一、项目名称

上海商学院历史档案数字化（1969－1998）

二、项目内容及要求

1. 历史档案数字化加工内容及工作量

（1）历史档案（侧重党群、行政类1969~1998年的档案）50，000页（已折合成A4）；

（2）教学档案（1983~1997年）：100，000页（已折合成A4）；

（4）历史老档案、教学档案著录：50，000条；

（具体以实际扫描量为准）。

2. 加工环节与质量要求

主要工作环节包括：调档交接、档案前处理、档案扫描、图像处理、图像存储、条目著录、著录修订、后期整理装订、质量自检、档案归还等，加工过程中需要确保档案及其档案信息的安全保密。各工作环节要求如下：

（1）调档交接：中标方应指定专人按照与市档案局共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与招标方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

（2）档案前处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，根据市档案局约定的规则区分扫描件与非扫描件，并察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

A．目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由招标人进行审核。

B．拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

C．区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件区分开，不扫描的档案应与扫描档案一同著录案卷目录和卷内文件目录，并做出相应标识，保持在档案中的原有位置，同扫描档案一同编号、排序。

D．档案前处理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

（3）档案扫描：

A．扫描方式

根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。主要采用平板扫描方式。

B. 扫描色彩模式

扫描模式采用彩色模式进行扫描。

C. 扫描分辨率

扫描分辨率要求300dpi，以24位真色彩保存，影像保存格式为JPG格式，历史档案识别文字部分以双层PDF。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

D. 扫描登记

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交市档案局审核同意后，进行处理。

（4）图像处理：

A. 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

B. 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

C. 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

D. 裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

（5）图像存储：

A. 存储格式

要求采用JPEG格式存储保存，经OCR识别成PDF。修整后图片加入上海商学院水印章，按特定标准压缩。

B. 图像文件的命名

以目录数据库内该文件档号对应扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件进行命名。文件名格式为“档号.文件号”，文件号为四位，不足则“0”补足。

每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。

（6）条目著录

对档案目录数据进行著录，做到在录入数据的同时做好校对工作，并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。

（7）著录修订

对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

（8）后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

（9）质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到数据质量标准的，才能递交招标人验收。

（10）档案归还

应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报市档案局进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，12要求重新进行处理，合格率要求100%。

（11）输入与上传：

将生成的PDF文件上传至上海商学院南大之星档案管理系统中。如系统中无相应案卷或文件级目录，则先输入对应目录，将生成的PDF文件上传至该系统。对于分块扫描并识别的报章文字部分，需按序以标题为正题名建立文件级目录后，上传对应PDF文件。

