附件1：

一、技术和服务要求

1．项目概述及清单

1.1本次采购项目内容为龙岩市第十中学档案数字化加工，包括：学生学籍、教师档案、合同、采购招标等共计约5万页；工作内容：档案数字化加工前处理（档案借调、目录核校、修正和补录，编写页号、档案装订物拆除、档案保护性处理、填写备考表）、档案扫描、档案OCR识别后进行PDF格式转换、档案数字化后处理（扫描统计、图像处理、图像质检、档案数据挂接、数据验收、数据备份、档案装订、档案实体验收、退卷归库上架）、档案数字化管理、等工作。

1.2本项目由用户方提供数字化加工场所，地址:龙岩市第十中学。

1.3用户方提供合适的扫描加工工作场地和办公桌椅、档案存放架、材料（纸张、档案盒、卷皮）、数据存储设备（服务器、存储、备份移动硬盘等）、供水供电等。中标方负责提供硬件设备（电脑设备、扫描仪、照相机、加工存储、备份DVD光盘、打印机及刻录设备及其维护等）、数字化人员、档案运送车、耗材（打印机硒鼓、墨盒、夹子、文具等）。

2．应遵循的业务标准

2.1《中华人民共和国档案法》；

2.2《中华人民共和国档案法实施办法》；

2.3《福建省国家档案馆管理办法》(福建省人民政府158令)。

2.4《电子文件归档与管理规范》(GB／T *****—2002)；

2.5《纸质档案数字化规范》DA/T 31—2017；

2.6《档案服务外包工作规范》DA/T 68—2017；

2.7《档案著录规则》(DA／T 18—1999)；

2.8《福建省纸质档案数字化操作规范（试行）》；

2.9《福建省国家综合档案馆档案目录数据库建设操作规范》（闽档[2002] 82号）；

2.10《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35/T161-2002）。

2.11《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》（DA/T 77-2019）

2.12《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号）

3．基本流程与要求

3.1 档案借调

中标方与用户方项目管理人员办理档案借调手续，借出待扫描档案。档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，确认无误后，详细填写调卷单，办理档案交接手续。

提出申请。根据数字化工作方案确定的数字化对象分批次向用户方档案保管部门提出调卷申请。

顺档案号。以架为单位看档号的连续性及是否与起止号标记匹配。

逐卷清点。清点每份案卷，重点关注空号、缺卷、分卷等信息。

详细记录。以架为单位记录起止号，详细记录架内案卷的清点信息，包括分卷和缺卷号。

认真核对。对清点发现的缺、分卷等情况再次复核，并与保管利用科记录比对，检验是否有误。

填写调卷单。在调卷单上认真填写调卷的范围和清点信息，统计调卷数量，交保管利用科工作人员签字确认。

装箱搬运。每架对应一个箱子，装箱后由推车运至档案数字化临时库房，在专门位置集中放置。

3.2编写页号

档案中凡载有有效信息的页面均需编页，包括文件处理单或领导(职能部门)签署意见单、正文、草稿、附件等；没有页号或页号不规范的档案，需重新编页；案卷封面、卷内目录、备考表、空白页、废稿纸、重复件等不编页号。

一份文件若有主页和浮贴，先编主页号，后编浮贴页号，如浮贴内容与主页内容无关，先编浮贴页号。

编页统一采用阿拉伯数字，从“1”开始按顺序编号，不编附页号；将原来不规范的页号划掉，新页号与文件主体内容方向一致。

左装订的卷，正面编在右上角，背面编在左上角；右装订的卷，正面编在左上角，背面编在右上角。筒子页按正、反两面顺序编制两个页号。折子页档案按自然页编页号。

已经编过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，不再重新编页码，如有跳号或编号出错的情况，应重新编页码，并在数字化工作单中加以说明。

使用2B 铅笔，书写时字迹需清晰工整，不压盖档案内容，不可伤害档案原件；对破损页面、缺页等特殊情况应进行登记。

案卷遇有特殊情况，由用户方项目管理人员决定是否重新编号。

重份档案的处理：同一案卷内出现的重复文件，扫描时不予扫描。

3.3目录核校、著录

以实体档案为基准在确保电子目录信息准确无误后，按挂接要求审核目录数据库。应充分尊重原有著录成果，逐卷核对档案实体卷封与电子目录的对应信息（档号、题名、时间等），对不合格的目录进行修改或重录。

采用计算机自动校验与人工审核相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。

数据格式选择必须符合福建省档案馆档案数据格式的要求。

修改或拟写文件题名。对不规范、不准确文件题名，须依据《档案著录规则》，进行修订或重新拟写，对于数据库内无目录的须补拟，通过全面分析和综合概括，以简洁通顺的语言准确揭示卷内文件主要内容，同时做好所修改目录台帐的登记备案工作。

3.4档案装订物拆除

逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。

拆除档案装订物时可使用相应工具，对筒子页和其他粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，需经用户方项目管理人员确认保持原貌。

