2023年档案整理和纸质档案数字化项目

公开询价公告

为规范流动人员人事档案管理，提高档案工作服务效率及服务水平，加强档案库房动态管理，我局拟委托第三方承接2023年档案整理和纸质档案数字化项目。现面向社会进行公开询价，望符合资质的单位踊跃报名。

一、项目名称

2023年档案整理和纸质档案数字化项目

二、项目实施时间

2023年9月-2023年11月

三、项目主要内容

项目主要分两个方面，一是档案整理，二是档案数字化。

（一）档案整理

1.完善信息。完善“档案管理系统”相关信息，如个人身份证号、工作单位等信息。

2.信息同步。系统在线打印条形码用于贴至档案盒中，生成的条形码必须按照电子档案管理系统档案号标准进行生成，并精确档案存放于第几柜第几排第几列中。

3.入库管理。根据档案号在线生成条形码，并由加工人员逐一打印粘贴至档案盒中，在电子档案管理系统中修改档案存放位置以及档案状态，并记录入库人员、入库时间、入库类型等，入库情况统一由电子档案管理系统进行查阅。

4.出库管理。经办人员根据电子档案管理系统显示档案存放位置领取实体档案，使用扫码枪扫描条形码出库，扫码同时需要在电子档案管理系统中清空存放位置以及修改档案状态，并记录出库人员、出库时间、出库类型等，出库情况统一由电子档案管理系统进行查阅。

（二）纸质档案数字化

1.工作内容。对人员档案和文书档案等纸质材料进行数字化加工，约30万面，以实际完成量结算。数字化加工含档案领取、拆装、扫描、图像处理、检审校对、文件存储、著录、修订、备份等，直至档案还原，验收合格。并通过与海南省电子档案管理系统联接，实现网上查询功能。

2.验收的方式。分为批次验收和竣工验收两种，批次验收完成后方可组织竣工验收。

3.验收范围和依据。验收范围：包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等质量是否符合行业标准规范要求。验收依据：档案目录数据以《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《海南省档案著录规则》为依据，数字图像、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等均以《纸质档案数字化规范》、《海南省纸质档案数字化技术规范（试行）》及《纸质档案数字化成果验收评判标准》作为成果验收的质量评判依据。

四、项目采购预算

档案整理，约7000份，纸质档案数字化，30万面，

总预算金额30万元内。

五、询价单位资格条件

（一）在中华人民共和国注册的、具有独立承担民事责任能力的法人企业。

（二）具有相关经营范围，良好的商业信誉和健全的财务会计制度。

（三）具有实施项目的能力。

（四）本项目不接受联合体投标。

六、报名材料

符合条件的单位自愿向我局提出承办申请，并提交以下材料：

（一）营业执照副本复印件、税务登记证复印件、组织机构代码证复印件或三证合一营业执照复印件加盖鲜章。

（二）授权代表身份证、法定代表人身份证复印件及法定代表人授权委托书原件加盖鲜章。

（三）项目实施方案与预算报价，密封报送纸质材料一式三份。

七、报名时间地点

（一）报名时间：2023年8月4日-2023年8月10日

（二）报送地址：海南省澄迈县金江镇椰岛大道19号就业局。

（三）询价文件报送时间：2023年8月10日17:00前，本次报价为最终报价，逾期视为放弃参加本次询价活动。

联系人：唐女士、吴先生????????联系电话：********

??????????????????????????????????????澄迈县就业局?????????????2023年8月4日