竞争性谈判文件


项目编号：PKZC—2015JZ-L009

项目名称：南京市浦口区档案局馆藏及区档案室室藏部分档案全文数字化加工四期项目

浦口区政府采购中心
二O一五年三月






第一章 竞争性谈判邀请
浦口区政府采购中心（以下简称“采购中心”）受浦口区信息中心（采购单位名称，以下简称“采购人”）委托，就南京市浦口区档案局馆藏及区档案室室藏部分档案全文数字化加工四期（项目名称）进行竞争性谈判采购，兹邀请符合资格条件的供应商参加报价和谈判。
1、项目编号：PKZC-2015JZ-L009
2、项目内容：南京市浦口区档案局馆藏及区档案室室藏部分档案全文数字化加工四期项目
3、供应商应具备下列资格条件：
3.1 《中华人民共和国政府采购法》规定的条件:
（1）具有独立承担民事责任的能力；
（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
（6）法律、行政法规规定的其他条件。
3.2 采购人根据采购项目的特殊要求规定的特定条件，并提供相关证明文件：
（无）
4、保证金数额：人民币伍仟元整；
交纳办法：采用本票、汇票、电汇和网银形式交纳，网上汇款须采购中心确认到账，拒绝其他形式（电汇或网上汇款需注明项目编号、项目名称）。投标保证金原件不需封装在投标响应文件中，单独随投标响应文件同时递交采购中心，但加盖投标供应商公章的谈判保证金复印件须放入投标响应文件中。本次采购保证金不收现金、现金支票及转账支票！采用电子汇款或网上汇款的：应在谈判文件明确供应商名称、开户行、账号。未按要求交纳投标保证金的，投标响应文件将被拒绝接收。
备注：投标保证金不接受同城转账支票方式。
5、谈判响应文件份数：一式叁份（壹份正本、两份副本）每份谈判响应文件须清楚标明“正本”或“副本”字样。
6、递交谈判响应文件地点：南京市浦口财政局五号楼116会议室（浦口区江苑路9号），时间：2015年03月23日 下午14:10至14:30；递交响应文件截止时间过后，采购中心组织专家与供应商进行谈判，请供应商定代表人或其授权委托代表出席。
联系人： 刘磊谈判文件接收人：刘 磊
电话：***-******** 传真：***-********
地 址：浦口区江苑路9号
邮政编码： 211800
保证金汇款单位：浦口区政府采购办公室
保证金汇款银行：中国银行浦口支行
保证金汇款帐号：********6886




