（企事业退休职工档案电子化管理）竞争性磋商公告
项目概况
企事业退休职工档案电子化管理采购项目的潜在供应商应在线上获取采购文件，并于2022年11月10日 13时30分（北京时间）前提交响应文件。
一、项目基本情况
项目名称：企事业退休职工档案电子化管理
采购方式：竞争性磋商
包组编号：001
预算金额（元）：480,000.00
最高限价（元）：480,000
采购需求：
项目具体要求
一、技术加工
退休人员人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297*210mm）。退休人员人事档案材料左边应留有25mm的装订边。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。但对纸张破损、幅面不标准的档案材料，应当进行复制和技术加工。
1．纸张破损或字迹材料不符合要求（字迹褪色、模糊不清的）的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制所用材料应当符合档案保护要求。复制件附在原件后，与原件作为一份材料。
2．幅面过大的档案材料应进行折叠。折叠从材料的下边或右边进行，不能损坏文字、照片等，方便展开阅读。档案材料一般不得剪裁，确需剪裁的，要确保不影响材料完整，不损伤文字、印章、图形等内容。
3．幅面过小影响装订的材料可以进行托裱，修裱托纸与原载体粘结牢实，不得影响材料翻阅。裱糊要使用韧性好的A4型白色衬纸，胶棒和胶水要能防虫蛀、防腐蚀。裱糊后的档案材料要压平凉干，不能在阳光下暴晒或高温烫烤。修裱件应舒展平整，无皱纹，不起泡，拼对裂缝应准确无误，不变形走样、不损坏原载体和字迹。
4．装订边过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边，确保打眼装订不压字或损伤材料。
5．档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品应予拆除，防止氧化锈毁材料。
6．每份材料整理时必须保证各自独立，严禁将多份（页）材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起，也不允许将单份材料人为拆分。
二、装订
1．目录放在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整齐、装订牢固结实，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件材料，整洁平实，方便阅读。
2．档案材料一律正装，横写的材料名称在上，竖写的材料名称在右。
3．档案材料及目录应装订整齐，左边、下边对齐，在左侧打孔装订，孔距规格应符合相关规定标准，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。
三、数字化档案整理要求
1．退休人员人事档案数字化工作应在退休人员人事档案规范化整理后进行。
2．规范化整理后的退休人员人事档案要全部扫描（目录除外），不能挑扫。
3．采用真彩色（24位RGB）模式进行扫描，扫描分辨率选择300dpi;如文字偏小、密集、清晰度较差时，可适当提高分辨率。
4． 扫描图像存储格式采用JPEG格式。
扫描图像质量应保证无扫描产生的白边和黑边；偏斜度≤1度，方向正确；图像页码连续；图像中档案信息和纸质档案一致，图像数量和纸质档案一致，图像排列顺序与纸质档案一致，图像与目录一一对应。
四、退休人员人事档案目录数据库建库要求
退休人员人事档案目录数据库包括案卷目录数据库和份目录数据库两部分。数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，如XML、XLS（X）格式等。从满足工作需要出发，这里仅提供XLS(X)格式文件参考结构。
1．案卷目录数据库结构
用于记录企业退休人员基本信息，每条记录对应1人（卷）。著录项目应包括：档号、全宗号、退休年度、案卷流水号、姓名、性别、民族、出生年月、总页数和身份证号等。
示例如图：
2．份目录数据库结构
用于描述档案目录信息，每条记录对应一份材料。著录项目应包括：序号、材料名称、材料形成时间、页数、备注、挂接索引、档号、全宗号、退休年度、案卷流水号、姓名、性别、民族、出生年月和身份证号等。
示例如图：
3．著录项目说明
档号：全宗号-退休年度-案卷流水号。在案卷封面左上角标注档号。
