6、所有扫描的图像文件经过处理合成PDF文件上传挂接到馆藏档案信息管理系统中，以便于全文检索。

7、要确保合成的PDF文件与数据库中的文件目录100%挂接正确。扫描的档案原文必须有完整的档案路径标识，成品PDF文件名与数据库中文件目录的档号一一对应，以便于区档案馆日后清查和备份数据。

8、挂接文件时如数据库的目录与PDF文件对应有差异，应根据实际情况来处理，可采取复制文件匹配目录或修改目录数据库的方法来解决。如修改了目录数据，则需以卷/盒为单位重新打印目录，与对应的档案案卷（盒）重新装订或归档。

9、馆藏档案由区档案馆严格做好出入库登记，根据中标方的工作进度确定每批次出入库的档案数量。每一卷（盒）档案都必须配有工序单，完成每道工序后由经手人签名。

10、扫描工作流程完成后，提供在馆藏档案信息管理系统中可检索、规范的扫描数字化成品。原则上做到档案经过数字化处理后，基本可以封存档案原件。

11、纸质档案数字化处理统一以A4纸张报单价，纸质档案不足A4的，按A4折算，超过A4的，按一定比例进行折算成A4（A3=2张A4；A2=4张A4；A1=8张A4；A0=16张A4）。

（四）其他要求

每个全宗的档案数字化完成、档案馆对全宗的档案进行开放的鉴定之后，需形成开放档案目录,并在档案馆的指导下对每个全宗的全宗指南进行完善与补充，建立全宗卷。

服务时间：合同签订后2022年12月底前完成。

服务地点：采购人指定地点。

1、工作场地

由采购人负责提供工作场地，供应商在指定的工作场地工作，并自觉遵守采购人的相关管理规章，特别是保密管理规定，做好保密承诺；不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。

工作时间：成交方工作人员作息时间与采购人工作人员一致。

2、设备

本项目所必需的计算机、扫描仪、工具耗材（包括档案整理所需档案盒、打印机、档案装订耗材，工作用具等）等设备由供应商自行配备。

3、沟通机制

项目负责人每周将工作情况向采购人汇报，让采购人及时了解项目实施的情况，分析项目工作的进展与问题，进而更好地把握项目工作的方向与进度。

4、因本项目涉及采购人单位及政府机密文件，成交人须对所提供的服务严格保密，不得将服务事项透露给无关人员。

1、本项目采用简易程序验收。

2、档案数据验收：数字化项目全部完成后验收，按规定由区档案馆组织进行。
3、数据检查

（1）为保证档案数字化工作的质量，区档案馆将严格地进行全程数据质量检查，发现问题及时通知中标方进行整改。
（2）检查的内容为已完成扫描并经过处理和转换后挂接的数据，包括目录数据库、图像文件及数据的对应关系。

(3)对于纸质档案的质量，区档案馆将严格按照国家档案局各种门类档案的整理要求进行验收。
4、验收指标
如果出现目录数据库与图像文件挂接错误、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，则检查定为“不合格”，发回重扫或检查错漏。具体指标如下：

（1）对中标方提供的数字化成品，区档案馆将安排专人对扫描文件逐页进行数据检查，发现问题及时整改，要求最终差错率为0。

（2）扫描图像：无漏扫。

（3）图像质量：分辨率 ≥200 DPI，图像质量完好率 ≥99%。
（4）文件命名：图像文件的命名无差错。
（5）目录与图像挂接：挂接正确率100%。

（6）档案原始材料：100%不缺失。

1、中标方应规划好时间，投入适当的人力和物力，在2022年12月底前完成数字化工作，并通过验收。

2、服务质量保质期：1年。

3、服务时间及地点

3.1服务时间：合同签订后2022年12月底前完成。

3.2服务地点：采购人指定地点。

4、结算方法

4.1付款人：长沙市开福区档案馆（通过国库集中支付）。

4.2付款方式：签订合同后支付合同总金额的30%；项目验收合格后支付合同总金额的65%；余款5%在项目验收合格一年后7天内无息付清。

5、本项目采用费用包干方式，报价包含招标范围确定需要的设备及材料购置、员工工资、社保、住宿、餐饮、装备、培训费、管理费、通过验收、利润、税金等一切与该项目管理有关的费用，供应商应详细列明项目所需的各项费用，如一旦成交，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交人负责，采购人不再支付任何费用。

6、在合同实施过程中，如果政策发生变化，相关费用不随政策变化而进行调整。

7、在合同实施过程中，采购人有权根据成交人的工作实际情况对其所服务的工作范围、内容等进行调整（包括增加和减少服务内容），成交人须无条件服从采购人的调整安排。

8、其他未尽事宜，由采购人与中标人双方协商在合同中约定。

9、采购人不组织现场踏勘，投标人在投标前，如需踏勘现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负。