一、项目名称：2022年国际商事法律合作论坛

二、项目预算金额：*******元；项目最高限价：*******元。

三、项目背景：

经中国贸促会批准，2022年国际商事法律合作论坛（以下简称论坛）将于2022年11月16日—18日举行，采取线上线下结合方式举办，为期三天。本届大会由中国贸促会商法中心、中国贸促会法律事务部和长沙市政府（以下简称组委会）共同承办并负责组织实施，中标单位须做好本届会议组织、嘉宾邀请、线上论坛系统建设、会务接待、宣传等工作，包含重点嘉宾食宿安排、接待服务、会务组织、宣传推广等工作，并按组委会要求把本次论坛办好。

工作时间：预计2022年9月至会议后续工作完结。

按照国家相关标准执行

服务清单

备注：以下由甲方验收后据实结算，投标人需提供实际服务内容清单作为付款依据。

工作时间：预计2022年9月至会议后续工作完结。

地点：按照招标文件要求的标准执行。

四、工作服务内容和管理要求

（一）会议组织及嘉宾邀请

1、论坛的呈报及审批工作，做好主办单位及相关部门的对接工作，做好相关支持单位、协办单位的联络工作。

2、论坛组织策划相关工作，结合年度国际法律重点、热点问题及专家意见，确定论坛主题、议题及本地元素融入等内容。

3、根据论坛总体安排和方案，做好发言嘉宾、参会嘉宾、协办单位等的邀请工作。

（1）发言嘉宾。包括致辞嘉宾、（主旨）演讲人及讨论嘉宾等，总人数不少于60人（线下嘉宾40人，线上嘉宾20人）。其中国内外政府部级以上官员不少于3人；国际组织官员不少于3人；国（境）内外商协会负责人、相关领域专家学者、国内外知名企业负责人以及其他重要参会人员不少于30人。

（2）参会代表。广泛动员贸促系统、商协会、法律机构、企业等嘉宾参会，线下省外嘉宾不少于100人，线上参会人数达到*****人。

4、根据嘉宾邀请安排，做好嘉宾的参会相关组织和报批工作。

5、做好论坛举办期间开幕式及会议现场组织、指挥与调度工作。

（二） 会议线下服务部分

1、日常工作服务

（1）根据组委会需要，制定大会总体接待方案、综合协调工作方案、新闻宣传方案、安保及后勤保障方案等，并组织实施。

（2）根据组委会需求，制定各项策划方案（开幕式、餐叙交流、圆桌论坛、考察等），成立各工作小组，做好方案执行工作，保证方案顺利完成。

（3）派驻工作人员参与组委会日常工作（自中标之日起到总结会结束为止，工作地点：地方组委会办公室，食宿自理）。会前20天根据工作量情况适当增加工作人员。

（4）根据组委会需求，负责自行派驻工作人员必要的相关办公设备及办公用品。

2、宣传与城市氛围营造

（1）根据组委会要求，在酒店或其他合适的醒目位置做好论坛内容发布，安排好新闻发布会并配合组织实施。

（2）配合组委会制定大会宣传策划方案，邀请电视台、网络、电台、报纸等媒体在论坛前期、中期和会后进行宣传报道，选择省级、市级媒体深度合作。

3、参会人员管理

（1）负责对重要嘉宾提供接待服务（国内外重要嘉宾往返交通、落地食宿，按国家相关规定标准执行）,具体人员名单由采购人提供，外宾人数约在40人左右，国内嘉宾约在60人左右。

（2）协助组委会，做好驻华使领馆、知名法律和商务服务机构等相关嘉宾的邀请工作；协助组委会，做好省内外相关部门、商协会组织、商务服务机构对接，动员和发动相关嘉宾参加论坛。

（3）负责对参加论坛的领导、嘉宾、工作人员、媒体、相关单位进行会议邀请和通知发放（电话、传真、邮件），统计参会人员情况等；

（4）负责对邀请人员、工作人员、媒体代表签到、入住手续办理、领取资料、会期的咨询等相关服务。

（5）负责对论坛的所有工作人员进行外事培训及接待培训，根据需要，负责招募和培训志愿者。

（6）根据参会人员代表组成的不同，制定接待手册，制定重要嘉宾接待方案并安排专人负责一对一接待。

（7）负责对论坛确定的所邀重要嘉宾提供对接服务（会议系统使用指导、信息采集等）。

4、会场、住宿、餐饮和车辆保障

（1）负责对酒店及相关配套设施进行调研，制定场地使用方案。大会会议场地租赁（不低于500人），符合国际性会议标准。制定论坛邀请人员、工作人员、普通代表住宿酒店方案。