3.5档案保护性处理

档案保护性处理是对确定扫描的档案，逐卷检查实体，对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷作出评定，在备考表和检查台账上说明情况，然后先行扫描。裱糊工作由用户方完成，并建立修裱登记台账。

3.6填写前处理情况登记表

凡经数字化前处理的档案，应填写此表，并由整理、编页、检查人员签名(盖章)。在备考表中除标明文件页数、重份、鉴定等情况外，还可注明特殊档案和需要说明的情况，如邮票、税票、照片、名人手迹等实物档案。

3.7档案扫描

扫描方式采用A4、A3平板扫描仪按档案编定的次序逐卷逐页扫描，可根据档案幅面大小，选定区域进行扫描，并按档号排列原则逐层以单页形式保存。超过A3幅面的档案，按一张A4幅面价格计算。将扫描形成的电子档案按原档案顺序插入该卷电子档案的相应位置。扫描质量要求，每一卷（宗）档案的扫描均从卷封开始，至备考表结束。无论页面大小均自然平展开进行扫描，筒子页、折子页均作一个画幅来扫描，并以画幅作为扫描的计量单位。必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。纸张暗黄发黑、字迹不清的档案，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辩率等技术参数，直至图像清晰为止。同一份文件内只能采用一种分辩率，以件为采用的最高分辩率为准。在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。初始扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题。注意保持档案平整，压平折角和折痕，清理无关异物，避免字迹变形或压字；有粘连的档案，不能折叠当前页，允许露出与当前页相连的前后页档案纸张和内容。遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。薄透档案用相同大小白纸衬底（单面用白板衬底、双面用黑板衬底），再进行扫描；字迹褪变档案扫描时，需要调整亮度、对比度等参数，以扫描后形成的图像中文字清楚为准。遇有字迹完全褪色（只剩划痕）或复写纸字迹且发生浸染时，可扫描该页档案反面，再做镜像文件，破损或缺角较大的档案可用黑底扫描，便于辨识缺损部位。如果该页纸张同时老化、破损现象，宜在扫描后再进行修裱处理。电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配。图片命名及组成必须与馆藏实体档案一一对应，并符合用户方档案管理软件要求。扫描模式：采用不低于24位的彩色模式进行扫描。扫描分辨率：扫描分辨率标准为300dpi。TIFF格式扫描；文字偏小、密集、清晰度差的档案，可适当提高分辨率；需要进行仿真复制、印刷出版的档案，扫描分辨率不小于600dpi。照片扫描分辨率不小于600dpi；图像格式：图像文件采用TIFF格式保存。为满足全文检索等实际需要，开展图像光学字符识别（OCR），将图像转换为双层PDF格式保存。实物档案的数字化，对档案中徽标、各种证物等实物档案，采用数码相机进行数字化，所获图像文件必须进行相应的图像处理。

3.8扫描登记

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每卷（宗）的实际扫描页数与档案整理时填写的档案页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交用户方项目管理人员审核同意后，进行处理。做好存储设备登记，一进场先登记并交表。

3.9图像处理

经数字化所产生的图像文件，按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）纸质档案数字化技术规范的要求，对图像的偏斜度、清晰度、失真度等认真检查，进行相应的图像优化处理，使图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。 对扫描后的图像进行逐页纠偏、裁边、排序等处理。以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜度不得大于1度；方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。纠偏后，应以档案字体方向为正，视觉上基本不感觉偏斜为准。特殊形制的页面，应以直角边为基准；若图像内容与介质不平行，则以介质为准。对数字图像进行裁边时，需保留当前页面的完整，宜在距页边最外延2mm～3mm处裁剪图像。一侧粘连或装订成册的档案，裁剪后应保留粘连线或装订中缝；以黑底扫描的图像，尽量不留黑边。扫描过程中产生的污点、污线、黑边等杂质，在不影响档案有效内容的情况下，需进行去污处理。去污过程应遵循展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

3.10装订技术要求

装订还原应符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2015)要求，注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。拆除档案上的金属物，如书钉、回形针、大头针和金属夹等。恢复装订时，应认真核对档案页码，核对文件排列顺序，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报用户方项目管理人员，装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不得有漏装掉页情况出现。经核对无误的档案，应以文件左齐（裁口整齐）、下齐（地脚整齐），装订成品必须结实美观。在整理过程中，如遇有小页面或没有足够装订空白页面，如果发现文件无装订边，必须用质地、颜色相近纸张加边后再装订。对浮贴在相邻档案纸张上的小签条等小页面档案，如粘连不牢，用档案修裱专用浆糊加固避免脱落。对没有预留空白装订边的正常大小页面，用修裱档案专用纸张接边后，再折成与案卷大小一致页面装订。所有进行来修裱、托底、接边等处理的页面，须完全干燥后才能进行装订。对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点成一线，既不漏页也不损害文件字符。档案装订系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。案卷装订成册应逐卷检查案卷装订质量，发现档案不完整、文件颠倒、顺序错误及装订不符合规范等情况，应重新整理装订。经质检合格后，按全宗分别排序装盒，填写登记表，上交档案管理员点收入库。