浦口区政府采购中心
二O一五年三月十六日



第二章 竞争性谈判须知
一、总 则
1、适用法律
1.1 《中华人民共和国政府采购法》等有关法律、规章和规定等。
2、定义
2.1 “供应商”是指参加投标竞争，并符合招标文件规定资格条件的法人、其他组织或者自然人。
2.2 “货物和服务”指本招标文件中所述产品及相关服务。本次招标除在“投标邀请”中说明外不接受进口产品投标，进口产品是指通过中国海关报关验放进入中国境内且产自关境外的产品。
2.3 “用户或使用单位”是指使用货物的单位。
3、政策功能
3.1 强制采购节能产品、信息安全产品，优先采购环境标志产品。节能产品是指列入财政部、国家发展和改革委员会制定的《节能产品政府采购清单》，且经过认定的节能产品；信息安全产品是指列入国家质检总局国家认监委《信息安全产品强制性认证目录》，并获得强制性产品认证证书的产品；环境标志产品是指列入财政部、国家环保总局制定的《环境标志产品政府采购清单》，且经过认证的环境标志产品。
3.2提供的产品属于信息安全产品的，供应商应当选择经国家认证的信息安全产品投标，并提供由中国信息安全认证中心按国家标准认证颁发的有效认证证书复印件。
3.3提供的产品属于政府强制采购节能产品的，供应商应当选择《节能产品政府采购清单》中的产品投标，并提供有效的节能产品认证证书复印件。
3.4采购文件中要求的产品品牌或型号，是采购人根据项目所要实现的功能推荐的品牌或型号，并不是限制条件。
4、谈判费用
4.1 供应商应承担所有与准备和参加谈判有关的费用，无论采购结果如何，采购中心和采购人在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。
4.2 本次采购中心不收取任何费用，请供应商予以关注。
二、响应性文件编制
5、供应商应当按照谈判文件的要求编制响应文件，并对其提交的响应文件真实性、合法性承担法律责任。
6、响应文件的语言、计量单位、货币和编制
6.1提交的响应文件、技术文件和资料，包括图纸中的说明，以及供应商与采购中心就有关谈判的所有来往函电均应使用中文。响应文件中若有英文或其他语言文字的资料，应提供相应的中文翻译资料。对不同文本响应文件的解释发生异议的，以中文文本为准。
6.2 供应商所使用的计量单位应为国家法定计量单位。
6.3 供应商应用人民币报价。提供的产品如果是进口产品，应提供人民币与美元之间的汇率；报价单位为“元”。
6.4 响应文件应字迹清楚、内容齐全、不得涂改。如有修改，修改处须有供应商公章或法定代表人或其授权谈判代表签字。
6.5 响应文件应按照谈判文件规定的顺序，统一用A4规格幅面打印、装订成册并编制目录，由于编排混乱导致响应文件被误读或查找不到，责任由供应商承担。
6.6 供应商应在响应文件中写清相应的项目编号、项目名称、供应商名称、地址、电话、传真等。
7、响应文件的组成
7.1 供应商应当根据谈判文件要求编制响应文件，并根据自己的商务能力、技术水平对性谈判文件提出的要求和条件逐条标明是否响应。响应文件由商务部分、技术部分、价格部分，以及其他部分组成。
7.2 响应文件的商务部分。商务部分是证明供应商有资格参加谈判和成交后有能力履行合同的文件，这些文件应能满足竞争性谈判采购的要求，包括但不限于下列文件，其中加*项目不得有缺失或无效。
（1）* 投标函（投标申请及声明）；
（2）* 法定代表人授权委托书及委托代理人的身份证明文件的复印件；
（3）*投标保证金；
（4）*法人、其他组织的营业执照（副本复印件）；供应商是自然人的，提供自然人的身份证明（复印件）；
（5）会计师事务所出具的证明其财务状况的上一年度审验报告（复印件）；
（6）依法缴纳税收证明（是指税务部门出具的完税证明）（复印件）；
（7）*《商务条款偏离表》，本次不接受商务负偏离；
（8）供应商认为需要提供的其他资格证明文件和商务资料；
7.3 响应文件的技术部分。技术部分是证明供应商提供的货物和服务是合格的、并符合谈判文件要求的证明文件，以及对货物和服务的详细说明，这些文件可以是文字资料、图纸和数据等。提供的货物如与谈判文件要求有不符之处，应说明其差别之所在。包括但不限于下列文件，其中加*项目不得有缺失或无效。
（1）*货物材质、主要技术指标和性能、生产产地、品牌、型号等详细说明；
（2）*《技术条款偏离表》；本次不接受技术负偏离；
（3）实施方案；
（4）服务承诺；
（5）供应商认为需要提供的其他技术资料。
7.4 响应文件的价格部分
（1）价格部分是对货物和服务价格构成的说明，谈判文件如没有特别说明的话，对每一项货物和服务仅接受一个价格。
（2）报价应包含与招标项目有关的所用费用，以及技术资料、支付给员工的工资和国家强制缴纳的各种社会保障资金，以及投标人认为需要的其他费用等。
（3）供应商应以表格形式详细说明服务的价格构成，以及价格构成各项因素的单价和总价。供应商系中小企业（含中型、小型、微型企业），并由本企业提供服务的，须在《报价表》、《分项报价表》中注明。
*（4）报价为包含与招标项目有关的所用费用，报价应包含设计、制造、包装、仓储、运输、安装、调试、维护、服务、附件、及至验收合格，以及维护期内备品备件、伴随服务、人员培训、专家验收发生的所有费用，以及支付给员工的工资和国家强制缴纳的各种社会保障资金等。
（5）经谈判后，如果成交价高于或低于供应商在响应文件报价的，分项报价同比例调整。
（6）供应商应充分考虑到市场价格变动，以及项目实施过程中的不可预见因素，一旦成交，总价格不变。如果有漏项，视同让利。
7.5 响应文件的其他部分。其他部分由供应商根据编制响应文件需要提供的其他相关文件。
8、谈判保证金
8.1 供应商应按照要求提交谈判保证金，并作为其响应文件的一部分。谈判保证金是为了保护采购人免遭因供应商的行为而蒙受的损失，采购中心在因供应商的行为受到损害时，谈判保证金将不予退还。
8.2 未成交供应商的谈判保证金，将在成交通知发出后五个工作日内无息退还。未成交的供应商应主动与响应文件接收人联系办理谈判保证金退还事宜，以及办理退还手续，由于供应商的自身原因未联系办理保证金退还的，其责任和由此造成的后果由供应商自行承担。
8.3 成交供应商的谈判保证金，将在采购合同签订同时转为履约保证金。竞争性文件另有约定的从其约定。如果谈判文件要求成交供应商向采购人交纳履约保证金的，将在签订合同后五个工作日内无息退还。
8.4 下列任何情况发生时，谈判保证金不予退还：
（1）成交通知书发出后三十日内，成交供应商未与采购人签订合同的；
（2）提供虚假材料谋取成交的；
（3）经查实与采购人、其他供应商或者采购中心恶意串通的等。
三、响应文件签署与提交
9、响应文件签署
9.1 响应文件应供应商法定代表人或授权代表签字，并按要求加盖公章。
9.2 供应商应当在谈判文件要求提交响应文件的截止时间前，将响应文件密封送达指定地点。
9.3 有下列情形之一的响应文件将拒收：
（1）未按竞争性谈判邀请规定的数额和办法交纳谈判保证金的；
（2）在谈判文件要求提交响应文件的截止时间之后送达的等。
四、谈判
10、谈判组织
10.1 在提交响应文件时间截止后，采购中心在规定的时间和地点组织谈判小组分别与供应商进行谈判。
10.2 谈判工作由采购中心负责组织，具体谈判事务由依法组建的谈判小组负责。
11、谈判程序
11.1 谈判小组审阅供应商所递交的响应性文件。
