（一）项目概况

目前我校在采购活动及管理中，采购预算管理、采购计划管理、意向公开管理、项目招标采购管理工作都是通过手动记录完成的，流程繁琐而且统计复杂，资料多且不容易保存，容易造成申报部门与采购管理部门、财务管理部门之间的信息孤岛问题，现需采购一套招标采购管理平台来规范管理。

（二）项目内容及建设方案

1、项目主要内容

2、项目建设方案

2.1 基础功能板块

2.1.1工作台

（1）任务消息、通知消息

需要相应角色完成的工作，平台会自动出现通知消息，直至工作完成后消失。

（2）任务预警

在指定时间内没有完成的工作任务，平台会出现时间任务预警。

（3）日历备忘

日历备忘与项目采购流程中开标时间进行数据关联，在日历备忘中可直接显示项目信息。

2.1.2信息管理

信息管理具备代理机构及评审专家添加、编辑、删除功能。

2.1.3招采工具

（1）政府采购法律法规

平台具备按国家级、省级、市级进行政府采购法规进行分类查询及关键词搜索功能。

（2）专家抽取

平台具备专家抽取功能，可以从已经执行的项目中选择项目进行抽取。

2.1.4下载管理

招标采购执行部门可以上传（发布）校内的招标采购规章制度、各类招标采购文件模板。

2.1.5通知管理

招标采购执行部门发布招标采购相关的通知消息可以及时让相应角色获知。

2.1.6单位管理

平台具备部门及人员新增、编辑、删除功能。平台可根据不同的部门、人员进行权限分配，权限精确到每个功能及执行流程；权限分配分为两个板块：基础功能、项目管理。

基础板块权限包括但不限于以下内容：

工作台、招采工具、下载管理、通知管理、单位管理、数据统计。

项目管理权限包括但不限于以下内容：

信息管理：代理机构信息、专家信息；

项目管理－资产配置计划管理：项目申报、申报审核。

项目管理－意向公开管理：意向公开申报、意向公开审核。

项目管理－采购管理：采购预算申报、采购需求、招采文件、招采邀请、项目报名、开标人员、开标准备、开标评标、采购结果、发通知书、拟定合同、签订合同、合同备案、履约验收、资产入库、项目记录、资金支付、澄清更正、询问质疑。

权限管理可根据不同的项目类型进行配置。

2.1.7数据统计

所有的数据实现实时动态统计，支持一键导出（Excel）统计的数据包含但不限于以下内容：资产配置计划数据统计、采购项目执行数据统计、采购方式数据统计、执行方式数据统计、项目属性数据统计、采购目录数据统计、每月采购数据统计、采购对象数据统计、资金来源数据统计、招标采购完成率数据统计。

采购项目中标总金额及数量统计、中标企业类型数据统计、资金节约率统计、专门面向中小企业采购所占比例统计、进口产品所占比例进行统计。

2.2资产配置计划管理

▲2.2.1 资产配置预算管理

资产管理处可设置需求部门的资产配置预算申报条件，设置的条件包括：资产配置计划可申报年度、申报开始时间、申报截止时间等。

▲2.2.2资产配置预算申报

资产配置预算申报（申报部门）：需求部门通过平台进行资产配置预算申报。

▲2.2.3资产配置计划审批

申报审批（归口管理部门、资产管理处、计财处）：可以按照不同的设备类型或者是金额平台自动判断资产配置预算申报审核人及审核级数；审核部门（人员）可以对资产配置计划进行审核。

