采购项目技术、服务及其他要求

根据《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》《四川省社会保险业务档案管理实施细则 (试行）》有关要求，为进一步加强社会保险业务档案管理，促进社会保险业务档案管理工作标准化和规范化，为参保单位、参保个人及社保经办机构提供有效服务，需要对社会保险业务纸质档案进行整理及数字化。

1.县社会保险事务中心2021年度、2022年度社会保险业务档案以及历史遗留档案（数量以实际验收数量为准）。

2.县城乡居民社会养老保险服务中心各年度社会保险业务档案（数量以实际验收数量为准）。

（一）社保业务档案管理软件要求

1、能利用省档案馆通用管理软件。

本次招标要求运用市局相同的省档案馆通用管理软件，投标公司应熟悉软件的操作，所做出的整理、录入、扫描工作必须符合该软件的要求，并且能在该种软件上顺利实现档案管理的要求。

2、社保业务档案管理软件必须满足如下功能需求。

社保业务信息管理：实现参保人员基本信息（姓名、性别、出生年月等）、简历信息、家庭信息、身份信息等的管理。

档案材料管理：按最新分类标准管理社保业务的电子档案，实现档案的直接扫描录入和通过文件录入，高强度的加密保存、强大的档案查询和浏览功能、档案目录输出、档案的打印功能等。

档案的借阅管理：实现社保业务档案借阅信息的登记、查询、到期前提醒、归还登记等相关业务。

档案的联网查阅：实现查阅申请的录入、审批、授权和浏览、历史记录等相关功能。

3、社保业务档案管理软件可以与绵阳市社会保险管理信息系统连接，达到日常工作的分权限调阅使用。并能随着业务操作留下操作痕迹，且这种操作痕迹不容更改。

社保业务档案电子化后，必须可以与三台县社保的业务处理程序相连接，满足本单位今后的工作需要。

4、实施与服务。

进场准备：中标方派人到现场安装系统，并根据实际情况提供整理扫描工作方案。为本单位协调收集工作提出可执行方案。

培训：中标方免费为采购方的实际操作人员详细介绍、演示系统的功能和操作，提供完善的操作手册和快速指南，直到每位工作人员用会、用好该系统。

维护：中标方全力满足采购方的合理的需求，尽力配合系统的初始化工作，辅助采购方组建和维护内部网络，辅助客户诊断和维护电脑本身的问题。随时接受电话或者网络咨询，指定专人负责系统的实施、维护、升级等相关工作，提供4小时内的到达现场服务。

保密：中标方与采购方签订严格的保密协议，保证社保业务档案数据的保密性。

其他服务：社保业务档案管理软件必须可以与三台社保业务工作连接，可以便捷地为社保的各项目业务提供社保业务档案的基础数据服务。

（二）社保档案数字化处理要求

1、遵循的技术标准：

扫描技术规范：《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31-2005；《文献保密等级代码》 GB/T7156-1987；《电子文件归档与管理规范》 GB/T *****-2002；《信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码》GB/T *****.1-1998；《信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码》GB/T*****. 2-1998；《数字档案馆建设指南》（2010-06）。

整理技术规范：严格符合《四川省社会保险业务档案管理实施细则（试行）》（川人社办发[2012]439号）的社保业务档案整理规范标准。

2、项目基本条件：

（1）待处理档案实体状况 。

本项目待处理档案（以下简称为“本项目档案”）属于社保业务档案，以社保业务类别归档立案，幅面不一，纸张颜色、厚薄不一，纸质偏脆，部分档案会大于或等于A3篇幅，少量档案有破损、字迹褪色现象。

（2）本项目档案的编目状况。

①本项目档案均为未装订整理内容，现只根据社保业务股室划分保存，需对档案进行重新整理。

②整理后将需按照四川省人力资源和社会保障厅和四川省档案局发布的《四川省社会保险业务档案管理实施细则（试行）》（川人社办发[2012]439号）标准进行装订及归档。

③本项目档案案卷目录和卷内文件目录未电子化，均需进行电子化编目著录。

④所有整理及数字化必须完全符合标准要求。

3、具体技术要求：

（1）中标方负责整个项目档案的调卷、保管、归还工作。调卷人和采购方的有关人员一起，到社保局档案室，根据清单，提取相应的案卷。双方在《三台县人力资源和社会保障局业务档案整理调卷登记本》上登记、签字。