11.2 谈判小组所有成员集中与单一供应商分别就竞争性谈判采购项目的技术、商务和价格进行谈判。
11.3 谈判过程中，谈判小组根据谈判文件和谈判情况可能实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款。实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组将以书面形式通知所有参加谈判的供应商。用“ * ”加注或特别说明的内容为实质性要求。
11.4 供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件，应由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。
11.5 谈判结束后，谈判小组将要求所有继续参加谈判的供应商在规定时间内提交最后报价。最后报价由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章，最后报价是供应商响应文件的有效组成部分。
11.6 出现下列情形之一的响应文件按照无效处理：
（1）未按竞争性谈判邀请规定的数额和办法交纳谈判保证金的；
（2）不具备谈判文件中规定资格条件的（仅审查采购人根据采购项目的特殊要求规定供应商的特定条件）；
（3）未实质性响应采购文件要求的；
（4）不符合法律、法规和谈判文件规定的其他实质性要求的。
11.7 出现下列情形之一的谈判终止：
（1）所有供应商的响应文件被谈判小组认定为无效的；
（2）出现影响采购公正的违法、违规行为的；
（3）供应商的最终报价超过采购预算，且采购人不能支付的；
（4）因重大变故，采购任务取消的；
（5）采购人需求发生重大变化暂时不能确定或供应商提供的货物和服务不能满足需求等。
12、成交标准。质量和服务均能满足采购文件实质性要求，且报价最低。
确定成交供应商
12.1谈判小组对质量和服务均能满足采购文件实质性要求的供应商按报价由低到高顺序排列。报价相同的，按技术指标优劣顺序排列，并确定价格最低、技术指标最优的供应商为成交供应商。谈判小组认为，排在前面的成交候选供应商的最低报价或者某些分项报价明显不合理或者低于成本，有可能影响商品质量和不能诚信履约的，应当要求其在规定的期限内提供书面文件予以解释说明，并提交相关证明材料；否则，谈判小组可以取消该供应商的成交候选资格，按顺序由排在后面的成交候选供应商递补，以此类推。
12.2 成交供应商确定后将在南京市政府采购网站进行公示，公示期为七个工作日，公示期内无供应商质疑的，向成交供应商发出成交通知书。
12.3 成交通知书对采购人和成交供应商具有同等法律效力。
12.4 成交通知书发出后，采购人或中标供应商拒绝签订合同的，拒绝签订合同的一方应至少向另一方支付与谈判保证金相等的补偿金，以及为谈判所发生的有关费用和双方商定的其他补偿。
12.5 成交通知书发出后，成交供应商除发生法律规定的不能预见、不能避免并不能克服的客观情况外不得放弃或拒绝签订合同的。放弃或拒绝签订合同的，谈判保证金不予退还，情节严重的财政部门将其列入不良行为名单，在一至三年内不得参加南京市政府采购活动。
12.6 采购中心对未成交的供应商不作未成交原因的解释。
12.7 所有响应文件都将作为档案保存，不论成交与否，采购中心均不退回。
13、编写谈判（评审）报告
13.1 谈判小组根据谈判过程和结果编写谈判（评审）报告。
五、签订合同
14、签订合同
14.1 成交供应商应当自成交通知书发出之日起三十日内，与采购人签订政府采购合同，所签订的合同不得对谈判文件和响应文件作实质性修改。
14.2 采购人不得向成交供应商提出任何不合理的要求作为签订合同的条件，不得与成交供应商私下订立背离合同实质性内容的协议。
14.3 成交通知书发出后，采购人改变成交结果或拒绝签订合同的，应至少向成交供应商支付与谈判保证金相等的补偿金，以及供应商为参加竞争性谈判所发生的有关费用和双方商定的其他补偿，并承担相应的法律责任。
14.4 成交供应商因不可抗力或者自身原因不能履行政府采购合同的，采购人可以视情与排位在成交供应商之后第一位的成交候选供应商签订政府采购合同，以此类推。
14.5 政府采购合同履行中，采购人需追加与合同标的相同的货物的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。
六、质疑和投诉
15、质疑
15.1 供应商认为采购文件、采购过程和成交结果使自己的合法权益受到损害的，可以在知道或者应当知道其权益受到损害之日起七个工作日内，将质疑文件原件送达采购中心。
15.2 质疑文件应包括以下主要内容，并按照“谁主张、谁举证”的原则，附上相关证明材料。否则，采购中心不予受理：
（1）质疑项目名称、项目编号、包号、招标公告发布时间、开标时间；
（2）具体的质疑事项及法律依据（具体条款）；
（3）质疑相关证明文件或证明材料，如果涉及到产品功能或技术指标的，应出具相关制造商的证明文件（友情提示：供应商全部产品线中没有满足技术需求要求的产品才可以对采购产品提出质疑，并提出修改理由和修改建议）；
（4）质疑供应商名称、地址、联系方式（包括手机、传真号码）；
（5）法定代表人签署本人姓名或印盖本人姓名章并加盖单位公章，或法定代表人授权委托代理人加盖单位公章，并由参加采购项目的授权委托代理人签署本人姓名或印盖本人姓名章等。
15.3 质疑供应商是指直接参加本项目采购活动的供应商；对采购文件提出质疑的，应自供应商获得采购文件之日起计算，且应当在提交响应文件截止之日前提出；对采购过程提出质疑的，自采购程序环节结束之日起计算；对成交结果提出质疑的，自成交结果公告之日起计算。
15.4 供应商不得虚假质疑和恶意质疑，并对质疑内容的真实性承担责任。供应商或者其他利害关系人通过捏造事实、伪造证明材料等方式提出异议或投诉，阻碍政府采购活动正常进行的，属于严重不良行为，采购中心将提请财政部门将其列入不良行为记录名单，并依法予以处罚。
15.5 采购中心在收到供应商的书面质疑后将及时组织调查核实，在七个工作日内作出答复，并以书面或在网站公告形式通知质疑供应商和其他有关供应商，答复的内容不涉及商业秘密。采购中心遵循“谁过错谁负担”的原则，有过错的一方承担调查论证费用。
16、投诉
16.1 质疑供应商对采购中心的答复不满意，或采购中心未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向采购人同级财政部门投诉。
七、诚实信用
17.1 供应商之间不得相互串通报价，不得妨碍其他供应商的公平竞争，不得损害采购人和其他供应商的合法权益。
17.2 供应商不得以向采购中心工作人员、评标委员会成员行贿或者采取其他不正当手段谋取中标。经查实供应商有此行为的，将在南京市政府采购中心网站公告，政府采购管理部门将供应商列入不良行为记录名单，按照《政府采购法》有关规定处理。
17.3 供应商不得虚假质疑和恶意质疑，并对质疑内容的真实性承担责任。供应商或者其他利害关系人通过捏造事实、伪造证明材料等方式提出异议或投诉，阻碍采购活动正常进行的，属于严重不良行为，采购中心将提请财政部门将其列入不良行为记录名单，并依法予以处罚。
17.4 供应商不得虚假承诺，否则，按照提供虚假材料谋取中标成交处理。

