计财处通过采购管理平台对资产配置预算的经费来源进行确认后，提交资产处汇总。

▲2.2.4资产配置预算汇总

资产配置预算汇总（资产管理处）：资产管理处可按照:预算类型、经费来源、归口部门、需求部门、配置标准分类进行汇总；汇总后支持以Excel文件格式进行导出。

▲2.2.5资产配置预算配置

资产配置预算配置（资产管理处）：资产管理处根据长沙市财政局批复的资产配置计划在平台内进行资产配置。申报部门、归口部门、资产管理处能够进行查看。

2.3采购意向公开管理

2.3.1采购意向公开申报

采购意向公开申报（申报部门）：平台将自动提醒政府采购项目进行意向公开申报。

2.3.2采购意向公开审批

采购意向公开审批（归口管理部门、资产管理处）：审核部门（人员）可以对意向公开的项目进行审核（通过、退回、移交审核），可以添加备注。

2.3.3采购意向公开汇总

采购意向公开汇总（资产管理处）：资产管理处可按照公开状态（待公开、已公开）、意向公开年度、意向公开季度进行汇总；汇总后支持以Excel文件形式进行导出。

2.4项目采购管理

2.4.1项目采购申报

项目采购申报（申报部门）：需求部门通过采购管理平台或财务管理系统进行项目申报。需求部门申报金额大于预算余额时，系统自动进行“申报预算超标”预警提醒。

2.4.2项目采购预算审批

申报审批（归口管理部门、计财处、资产管理处）：相关部门及人员审核通过后，由计财处审批采购预算（若通过），审批通过后自动从财务管理系统扣除该部门的预算余额（防止申报项目预算超标）。由资产管理处确认执行采购。

2.5采购执行管理

2.5.1采购项目执行

需求部门可通过平台对已经落实经费的资产配置计划或项目采购项目计划发起采购申请（需上传相关证明材料），申请后由相关部门及领导进行审批，最终审批通过后由资产管理处确认进入执行。

▲2.5.2采购项目合并

资产管理处能够对进行执行的采购项目进行合并（如需要）。被合并的项目，申报部门能够通过平台进行查看其采购进度。

2.5.3执行方式

执行方式：资产管理处确定项目的执行方式：委托社会代理机构、校内自主招标采购、湖南省电子卖场网上竞价、湖南省电子卖场商城直购。选择不同的执行方式平台自动形成不同的采购执行流程。

