采购询价函

各供应商：

根据工作需要，我社拟对2021年度文件资料、照片、录音、录像、实物资料及2019-2021年度会计、基建、历年审批资料归档整理及数字化加工服务进行询价，请结合以下内容进行书面报价。

一、项目名称：档案整理及数字化加工服务。

二、基本情况：2021年度文书、照片、录音、录像、实物档案及2019-2021年度会计、基建档案、历年审批资料归档整理及数字化加工服务。

三、项目预算：7万

四、项目完成时间：2022年11月30日前内。若因甲方原因影响项目实施的，完成时间可相应顺延。

五、提交材料要求：报价文件应包含以下内容（提供的材料需加盖公章）。

1、报价表（附件1，必须提交）；

2、提供有效的工商营业执照副本复印件（必须提交）；

3、供应商参加政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录，没有不良信用记录的承诺（必须提交）；

4、法定代表人身份证明复印件（必须提交）；

5、有效的法定代表人授权委托书及委托代理人身份证明复印件（如是法人竞标的，不用提交委托代理人身份证明复印件）；

6、本项目实施方案和服务承诺（按照附件2的要求提交本项目的实施方案和服务承诺，必须提交）；

7、服务商拟投入本项目的技术力量:

（1）项目负责人同时具有档案系列中级职称和高级档案管理师证书复印件（如有请提交，优先考虑）；

（2）项目实施人员通过档案主管部门业务培训并持有效证书复印件（如有请提交，优先考虑）；

（3）可证明投标人能力或业绩的证明文件（如有请提交，优先考虑）；

（4）熟悉档案整理及数字化加工工作，项目负责人有15年以上的经验，对档案年检的工作流程清楚，并配合协助档案年检材料撰写等相关工作（如有请提交，优先考虑）。

（5）按采购人的要求对档案管理系统进行维护服务，内容包含支持业务模块定制，可定制内容包含档案类型、录入项、录入规则、录入界面调布局、显示规则、查询规则、排序规则、电子文件挂接规则、报表打印式样、功能按钮设置、数据导入、导出等。项目验收时，如果未能提供本项目服务，本项目将不予验收结算。

8、投标人认为需要提交的其它材料（如有请提交）

报价文件必须密封提交，所有报价文件必须按询价函中规定截止日期前派人递交到广西壮族自治区供销合作联社，逾期的不再接收。

六、材料递交截止时间：2022年8月26日下午17：30前。

七、材料递交地址：南宁市青秀区桃源路45号。

八、确定中标单位：由我单位根据报价文件情况确定成交供应商。

广西壮族自治区供销合作联社

2022年8月22日

（联系人：杨寿宪，联系电话 0771-******* ）

附件1

档案整理及数字化加工服务报价表

报价单位（盖章）

日期：年 月 日

附件2

采购需求

一、适用标准

1. 档案整理归档要求执行国家档案局《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015》、《会计档案管理办法》（第79号令）、《广西壮族自治区机关照片档案整理规则》（试行）、《广西壮族自治区机关照片档案整理质量标准》（试行）、《广西壮族自治区实物档案整理规则》（试行）、《录音录像档案管理规范》、基建档案整理符合《建设项目档案管理规范》等。

2. 档案数字化服务技术参数及要求执行国家档案局《中华人民共和国行业标准纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》（试行）、《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》、《广西壮族自治区保密局关于加强对纸质文件资料数字化扫描实施保密管理的通知》、《广西壮族自治区纸质档案数字化实施项目验收管理暂行办法》等。

二、归档、整理服务需求

1. 鉴定分类：对档案资料进行正确的鉴定、分类、确定保管期限。

2. 装订、编页码：按档案整理要求对每件档案进行拆钉、装订（含对破损档案及不规则档案进行抢救、托裱）、编页码，对图纸进行折叠。

3. 组卷：按各门类档案的卷内文件排列要求和档案形成的有机联系等特征进行组卷。

4. 编制档号：盖档号章，按照档案分类大纲正确加盖档号章、填写档号（含全宗号、分类号、件号、保管期限等基本内容）。

5. 著录：在核对纸制档案的基础上，严格按照《档案著录规则》（DA/T18-1999）将档案目录著录到采购人的电子档案管理系统。打印并装订档案目录纸质目录一式二份，一份放进档案盒内，另一件作为总目录检索使用。

6. 填盖档案盒封面。采用字粒和刻制印章进行填盖，要求清晰、整洁、美观。

7. 入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，印制张贴档案柜签，以方便查询利用。

三、数字化服务需求

1. 扫描质量要求

（1）对本项目，考虑档案纸张的原因，要求成交供应商采用专用扫描仪进行扫描。扫描图像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏页和重页，保证电子图像的完整齐全。

（2）扫描后的图像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率为300DPI以上，无压缩，对于案卷中出现字迹较小、较密集等特殊情况，应提高分辨率至400DPI及以上；对于纸质档案中出现的照片，采用600DPI以上分辨率进行扫描。

（3）扫描图像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的图像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的图像文件进行纠偏、去污、裁边等图像优化工作，保证处理后的图像清晰端正而且有效信息与档案资料完全一致。

（4）认真填写数字化转换过程交接登记表单，登记扫描页数、核对数据、记录质检结果和处理意见等。

2. 图像质检处理要求

（1）图像质量应达到图像完整、清晰，无污点，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。

（2）检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理，因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。

（3）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，影像偏斜不得超过1度，以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。纠偏不允许切除档案原有页面。

（4）对图像页面中出现的不属于档案原件的、影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。

3. 数据挂接、目录审核、质量控制

（1）扫描后的文档格式及图片命名方式与自治区档案局要求上报的格式相一致。格式为彩色JPG格式。

（2）扫描后的图像文件按自治区档案局的《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》的“图像文件命名”方式命名。

（3）由成交供应商负责对扫描数据条目信息、数据挂接的正确性进行核对并全部负责。

（4）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合业主方档案管理系统要求。

（5）成品验收图像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：100%；索引数据库挂接准确率：100%；否则采购人有权单方要求重做。

4. 数据提交

（1）完成扫描加工服务后，形成的数据成品要根据交接清单提交规范编目的成品图像数据和目录数据档案级光盘至少1套。

（2）档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属使用单位所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。

5. 保密要求

成交供应商必须与采购人签订安全保密协议，档案数字化加工人员参加由采购人组织的安全保密教育；在档案数字化加工过程中，遵守采购人的相关档案管理制度以及国家、地方保密法规。

文件下载：

关联文件：