第三章 竞争性谈判采购项目的技术规格、要求和数量等
采购单位：南京市浦口区档案局 联系电话：***-********
项目名称：南京市浦口区档案局馆藏及区档案室室藏部分档案全文数字化加工四期
数 量：1套
一、技术标准:
本次档案数字化著录要求遵照档案行业标准《档案著录规则》（DA／T18—1999）执行。
本次档案数字化项目各项技术指标与要求需按照《中华人民共和国档案行业标准：纸质档案数字化技术规范DA／T31—2005》，《江苏省地方标准 档案数字化转换操作规程 DB32/T 1894-2011》执行。
扫描标准必须参照国际标准《IS09005-1文件管理-电子文件长期保存格式第一部分PDF的使用（PDF/A-1）》的要求执行。
二、工作量：
需要进行全文数字化的档案分两个部分：一部分为区档案馆馆藏五十年代至今，页面约50万页的纸质档案，另一部分为区档案室室藏七十年代至今，页面约120万页的纸质档案和约20万条纸质档案目录，共计190万页（条）。其中多为A4 (16K)页面。档案中少数A3幅页面价格计算方法视同A4页面，不再另计，数量在1%以下。
完成档案全文数字化后的电子目录整理以及把数字化完成的档案电子文件与现有的浦口区文件与档案综合管理软件系统进行挂接等工作，使之成为电子档案。所有印刷体的页面需OCR识别以便进行全文检索（正确率98%以上，由软件自动识别，测试正确率后实施），制作生成的双层PDF文件。
扫描加工过程中，除可以高速扫描的档案（30%左右，有误差）外，不允许进行拆卷。如需要对原始档案进行拆解，扫描完成后要按照浦口区档案局要求逬行装订还原。
三、项目管理：
1、项目组织管理
中标方组成符合本项目要求的项目组开展具体工作。具体人员清单如下：
序号 姓名 性别 职位 联系方式
1
2

