六安职业技术学院2023年档案整理和规范化加工项目采购的潜在供应商应在六安职业技术学院（https://www.lvtc.edu.cn/）网上获取采购文件，并于2023年6月30日15点00分（北京时间）前递交响应文件。

一、项目基本情况

1、项目编号:LAZT-*******

2、项目名称：六安职业技术学院2023年档案管理规范化项目

3、项目类型：服务类

4、采购方式：询价

5、资金来源：财政资金

6、预算金额：5万元

7、最高限价：5万元

8、采购需求：具体内容见附件（招标文件及采购需求）

9、标段（包别）划分：1个包。此项目一招三年，每年签一次合同，据实结算。验收质量合格，可以续签下一年合同。

10、合同履行期限：自合同签订之日起在2个月内完成项目全部工作。服务地点在六安职业技术学院，采购人提供场地，成交供应商须“进人进器械”（即派能够有效按进度完成任务的专业人员和相应的器械设备等进驻执行本项目）。

11、本项目不接受联合体投标。

二、供应商的资格要求

1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2.落实政府采购政策需满足的资格要求：无。

3.本项目的特定资格要求：具有独立法人资格和保密资质。

4.供应商存在以下不良信用记录情形之一的，不得推荐为成交候选供应商，不得确定为成交供应商：

(1）供应商被人民法院列入失信被执行人的；

(2）供应商被市场监督管理部门列入企业经营异常名录的；

(3）供应商被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单的；

(4）供应商被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单的。

5.供应商须自有版权档案整理和数字化加工专用软件，及近年来档案整理服务业绩。响应文件中提供业绩材料为合同复印件及服务评价（须业主盖章）复印件，合同复印件应能辨识买卖双方公章、签订时间（须备注业主联系人姓名、职务和电话）。时间以合同签订时间为准。

三、获取采购文件

1、时间：2023年6月26日至2023年6月30日15时0分（自公告发布之日起至评标时间前）。

2、地点：六安职业技术学院（https://www.lvtc.edu.cn/）

3、方式：网上自行免费下载

四、响应文件提交

1、截止时间：2023年6月30日15点0分（北京时间）

2、地点：六安职业技术学院办公楼301室

3、响应文件提交方式：响应文件应在提交截止时间前现场递交。

五、评标时间及地点：

1、时间：2023年6月30日15点0分（北京时间）

2、地点：六安职业技术学院办公楼四楼第一会议室

六、对本次采购提出询问，请按以下方式联系

1、采购人信息

名 称：六安职业技术学院

地 址：六安市正阳路1号

联系方式：180*****306 李老师

附件：采购文件及采购需求

六安职业技术学院

2023年6月25日

附件：

六安职业技术学院2023年档案整理和数字化加工 项目采购文件及采购需求

现邀请符合条件的公司参与校内询价采购，特此公告。

各报价单位：

各报价单位应仔细阅读文件中所有的事项、格式、条款和规范要求，提交的报价文件中对各方面都要做出实质性响应，按照要求提交全部文件。

一、项目基本情况

项目基本情况
序号	内容
1	项目名称：2023年档案整理和数字化加工服务 项目预算：5万元； 项目内容：学校新增2022年度档案的整理和数字化等
2	报价文件递交地点：六安职业技术学院办公室 报价文件接收人：李老师电话：180*****306
3	报价文件份数：正本壹份；副本壹份，密封提交； 报价提交时间：2023年6月30日15点前；
4	采购方式：询价
5	时间要求：60个工作日内完成档案整理和数字化加工；
6	质保期：项目验收合格后一年
7	结算方式：总价包干；项目验收合格后，15个工作日内采购人支付完成工作量结算总价款的95%；余款5%待验收合格满一年后，若无质量问题一次性付清。
8	联系人：李老师联系电话：180*****306