（12）数据备份

A. 备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

B. 备份方式

为保证数据安全，扫描加工后的电脑硬盘交甲方保管且扫描加工后的电子文件需要提交一份光盘存储和一份移动硬盘做备份之用，对光盘质量标准如下：

光盘片制作两份，数据分别刻录为JPG和PDF格式，并刻录相应的软件和说明。

同一件（卷）实体，不跨越二片DVD片号(如：同一件（卷）档案页数需在同一DVD片内)。

档案影像文件存于符合标准的单片包装光盘片，并存放在单片光盘盒中，提供光盘内容说明，包括刻录时间、编号、种类、条形码、套别和文件类型等。

光盘表面标示光盘片编号，单片包装盒上注明光盘内目录索引信息。

在光盘片刻录完成后，与影像档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。

光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。

C. 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

D. 备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

E. 备份登记

填写数字化备份管理登记表单。

F. 数字化成果管理

应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

（13）数据移交

A. 历史档案最终数据包括：修整后的原始图、水印图、PDF文件。

B. 图纸档案最终数据包括：修整后的原始图、水印图、PDF文件。

C. 将A和B中所列各部分以存储介质移动硬盘（西部数据品牌）或DVD+R光盘(品牌仅限于SONY、MEXELL、VERBATIM三种)，一式二份移交上海商学院。

三、报名资质条件

1．投标单位必须是在工商机关注册的独立法人，经营范围具有档案资料数字化加工处理的相关内容，具备保密资质；

2．具有档案资料数字化加工处理所必须的设施和技术力量；

3．具有高校档案数字化加工的经验和业绩（并提供3个或以上合同复印件）。

四、投标报价

1．投标单位必须响应招标文件的要求，按不同类型、不同幅面、材料报每页加工的单价，最后合计总投标价。

2．投标价应是完成项目范围内的档案数字化加工，直至项目通过验收所需的全部费用，否则视作投标单位愿意提供免费服务。

3．投标单位提供的优惠条件须在投标文件中作书面说明。

4．投标报价必须由授权代表签字并加盖投标单位公章。

五、工期要求

自合同签订之日起60天内完成档案扫描加工。

六、投标文件应包含的内容及格式

（一）内容

1．投标函。

2．投标报价一览表（应包含总价、各类加工单价及计算方法等）。

3．公司简介、项目实施方案、公司技术装备情况、拟派现场工作人员情况等。

4．项目质量承诺书及后续服务内容。

5．投标单位资质证明文件复印件，并加盖红章。投标单位应将以下材料的复印件装订在投标文件中，同时需在投标时携带原件备查。

A．营业执照副本（本年度年检）；

B．税务登记证副本（本年度年检）；

C．法定代表人授权委托书；

D．投标代理人身份证；

6．近两年来主要业绩一览表（含项目内容，服务单位、服务工作量、联系人、联系电话）。

7．高校数字化加工的成功案例（要求提供3个高校数字化加工的合同复印件，商业机密可遮挡）。

8．ISO9001质量管理体系认证证书（如果具备）。

9．投标单位认为必须提供的其他材料。

（二）格式

1．投标单位应准备投标文件3份，投标文件应密封在文件袋中，并在封口处加盖骑缝公章。

2．投标文件袋上须注明投标项目名称、编号、投标单位名称、移动电话和传真号、日期。

3．投标文件需用A4纸打印，如在任何行间插字、涂改和增删，必须由投标授权代表签字或盖章后才有效。

七、投标、开标时间及地点

1．投标时间即日起至 6 月 1 日下午 3点 截止，投标单位将投标文件一式五份送达到上海商学院综合楼 606 室，并递交投标报价单（报价单样式详见附件一）；

2．开标时间及地点另行通知。

八、评标与定标

1．本项目采用综合评分法，由招标单位组织评标小组进行评标。

2．评标小组按照评分办法，对各投标单位的投标进行综合评分，并按得分高低分别给投标单位排名，得分最高者排名第一，次高者排名第二，依此类推。

3．招标单位按投标单位得分排名先后确定中标单位，得分最高排名第一者中标。如排名在前的投标单位放弃中标，招标单位将按投标单位得分排名顺序依次递补。

4．对未中标的投标单位，招标方不予解释未中标原因。

5．在评标期间，评标小组有权要求投标单位对其投标文件进行书面澄清、说明，投标单位应派授权代表按评标小组通知的时间、地点接受询标。

6．投标截止后，如投标单位少于3家，招标单位有权选择其他采购方式或终止本次招标。

7．投标单位无论中标与否，招标单位不承担投标单位的任何投标费用。

九、中标通知书、签订合同

1.评标结束后，即向中标单位发出中标通知书。

2.中标单位收到中标通知书后，应在7日内与招标单位签订合同，同时中标单位需与上海商学院签订保证档案实体和档案信息安全的保密协议，不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，若有违反，依据法律追究责任。

3.中标后，不得转包给其他单位。

十、服务设备

本次档案数字化项目实施过程中所涉及到的各类计算机、高速扫描仪辅助设备、所需的系统、软件和光盘等设备和相关耗材，都由中标单位提供，上海商学院档案室只负责提供场地、需数字化处理的档案资料、水电等能源设施。