（2）调卷时以股室为单位调卷，即一个股室的档案一次性调出，一次可以调取1个股室所涉及需一并归档整理的档案。

（3）遵守采购方的库房管理制度，确保库房清洁卫生；不得随意翻阅其他档案。要妥善保存档案，确保档案的安全和完整。

（4）档案实体以及在计算机档案数据系统中，把待整理、待扫描的档案的目录号、案卷号进行规范整理，整理时按如下要求：

①目录号编制要求

1）一个全宗内档案的目录号不能出现重号；

2）目录号的字符长度确定为2位；

3）发现不规范的目录号要及时通知采购方，在得到采购方的确认后再予以整理。

②案卷号编制要求

1）一个目录号内，案卷号必须从1开始连续编号，不能出现重号、漏号、跳号；

2）案卷号的字符长度统一为4位（仅指电子目录）；

3)发现不规范的案卷号要及时通知采购方，在得到采购方的确认后再予以整理。

（5）档案拆卷、核对要求：

①根据修改后的目录号或者案卷号对档案实体的档号重新编写，包括对档案卷盒正面、侧面及软封面的相应栏目进行修改。档案的书写要准确、规范，保持案卷的整洁美观。

②在拆解档案时不能人为造成档案原件的损坏，在拆解档案有可能损坏原件时，不可强拆档案。

③拆开的档案不得出现任何漏缺页及顺序差错。

④卷内文件按次序从1开始连续编号，不得有重号、跳号，空白的页面不编页号。图、文混排的案卷，每张图纸视同一页文件编制页号。

⑤案卷内页号编制在文件正面的右上角，背面的左上角。

⑥采用编码机编制页号。

（6）对有错误的目录进行修正。检查无误后，案卷目录以目录号为单位打印一式2份；以立卷方式归档的卷内文件目录打印一式2份。

（7）目录装订要求：

①以立卷方式归档的档案，按“案卷目录+卷内文件”的顺序装订档案目录一式2份。

②打印移交接收档案文据，放在档案目录前面一起装订。

③以单个目录号编制目录夹。目录夹封面及目录盒脊背标签要打印清晰美观、项目填制完整准确、粘贴端正结实。

（8）文件扫描要求：

①按要求区分扫描件和非扫描件，确定需扫描的文件。重份的文件不扫描；未解密的文件不扫描；幅面很大超过4个分区难以保证扫描、图像拼接质量的文件不扫描。其他经采购方确定不宜扫描的文件。

②已确定扫描的档案，在《社会保险业务档案实体、图像扫描、图像挂接页数登记表》中进行登记。

③需扫描的档案，页面破损严重无法直接进行扫描的，应先进行页面修复；页面折皱不平，影响扫描质量的，应先压平。

④由于社会保险业务档案大小不一，保管条件简陋等因素影响，有些纸张老化和字迹蜕变现象，只能采用平板扫描仪逐页逐张扫描。

⑤采用连续色调图像扫描。连续色调静态图像采用JPG格式存储。对幅面超过A3的大幅面档案文件应采用分区扫描形成多幅图像，以便进行图像拼接处理，合并成一个完整的图像。

⑥扫描分辨率一般选择200～300dpi。对于字体较小，字迹模糊的档案，可适当提高扫描分辨率。选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决。带插图的采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描，保证档案的原来面貌。照片采用JPEG格式扫描，保证照片清晰度。部分文件复写字迹正面不清晰，背面比较清晰，对于这种原件应正面、背面均作扫描，并对背面的图像作水平翻转处理，最后将正面的图像与经过翻转处理后的背面图像拼接为一页。

⑦图像文件依照采购方制定的命名规则来命名，扫描时应逐级建立文件夹，形成的图像文件按其归属存入相应的文件夹内。

（9）图像处理要求：

①利用图像处理工具对扫描后形成的图像文件进行清晰度、色调、污渍、黑边、偏斜等的检查、调整、清除等，以达到较高的图像质量，要求能用彩色打印机打印出清晰的扫描图像。其中，要求图像黑边率≦0.003%、图像模糊率≦0.003%、图像噪音率≦0.003%、尺寸偏差率≦3%。

②利用图像处理工具对扫描过程中出现的方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯，保证数字图像的偏斜角度≦±0.5度。

③遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则，利用图像处理工具去除数字图像中影响可懂度的黑边及污点。文件装订孔形成的图像斑点应去除；档案文件整理过程中编制的失效页码等印记应去除（但档案原件本身原始页码的图像信息不能剪除）；为节省存储空间，扫描的图像应去除无内容、多余的边幅。

④原件幅面过大的，采取分幅扫描而形成的幅面分离的图像进行拼接。

⑤以件为单位将JPG文件转换为双层pdf文件，其命名规则须符合采购单位的统一要求。

⑥单页JPG图像文件的命名规则是，全宗号（3位）+目录号（2位）+案卷号（4位）+页号（3位），不足位数前补“0”；多页PDF文件的命名规则是，全宗号（3位）+目录号（2位）+案卷号（4位）+件号（3位），不足位数前补“0”。