2. 资格及相关要求

1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2.落实政府采购政策需满足的资格要求：无。

3.本项目的特定资格要求：具有独立法人资格和保密资质。

4.供应商存在以下不良信用记录情形之一的，不得推荐为成交候选供应商，不得确定为成交供应商：

(1）供应商被人民法院列入失信被执行人的；

(2）供应商被市场监督管理部门列入企业经营异常名录的；

(3）供应商被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单的；

(4）供应商被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单的。

5.供应商具有自主版权档案管理和数字化加工专用软件系统，及近年来档案整理数字化加工服务业绩。响应文件中提供合同复印件及服务评价（须业主盖章）复印件，合同复印件应能辨识买卖双方公章、签订时间（须备注业主联系人姓名、职务和电话）。时间以合同签订时间为准；

6、满足服务需求中的其他要求。

三、必须提交的文件内容（格式自拟）

（一）法人代表授权委托书；

（二）报价清单（项目总报价）；

（三）证照复印件(营业执照、税务登记证或提供“三证合一”后的营业执照，税务登记证不再提供) ；基本帐户开户证明（复印件）；

（四）业绩证明材料；保密资质材料

（五）经营服务保障方案；

（六）其它相关材料；

备注：

1.上述资料应该是最新、有效、清晰的；

2.上述资料报价内容、资质、业绩材料必须加盖投标人公章；

3.以上文件应单独密封，并在密封处加盖公章。

四、评审方法及标准

1、采用有效最低价方法评审，开封时现场评审。

有效最低价法：以价格为主要因素确定成交候选供应商，即在全部满足采购需求实质性要求（包含资格条件、供货周期以及评标过程中对工程内容、方案的补充和修改等）前提下，根据各家最终承诺报价由低到高排出成交候选供应商。

“有效最低价”主要考虑：

1.1报价是否响应采购文件的实质性要求；

1.2报价是否会降低采购文件规定的质量、供货期、服务内容、功能要求；

1.3报价是否会低于成本；

1.4是否有缺项漏项或错项。

2.在评审过程中，出现下列情形之一的，应予作废：

2.1出现影响采购公正的违法、违规行为的；

2.2因重大变故，采购任务取消的；

2.3其他经评审小组一致认定应予作废情形的。

3.有下列情况之一者，报价文件无效

3.1报价人所提供的证书和资料经查有弄虚作假行为的；

3.2报价单位在一份报价文件中，报有两个或多个报价，且未书面声明以哪个报价为准；

3.3其他未能实质性响应采购需求文件的。

五、报价人须知

1.报价：投标报价中只约定投标总价，至于服务内容及数量需投标人自行勘察现场。由于未清楚了解服务数量而导致的投标报价，由投标人自行承担。供应商所提供的报价包含产品的运输、安装、调试、开发、服务等一切费用。报价一经确认，采购人即不再接受变更。

2.技术标准及作业要求必须符合国家有关标准及行业标准。

3.不得将成交项目转包给其他企业法人或自然人，否则采购人有权中止合同。

4.报价人应确保其所提供的文件资料的真实性、有效性及合法性，否则，由此引起的任何责任由其自行承担。

5.勘察现场

5.1报价人应自行对服务现场和档案数量进行勘察。

5.2勘察现场所发生的费用由报价人自行承担。采购人对报价人由此而做出的推论、理解和结论概不负责。报价人未到服务现场实地踏勘的，成交后签订合同时和履约过程中，不得以不完全了解现场情况为由，提出任何形式的增加合同价款或索赔的要求。

5.3除非有特殊要求，报价文件不单独提供服务使用地的自然环境、气候条件、公用设施等情况，报价人被视为熟悉上述与履行合同有关的一切情况。

6、采购招标组一律不予退还报价人的报价文件。

7、报价人如对本函有不清楚之处，请及时与采购招标组联系，我们将尽快予以答复。

六、采购需求

（一）项目概况及采购需求

六安职业技术学院是2001年6月经安徽省人民政府批准成立的专科层次的公办全日制普通高等院校。档案归档范围包括：文书档案（党群类、行政类）、学生、教科研、基建类、仪器设备类、财会类等十一大类。载体形态有纸质、电子、胶卷、照片、声像等多种载体形式。使用网络版管理软件，现馆藏各类档案6000多卷，近3万件。

本次采购项目内容主要为2022年度学校新增各类档案及部分往年存量档案，经估算约700卷、5000件、扫描加工6万多页（此数量为预估数量，最终结算按实际工作量决算）。