在项目建设周期内，档案局有权要求中标方更换其认为不称职的项目经理和核心技术人员。除此之外，未经档案局同意，中标方在本项目终验之前不得随意更换项目经理以及核心技术人员。因以上项目组成员变动而对本项目的实施造成不良后果，由中标方承担违约责任。
中标方保证在项目建设周期内，提供包括项目经理及核心技术人员在内的不少于三人的现场驻场服务；在一年的项目免维护期内，到现场解决问题的响应时间不得超过2小时。
档案局有权指派合格的人员参与项目的全过程活动，中标方应积极予以配合。
2、项目进度管理
中标方应在合同签订之日起5个工作日内向档案局递交本工程项目实施计划，经档案局同意后实施。
中标方必须按档案局确认的实施计划组织实施，按时向档案局汇报项目进展情况，接受档案局对进度的检查、监督。工程实际进度与经确认的计划进度不符时，中标方应按档案局的要求提出改进措施，经档案局确认后执行，并承担由此造成的损失。
因中标方原因，不能按照合同约定的开工日期开工，中标方赔偿因延期开工造成的损失，不顺延工期。因档案局原因不能按照合同约定的开工日期开工，档案局应以书面形式通知中标方，推迟开工日期。
档案局认为确有必要暂停实施时，应当以书面形式要求中标方暂停实施，并提出书面处理意见。中标方应当按档案局要求停止实施，并妥善保护已完工程。中标方按档案局要求作出处理后，应以书面形式提出复工要求，档案局必须在5个工作日内进行答复。因档案局原因造成停工的，由档案局赔偿中标方由此造成的损失，相应顺延工期；因中标方原因造成停工的，由中标方承担发生的费用，工期不予顺延。
中标方必须按照合同约定的竣工日期或档案局同意顺延的工期竣工。因中标方原因不能按照合同约定的竣工日期或档案局同意顺延的工期竣工的，中标方承担违约责任。
在合同实施过程中，合同双方的一切联系均以书面通知为准，特殊情况下可先口头通知并及时补充书面通知。
3、项目信息安全管理
中标方应无外资背景和外籍人员，并就此作出必要的说明。中标方应制定项目实施信息安全管理规定，严格按软件信息安全组织实施，并经常进行信息安全的检查，采取必要的软件信息安全措施，消除软件信息安全隐患。不得下载、留存、持有、和使用档案馆、室的任何档案信息。由于中标方信息安全措施不力造成事故的责任和因此发生的费用，由中标方承担。
中标方应采用正版注册的系统平台进行实施，实施前应向档案局提出信息安全防护措施，经档案局认可后实施。同时将相关数字化全部设备和软件交由档案局送保密局进行安全保密技术检测，无安全保密隐患后方可使用，在现场进行安装。
实施中需要通过网络、介质（磁盘、光盘等）进行代码（源码、目标码）转移或集成时，中标方应提出相应的信息安全措施，经档案局认可后实施。
实施中应遵守我局关于信息安全和保密的相关规定，存储设备由我局提供，数字化现场不得携带手机等数码设备和移动存储，不得进入库房，数字化现场由各档案室安排，需安装监控设备，处理过程有录像记录，由各档案室派人全过程监管。每一批数字化成果须由各档案室检查是否有信息残留方可通过，使用过的存储器必须全部退回档案局处理。
发生重大软件信息安全事故，中标方应按有关规定立即上报有关部门并通知档案局，同时按政府有关部门要求处理，由事故责任方承担发生的费用。档案局、中标方双方对事故责任有争议时，应按政府有关部门的认定处理。
加工人员有责任爱护档案，如果发现档案有破损的，要及时通知档案局进行修补，由加工人员造成破损的，由中标方赔偿并按要求修补。
4、项目分包与转包
未经档案局同意，中标方不得将合同项目的任何部分分包，不得将合同的全部工程转包给他人，也不得将合同的全部工程分解以后以分包的名义分别转包给他人。
工程分包不能解除中标方任何责任与义务。中标方应在分包场地派驻相应管理人员，保证合同的履行。分包单位的任何违约行为或疏忽导致工程损害或给档案局造成其他损失，中标方承担连带责任。
*四、质量要求(以下条款都为实质性要求,必须响应，否则视为无效投标)
(一）电子目录录入要求及标准
在纸质档案数字化加工项目中，目录录入人员根据实体档案，参照扫描后的电子图像逐条进行录入。目录录入按照《南京市文书档案目录数据著录格式》、《南京市民生档案专题目录数据格式》，对文书、任免、独生子女、建房等档案目录，以文书档案目录为主，对照原始档案录入电子表格，各必填项需填写完整，并导入现有的浦口区数字档案软件系统内。
录入完成后由目录校对人员逐卷、逐件对已经录入的档案目录信息在用户方档案管理软件中进行校对，如果发现错误就地进行修改。
(二）电子档案的质量标准
1、电子档案按档案信息化相关标准要求扫描后的图像为JPG格式（黑白扫描300DPI，彩色扫描300DPI）高品质保存，输出数据为经过全文识别和编改后的档案图像文件加工制作生成的双层PDF文件（注：非印刷体的档案不需要全文识别，输出为单层PDF），然后与浦口区文件与档案管理系统相挂接以提高查询利用；验收确认的数据，由投标单位完成系统挂接，并同时提供二套备份。
2、电子档案与原始档案一致：不得修改电子档案的页码及内容，必须保证电子档案和原始档案一致。
3、文件夹与档号相同：电子档案所存放的文件夹名称必须和其档号一致。
4、电子档案的完整性、连续性及逻辑性：扫描必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，不允许有重复、跳号、漏号的情况，保证电子档案具体内容的完整。扫描时要保证档案资料的实体安全，防止档案 材料的丢失和人为损坏，对于纸张较薄或较脆容易破损的，应使用平板扫描，不得使用滚筒扫描。所扫描的图像效果必须保证可以正常正确阅读，所有档案扫描过程中不得损坏原件。
5、电子档案的格式：文件图片格式采用彩色格式(300dpi)，JPG高保真格式保存。
6、图像要求：图像倾斜度不得超过2度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。如图片有表格，以表格边框为参照物；如是文字，以打印文字为参照物；如全为手写字，以文字底边为水平或左边为垂直。页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等，应进行去污处理，使图像保持整洁，并保持档案的原貌（在50％的比例下看不到污点）。不得删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。页面如超出电子图片的范围有白边、灰边出现，要求进行去边处理。对大幅图片应按规范进行拼接。无论图像大小，都要保证上下左右四边尺寸合理。
7、文件名的命名：满足《档案数字化转换操作规程》的要求，TIFF和PDF与档案实体和电子目录一一对应，以档号命名，JPEG的文件以档号加页号命名，符合DB32/505-2002,符合电子档案与软件挂接需求。PDF件需加入浦口区档案馆的数字水印，可以批量添加。
8、扫描件存储、挂接格式要求：第一套原始数据：经过修图后的图片以高保真JPEG格式保存，以案卷中的文件级或一文一件为单位建立文件夹进行存储，作为核心数据库存储；第二套数据：将原始数据以文件级为单位合并为一个独立双PDF文件用于挂接系统专题数据库。以上两套数据各刻录一套光盘进行保管用于永久备份，同时在硬盘也保留两份。
9、在扫描、目录核查过程中如发现卷内页码标著错误，应校核后经区档案馆批准后进行重新编制页码。极个别因案卷整理质量而影响扫描挂接的，投标单位在区档案局授权下按要求对该部分档案案卷进行重新整理、编目、扫描、装订。
10、扫描挂接过程中注重核查全文与目录信息匹配性，不得出现错挂、漏挂现象。
11、投标单位在对档案、资料的数字化加工期间，在制度、措施和管理上应注意确保档案、资料安全，不应有任何污损、缺失和毁损档案、资料的情况发生，也不得有遗漏或者重复加上、著录，以及著录条目与扫描件不相符匹配的情况出现，并且不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的范围、内容及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，如有违反，则视情节轻重追究责任。
(三）纸质档案借用要求
1、保持档案原貌，不可对档案进行涂改和破坏。原本已损坏的档案，征得我局同意后，尽量对其进行修补。
2、档案目录与实际内容相符。档案目录上注明的内容及页码应和档案实际内容一致。
3、档案无漏码及缺页现象，按照页码顺序进行排序，无装错卷现象。
4、装订完成的档案外观整齐，要求左对齐，下对齐。边缘整齐，装订要牢固，抖动不掉页。页码无颠倒，无倒页 现象。装订边不得遮住档案有效内容。大幅面纸张按规范折叠，装订后能确保展开。装订完的档案纸张页不超过封皮、 封底页边缘。
5、档案盒内外内容一致。档案内容与档案盒相符，无装错档案盒的现象。
6、档案按类别摆放，分类清楚，摆放整齐、有序，保持档案整洁，无污损。
7、采用《档案领归表》并由双方签字确认档案领取和归还。