3.11装订人员要求

爱护档案，自觉维护档案的完整与安全，牢固树立片纸只字都是宝的意识。不得仔细浏览档案内容，不得对外传播档案内容，员工之间不得谈论档案内容。不得在档案上涂划、擦改。严禁将明火、茶水饮料、食物等带入工作现场。严格执行《档案装订工作规范》，确保档案装订质量。 严格遵守劳动纪律，工作时不能传播、打探与工作无关的话题。使用工具时小心谨慎，注意人身安全，避免意外伤害。

自觉维持良好的工作环境，保持工作区清洁整齐，档案及装订用具摆放有序。定期打扫卫生，定期清理一次性口罩、帽子等垃圾。

3.12档案实体验收

档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任，顺序错误、装订不符要求，卷内文件颠倒等作为差错，合格率达到100%予以验收通过，并按照档案库房管理规定办理入库手续。消毒退卷归库上架档案装订完成后应按档号顺序整合核对案卷数量，对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。消毒完成后，及时与采购人项目管理人员办理相关退卷归库手续，并完成上架确保档案资料完好如初。

4.采购规范性自查服务

4.1采购规范检查的时间范围：2021年1月至2022年12月；

4.2内部规范检查的工作范围：工程类、采购类及支付单据；

（1）工程类自查内容：招标前公示、招标方案、会议纪要（规范性）、标书、中标通知书、中标合同、验收报告（签字完整情况）、第三方预结算完整度；（2）采购类自查内容：采购前公示、采购方案、会议纪要（规范性）、标书、中标通知书、采购合同、验收报告（签字完整情况）；（3）支付单据检查内容：支付的时间节点、支付的比例、支付的材料、有关人员签字完整情况；（4）上述检查内容实施小组必须形成工作底稿记录，同时将发现的问题整理汇总，并与相关部门沟通确认。

二、其它要求：

1.报价要求

1.1各报价人根据采购清单投报项目总价，投报总价不得超过预算总价，否则视为无效投报，总价报价最低的为本项目成交供应商。（若报价相同的，系统随机抽取确定本项目成交供应商。）

1.2报价包含本项目税费等相关费用，采购人不支付额外费用。

2.交付方式、地点

2.2交付方式：完成本项目采购要求的内容，经采购人验收合格。

2.3交付地点：龙岩市第十中学采购人指定地点。

3.验收要求

3.1根据本项目采购文件要求的标准、合同中规定的服务指标、服务规格要求进行验收。若发现劣质、不合格的问题，采购人有权拒绝签订本项目合同。本项目成交供应商应尽快负责整改或更换。造成的损失均由本项目成交供应商承担。

3.2本项目成交供应商应在采购人规定的时间内安排交付，采购人应在本项目成交供应商交付完成后在约定的时限内及时验收。

4.售后服务要求

4.1售后服务方式及响应时间：应采用远程及现场相结合的维护方式，本项目成交供应商接到用户电话后2小时内响应，若远程无法处理，需24小时内上门服务，7*24小时电话支持，以保证数据的安全运行。

4.2售后服务问题解决时间：一般问题应在4小时内解决，严重问题应及时提出采购人可接受的解决方案和服务承诺。

5.付款方式：经验收合格后，本项目成交供应商须提供等额发票，采购人凭验收凭证或验收合格文件等材料以转账方式向本项目成交供应商一次性付清合同款。

6.本项目供应商应完全满足“采购项目一览表”中的所有要求，一项不满足视为无效竞价。若本项目成交供应商在竞价结束后，不能完全满足本项目的所有要求，其竞价保证金不予退还。采购人有权终止合同。对采购人造成的损失由该本项目成交供应商承担。

7.报价人报名时须递交合格有效的营业执照复印件。

说明:

1.供应商应先在海西平台（http://www.haixizb.com/）进入网上竞价系统进行供应商注册。

2.注册审核通过后方可进行网上竞价报名（竞价报名通过条件：报名费200元，投标保证金760元。保证金截止时间同报名截止时间，到账以招标代理机构的银行进账时间为准。本项目报名、中标服务费以及投标保证金的账户信息具体详见附件（账号信息）。）

3.报名成功并审核通过后，方可在规定的竞价时间内进行网上竞价（不再规定的竞价时间内无法进行网上竞价）。

4.供应商竞价过程系统会自动显示当前最低价格及所投报的品牌和型号（若有），但是不会显示报价的单位和第几次报价。

5.供应商共有两次竞价机会，第二轮竞价不能高于第一轮竞价，否则为无效竞价。

6.中标服务费由中标人按中标金额的1.5%在领取中标通知书前向招标代理机构以现金或转账方式支付。

项目联系人：蔡女士

联系电话：0597-*******

地址：龙岩市新罗区龙岩大道商务运营中心E栋楼804室

E-mail: rwzbly@163.com

采购人：龙岩市第十中学

采购人联系人：李先生

联系电话：0597-*******

2023年03月13日

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