（一）委托社会代理机构

采购申请：通过平台申报部门进行立项，相关管理部门（人员）和采购部门进行逐级确认。

执行方式：资产管理处通过“执行方式”节点选择执行方式、采购方式，提交后，由部门负责人进行确认执行。

采购需求：资产管理处通过平台提交采购需求由申报部门最终确认。

招采文件：采购代理机构通过平台上传采购文件，由需求部门及相关管理部门（人员）进行逐级确认。

招采邀请：采购代理机构进行挂网公示，通过平台进行信息录入，由资产管理处进行确认。

项目报名：采购代购代理机构通过平台录入供应商报名信息，资产管理处可查看。

采购结果：采购代理机构通过平台对项目采购结果进行记录并提交，由资产管理处及需求部门进行确认。

拟定合同：申报部门通过平台进行合同拟定，并提交，各个部门（人员）进行逐级审批。

签订合同:申报部门将最后签订的协议通过平台进行提交。

合同备案：资产管理处通过平台对合同备案情况进行提交。

履约验收：平台根据签订协议内容自动生成验收清单，申报部门将验收结果通过平台进行提交。

资产入库：平台根据验收清单自动生成固定资产验收单及资产导入模板，资产管理处将资产入库情况通过平台进行提交。

资金支付：资产管理处通过平台对资金支付的实际情况进行提交。

澄清更正：资产管理处通过平台对项目澄清更正的实际情况进行提交并进行校内审批。

询问质疑：资产管理处通过平台对询问质疑回复的实际情况进行提交并进行内部审批。

（二）校内自主招标采购

采购申请：通过平台申报部门进行立项，相关管理部门（人员）和采购部门进行逐级确认。

执行方式：资产管理处通过“执行方式”节点选择执行方式、采购方式，提交后，由部门负责人进行确认执行。

采购需求：资产管理处通过平台提交采购需求由申报部门最终确认。

招采文件：资产管理处通过平台制作采购文件，由需求部门及相关管理部门（人员）进行逐级确认。

招采邀请：资产管理处进行挂网公示、通过平台进行采购文件线上发售，由需求部门进行确认。

项目报名：申报部门通过平台对项目参与供应商进行在线资质审核，资产管理处通过平台可查看报名情况。

开标人员：资产管理处通过平台确认开标人员。

开标准备：资产管理处通过平台对项目进行专家抽取、专家邀请。

开标评标：资产管理处通过平台实现开评标文件自动生成、开评标过程及结果记录。

采购结果：资产管理处通过平台对项目采购结果进行记录并自动生成结果文件提交至需求部门进行确认。

发通知书：资产管理处通过平台自动制作中标/成交通知书并记录中标通知书发放、中标通知书领取相关信息。

拟定合同：申报部门通过平台进行合同拟定，并提交，管理部门（人员）进行逐级审批。

签订合同:申报部门将最后签订的协议通过平台进行提交。

合同备案：资产管理处通过平台对合同备案情况进行提交。

履约验收：平台根据签订协议内容自动生成验收清单，申报部门将验收结果通过平台进行提交。

资产入库：平台根据验收清单自动生成固定资产验收单及资产导入模板，资产管理处将资产入库情况通过平台进行提交。

资金支付：资产管理处通过平台对资金支付的实际情况进行提交。

澄清更正：资产管理处通过平台对项目澄清更正的实际情况进行提交并进行内部审批，审批通过以后平台将自动推送至供应商服务平台。

询问质疑：资产管理处通过平台对询问质疑回复的实际情况进行提交并进行内部审批。

（三）湖南省电子卖场-网上竞价

采购申请：通过平台申报部门进行立项，相关管理部门（人员）和采购部门进行逐级确认。

执行方式：资产管理处通过“执行方式”节点选择执行方式、采购方式，提交后，由部门负责人进行确认执行。

采购需求：资产管理处通过平台提交采购需求由申报部门最终确认。

采购结果：资产管理处通过平台对项目采购结果进行记录并提交至需求部门进行确认。

履约验收：平台根据签订协议内容自动生成验收清单，申报部门将验收结果通过平台进行提交。

资产入库：平台根据验收清单自动生成固定资产验收单及资产导入模板，资产管理处将资产入库情况通过平台进行提交。

资金支付：资产管理处通过平台对资金支付的实际情况进行提交。

（四）湖南省电子卖场-商城直购

采购申请：通过平台申报部门进行立项，相关管理部门（人员）和采购部门进行逐级确认。

执行方式：资产管理处通过“执行方式”节点选择执行方式、采购方式，提交后，由部门负责人进行确认执行。

采购需求：资产管理处通过平台提交采购需求由申报部门最终确认。

采购结果：资产管理处通过平台对项目采购结果进行记录并提交至需求部门进行确认。

履约验收：平台根据签订协议内容自动生成验收清单，申报部门将验收结果通过平台进行提交。

资产入库：平台根据验收清单自动生成固定资产验收单及资产导入模板，资产管理处将资产入库情况通过平台进行提交。

资金支付：资产管理处通过平台对资金支付的实际情况进行提交。

2.5.5合同管理

系统将自动关联到“采购执行管理”中的“签订合同”节点，将采购合同的标的、售后服务、付款方式、履约地点进行分段展示及管理，方便项目参与部门进行查阅。

2.6档案管理

2.6.1档案资料备案

招标采购所涉及的采购预算与计划、各类批复文件、合同文本、验收证明等采购业务相关资料，平台对所有流程进行电子化记录，对上述资料全部进行档案数字化存档。

2.6.2档案汇编生成

已完成档案归档的项目，可以通过平台自动生成档案汇编资料，具备一键导出功能。

2.7供应商服务平台

2.7.1供应商注册、登录

供应商通过校园网进行免费注册并设定密码，注册成功后，供应商输入账号密码即可登录平台完善主体信息进行提交，信息将推送至具备相关权限的部门/人员进行审核。

2.7.2供应商账号管理

注册成功的供应商可以通过平台更改登录账户、密码、主体信息。

2.7.3供应商网上报名、获取文件

供应商登录平台，查看主体信息是否已审核通过。如通过，供应商可进行项目报名，报名成功后供应商可下载招标文件。

2.7.4供应商网上获取更正信息

如项目需要进行更正，参与项目的供应商可通过供应商服务平台领取/接收更正的内容及附件。

2.7.5供应商采购合同登记

供应商服务平台将提醒中标/成交供应商上传采购合同附件，供应商上传后，附件自动推送至采购管理平台进行审核。

2.7.6供应商管理

2.7.6.1注册审核

供应商通过“供应商服务平台”进行在线注册，参与项目报名时，对供应商资质进行审核，通过后，供应商即刻报名（同一供应商只需审核一次，如供应商资质、性质发生变化，供应商可重新进行申请，采购人审批通过后方可参与项目报名）。

2.7.6.2在库管理

审核通过后的供应商存于“在库管理”，“在库管理”与项目采购结果信息进行关联，平台将记录中标/成交信息及供应商的履约情况。

2.8智慧校园平台接口对接

招标采购管理平台与校园网站的资产管理处部门网站进行数据对接。资产管理处通过招标采购管理平台的采购执行流程中“意向公开”、“招采邀请”节点发布公告内容后，分别自动推送至校园官网的资产管理处部门网站的“校内采购公告公示”、“采购意向公示”模块中。