十一、项目验收

在服务方向上海商学院提交相关介质的数据之后，由上海商学院组织验收，验收标准为国家相关标准。

十二、后续服务

中标单位对于加工的产品出现数字化图片的遗漏或与要求不符，要及时检查纠正并补上，对于移交后的数字化图像，若出现遗漏，所提交的光盘必须重刻，内部的文件排序必须按照原始纸质图纸文件的次序排放；加工方加工数字化图像，对于加工中所产生的错误或与要求不符，所产生的费用由加工方负责；加工方对于移交后的光盘的服务响应时间为2个工作日内到达现场，并及时纠正和修改，修改后产品的提交期限不超过一周。

联 系 人： 韩文彬

联系电话： ********

联系地址： 上海奉贤环城东路496号，上海商学院奉浦校区综合楼606室

上海商学院资产与设备管理处

2015年5月12日

附件一：

上海商学院数字化加工报价单

序号
类别/加工工序
单价（元）/页

1
纸质档案扫描（A4，含折合A4）
（元）/页

2
档案文件级著录
（元）/页

投标人（公章）：

法定代表人或授权代表（签字或盖章）：

年 月 日

附件二：评分标准

评分项目
评分要点及说明
分值

价格部分（20分）


报价

（20分）
投标报价得分＝（评标基准价/投标报价）×20%×100



资信技术分（80分）



技术

（50分）
招标文件实质性响应
整体方案具有合理性、完整性、完善性，对项目需求理解级综合分析程度较好，目标明确，流程清晰合理，好8-10分；较好4-7分；一般0-3分；
0-10


项目保障措施
推进本项目的保密安全措施（包括人员、设备、数据及档案安全管理措施）、计划安排、表单管理情况，好9-12分；较好5-8分；一般0-4分。
0-12


实施管理
项目在实施过程中管理规范，制度完善，具有项目进度及质量保证措施，具有项目保密保障及人员管理措施，操作性强的得10-12分；存在少数缺陷得6-9分；存在明显缺陷或未提供的，得0-5分。
0-12


业务能力
具备数字化加工应用、管理和档案馆藏档案应用、管理相关专业技术能力，且能将目录数据与应用无缝挂接的，并提供数据迁移方案，得3-4分；技术能力一般，得0-2分。
0-4


售后服务
投标人对本项目的服务承诺、售后服务体系操作性强，措施完善得4分；操作性强、措施较好得2分；操作性、应急效果一般的，最高得1分。
0-4


自主软件
投标项目中使用的数字化加工软件获得计算机软件著作权证书、产品登记证书的得2分。具有软件能力成熟度模型五级（简称CMMI5）认证 得2分。
0-4


软件演示
对招标文件要求的功能有具体的响应，自带软件进行完整的演示，完整的档案数字化流程2分，先进的数字化扫描加工处理技术2分，成功的数字化实施成果2分，总分6分，专家评委根据现场演示效果酌情打分
0-6


资信

（30分）
质量管理体系
具有ISO9001质量管理体系认证证书的得2分；具有ISO27001：2005信息安全管理体系认证证书的得2分；
0-4


成功案例
有独立实施并完成的国家档案馆档案数字化项目案例及验收证明，以与用户签订的合同为准，转包、合作项目无效，一个案例3分；得分最多不超过15分。
0-15


人员
项目要求由专业的档案数字化加工技术人员实施完成，获得档案管理员证书人员，一个得0.5分，最高4分，档案管理员岗位资格证书必须为省级综合档案管理机构颁发。
0-4


保密培训
项目人员具备省级以上机构颁发的档案保密培训证书，一个得0.5分，最高得2分
0-2


涉密资质
具有保密资质证书2分；
0-2


数字化加工业务能力
投标人具备数字化加工质量零投诉或中国档案学会推荐数字化加工定点企业3分。（提供相应证明文件复印件加盖公章，原件备查）。
0-3