序号	类型	名称	单位	数量	单价（元）	小计金额（元）
1	整理	文书档案	件	3000
		基建档案	卷	20
		设备档案	卷	150
		学籍档案	卷	300
		教学科研	卷	200
		其他类型档案	件	2000
2	著录	文书档案	条	3000
		基建档案	条	20
		设备档案	条	150
		教学科研	条	200
		学籍档案	条	300
		其他类型档案	条	2000
3	扫描	文书档案	页	*****
		学籍档案	页	*****
		其他重要档案	页	*****
合计金额：元，小写：元。

注：本表采购数量为预估数量，最终结算按实际工作量决算；

（二）服务需求

要求按照高校档案管理体系进行规范化整理工作，符合教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》27号令规定等各项相关规定，结合修订后的《六安职业技术学院档案分类方案、归档范围和保管期限表“三合一”制度》,对接学校档案管理系统，保持馆藏档案分类体系、著录、数字化加工等连续性、可靠性、规范化。对接学校相关部门兼职档案员，对学校新增2022年度各部门工作中生成的档案，进行收集、整理、归档、著录、数字化加工（部分纸质件扫描、电子件挂接）、数据备份、装盒，按年度排架。实现全校各类、各载体档案集中统一管理，达到“收、管、存、用”规范化整理的目标。

（三）服务质量及技术要求

1.档案整理

1.1总体要求

1.1.1档案整理和著录严格按照《归档文件整理规则》、《档案著录规则》和采购人要求进行，确保档案整理规范和档案复制。

1.1.2档案整理的工序主要包括：制定分类方案、归档材料的接收、分类、排列、加盖和填写归档章、数字化加工、装订、目录数据录入及备份、编制归档文件目录、装盒并放置符合要求的盒内文件目录和备考表、移交，并形成一套完整的电子数据和纸质检索工具。

1.1.3档案复制：在原始档案资料的基础上。

1.2整理前归档材料检查要求

1.2.1调档交接

供应商应具备高校档案管理服务经历，精通高校档案规范化管理流程。指定专人按照与六安市职业技术学院（简称“学院”，下同）共同制订的计划，分批次对需要进行整理的档案进行调档，并与学院指定的专人一起做好档案清点交接和移交记录。

1.2.2归档材料完整性检查：凡归档的文件材料中出现材料缺项、缺页、缺份等现象，应及时交回、反馈情况与采购人处理。

1.2.3归档材料准确性检查：凡归档的文件材料中出现数据涂改，签字盖章、日期等信息不完整，用纸、用笔不规范，图样不清晰等情况，应及时交回采购人处理。

1.3档案整理要求

按国家教育部、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》规定、六安职业技术学院归档范围和和保管期限表把各类档案单列出来，以卷为单位进行整理，按照分类方案，把每年应归档的材料分类进行组卷。

1.3.1档案按件整理，不得多件合并为一件或一件拆为多件；

1.3.2归档文件材料分类准确，排列无误；

1.3.3档号、页号编制规范，符合规定要求，无重号、漏号；

1.3.4档案著录项目完整、规范，数据准确；

1.3.5图纸折叠规范、美观，档号章清晰，填写准确；

1.3.6档案按“件”装订，装订规范、整齐、牢固，不影响阅读，无金属物、塑料封套等；

1.3.7档案盒脊填写准确，无涂改，字迹规范美观。

1.4档案修复（可视档案实际情况选择此项工作）

档案整理前要对破损严重的档案进行修复，档案修复的具体技术要求如下：

修复工作要求按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）进行操作，修复过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，严格按照档案拆卷流程和技术要求进行，要求资料能够还原。应区分对待不同规格和不同纸质的档案。

平整档案应根据原件的具体情况进行锤平或压平，不得损坏档案，不得破坏数据记录。

档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小，更不能裁伤字迹。切口要求整齐。裁切短边，应一刀完成，裁切长边，可分数刀完成，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁切的档案，要求刀口上下垂直，不得出现坡度。