全宗号：由社保中心根据丹东市档案管理部门的相关规定拟定。
退休年度：办理退休完成审批的年度，由4位阿拉伯数字表示。
案卷流水号：年度内退休顺序号，由3位阿拉伯数字表示，不足3位用“0”补齐。
姓名：填写户籍登记所用姓名。
性别：填写GB/T 2261.1中的性别代码或据实填写汉字“男”“女”。
民族：填写GB/T 3304中的民族代码或名称。
出生年月：按照GB/T 7408要求的格式填写出生年月。
总页数：填写案卷材料总页数（不含目录页数）。
身份证号：填写公安机关为公民编制的符合GB *****要求的身份代码。
序号：填写材料类号和所属分类序号。如1-1，4-1-1等。
材料名称：根据材料题目填写，无题目的材料，应拟定题目。
材料形成时间：一般采用材料落款标明的最后时间，复制的档案材料，采用原材料形成时间。
页数：填写每份材料的页码数。
备注：填写需要说明的情况。
挂接索引：由档号和序号合成。
五、退休人员人事档案数字化成果存放路径和命名规范
退休人员人事档案数字化成果包括案卷目录文件、份目录文件和图像文件。采用4层文件目录结构存储。第一层文件目录命名为“全宗号”，案卷目录文件和份目录文件存放在此目录下，为企业不同年度退休人员建立二级目录。第二层文件目录命名为“全宗号-退休年度”，在此目录下为同一年度每个退休人员建立目录。第三层文件目录命名为“全宗号-退休年度-流水号”（以下用“档号”标示），在此目录下为同一退休人员每份档案材料建一个目录。第四层文件目录命名为“档号-序号”，此目录下存储同一份档案材料的图像文件，图像文件命名为“档号-序号-流水号.jpg(或者jpeg)，流水号由3位阿拉伯数字表示，不足3位用“0”补齐。人事档案数字化成果目录结构示例如图：
六、 其它相关需求
1.项目完成期限：2023年3月末前完成所有档案的整理及数字化工作。
2.数量：*****份。
3.付款方式：验收完成后一次性结清。
4.验收要求：按照辽退管办[2019]1号 辽宁省国有企业退休人员社会化管理工作领导小组办公室 辽宁省档案局关于印发《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》的通知、中办发【2003】16号《中央办公厅、国务院办公厅关于转发劳动和社会保障部等部门<关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见>的通知》及中华人民共和国档案法(2016修正)第十三条，各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。以及《人力资源社会保障部关于开展“人社服务快办行动”的通知》（人社部发【2020】26号）、辽宁省人社厅《关于开展“人社服务快办行动”暨“标信建设专项提升行动”实施方案的通知》和丹东市社保中心本项目的技术参数要求，正确地完成每卷人事档案的材料鉴别、材料分类、材料排序与编目、复制与技术加工、材料装订等人事档案整理工作；同时根据人事档案管理应用系统信息采集的内容和要求，正确地完成人事档案信息数据的采集、录入、核对、影像加工、档案影像库建设等数字化加工工作，形成准确完整的档案信息数据库和档案影像数据库。
5.项目延时：因疫情防控导致项目延时，中标方需提供市地级以上相关文件作为免责依据。（详见采购文件第三章服务需求）
合同履行期限：2023年3月末前完成所有档案的整理及数字化工作。
需落实的政府采购政策内容：中小微企业（含监狱企业）、促进残疾人就业的相关规定。
本项目（是/否）接受联合体投标：否
二、供应商的资格要求
1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定。
2.落实政府采购政策需满足的资格要求：本项目专门面向中小企业采购，供应商应为中小微企业或监狱企业或残疾人福利性单位。
3.本项目的特定资格要求：无
三、政府采购供应商入库须知
参加辽宁省政府采购活动的供应商未进入辽宁省政府采购供应商库的，请详阅辽宁政府采购网 “首页—政策法规”中公布的“政府采购供应商入库”的相关规定，及时办理入库登记手续。填写单位名称、统一社会信用代码和联系人等简要信息，由系统自动开通账号后，即可参与政府采购活动。具体规定详见《关于进一步优化辽宁省政府采购供应商入库程序的通知》（辽财采函〔2020〕198号）。
四、获取采购文件
时间：2022年10月31日 08时30分至2022年11月04日 16时30分（北京时间，法定节假日除外）
