1 系统建设原则 ? 先进性原则 采用先进的设计思想和技术,应用先进成熟的软硬件技术进行设计,保证系统具有较强的生命力,符合当前和未来的发展趋势。在电子档案的永久真实保存、馆藏数字资源的综合利用等方面达到国内领先水平;采用局域网存储方式对海量电子数据集中管理、使用自定义方式对各种档案进行超前控制和全过程管理等方面处于国际先进水平。 ? 可扩展性原则 系统通过整体性规划和模块化设计,采用插件的方式进行业务组件的开发,在需要为系统增加新的业务功能时,只需要对新增功能进行测试,该模块的运行不会影响到系统其它模块,使开发周期大大缩短,使系统具备横向、纵向扩展的能力,拥有更好的互联性和可扩展性,并可根据实际业务情况在系统中进行灵活的配置,使系统拥有很好的灵活性。 ? 易用性原则 系统提供友好直观的用户操作界面、系统维护界面和在线帮助,充分体现其简单易用性。 ? 实用性原则 系统通过选用成熟产品和进行定制开发提高客户端的可靠实用性,通过提供应用工具来加强管理端的数据处理和分析能力、安全控制和系统管理能力,实现对档案、资料的全面管理,实现对文档从生成、收集,到归档、整理、编目、鉴定和利用整个生命周期的管理,这样充分的适应未来的发展变化,达到现代技术高速发展中的系统实用性。 ? 高效性原则 系统从策划设计初期就应考虑到多用户同时访问查询等问题,在实施中通过数据库调优和中间件配置等保证系统的高效性,满足多用户访问和查询要求。 ? 实时性原则 系统根据业务需求及档案管理先进技术的发展需要,结合各业务工作流程,通过接口将档案系统与各业务系统有效的连接起来,实现从各个业务系统中实时接收档案数据的功能。 ? 安全性原则 系统的安全不仅要依靠稳定可靠的硬件设备和良好的网络环境,更重要的是软件系统平台能够提供灵活、安全的措施以保证系统功能的安全稳定无故障和数据的准确保密完整性。系统要通过身份验证、权限分配、文件控制、日志跟踪、在线监控、加密等手段提供安全保证,同时管理员可以根据实际情况灵活配置角色和授权。 2 系统建设依据 系统建设、业务处理和技术方案应遵循国家、广东省、深圳市各项标准;方便与省、市级、区级各专业部门信息规划项目衔接,方便资源共享。 有关的技术标准及规范: u 《中华人民共和国档案法》 u 《中华人民共和国档案法实施办法》 u 《全国司法行政系统信息化建设规划》(司法部,司发通[2001]095号) u 《关于加强互联网法制宣传教育工作的意见》(司法部、国务院新闻办、全国普法办2006) u 《关于进一步加强司法统计工作的意见》(最高人民法院2009); u 《电子公文传输管理办法》 u 《档案管理软件功能要求暂行规定》2001年6月5日国家档案局 u 《GB/T9705–1988 文书档案案卷格式》 u 《GB/T11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求》 u 《GB/T11821-2002 照片档案管理规范》 u 《GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范》 u 《GB/T 17825—1999 CAD文件管理》 u 《GB/T 17678-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 u 《DA/T19-1999档案主题标引规则》 u 《DA/T18-1999档案著录规则》 u 《DA/T13-1994档号编制规则》 u 《DA/T 1-2000档案工作基本术语》 u 《DA/T 22-2000归档文件整理规则》 u 《国家档案局令第6号》电子公文归档管理暂行办法 u 《GB8566-88计算机软件开发规范》 u 《GB17859-1999信息安全技术计算机信息系统安全保护等级划分准则》 u 《GB/Z24294-2009信息安全技术基于互联网电子政务信息安全实施指南》 u 《中华人民共和国电子签名法》 u 《DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范》 ★3 软件体系架构要求 要求采用跨平台的、标准的、技术成熟的、先进的应用集成技术进行系统建设,主要采用JAVA语言,B/S架构开发。