潭生机校字〔2021〕07号

关于印发《湘潭生物机电学校

采购管理办法（试行）》的通知

各科室、部门：

现将《湘潭生物机电学校采购管理办法（试行）》印发给你们，请认真组织实施。

湘潭生物机电学校

2021年9月27日

湘潭生物机电学校

采购管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为规范学校采购的管理工作，维护学校利益，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律法规以及湘潭市政府、湘潭市财政局相关规定，按照财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》《湖南省政府采购电子卖场管理办法》和学校内控制度的规定和要求，结合学校实际，特制定本制度。

第二条 本制度所称采购适用于学校各类货物、工程和服务的采购。学校食堂食品及食材则按照湘潭市教育局相关文件的规定组织采购。

第三条 严格遵守学校经费预算管理和内部控制制度规定，各科室采购项目必须在年初的预算内申报，特殊情况由科室提交调整预算申请,报学校校务会或党委会决定。

第四条 采购活动必须遵循公开、公平、公正和诚信原则。采购活动在校纪检监察部门、工会等部门的监督下公开进行。

第二章 组织机构及职责

第五条 采购领导小组由校长任组长，分管后勤副校长、分管财务副校长为副组长，后勤、财务、使用部门、纪检监察、工会等部门主要负责人为成员，负责采购相关工作实施组织及招投标活动的监督管理，研究处理学校采购过程工作中的有关事项。

第六条 有关部门的职责:

1.使用部门：在部门年度预算范围内，列出物品采购清单或项目建设方案，应该包含数量、质量、规格、型号、预算价格等内容（如需设计方案及预算，原则上应提供设计图纸及预算报告）按审批权限审批，并填写好《采购申请表》呈报相关校领导审批后（该经由校办公会或学校党委会议研究的附会议纪要）交后勤部门采购，并全程参与采购的过程，以及采购验收签字、报账等工作。

2.采购部门（后勤科）：负责集中采购，根据使用部门提交的《采购申请表》、具体的采购需求，依照相关规定、规则开展采购活动。负责会同使用部门组织验收，做好出入库管理以及资产管理相关工作。负责汇总学校和政府采购预算，按照预算管理要求，并将品目分类细化到最底级。

3.财务部门：负责汇总编制学校和政府采购预算，审核科室采购与年度预算是否相符，对结算金额进行审核监督，做好资金保障和票据审核工作，报销相关发票。

4.纪检监察部门：按照有关法律法规履行监督职责，做到事前、事中、事后监督；纪检监察部门要对采购活动进行登记备案；监督参与采购活动的组织工作，严格控制流程，规范程序，严肃纪律，确保采购或招投标公正、公平、公开有序开展，并依据国家、学校有关规定发现和查处采购过程中的违规违纪行为。

第七条 所有采购实行使用部门、采购部门及监督部门三方权责分离、互相监督、互相制约的采购原则和监督机制。学校每次招投标会议应由工会在各科室（部门）轮流派代表参与。

第三章 采购业务预算审批

第八条 严格遵守“先预算、后计划、再采购”的工作原则，各科室及各教研室根据教学管理需要年初提交采购申请，包含采购项目、品名、数量、质量参数、预算金额等，提交校务会研究通过纳入年度预算。年初没有预算而确实是急需的采购项目，则要按学校规定的程序审批，方可实施采购。

第九条 采购预算的编制与审核。财务科从预算指标额度控制、资金来源的角度汇总平衡后编制采购预算；提出审核意见，经校务会讨论后再提交党委会审定，并按相关上级要求呈报编制和预算报告。

第十条 采购计划审批权限

1.已列入年初预算的采购审批权限：单次采购申请预算总金额*****元以内的采购，由使用部门分管副校长审批；预算总金额*****-******元的采购，由使用部门分管副校长和分管后勤副校长审批；预算总金额在******元以上的采购，由使用部门分管副校长、分管后勤副校长、分管财务副校长、校长审批。

2.未列入年初预算或调整预算的采购审批权限：预算总金额在5000元以内的采购，由使用部门分管副校长、后勤副校长和财务副校长审批；预算总金额在5000-*****元以内的采购，由校长负责审批；预算总金额在*****-******元以内的采购，经校长办公会议或校务会议集体决定；预算总金额在******元（含******元）以上的采购，提交校党委会议集体决定。