*五、验收要求(以下条款都为实质性要求,必须响应，否则视为无效投标)

1、档案领归每日验收，领取时什么样，归还时就什么样，采用《档案领归表》并由双方签字确认；
2、扫描页面每日验收，供应商每天自查将符合上面质量要求的扫描图像页面考到采购人指定的硬盘上，采用《扫描页面数量统计表》并由双方签字确认，釆购人抽查，合格率达不到98%的返工，直至达到；如果有批次验收不合格，则中标方有责任负责纠正直至合格，并不能影响总体工期，中标方自行承担因此产生的相关费用。
3、原文挂接定期验收，结束1个单位或目录为1个批次，供应商将采购人抽查合格的扫描页面进行原文挂接，同时移交相应数据，由使用方进行检查验收。档案室通过浦口区文件与档案管理综合系统软件抽查，合格率达不到98%的返工，直至达到；
4、全文检索验收，部分通过O C R识别扫描页面要确保全文检索正确率98%以上。
5、项目内容全部验收合格后，中标方制作3套备份光盘，移交给档案局，扫描数据以件（TIFF，双层PDF）和单页（JPG）三种格式进行备份。
*六、项目增减价格和付款方式(以下条款都为实质性要求,必须响应，否则视为无效投标)
（一）付款方式（人民币）
1、在规定工作日内完成所有工作量，并通过采购人验收合格后支付总金额的80%，考虑工期较长，每完成20万页并通过采购人验收合格可按比率结一次账。每20万页结算公式：20万页*单价*80%。不足页数的，以实际完成的页数*单价*80%计算。
2、投标单位完成所有工作量且在1年内运行正常的前提下，得到用户方确认之日起10个工作日内，向中标单位支付剩余合同金额，总价款（实际工作完成的数量*单价）的20%。
*七、服务及其它要求(以下条款都为实质性要求,必须响应，否则视为无效投标)
1、投标供应商必须在投标文件中提供完整、详细、合理、真实的施工计划、人员安排和施工进度表。
2、投标单位承诺在项目建设周期内，提供包括项目经理及核心技术人员在内的不少于三人的现场驻场服务；在一年的项目免维护期内，现场响应时间不得多于2小时，否则承担违约责任。
3、项目开发施工完成时间：签定合同之日起180个工作日内完成全部工作，交付用户方使用。如不能按时完成项目施工，将处以每天合同总金额千分之五的滞纳金；逾期交货达30天者，采购人有权解除合同。
4、售后服务要求：
投标供应商必须承诺以下售后服务事项：（以下表述中的乙方为中标单位，甲方为浦口区信息中心）
（1）乙方提供的本合同项目内所有产品和服务的维护期为一年，维护期自本项目通过终验之日起开始计算。
（2）维护期免费维护期间由数字化加工工作质量引起的任何问题，如扫描质量不达标，挂接出现错挂、漏挂现象，供应商必须在两个工作日内予以解决，否则每次以剩余金额的10%逬行扣除。所有的服务方式均为投标单位上门保修，由此产生的一切费用均由投标单位承担。如不到场，甲方有权自行处理，相关费用由投标单位负责。
（3）投标方承诺开发过程中和验收后的服务期限内按照投标文件承诺的内容进行服务响应，如未能做到投标文件中任一项要求，均视为负响应一次，每次负响应投标方应承诺无条件同意甲方扣除合同额的千分之五。此项必须以单独一页的书面承诺书为准，并盖投标单位公章，未提供此单独一页的承诺书的投标文件将作为无效投标。（此项条款非常重要，请一定按上述标准要求出具）。
5、投标商应承诺在项目完成时将项目的全部有关技术文件、资料及测试、验收报告等文档汇集成册交付项目单位。
6、投标人应承诺投标文件中提供的投标人资格、资质证明文件不存在隐瞒、与实际情况不符等情况，采购人保留在投标人中标后对投标人相关资质、资格和能力进行考察验证的权利，如果存在重大差异，采购人有权取消或终止合同。
7、投标商应本着认真负责态度组织技术队伍，按照本项目需求进行方案设计。
8、投标人必须有能力按照本采购需求规定的要求提供项目产品、进行项目相关服务、独立承担民事等法律责任。
9、投标商应承诺本项目所涉及的数字化档案资料的所有权、使用权属于档案局所有。投标单位未征得档案局同意，不得修改、转让和销售本项目成果。
10、投标商应承诺在实施中应遵守关于信息安全和保密的相关规定，以及在任何情况下不得将本项目涉及到的有关对方的资料泄露给第三方。如违反本条的规定，除立即停止违约行为外，还应支付合同总款2倍的违约金以及赔偿另一方的损失。
11、投标商应承诺单位无外资背景和外籍人员。
采购清单
系统 主要技术参数需求 数量
南京市浦口区档案局馆藏及区档案室室藏部分档案全文数字化加工四期 见标书相关要求 170万页
南京市浦口区档案局馆藏及区档案室室藏部分档案全文数字化加工四期 见标书相关要求 20万条
一年免费维护 见标书相关要求 1套