（2）负责重要嘉宾酒店住宿及所有参会人员的用餐安排（食宿标准按照国家财政部门规定执行）。

（3）负责餐叙活动环节设置、氛围营造和餐叙活动方案，并组织实施。

（4）负责保障组委会重要嘉宾用车安排，约100人接送站（机），一次长沙市园区企业考察（100人以内），会期酒店及会场备用车（用车标准按国家财政部有关规定执行）。

5、会议会议标识及布置

（1）大会的主形象及延展设计

负责大会会标设计、主形象设计、各项物料延展设计。

（2）物料制作

a)相关工作会议手册、接待手册、会后总结报告的设计排版与印刷。

b)大会相关资料袋、会议指南、工作手册、会议证件、车贴、席位卡、餐券等相应物料的设计与制作。

c)现场展览展示设计与制作

（3）酒店氛围营造

a)酒店內注册台、公共区域的搭建与布置。

b)酒店会场氛围布置（包括会议日程、会议功能区域分布图、氛围营造搭建布置、酒店內等场地导示）。

c)负责主会场、餐叙交流场地的搭建布置和检查工作（包括主舞台搭建、灯光舞美、音响、话筒等），要求在会议前搭建完毕及保障到位。

（八）会后管理

（1）会后材料清点和交接

a)会议结束后将相关资料与会人员名册整理归档。

a)统计并归还地方承办方提供的办公用品。

b)会后将会议剩余资料统计、清点、分类盘点入库，签字确认交接单。

c)协助组委会进行活动后续工作事项，邮寄快递等。

d)负责完成会期相关资料的保密销毁工作，协助整理提交会期的所有音频、视频、图片和工作文件并存档。

（2）配合完成总结会

a)配合组委会进行总结会筹备工作。

b)配合完成会后会刊和视频的制作。

（三）会议线上服务部分

1、基础软件平台建设及硬件配套

根据组委会的要求，做好基础支撑软件平台搭建、服务器建设、存储备份建设、运维管理系统建设、构建多协议直播推流通道平台、创建多维度展示窗口、重构线上各渠道交流通道等，聚集和对接国内外企业和法律、商务服务资源。

（1）基础软件支撑平台

包含数据库软件的高级保密机制，具备强大的网络功能和分布式功能组成各种计算模式，包含数据库软件应提供高级备份和恢复的子例程。

（2）中间件

宜采用当前国内外主流的中间件软件。选择中间件产品应满足支持J2EE1.8以上，应用支持JDK1.8及以上版本；支持广泛操作系统以及主流的数据库、WEB 服务器及浏览器；具备良好的可扩展性，能够进行水平的或垂直的扩展；满足多种负载平衡的算法，以完成对负载的分配；支持多种平台环境下的集群及配置工具与向导功能、 HTTP 会话复制和故障转移以及分布式的事务、能够跨越多种资源类型（数据库、消息等）。

（3）储存备份建设

包含建设高性能存储及备份一体机来支持历届论坛数据备份及存储。

（4）运维管理系统建设

定制一套运维管理系统，运维管理体系支持基础平台正常运行，主要包含交付、监控和运维等，交付包含应用、数据、资源以及安全防护级别的交付；监控包含应用、数据、资源等监控；运维包含容量规划、生命周期和问题分析等。

（5）构建多协议推流直播通道平台

具备国际商事法律领域的直播经验，具备升级直播通道的集成场景技术要求，同时对接人员需具备该行业领域知识，可与海外律师、使领馆等海外嘉宾无缝对接。

a)连接稳定：可保障在长时间音视频通话及弱网情况下的保持正常连通，供优质的通信质量保障，并支持多语言版本；

b)消息通道：支持用户向直播间发送自定义消息，使用灵活方便，扩展性强，可满足多场景需要，如：远端控制、会控管理。

c)支持 RTMP/SRT 等多协议直播推流能力，保障 100W 级别同时直播推流服务。

d)高质量、低延迟：视频属性支持高标准的分辨率；音频支持双声道；音频及视频丢包处理；正支持用户向房间中发送自定义消息，可根据消息指令实现自身业务逻辑处理，使用灵活方便，扩展性强，可满足多种业务场景，如：远端控制、会控管理。

（6）构建多维度展示窗口及推广运营

重构后台管理短信系统、用户信息、IM系统、配置、数据、意见反馈以及CMS系统；新增直播多路平台推流以及对接系统，需具备展示窗口及推广运营相关领域的实力。

（7）重构线上各渠道交流通道

通过搭建的全新的可运维的网上论坛和定制的直播平台，重构页面的评论、回复等互动，直播间提问、评论等功能，以及预约洽谈等为交易双方提供私密聊天室，完善多渠道沟通交流通道。

2、现场具体实施服务内容

（1）做好相关配套软件开发，保障论坛直播、展示、交流洽谈等功能实现，安排直播技术人员（中英双语）前期做好与发言嘉宾的对接，直播期间提供技术运维和中英双语服务，为直播提供技术和语言保障；

（2）做好论坛官网、报名系统、短信邮件通知系统的建设，负责官网、公众号等自媒体平台运营及推广，负责facebook，Twitter，LinkedIn等国外平台广告及推广。

（3）提前梳理论坛各个环节流程，并确保报名系统、直播平台可正常使用，同时，在直播正式开始前提前进行多次彩排，确保顺利完成直播。

（4）负责线上活动期间的技术保障，保证论坛各项线上活动有序开展。

（5）安排专人负责对

验收要求：本项目按照简易程序验收，中标人需提供实际服务内容清单作为验收依据，作为申请付款的凭证之一。

其他要求

（1）验收要求：本项目按照简易程序验收，中标人需提供实际服务内容清单作为验收依据，作为申请付款的凭证之一。

（2）付款人：中国国际贸易促进委员会长沙支会（通过国库集中支付）

付款方式：合同签订后30个工作日内支付合同金额的50%，会议结束后20个工作日内经采购人验收后根据实际工作内容，据实结算，中标人需提供实际服务内容清单作为结算依据。

（3）本项目采用费用包干方式服务，投标人应根据项目要求和现场情况，按照服务要求详细列明项目所需的人工、管理、财务等所有费用。

（4）如遇疫情或政策等不可抗力因素，采购人有权终止本项目合同。