数据传输采用XML技术,检索查询采用全文检索技术,各应用程序不依赖特定硬件设备、操作系统、中间件,系统构建灵活、简明、性能稳定、运行高效。 ★4 系统部署要求 采用大集中式的部署方式,系统的存储层、数据逻辑层、业务层、表现层应分离,保证系统运行和维护的灵活。 ★5 标准性与扩展性要求 系统应支持国际化标准的网络协议、软件体系结构和接口标准,便于系统扩展和升级;系统在架构上要满足在不修改应用程序的前提下能够扩展未来业务发展的需要,支持针对档案库架构、档案类型和业务功能操作等方面进行灵活扩展,能自定义属性字段、图标、功能操作、权限、录入界面(位置、字体大小、颜色等)、每页显示条数、显示字段等。 ★6 系统集成要求 系统应能与LDAP用户、组织机构进行集成,使用统一的用户,能集成至已有的用户中心,实现单点登录。 系统应提供JAVA API和Web Services的接口,与ESB数据交换平台集成,提供归档服务接口和查询服务接口给ESB,通过ESB与业务系统实现集成。 系统应能够与内网政务平台的工作流集成,满足各种跨业务的档案审批和利用等流程要求。 ★7 数据管理要求 本项目设计应支持多种结构与格式的档案数据管理。可接收与管理各种结构化和非结构化数据,如DBF、MDB、Excel等格式目录数据,PDF、DOC、WPS、RTF等格式文档数据,TIFF、JPEG、BMP等格式的全文图像数据及经OCR识别的TXT文字型数据,WAV、MP3等音频档案数据,MPEG、ASF、WMV等视频档案数据,和其他常用的XML、HTML等格式的档案信息数据。整个应用系统应实现对海量的结构化与非结构化数据的组织、管理、应用。 ★8 档案利用要求 支持多模式的检索方式,提供能够任意设定复合查询条件的高级检索功能和全文检索功能;提供内置浏览器进行在线的电子文件浏览,能够支持绝大多数档案类型而不需要多次安装特定格式浏览器;支持档案的编研和收藏功能。 ★9 软件性能要求 通过应用不同类型的技术来保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行,包括但不限于:集群技术、负载均衡技术、断点续传技术、多级缓存技术等。 ★10 硬件性能与存储要求 要求采用主流的分布式存储服务平台,采用控制器集群全冗余架构设计,性能随节点数量的增加而近线性增加,支持多控制器自动负载均衡及故障自动切换功能。 ★11 用户访问权限设置要求 系统应支持复杂的组织机构和权限自定义,支持LDAP用户和权限共享;权限设置支持针对操作内容和操作对象分别进行设置并能控制到档案属性字段,例如:档案的某些属性对某些用户不可见。 ★12 系统管理量级要求 系统应支持海量(TB级)的档案数据的运转与管理,能比较高效的支撑海量数据库下的全文检索和模糊检索;在系统运行过程中可以对介质状态进行监控和报警,并能够随时增加新的存储介质以容纳不断增加的电子文件。 13 档案采集 通过批量上载、手工录入、扫描录入、数据导入多种数据接收功能,实现对网内各个单位档案数据的在线接收。可以对数据进行增加、删除、修改、保存、复制、剪切等整理功能。内容可以是数字化加工的历史档案数据和每年新增的档案数据。 (1)数据采集接口 系统能够提供标准的技术接口,在其他业务系统中可以通过接口实现在线的数据归档。 (2)数据录入 对遗漏或新增的数据可以采用手工录入方式录入,录入界面的元素可以进行自定义,以满足不同类型数据的录入需要。 (3)历史数据的批量录入 对大批量的数据,比如数字化加工成果,可以通过批量录入功能,批量的上载到系统中。 ★(4)现有系统数据导入 对于EXCEL、XML、MDB、DBF、ODS、TXT等格式的档案数据,可以通过批量导入功能进行导入,可以指定导入规则选择要转换为哪些案卷和文件。 (5)数据校验和匹配 数据接收导入时,系统内置校验标准,对数据有自动检验功能,包括完整性检验、数据查重、必选项是否为空、格式是否正确等,要能够自动匹配字段长度,引导用户一次性导入完成。支持将导入的数据结构与系统结构进行自动匹配,并对匹配关系进行保存,保存的匹配关系能够进行维护并反复进行使用。如有的数据无法自动匹配时,应提供人工匹配的操作界面。 14 档案管理 (1)组卷 对接收的档案进行整理后,按照档案管理要求进行组卷,包括抽卷、合卷等。 (2)编目 支持按照档案编号规则自动生成档案编号,也可以进行手动编号。 ★(3)自动维护 系统提供自动维护功能,对于档案数据的属性信息进行自动的标记和检查,包括:总页数、件数、起止时间、原件状态等。 (4)鉴定销毁 支持对档案的保管期限进行鉴定,对于需要销毁的档案进行销毁处理,档案销毁需要严格执行档案销毁管理规定。 (5)电子档案借阅管理 能够通过与现有OA工作流的集成实现借阅审批流程,审批通过后赋予其浏览指定的电子档案的权限。 ★(6)回收站 提供被销毁或删除文件的临时存储功能,以便可以进行恢复。 (7)多媒体管理 通过部署多媒体服务器,提供对常见多媒体文件(有avi、rmvb、rm、mp3、mp4、flv、wmv、wma、asf、mpeg文件)在线浏览和播放的功能。 ★(8)消息管理 支持系统内部用户之间通过消息的形式进行简单的交流,系统支持自动发送工作流审核审批、借阅通知和催还等系统消息。
15 档案利用 (1)检索查询 需具备强大的资源检索功能,既可以实现模糊搜索,也可以实现标题搜索,还可以按照各种关键词搜索。检索方式包括:分类检索、属性检索、高级检索、检索结果再次检索等。 (2)全文检索 支持对条目信息检索的同时,支持对电子文件内容的检索。系统应支持检索html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls、wps等文件格式,可以在所有库中进行检索,也可以在指定库中进行检索。采用分词技术,建立全文检索索引,并支持增量索引。 (3)定制导航 以树型方式显示分类列表进行导航浏览,支持对分类显示的节点进行定制,当选择档案管理树型结构中的某一类型数据库数据节点时,可以进行数据浏览与编辑工作。 (4)档案编研 能够设置独立的编研专题,将同一专题相关的文档归纳在此专题下,便于查阅和管理。支持在编研过程中对档案文件进行整理,支持定制专题库和数据类型,比如大事记、组织沿革、全宗介绍、年鉴、基础数字汇编、专题介绍等。 ★(5)报表定制打印 系统应支持打印案卷的封皮、背脊、卷内目录、备考表等报表。管理员可以通过excel表格自定义打印模板。系统需提供打印预览、打印和生成文档三个功能,打印预览可以预览打印结果,打印和生成文档支持多模板批量打印和生成EXCEL文档。 (6)统计 可以根据档案管理需要,对档案数据进行统计,使档案管理人员能清楚地了解到整个档案管理的情况,能够完成档案工作所需的任意报表的设计和统计工作。支持用户灵活的定义统计项,统计项所需数据应自动填充,统计报表可输出Excel电子表格并进行打印(如:档案统计、利用统计、人员统计、年度档案接收情况统计等)。统计结果还应支持图形化的图表显示。 (7)借阅库 提供单独的借阅库记录和管理借阅档案的信息,通过借出日期的维护检查,可以进行催还操作;检索归还的案卷或文件记录,更改登记状态为已归还,并记录归还日期。 (8)浏览下载 系统支持批量的下载和浏览电子文件,通过内置的浏览器支持对多种常见文件格式的在线浏览,包括:DOC、XLS、PPT、TXT、PDF、RTF、XML、HTM、ASP、JSP、JPG、GIF、BMP、TIF、DWG等。 (9)OCR识别 在浏览电子文件的过程中支持通过OCR识别技术进行文字信息的提取,通过鼠标选择,识别得到所需的文字。 ★(10)版本管理 系统支持记录数据变更的历史记录,便于追溯历史信息。提供检出、检入、取消检出、查看版本功能。 16库房管理 系统应提供库房信息管理功能,通过条码识别技术对库存档案进行科学、高效、智能的管理。包括库房出入库管理、库房情况跟踪、库房设备管理等,采用树形结构与图形方式组织库房内部的档案实体的保存情况。用户可以直观的查看以图形方式表示的档案装备或档案实体。 17 系统安全管理 系统通过用户-权限-安全手段三个方面对档案库提供安全应用的保障。 (1)组织机构管理 可以根据下属单位机构设置的情况创建组织机构、人员以及相应的档案应用权限,实现不同用户关系的权限组合。 ★(2)权限管理 系统权限控制分为功能权限控制和数据权限控制两部分共同组成用户的权限范围。权限控制应当灵活方便,易于操作,提供多层次的数据管理授权功能。系统应满足不同级别管理员权限的设置,即分级授权,可以针对不同单位或部门设置部门管理员,由部门管理员对其所在部门的人员进行权限设置。功能权限划分细化到模块下的具体功能,数据权限可控制到具体数据条目及其字段,可以控制对于电子文件的浏览、下载等权限;由权限不同组合成不同的角色,用户可拥有各种不同的角色,权限有有效期的限制,到期后系统会自动收回相应的权限。 ★(3)日志管理 系统应支持系统日志、操作日志、安全日志等日志类型,可以对日志记录集进行自定义查询、统计、导出(excel表格)、删除、清空等功能。 ★(4)在线监控 系统管理员能够对当前登录到服务器的所有用户状态进行监控,并且对不安全用户进行签出动作。 (5)备份恢复 系统提供数据备份及恢复策略,支持目录、电子文件、封装包等级别的备份与恢复。 ★(6)介质预警 当档案存储空间的剩余容量小于一定值或利用率大于一定值时,系统以即时消息、邮件或短信的形式通知系统管理员更换介质。 (7)文件控制 对浏览电子文件时在客户机上产生的临时文件,要采用隐藏或者加密的手段进行安全保护,禁止其他程序进行访问或者修改。 (8)传输加密 通过类似SSL等安全技术手段对传输过程中的文件进行安全保护,防止数据在传输环节出现安全问题。 18 非结构化数据管理 系统对于非结构化数据的管理方面,需要根据采购单位的业务管理现状,提供完善、专业、有针对性的功能规划,主要包括: (1) 建立及维护资料库 按照不同业务的非结构化数据特点,系统能够建立各种针对非结构化数据的资料库,存取非结构化数据,并进行后续的维护工作。 (2) 分类及属性自定义管理 根据不同业务的非结构化数据特点,系统能够对资料库中的各种分类、数据属性进行灵活管理,包括增加、删除、修改操作。 (3) 数据上传下载浏览 在系统中可以直接进行非结构化数据(电子文件)的上传、下载、浏览等操作,可以维护非结构化数据(电子文件)的属性信息。 (4) ESB总线集成 系统需根据用户实际需求预留接口以实现与ESB总线的集成。要求系统能够通过ESB总线,与用户单位内业务系统中的非结构化数据进行数据交互,在业务系统中上传非结构化数据,可以通过ESB总线存储到本系统中;在业务系统中要下载浏览非结构化数据,可以通过ESB总线从本系统中调阅。 (5) 安全管理 针对非结构化数据的操作都有日志记载,操作都要在用户的权限许可范围内,非结构化数据的存储传输都经过压缩加密。 (6) 电子证照管理 系统需支持用户单位的证照电子化管理,可提供用户通过系统进行查询检索、浏览、下载,以方便比对证照的真伪。 |