第十一条 应急采购管理和审批

1.应急采购应当遵循从严掌握、高效规范、及时处置的原则，应急采购适用于以下五种情形：突发水、电、暖、燃气、通讯、网络、道路、管线、电梯、中央空调等设备、设施的故障抢修；突发自然灾害、事故灾难、公共卫生和校园安全的应急处置；为完成上级相关部门紧急任务而进行的采购；为处置直接严重影响教学科研工作、师生学习生活的突发事件而进行的临时性紧急采购。

2.现场处置应急性采购，归口管理部门负责人根据现场处置需要，对照采购计划审批权限（第三章、第十条）报告相应的领导并征得其同意后，交采购部门（后勤科）可直接从相关的供应商处采购，同时报告学校采购领导小组和纪检监察部门，在实施采购后3个工作日内使用部门、采购部门按程序补办采购的相关手续。采购部门应当妥善保存应急采购过程中形成的所有原始资料（采购申请表、决策会议纪要、采购过程资料、合同、验收情况等）。

第四章 小额采购方式及要求

第十二条 政府采购限额标准以下且预算总金额在*****元以内的小额采购，使用部门根据年初预算向采购部门提交已审批的《校内采购申请表》及采购需求，交由采购部门（后勤科）按相关规定原则上通过湖南省政府采购电子卖场合理采取直购、竞价或团购方式进行采购。

第十三条 凡未经批准，未按程序要求擅自进行采购的，财务科不予报销，后果由采购者自负。

第五章 招标（或电子卖场竞价）采购方式及要求

第十四条 超过政府采购限额标准的工程、货物、服务项目采购，按照《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》有关规定和程序要求在公共资源交易中心进行招标采购。

第十五条 政府采购限额标准以下且预算总金额在*****元（含*****元）以上的采购。由使用部门提供已审批好的《采购申请表》和采购需求清单，并附校办公会或学校党委会议研究的附会议纪要，交由采购部门（后勤科）按照《湖南省政府采购电子卖场管理办法》的规定在湖南省政府采购电子卖场中竞价采购，不便在电子卖场竞价采购的情况，必须按学校内控制度规定的程序进行校内招标采购（包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、比选和定点采购等不同方式）。

第十六条 低于限额标准的工程建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮以及维修等，因工程量不确定或急需维修、处理，根据《湖南省政府采购电子卖场管理办法》第二十条规定：“工程项目未编制工程量清单、未经投资评审，不得在电子卖场采购”，按规定程序进行校内招标采购。

第十七条 校内招标采购方式相关程序及要求：采购部门与纪检监察部门商定采购方式——采购部门和使用部门共同起草招标文件、招标公告——校办公室发布招标公告——采购部门、使用部门、纪检监察室和工会等部门共同组建采购小组——采购部门向纪检监察室提交《采购招标事前备案表》审核——采购小组组织开标、评标、价格谈判——采购部门发布中标结果——使用部门与中标人签订合同——采购部门、使用部门进行验收——采购部门统一整理资料并归档——采购部门签字确认后由使用部门到财务部门报销票据。

第十八条 学校自行组织的招标采购活动，事前要在学校官方网站发布公布招标公告，从发布公告之日起至投标人报名提交投标文件截止之日止原则上为5天，特殊情况最短不得少于3日。

第十九条 纪检监察部门应对所有投标人在领取招标文件时或开标前，对投标人相关证件原件、资质进行审验，然后留下盖章的复印件存档。

第二十条 学校采购部门（后勤科）和使用部门应根据招标项目的特点和需要做好技术答疑、现场勘验和招标公告、招标文件的编制等工作。

第二十一条 招标采购活动一般应编制标底或预算。标底可以委托有相应资质的专业机构编制或自行编制。

第二十二条 招标评标的程序、监督、记录应当规范、真实，相关记录应存档备查。

第二十三条 任何部门和个人不得将学校规定应当进行公开采购或招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避公开采购或招标。

