亳州市医疗保障局2001-2021年征缴类档案整理及数字化加工；档案管理系统定制开发。

2001-2021年征缴类档案约8万页，软件定制开发1套。

备注：1.以上数量为页数核算；合同最终结算价款按照页数*单价计算，页数按照实际加工的页数计算，单价按照投标人报出的每页单价计算。

2.计页方式，纸质档案数字化处理统一以 A4 纸张报单价，纸质档案不足 A4 的，按 A4 折算，超过 A4 的，按一定比例进行折算成 A4（A3=2张 A4，A2=4张A4，A1=8张A4，A0=16张A4）。

3.最终结算金额以实际加工量进行结算。

4.项目所需的工具及耗材费用，档案扫描工作中的所有设备、档案运输费用、工具与耗材费用均由中标方承担。工作场地及相关水电需求由招标方提供。

5.数字化工作人员的工资、福利、食宿、交通等费用均由中标方提供。

不高于人民币：14万元

本次采用综合报价：软件开发费用X元，整理及数字化加工单价X元/页。

最高投标限价为 ：软件开发费用6万元 ，整理及数字化加工1元/页。

60个日历天。

六、报价人资质条件

（一）符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的条件：1.具有独立承担民事责任的能力；

2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

4.有依法缴纳税收的良好记录。

5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录

（二）投标人具有法人资格。

七、报价要求

（一）报价文件构成：报价人应提交经单位法定代表人有效签署的“报价函”、营业执照副本、法定代表人身份证复印件，法定代表人授权书（法定代表人参加可不填写），将报价文件装订成册、密封并在信封上标明报价项目名称，在本询价采购文件规定的报价地点和时间前递交至指定机构地点。

（二）报价：报价人以人民币报价。报价人应一次性书面报出总价，该报价一经询价小组认可，即为签约的合同价。报价人只允许有一个报价，任何有选择的报价将不予接受。签约方的报价函将作为合同的组成部分。

（三）报送方式：直接送达或邮寄送达。

八、报价时间及地点

报价文件于2022年9月9日11：00前报送到亳州市医疗保障局810室（亳州市谯城区希夷大道350号），逾期视为无效。（同时送一本同规格以往印制的样本）联系人：秦科长，电话：*******。