⑦以全宗/目录/卷/件，逐级建立文件夹，分别保存JPG格式和PDF格式文件。

（10）图像挂接要求：

①将经过质量检测后的数字化图像文件（pdf格式文件）对照数据库中的目录数据，通过批量挂接，或通过逐份导入的方式导入到采购方指定的数字档案馆管理系统中。

②建立目录数据与图像文件的关联后，中标方应按100%的比例对挂接质量进行全面检查，检查数据挂接的完整性（有无漏挂）、准确性（有无错挂）、有效性，有不符合质量要求的要重新挂接。

③中标方须将图像挂接信息填入《社会保险档案实体、图像扫描、图像挂接页数登记表》。

（11）实体档案的复原。档案装订前要认真检查档案数量是否齐全，档案目录是否完整，卷内文件的各种编号与档案封面和目录各项是否相符，文件排列顺序是否正确。对装订位置不足的页面，须进行加边处理。对破损的档案要修复。装订要结实、齐整(右边、下边对齐)，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。

（12）中标方还卷人和采购方的有关人员一起，对拟归还的档案逐卷或逐件清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对。清点结束，双方在《档案数字化处理调卷登记本》上登记、签字。

4、整理要求

根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局2009年3号令）的规定和（川社险办[2012]38号文件）的要求达标。

5、项目验收

（1）中标方须建立严格的质量检查制度。中标方必须安排人员对数字化所有环节的工作进行详细检查，以确保质量。

（2）项目验收分为每周验收、阶段验收和完工验收。通过抽查或全面检查的方法，对中标方的数字化处理成果进行检查验收，对查出的质量问题进行登记。登记项目包括：出错档案的档号、出错类型（性质）、整改意见等。

①每周验收：采购方每周根据进度和质量要求对中标方前一周的工作进行验收。

②阶段验收：采购方定期或不定期对中标方的工作进行阶段性验收。

③完工验收：项目全部完成后，采购方对项目进行一次全面的整体验收。

④项目通过验收后，免费数据维护1个日历年。维护内容包括：目录数据错误修改、漏扫描材料的补扫、不规范图像材料的处理、数据光盘重新刻录、索引维护等。

（三）社保业务档案盒型号、参数

根据《四川省社会保险业务档案管理实施细则（试行）》（川人社办发[2012]439号）的标准定制。

1、中标方参与本项目的所有工作人员必须通过采购方的审核，并在采购方登记备案。

2、项目实施过程中，中标方如需更换、增加工作人员，必须提前一周向采购方提供拟加入人员的资料，取得采购方签字同意后方可更换或者增加人手。

3、中标方参与本项目的工作人员必须接受采购方组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

4、中标方工作人员未经采购方同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他物品带入加工现场。

5、未经采购方批准，中标方不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

6、中标方工作人员剔除同一案卷内的重复文件必须经采购方有关人员审核同意方可实施。

7、数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，中标方每周清理废纸不能超过一次，清理时要有采购方人员监督，确保其中没有夹带任何档案材料后才能清出工作室。

8、泄露档案所涉及的国家秘密，按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

9、中标方及其所有工作人员必须向采购方提供书面保密承诺。

▲（10）对有保密要求的文件档案须提供带专业安全扫描系统的扫描仪进行扫描，在扫描的同时对影像进行加密，加密方式可选择文字、图像、时间戳等，加密后的影像可使用各种看图软件正常查看并支持反向提取加密信息，且影像一旦被修改将可以被检测出修改及具体修改位置（非PDF数字签名方式）。为确保扫描系统不会侵权，投标时须提供所使用扫描仪品牌的自主知识产权证书或软件著作权登记证书（加盖供应商公章）。成交供应商在成交后，签订合同前须在采购人所在地就该项目对有保密要求的文件档案的扫描过程和功能进行现场演示，逾期未演示或演示过程、功能不全的将按政府采购法相关规定执行。

1、本项目必须在采购方指定的工作场所内进行，中标方全权负责员工的管理和工资福利保险待遇。

2、本项目除装有档案管理软件所需的电脑及扫描设备由招标方提供外，其他所有档案整理所需的设备及耗材均由中标方提供，所有设施设备均需经保密行政管理部门检查，达到要求后方可开展相应工作，并需接受采购方的全程监控。

3、按达标要求更换档案卷皮卷盒。

4、以上未尽事宜按照四川省职工社会社会保险事业管理局《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（川社险办[2012]38号）要求执行。

注：服务要求中带“▲”项为实质性要求，不满足响应文件作无效处理。

1.签定合同日期：自成交通知书发出之日起2个工作日内。

2.完成并通过验收时间：自签订合同之日起6个月内。

3.交货的地点：三台县人力和社会保障局。

4.付款方式：经双方验收合格后30个工作日内支付100%。