校园网站与招标采购管理平台、供应商服务系统进行登录接口对接。校园网站的资产管理处部门网站中，需要新增招标采购管理平台采购人登录链接、招标采购管理平台代理机构登录链接、供应商服务系统注册、登录链接。

2.9预算管理系统接口对接

采购管理平台与财务管理系统的部门及归口采购预算数据实现动态共享。需求部门通过财务管理系统或采购管理系统进行项目申报（项目信息互相推送），计财处通过系统进行审批（若通过），财务管理系统自动从该部门预算中扣除当前项目所使用的预算金额（同时将预算余额共享至采购管理平台），待计财处审核通过后，由资产管理处确认执行采购。如新增或调整部门预算金额，资产管理系统与采购管理平台数据实时共享。需求部门、归口部门、资产管理处、计财处可通过平台查看部门预算余额（部门预算余额=部门预算总金额-项目金额）。

说明：以上需求参数中所描述的节点名称均为拟定节点名称，各投标人可自行定义采购执行的节点名称。

符合国家及行业相关标准。

（二）项目功能清单

注：投标人的单价报价不得超过采购项目单价限价，投标总报价不得超过采购项目预算，否则视为无效投标。

1.1交货时间：合同签订后1个月内完成安装部署。

1.2交货地点：采购人指定地点。

1、安装要求

1.1 软件安装部署由成交供应商派出专业技术人员进行安装部署。

1.2 成交供应商须加强施工的组织管理，所有施工人员须遵守文明安全施工的有关规章制度，持证上岗。

1.3项目完成后，成交供应商应将项目有关的全部资料，包括产品资料、技术文档、施工图纸等，移交采购人。

1.4 成交供应商应根据项目情况给采购人提出运营建议，包括运营管理人员数量、岗位设置及管理制度等，并负责对这些岗位人员进行培训。

2、验收标准和方法

2.1 项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收报告作为申请付款的凭证之一。

2.2 验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测,如为成交人原因造成的，由成交人承担检测费用；否则，由采购人承担。

2.3 按照政府采购简易程序验收。

2.4 验收期限：产品交付及运行调试完毕后1年内组织项目验收。

3、质量保证

3.1 本项目整体质保期叁年。质保期内所有软件免费使用、维护、更新、升级。未在投标报价表中单列其费用的，视为免费提供。

3.2 质保期从验收合格后开始计算。质保期内所有软件升级、维护等要求免费上门服务。

4、售后服务

4.1技术支持

（1）提供7×24小时内到达现场的支撑服务。

（2）提供特殊时期的服务支持。

4.2质保期内出现任何质量问题（人为破坏或自然灾害等不可抗力除外），由成交供应商负责全免费（免全部工时费、材料费、管理费、财务费等等）更换或维修。质保期满后，无论采购人是否另行选择维保供应商，成交供应商应及时优惠提供所需的备品备件。

5、培训要求

成交人需制定全面的培训计划和培训课程内容安排，就软件系统的原理、操作使用、维护管理等主要内容，开展培训并为每人提供一套培训使用手册。培训可以采取集中培训或者现场培训，培训地点和时间由采购人确定，培训需确保采购人能正常使用（课时由中标人根据实际情况与采购人沟通后确认），培训完成后需要有培训实施记录资料。成交人需提供现场培训资料、讲义及讲师（讲师至少有1名），培训期间讲师食宿费用所需培训资料费由成交人负责。

1、交货时间及地点

1.1交货时间：合同签订后1个月内完成安装部署。

1.2交货地点：采购人指定地点。

2、结算方法

2.1 付款人：长沙学院（通过国库集中支付）；

2.2 付款方式：软件全部模块开发完成，经甲方确认功能达到要求后支付合同金额的80%，完成与学校智慧校园平台及预算管理系统对接，验收合格后支付合同金额的15%，余款5%为质保金，质保期满后（无质量问题、售后服务纠纷以及其他经济法律纠纷等）一次性无息付清。

3、本项目采用费用包干方式建设，供应商应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的货物及材料购置，以及产品运输保险保管、货物安装、测试通过验收、质保期免费保修维护等所有人工、管理、财务等所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交人免费提供，采购人不再支付任何费用。