九、废标条款及无效报价

（一）在询价采购中，出现下列情形之一的，应予废标：

1.符合专业条件的报价人或者对询价文件作实质响应的报价人不足三家的；

2.出现影响采购公正的违法、违规行为的；

3.报价人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；

4.因重大变故，采购任务取消的。

（二）报价文件属下列情况之一的，应当在资格性、符合性检查时按照无效报价处理：

1.未按照询价文件规定要求密封的；

2.不具备询价文件中规定资格要求的；

3.不符合法律、法规和询价文件中规定的其他实质性要求的。

十、评标及合同授予标准

采购方将成立专班，在纪检监察组监督下公开评标，并把合同授予响应询价采购文件要求的报价人。

十一、订立合同

按照《中华人民共和国合同法》的规定订立合同，双方严格履行合同义务。

附：项目技术要求

1、业务标准与规范要求

《归档文件整理细则》（DA/T22-2015）；

《档案著录规则》（DA/T 18-2022）；

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）；

《档号编制规则》（DA/T 13-2022）；

《纸质归档文件装订规范》（DA/T 69-2018）；

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T *****—2016）；

《文书档案案卷格式》（GB9705—88）；

《档案交接文据格式》（GB/T*****-92）；

《档案分类标引规则》（GB/T *****-94）；

《档案工作基本术语》（DA/T 1-2000）。

2、档案规范化技术要求

2.1 档案出库

中标方与采购方项目管理人员办理档案出库手续，借出待扫描档案，档案出库应逐卷清

点，案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录，

办理交接手续。

2.2 档案整理要求

（1） 根据采购人要求，对拟扫描档案进行鉴定，剔除不需扫描的重份文件，区分扫描件与非扫描件。

（2） 剔除卷内所有金属物，如订书针、回形针、大头针和金属夹等，对胶粘部分拆除可能破坏档案的可以不拆除，应确保不对档案原件造成二次损害。

（3） 清点档案页数，如卷内未标页码或者页码标注错误都应按实际情况重新标注页码，不得出现漏页、错码。

（4） 检查卷内目录，没有卷内目录以及卷内目录和实际情况不符的，要重新编制目录以替换原目录（原卷内目录应铅笔注明出处并移交采购人工作人员）。

（5） 检查盒内、卷内等备考表，按照采购人要求进行标注、修正、更换（原备考表应铅笔注明出处移交采购人）。

（6） 按照采购人要求，制作、打印档案封皮以替换原封皮（原封皮移交采购人）。

（7） 对霉变、破损、折皱不平的档案，应当进行技术处理再扫描，档案除霉、托裱、展平等技术处理应符合《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）等规范和采购人要求。

（8） 纸张过小，很薄很脆纸张破损的等要贴在相应规格纸上（如 16K,B5，A4）。

（9）档案整理过程中，替换掉的卷内任何材料或者工作笔记都要交给采购人，不得自行处理。

2.3 档案扫描要求

（1） 扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描。

（2） 扫描分辨率：不低于300dpi，对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。

（3） 图像存储：扫描原图应采用 TIFF 格式进行不加密存储，选择 LZW 无损压缩模式。图像处理的图片应采用 JPEG 格式存储，选择一定比例压缩，A4 幅面大小图片容量在 800KB以内，A3 幅面大小的图像容量控制在 2M 以内。将结果处理后的 JPEG 图像合成双层 PDF

挂接到系统中。

（4） 其他要求：扫描图像应与原纸质档案保持一致；扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。

2.4 图像处理要求

对图像进行纠偏、去污、图像拼接、裁边处理等处理。要符合以下要求：

（1）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（2）去污：扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。

（3）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。

（4）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

2.5 目录著录要求

（1）档案目录著录要符合《档案著录规则》（DA/T19-1999）、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/T450-2004）等规定和采购人要求。

（2）目录著录可直接在采购人使用的档案管理软件中进行，也可由中标人在自备软件中著录后，再批量导入采购人使用的档案管理软件目录数据要严格符合采购人的档案管理软件要求，能实现软件中和目录相关的全部功能。

（3）档案系统已有目录要进行校对、缺项补齐，确保正确。

2.6 还原装订要求

库藏档案恢复装订时，应尽可能利用原孔进行穿线装订，以左齐下齐整理整齐，保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏，不得出现页次颠倒、漏页、错页，装订时发现无装订边，可能会压字，危害文件内容时，应适度镶边后再装订。

2.7 数据挂接要求

（1）档案数字化过程中形成的目录数据库与图像数据库，经质检确认合格后，通过网络挂接入采购人档案管理软件。

（2）中标方必须保证目录数据和图像文件的一一对应关系，确保扫描图像与案卷目录、卷内目录全部 100%挂接正确，数字化加工成果能在采购人档案管理软件中有效检索和显示。

2.8 数据验收要求

（1）以抽检的方式检查所有数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质量；抽检的比率不得低于本项目加工总量的5%。

（2）目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据、图像文件之一出现不完整、不清晰、 错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。抽检部分的合格率大于等于 99%时，予以验收“通过”。合格率＝抽检合格的总页（条）数/抽检案卷总页（条）数×100%。

（3）其他质检内容符合下列范围，标记合格，否则不合格。37

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1?；扫描图像：漏扫率≤0.2?； 图像质量：图像质量情况完好率 99%；

图像格式封装：图像文件的命名差错率≤1?； 著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率 100%，其余字段录入错误率≤5?；条目与

图像挂接：挂接正确率 100%；档案原始材料：100%不缺失。

（4）验收“通过”的结论，必须经采购人验收小组审核、签字后方生效。

（5）数字图像要求为 PDF 格式，每一件档案生成一个 PDF 文件或采用其他业主同意的方式生成 PDF 文件。PDF 文件要求打印后字迹清晰，页面整体美观。

2.9 数据备份要求

（1）验收合格后及时备份，为保证数据安全，备份可采取在线、离线相结合方式实现多套备份。

（2）数据备份也要进行检验，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整，文件数量是否准确等。

（3）数据验收合格后，中标方需将加工所得的电子文件转存到光盘和移动硬盘上，一式三份，内容不夸类、卷或件。光盘需为档案级光盘，移动硬盘需为主流品牌。

2.10 安全保密要求

本项目实施期间，严格遵守国家保密规定和采购人保密要求，不得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外，非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。