在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观察和分析研究，使裱糊的资料恢得在原来的部位上。

档案裱糊所采用的纸张和裱糊剂要求是安全的，同时要能确保档案的长期安全存放。

1.5档案装订

档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。装订之前应将没有卷内文件目录的档案，打印卷内文件目录再进行档案的装订。档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。

2.数字化加工

2.1档案扫描

档案经过整理人员整理完毕后，核对扫描档案的档案编号等信息，核对无误后开始对该档案进行扫描。

2.1.1扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描。

2.1.2扫描分辨率：不低于300dpi，对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。

2.1.3图像存储：存储为JPGE和双层PDF标准格式，压缩方式采用JPEG压缩格式或无损压缩（LZW）格式。

2.1.4其他要求：扫描图像应与原纸质档案保持一致。扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。

2.2图像处理

2.2.1纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2.1.2去污：扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。

2.1.3图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。

2.1.4裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

3.目录著录

3.1目录著录要符合《档案著录规则》（DA/T19-1999）、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/T450-2004）等规定和采购人要求，在采购档案管理软件中规范录入各项信息。

3.2档号的结构一般可分为 “年度—类别号-案卷号-件号”的类目结构，立卷规范为：按年度编制类别号，以同类编制一个案卷号，以件为单位编制一个件号。

3.3目录著录可直接在所购档案管理软件中录入。

3.4原有档案目录要进行校对、缺项补齐，确保正确。

4.数据挂接

4.1中标单位所整理加工的档案数据必须要完全匹配学校所购买的档案管理系统电子文件管理模块功能与构架，扫描后生成的电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案、档案管理系统数据目录匹配；档案号命名符合规范统一；电子文件命名及组成符合招标单位所使用档案管理软件要求。

4.2档案数字化过程中形成的目录数据库与图像数据库，经质检确认合格后，将电子档案挂接至所购档案管理系统。通过每一份图像文件的文件名与档案管理系统数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100％。

4.3中标方必须保证目录数据和图像文件的一一对应关系，确保扫描图像与案卷目录、卷内目录全部100%挂接正确，数字化加工成果能在采购人档案管理软件中有效检索和显示。

5.数据验收

5.1以抽检的方式检查所有数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质量。抽检的比率不得低于本项目加工总量的5%。

5.2目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。抽检部分的合格率大于等于98%时，予以验收“通过”。合格率＝抽检合格的总页（条）数/抽检案卷总页（条）数×100%。

5.3其他质检内容符合下列范围，标记合格，否则不合格。

• 档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰；

• 扫描图像：漏扫率≤0.2‰；

• 图像质量：图像质量情况完好率99%；

• 图像格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰；

• 著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤2‰；

• 条目与图像挂接：挂接正确率100%；

• 档案原始材料：100%不缺失。

5.4验收“通过”的结论，必须经采购人验收小组审核、签字后方生效。

6.数据备份

6.1验收合格后及时备份，为保证数据安全，备份可采取在线、离线相结合方式，实现多套备份。

6.2数据备份也要进行检验，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整，文件数量是否准确等。

6.3数据验收合格后，中标方需将加工所得的电子文件转存到移动硬盘上，一式三份，内容不跨类、卷或件。

7.安全保密

7.1本项目实施期间，严格遵守国家保密规定和采购人保密要求，不得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外，非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。供应商必须有保密资质，有严格的保密制度。

7.2供应商在投标书中必须详细描述保密措施。

7.3所有工作人员上岗前必须签订保密责任书。

7.4不允许加工方转包中标项目，一经发现立即终止合同。现场需要数字化加工单位安装监控设备，符合相关数字化加工场地安全保密要求。

7.5配置数字化加工管理软件，封USB口，对存储介质进行有效控制。

7.6项目验收后，投标方所有存储硬盘应移交招标方统一处置。

（四）其他要求

1、作业环境及设备要求

档案数字化加工要求在学院档案室内进行，采购方提供电脑、打印机、扫描仪、光盘、耗材、场地、桌椅、需数字化处理的档案资料、水电等能源设施。成交方提供档案整理及数字化加工所需的相关设备及档案整理数字化加工软件必须为自有正版软件，且设备只能作为本项目专用。遵守档案室相关的管理规章，数字化加工场地禁止连接外网。附承诺函加盖公章。