第五章 合同主要条款

根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规的规定，甲乙双方按照浦口区政府采购中心的结果签订本合同。
第一条合同标的乙方根据甲方要求提供下列服务：
服务内容详见乙方响应性文件等。
第二条合同总价款本合同项下服务单价为___________（大写）人民币，总价款为___________（大写）人民币，分项价款在“分项报价表”中有明确规定。
第三条 组成本合同的有关文件 下列关于浦口区政府采购PKZC—2015JZXXX号采购文件和有关附件是本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。
第四条 权利保证
乙方应保证为甲方提供的服务任何一部分时不受第三方提出侵犯其专利权、版权、商标权或其他权利的起诉。一旦出现侵权，乙方应承担全部责任。
第五条 质量保证
乙方提供的服务必须全部达到采购文件各项要求，国家或行业有规定的，还要符合相应规定。
第六条 交付使用和验收
1、乙方应当在合同签订后XX天内完成采购文件规定的项目并交付甲方使用。采购文件有约定的，从其约定。
2、甲方自行组织或视情邀请相关专家或国家认可的质量检测机构参加验收，乙方提供的服务不符合采购文件和合同规定的，甲方有权拒收，并承担验收费用等。
第七条 履约保证金
1、乙方在签订本合同时其投标保证金自动转为履约保证金。
2、履约保证金的有效期为该项目免费维护期满时止。
3、如乙方未能履行合同规定的义务，甲方有权从履约保证金中取得补偿。
4、履约保证金扣除甲方应得的补偿后的余额在有效期满后七工作日内无息退还给乙方。
第八条 合同款支付
1、本合同项下所有款项均以人民币支付。
2、本合同项下的采购资金由甲方自行支付，乙方向甲方开具发票。
3、付款条件：按照采购文件约定。
第九条 违约责任
１、甲方无正当理由拒绝验收或拒付款的，甲方向乙方偿付合同总价的5%违约金。
２、甲方未按合同规定的期限向乙方支付合同款的，每逾期1天甲方向乙方偿付欠款总额的5‰滞纳金，但累计滞纳金总额不超过欠款总额的5% 。
３、如乙方不能按期交付服务的，甲方有权扣留全部履约保证金；同时乙方应向甲方支付合同总价5%的违约金。
４、乙方逾期交付的，每逾期1天，乙方向甲方偿付合同总额的5‰的滞纳金。如乙方逾期交付达10天，甲方有权解除合同，解除合同的通知自到达乙方时生效。乙方逾期交付的，今后参加政府采购信誉将受到影响。
5、乙方在承担违约责任后，仍应继续履行合同规定的义务（甲方解除合同的除外）。甲方未能及时追究乙方的任何一项违约责任并不表明甲方放弃追究乙方该项或其他违约责任。
6、乙方虚假承诺，或经权威部门检测提供的服务不能满足采购文件要求，或是由于乙方的过错造成合同无法继续履行的，乙方履约保证金不予退还外，还应向甲方支付不少于合同总价30%赔偿金。
第十条 合同的变更和终止
1、除《政府采购法》第50条第二款规定的情形外，本合同一经签订，甲乙双方不得擅自变更、中止或终止合同。
2、除发生法律规定的不能预见、不能避免并不能克服的客观情况外，甲乙双方不得放弃或拒绝履行合同。乙方放弃或拒绝履行合同，保证金不予退还，一年内不得参加南京市政府采购中心组织的政府采购活动。
第十一条 合同的转让
乙方不得擅自部分或全部转让其应履行的合同义务。
第十二条 争议的解决
1、因履行本合同引起的或与本合同有关的争议，甲、乙双方应首先通过友好协商解决，如果协商不能解决争议，则采取以下第（1）种方式解决争议：
（1）向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼；
（2）向南京仲裁委员会按其仲裁规则申请仲裁。
3、在仲裁期间，本合同应继续履行。
第十三条 诚实信用
乙方应诚实信用，严格按照采购文件要求和承诺履行合同，不向甲方进行商业贿赂或者提供不正当利益。
第十四条 合同生效及其他
1、本合同自签订之日起生效。
2、本合同一式四份，甲乙双方各执一份，一份交政府采购中心存档，一份报送政府采购监督管理部门备案。
3、本合同应按照中华人民共和国的现行法律进行解释。