2.11数字化加工平台软件功能要求

本项目数字化加工流程需使用数字化加工平台软件，平台软件需具有以下功能：

（1）自定义流程：数字化加工的流程可以根据不同项目的个性化要求，进行区别化的定制，以满足不同项目的加工需求。

（2）提卷、查卷、还卷及任务分配：系统具有记录案卷出入库，能够完整的形成档案的提卷、查卷、还卷的全流程记录，并形成《档案流程记录单》，可打印日志进行存档。

（3）图像扫描：支持多种扫描模式：系统扫描色彩模式有黑白二值、灰度、彩色三种。支持扫描设备：系统能适配市面大部分扫描仪。系统支持多种文件格式，像 TIFF、JPEG、GIF、BMP 等文件格式。系统具有插页、删页、顺序调整，能够读取外部文件。

（4）图像处理：去污、图像切分、图像合并、图像纠偏、去黑边与装订孔、排序、删除、裁剪、旋转、自适应、缩放、多页面模式自适应、自动居中、图像模式转换、局部加深/变浅。

（5）条目著录——元数据捕获与成果输出，数字化加工系统对电子档案元数据进行自动捕获，将提取的元数据与电子档案目录数据合并形成文件级元数据库。

（6）条目质检——双机校对：双机校对是针对 2 个不同的档案库录入相同的数据信息，由两个不同的人员进行著录后，核对 2 个人员的录入内容的准确性。

（7）OCR 识别与提取：在数字化扫描加工中，有些图像上面的文字信息，要求作为元数据，要录入到档案条目里面。引入 OCR 技术，可以直接提取图像上的文字信息、减少手工输入文字的次数，节约录入时间、减轻工作量、提高工作效率。

（8）批量化修改与纠正：系统提供批处理功能，能够对批次条目数据中的问题进行批次纠正。

（9）格式转换：国家档案局对于各种不同类型的电子文件，做了电子文件通用格式规定，系统提供电子文件通用格式转换功能，支持将计入系统的文本、图像、视频文件转化为标准

的通用格式。

（10）统计功能

（11）查询检索功能

（12）数据移交功能

3、数字档案管理系统详细说明

数字档案管理系统包括：档案整理、档案保存、档案查询、档案回收站、档案统计、系统管理等六大功能模块。

3.1 档案整理

（1）档案设置

提供档案类型设置：包括档案类型新增、删除、修改等功能。

（2）档案录入

提供档案管理功能，支持多种类型的档案管理功能，具体包含新增、继承和保存、档号自动生成、档案修改、档案删除、批量挂接、档案检索、批量调整、排序设置等功能。

3.2 档案保存

对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。为防止数据丢失，电子档案管理系统应定期进行数据备份，并记录数据备份的时间等相关信息，确保数据备份的安全可靠性。

3.3 档案查询

提供档案数据的全库查询，通过输入关键词进行全库匹配，展示查询结果，以及全文检索、在线预览、原件下载等，并支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。

3.4 档案回收站

将用户删除的数据临时保存到数据回收站的功能，类似windows的回收站功能，在误删除后可以通过数据回收站进行数据恢复。

3.5 档案统计

提供统计报表功能，系统应具备对电子档案数量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。并提供报表数据导出、报表查询、打印等功能。

3.6 系统管理

系统管理包括：元数据管理、用户管理、日志管理置等子模块。

元数据管理

对电子档案元数据进行自动捕获，将提取的元数据与电子档案目录数据合并形成文件级元数据库。支持定制常用电子文件或电子档案元数据方案，元数据项的设置参考相关的国家和行业标准。

用户管理

提供用户管理功能，可新增用户、修改用户信息和用户置为无效功能，新增用户自动继承系统功能权限，可正常登录系统。

日志管理

用户对系统日志进行查询。

数字档案管理系统功能清单

亳州市医疗保障局

2022年9月6日