第二十四条 招标采购活动在通报中标结果3日内，使用部门代表学校按照投标文件相关内容拟订书面形式的合同条款，经学校法律顾问审定（如需）、各相关部门和校领导审核签字后，总金额在******元以上的由校长或校长授权签订合同，总金额在*****-******以内的，由使用部门分管副校长代表学校签订合同，总金额在*****元以下的由使用部门负责人代表学校签订合同，经由电子卖场采购直接生成的“政府采购合同协议书”由采购部门负责人签订，交学校办公室盖章后组织合同的实施。

第二十五条 所有采购活动文件包括招标文件、招标公告、会议记录、采购预算、投标文件、评标标准、合同文本、验收文件、质疑答复、投诉处理决定等有关文件、资料应当妥善保存，不得伪造、变更、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。

第二十六条 参与采购活动的所有工作人员包括采购部门（后勤科）、使用部门、工会部门、监督部门的有关人员，应严格遵守招投标纪律，不得私下与投标方人员接触，不得泄露任何与招投标事宜有关的内容。

第六章 验收、报账

第二十七条 所有采购设备物品必须经过后勤科财产保管人员清点验收入库，使用部门人员和采购员同时严格履约验收。固定资产由后勤部门和使用部门按要求做好国有资产台账的登记造册。

第二十八条 采购发票：先由后勤科的采购员、验收员及科长签字后，附批准的采购申请表、入库单、合同、验收单、采购监督记录表等（设备、维修改造、工程等超过2万元项目、单项金额5000元以上的服务采购项目需提供验收报告单）交由使用部门在3个工作日内完成后续签字审批后送财务科报销（需使用部门的经办人、科室长；财务科长；使用部门分管校领导、分管后勤校领导及分管财务校领导签字）。

第二十九条 特殊情况下使用公务卡支付的小额采购支出，采购人报账时应提交申请单和公务卡交易记录，采购人应按照先验收再付款的原则，在入驻供应商申请结算合同款项10个工作日内或按照合同约定的日期及时足额支付合同款项。采购人不得向入驻供应商预付合同款项，验收后应一次付清合同款项，工程项目另有规定的除外。

第七章 附则

第三十条 采购相关资料需进行留存并按年度移交档案室保管。

第三十一条 党建活动采购、工会采购参照本办法执行。

第三十二条 本办法从发文之日起执行，同时原试行办法废止。本制度由后勤科负责解释，未尽事宜按国家有关法律法规和学校有关规定执行。

预算内采购申请表（一）

申请部门（盖章）：年 月 日

备注：

1.预算总金额在*****元以下的采购填报此表。

2.财务科审批意见请注明年度预算情况。

3.此表由申请部门负责呈报审批。

预算内采购申请表（二）

申请部门（盖章）：年 月 日

备注：

1.预算总金额在*****-******元以下的采购填报此表。

2.财务科审批意见请注明年度预算情况。

3.此表由申请部门负责呈报审批。

预算内采购申请表（三）

申请部门（盖章）：年 月 日

备注：

1.预算总金额在******元以上的采购填报此表。

2.财务科审批意见请注明年度预算情况。

3.此表由申请部门负责呈报审批。

预算外采购申请表（一）

申请部门（盖章）： 年 月 日

备注：

1.预算总金额在5000元以下的采购填报此表。

2.财务科审批意见请注明资金来源。

3.此表由申请部门负责呈报审批。

预算外采购申请表（二）

申请部门（盖章）： 年 月 日

备注：

1.预算总金额在5000-*****元以上的采购填报此表。

2.财务科审批意见请注明资金来源。

3.此表由申请部门负责呈报审批。

预算外采购申请表（三）

申请部门（盖章）： 年 月 日

备注：

1.预算总金额在*****元以上的采购填报此表。

2.财务科审批意见请注明资金来源。

3.此表由申请部门负责呈报审批（2万至10万以内需附校务会纪要，10万以上需附党委会纪要）。

单一来源采购方式申报表

年 月 日

采购招标事前备案表

注：在招标采购实施前必须到学校纪检监察部门备案。

采购项目管理及监督记录表

注:本表一式三份,一份交由项目实施科室、纪检监察室、财务科各存档一份。

采购验收报告单

采购部门： 验收时间：