地点：线上获取
方式：线上
售价：免费
五、响应文件提交
截止时间：2022年11月10日 13时30分（北京时间）
地点：辽宁政府采购网
六、开启
时间：2022年11月10日 13时30分（北京时间）
地点：丹东市公共资源交易中心（丹东市新区银河大街100-1号，丹东市新区市民服务中心一楼）。
七、公告期限
自本公告发布之日起3个工作日。
八、质疑与投诉
供应商认为自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，向采购代理机构或采购人提出质疑。
1、接收质疑函方式：线上或书面纸质质疑函
2、质疑函内容、格式：应符合《政府采购质疑和投诉办法》相关规定和财政部制定的《政府采购质疑函范本》格式，详见辽宁政府采购网。
质疑供应商对采购人、采购代理机构的答复不满意，或者采购人、采购代理机构未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后15个工作日内向本级财政部门提起投诉。
九、其他补充事宜
1、参加辽宁省政府采购活动的供应商，请详阅辽宁政府采购网“首页-办事指南”中公布的“辽宁政府采购网关于办理CA数字证书的操作手册”和“辽宁政府采购网新版系统供应商操作手册”，具体规定详见《关于启用政府采购数字认证和电子招投标业务有关事宜的通知》〔2021〕363 号文件，请按照相关规定，及时办理CA锁及相关手续，因未办理相关手续造成的所有后果，由供应商自行承担。
2、供应商需自主学习辽宁政府采购网电子文件制作指南，按照采购文件和电子评审系统要求进行投标信息填报、电子文件编制、盖章或电子签章等工作，如未按照要求制作，影响文件上传造成的所有后果，由供应商自行承担。系统操作问题请咨询技术支持电话（400-128-8588），CA 办理问题请咨询CA认证机构。
3、本项目不需要提供纸质版响应文件。供应商除在电子评审系统上传响应文件外，须在递交响应文件截止时间前提交加密U盘存储形式的备份文件，并承诺备份文件与电子评审系统中上传的响应文件内容、格式一致，备系统突发故障使用。因疫情供应商不能到达现场参加会议的，须在提交响应文件截止时间前，将参加开标会议的授权委托人的授权委托书原件扫描后与备份文件（使用压缩打包工具加密后）分别发送至采购人指定的邮箱(
**********@qq.com),压缩包里有且仅有一个PDF文档。压缩包文件名为本采购项目名称,邮箱发送主题上标明“企事业退休职工档案电子化管理”字样，并在电子响应文件和备份文件中均提供电子响应文件与备份响应文件内容、格式一致性承诺函。以备系统突发故障使用。供应商未按采购文件要求提供一致性承诺函的，其响应将被认定为无效响应。供应商仅提交电子响应文件或备份响应文件的，响应无效。
4、开标时，供应商须自带电脑及CA锁至开标现场进行电子文件解密，疫情期间也可以由自家供应商工作人员远程进行解密，解密时间不得超过30分钟。
5、供应商出现以下（1）（2）情形的，视为放弃响应；出现（3）情形的，由供应商自行承担相应责任：
（1）因供应商原因造成响应文件未解密的；
（2）因供应商自用设备原因造成的未在规定时间内解密、上传文件或响应报价等问题影响电子评审的；
（3）因供应商原因未对文件校验造成信息缺失、文件内容或格式不正确以及备份文件不符合要求等问题影响评审的。
6、供应商须自行携带笔记本电脑及解密设备也可自行远程解密，代理机构不提供解密设备及解密环节的相关服务。
7、疫情期间开展政府采购活动，应遵照辽宁省财政厅文件辽财采〔2020〕66号《关于做好新冠肺炎疫情防控下一阶段和终止应急响应后政府采购工作有关事宜的通知》的相关规定。
8、丹东市公共资源交易平台未注册过的供应商请点击http://218.61.232.162:8605/TPBidder/huiyuaninfomis2/pages/huiyuanregister/Agree网址在丹东市公共资源交易平台进行登记注册，已注册过的供应商无需进行二次注册。
注：如果疫情发生变化出现特殊情况，一切按照疫情管控防控措施执行。
十、对本次招标提出询问，请按以下方式联系
1.采购人信息
名称： 丹东市社会保险事业服务中心
地址： 辽宁省丹东市振兴区青年大街67号
2.采购代理机构信息
名称： 丹东博宏工程管理有限公司
地址： 丹东市振兴区春三路20知春园22－2－104
开户行： 丹东银行新桥支行
账户名称： 丹东博宏工程管理有限公司
3.项目联系方式
项目联系人： 孔令伟