甲方（采购人）：（盖章） 乙方（供应商）：（盖章）
代表人： 代表人：
电 话： 电 话：
开户银行： 开户银行：
帐 号： 帐 号：

集中采购机构：浦口区政府采购中心
采购文件编制：
谈判响应文件接收和合同签订：
日 期： 年 月 日

第六章 附 件
附件一：谈判申请及声明
谈判申请及声明
致：浦口区政府采购中心
根据贵方XXXXXXXXX（项目名称） PKZC—2015JZXXX（项目编号）谈判邀请，正式授权下述签字人 (姓名和职务)代表 （供应商名称），提交响应性文件并参加谈判。
据此函，签字人兹宣布同意如下：
1、我们的资格条件完全符合政府采购法和本次采购要求，我们同意并向贵方提供了与本次采购活动有关的所有证据和资料。
2、服务项目名称： ，总报价为（大写） 元人民币。
3、我们已详细审核全部竞争性谈判文件及其有效补充文件，我们放弃对竞争性谈判文件任何误解的权利，提交谈判响应文件后，不对竞争性谈判文件本身提出质疑。
4、一旦我方成交，我方将根据谈判文件的规定，严格履行合同。
5、我方决不提供虚假材料谋取成交、决不采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商、决不与采购人、其它供应商或者采购中心恶意串通、决不向采购人、政府采购中心工作人员和谈判小组进行商业贿赂、决不拒绝有关部门监督检查或提供虚假情况，如有违反，无条件接受贵方及相关管理部门的处罚。
6、我方正式通讯方式为：
地 址：
电 话：
传 真：
7、我方正式开户银行和帐号为：
开户银行：
帐 号：
供应商授权代表姓名（签字）：
供应商名称（章）：
日 期： 年 月 日

附件二、法定代表人授权书格式
法定代表人授权书
浦口区政府采购中心：
本授权书声明：注册于 （供应商住址）的 （供应商名称）法定代表人 （法定代表人姓名、职务）代表本公司授权在下面签字的 （供应商代表姓名、职务）为本公司的合法代理人，就贵方组织的项目名称 ，项目编号：PKZC-2015JZXXX谈判，以本公司名义处理一切与之有关的事务。
本授权书于 年 月 日签字生效，特此声明。
法定代表人签字：
被授权人签字：
日 期： 年 月 日

附件三：报价表
报 价 表

项目名称： 项目编号:
分包号 名 称 报价（元） 其中，中小微型企业报价（元）


总价（人民币，大写） 元
供应商是否属于中小微型企业 是 否

说明：在“供应商是否属于中小微型企业”栏后“是”或“否”上打“√”。
供应商名称: （盖章）

附件四、分项报价表
分项报价表
项目名称： 项目编号：

序号 名称 规格或标准 是否属于中小微型企业 小计（元）
1
2
3
4

说明：
1、如果行数不够，请自行增加。
供应商名称: （盖章）

附件五、技术规格偏离表格式
技术规格偏离表

项目名称： 项目编号：
序号 采购文件条目号 采购要求规格 谈判响应 偏离

说明：如果行数不够，请自行增加。
供应商名称： （盖章）

附件六、商务条款偏离表格式

商务条款偏离表

项目名称： 项目编号：
序号 采购文件条目号 采购文件要求的商务条款 谈判响应 偏离

说明：如果行数不够，请自行增加。
供应商名称： （盖章）

附件七、中小企业声明函格式

中小企业声明函


本公司郑重声明，根据《政府采购促进中小企业发展暂行办法》（财库[2011]181号）的规定，本公司为______（请填写：中型、小型、微型）企业。即，本公司同时满足以下条件：
1、根据《工业和信息化部、国家统计局、国家发展和改革委员会、财政部关于印发中小企业划型标准规定的通知》（工信部联企业[2011]300号）规定的划分标准，本公司为______（请填写：中型、小型、微型）企业。
2、本公司参加__________________单位的________________________项目采购活动提供本企业制造的货物，由本企业承担工程、提供服务，或者提供其他______（请填写：中型、小型、微型）企业制造的货物。本条所称货物不包括使用大型企业注册商标的货物。
本公司对上述声明的真实性负责。如有虚假，将依法承担相应责任。



企业名称（盖章）：

日　　　　　　期：