2、人员要求

档案整理数字化工作人员均要有很高的纪律性和自觉性，须提供为项目配备的相关专业背景工作人员，有固定项目负责人，中途不得随意更换工作人员（特殊情况除外），不可因为抢工期等原因而私自增加或减少人员，若项目负责人未到现场，项目组其他人员不得私自开工，扫描人员要严格遵守采购方的保密、安全各项要求。附承诺函加盖公章。

3、工作责任

中标方应按时、保证质量完成档案数字化加工任务，并在加工期间保管、维护好档案实体及电子档案数据，在拆卷中严禁损坏或遗失档案，严禁将实物档案及电子档案数据携带出加工场地；档案管理系统接口的功能开发应完全满足甲方需求，如未达到甲方要求的，需整改至符合甲方需求为止；乙方需要服从配合甲方就场地、流程、技术、人员等各环节所做的所有安全保密的控制安排，以保证符合国家、省、市合同约定和学校相关档案数字化安全标准和规范。

4、保密要求

（1）供应商需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，按要求与采购方签订《保密协议》。供应商应将现场服务员工名单及身份证、证明复印件交采购方备案。

（2）学院与成交供应商须签署《安全保密协议书》，参加本项目工作的成交供应商员工须签署《保密责任书》。

5、保密责任

乙方对甲方的实物档案及加工后的电子档案内容有终身保密的义务，不得外传，不得复制。双方需要签订《保密协议》，并作为合同附件一。乙方在实施项目前应做好现场工作人员的保密安全教育，制订相应管理制度和处罚条例，严格履行双方约定的保密内容。在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由承包供应商承担全部责任。

6、售后、维保

（1）售后服务期限：对整理、数字化加工过程中的档案如有质量问题终身免费上门补扫、重扫、图像处理等相应技术支持，如有质量问题终身免费上门进行相应技术支持服务。

（2）售后服务响应时间：接到用户电话后1小时内响应，3小时内上门服务，12小时内修复。严重问题要求及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。

七、业务性标准规范

严格遵守并达到国家标准

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

《档案著录规则》（DA/T18-1999）

《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB 34/T 450-2004）

《纸质归档文件装订规范》（DA/T29—2018）

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）

《党政机关公文格式》(CB／T 9704—2012)

《中国档案机读目录格式》(CB／T *****-2006)

《建设工程文件归档整理规范》（GB/T*****-2001）

国家档案局《CAD电子文件光盘存储，归档与档案管理要求》GB/T *****.1-1999

《安徽省档案局档案数字化工作参考手册》安徽省档案局

《干部人事档案工作条例》中共中央办公厅

《会计档案管理办法》财政部、国家档案局

《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》安徽省档案局

《六安职业技术学院文件材料归档范围和保管期限规定》

项目实施参照标准不应局限于以上所列内容，且应参照最新标准执行。六安职业技术学院有权根据实际情况对执行标准予以调整。

八、工期要求

自合同签订之日起在2个月内完成项目全部工作。

九、签订合同

1、成交后采购双方必须严格按照报价文件及承诺签订采购合同，不得擅自变更。

2、合同签订后，不得转包、分包，亦不得将合同全部及任何权利、义务向第三方转让，否则将被视为严重违约。

十、澄清及变更

采购需求文件如有澄清及变更，将以函的形式告知。

十一、其它

1、无论基于何种原因，各项本应作拒绝处理的情形即便未被及时发现而使该报价人进入评审或其它后续程序，包括已经签约的情形，一旦在任何时间被发现，则采购招标组均有权决定是否取消该报价人此前评议的结果，或是否对该报价予以拒绝，并有权采取相应的补救或纠正措施。一旦该报价人被拒绝或被取消此前评议结果，其现有的位置将被其他报价人依序替代或重新组织采购，相关的一切损失均由该报价人自行承担。

2、报价文件应响应本采购需求，否则，将有可能被判定为作废。

3、本邀请文件技术参数等技术条款由项目经办人负责解释，其他商务条款由采购招标组负责解释。

十二、监督

学校纪检监察处监督电话：0554-*******

六安职业技术学院

2023年6月26日